Bài giảng Nghiệp vụ công chứng, chứng thực

ông báo mẫu chữ ký khi 
ký chứng thực cho Sở Tư pháp. 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Hãy cho biết chế độ lưu trữ đối với hồ sơ công chứng và hồ sơ chứng thực? 
2. Hãy nêu nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc thực 
hiện quản lý nhà nước về chứng thực của địa phương? 
PHỤ LỤC 
MẪU LỜI CHỨNG, MẪU SỔ CHỨNG THỰC 
(Ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của 
Chính phủ) 
I. LỜI CHỨNG 
Mẫu lời chứng được đánh máy hoặc khắc trên mẫu dấu, bao gồm: 
1. Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính 
57 
Chứng thực bản sao đúng với bản chính 
Số chứng thực . quyển số .. (1) - SCT/BS 
Ngày .. tháng . năm . 
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (2) 
2. Lời chứng chứng thực chữ ký 
a) Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản 
Ngày .. tháng . năm . 
(Bằng chữ ) 
Tại  (4),.. 
giờ .. phút. Tôi (5) .., là (6) 
.. 
Chứng thực 
Ông/bà  Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3)số .., 
cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký 
vào giấy tờ, văn bản này trước mặt tôi. 
Số chứng thực .. quyển số  (1) - SCT/CK, CĐ 
Ngày  tháng . năm . 
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (2) 
b) Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản 
Ngày  tháng . năm . 
(Bằng chữ ) 
Tại  (4),.. 
giờ .. phút. Tôi (5) .., là (6) 
Chứng thực 
Các ông/bà có tên sau đây: 
Ông/bà . Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số........., 
Ông/bà . Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số........., 
Ông/bà . Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số........., 
- Các ông/bà có tên trên cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung 
của giấy tờ, văn bản và đã cùng ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt tôi. 
Số chứng thực . quyển số . (1) - SCT/CK, ĐC 
58 
Ngày  tháng . năm . 
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (2) 
c) Lời chứng chứng thực điểm chỉ 
Ngày  tháng . năm . 
(Bằng chữ ..) 
Tại  (4),.. 
giờ .. phút. Tôi (5) .., là (6) 
Chứng thực 
- Ông/bà. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu 
(3)số, cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, 
văn bản và đã điểm chỉ vào giấy tờ, văn bản này trước mặt tôi. 
Số chứng thực  quyển số .(1) - SCT/CK, ĐC 
Ngày  tháng . năm . 
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (2) 
d) Lời chứng chứng thực trong trường hợp không thể ký, điểm chỉ được 
Ngày  tháng . năm . 
(Bằng chữ ) 
Tại (4),.. 
giờ .. phút. Tôi (5) .., là (6) 
Chứng thực 
Ông/bà.. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số, 
không thể ký, điểm chỉ được nhưng cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội 
dung của giấy tờ, văn bản này. 
Số chứng thực .. quyển số .. (1) - SCT/CK, ĐC 
Ngày  tháng . năm . 
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (2) 
3. Lời chứng chứng thực chữ ký người dịch 
- Tôi  Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) 
số.., 
cam đoan đã dịch chính xác nội dung của giấy tờ/văn bản này từ 
tiếng sang tiếng. 
Ngày  tháng . năm . 
59 
Người dịch ký và ghi rõ họ tên 
Ngày  tháng . năm . 
(Bằng chữ ) 
Tại  (4).Tôi 
(5) .., là (6)  
Chứng thực 
Ông/bà . là người đã ký vào bản dịch này trước mặt tôi (10). 
Số chứng thực . quyển số .. (1) - SCT/CKND 
Ngày  tháng . năm . 
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (2) 
4. Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch 
a) Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch 
Ngày  tháng . năm . (Bằng chữ 
) 
Tại  (4). 
Tôi (5) .., là (6)  
Chứng thực 
- Hợp đồng  (7) được giao kết giữa: 
Bên A: Ông/bà:  
Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số.. 
Bên B: Ông/bà:  
Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số.. 
- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đã cam đoan chịu trách nhiệm trước 
pháp luật về nội dung của hợp đồng, giao dịch. 
- Tại thời điểm chứng thực, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch minh mẫn, 
nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp 
đồng và đã ký/điểm chỉ (9) vào hợp đồng, giao dịch này trước mặt tôi. 
Hợp đồng này được lập thành  bản chính (mỗi bản chính gồm . 
tờ, ....trang), cấp cho: 
+ . bản chính; 
+ . bản chính; 
Lưu tại Phòng Tư pháp /UBND xã, phường, thị trấn (8) 01 (một) bản chính. 
Số chứng thực . quyển số .. (1) - SCT/HĐ,GD 
60 
Ngày  tháng . năm . 
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (2) 
b) Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản 
Ngày  tháng . năm . 
(Bằng chữ ) 
Tại  (4). Tôi 
(5) .., là (6)  
Chứng thực 
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được lập bởi các ông/bà có tên sau đây: 
1. Ông/bà . Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số , 
2. Ông/bà  Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số , 
3. Ông/bà  Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số , 
.. 
- Các ông/bà có tên trên đã cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu 
trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản thỏa thuận phân chia di sản. 
- Tại thời điểm chứng thực, những người thỏa thuận phân chia di sản minh 
mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện thỏa thuận phân chia 
di sản và đã cùng ký/điểm (9) chỉ vào văn bản thỏa thuận phân chia di sản này 
trước mặt tôi. 
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản này được lập thành .. bản chính 
(mỗi bản chính gồm..... tờ, ..trang), cấp cho: 
+ .bản; 
+ .bản; 
+ .bản; 
Lưu tại Phòng Tư pháp/UBND xã, phường, thị trấn 01 (một) bản. 
Số chứng thực .. quyển số  (1) - SCT/HĐ,GD 
Ngày  tháng . năm . 
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu (2) 
c) Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản 
Ngày  tháng . năm  (Bằng chữ ) 
Tại 
 (4).Tôi (5) .., là (6) 
61 
Chứng thực 
Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi ông/bà . Giấy 
chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số.. 
- Ông/bà  đã cam đoan là người thừa kế duy nhất và chịu 
trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản. 
- Tại thời điểm chứng thực, ông/bà .. minh mẫn, nhận thức và 
làm chủ được hành vi của mình và đã ký/điểm chỉ (9) vào văn bản khai nhận di sản 
này trước mặt tôi. 
Văn bản khai nhận di sản này được lập thành  bản chính (mỗi bản 
chính gồm  tờ, trang); cấp cho người khai nhận di sản . bản, lưu tại 
Phòng Tư pháp/Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn 01 bản. 
Số chứng thực  quyển số  (1) - SCT/HĐ,GD 
Ngày  tháng . năm . 
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu (2) 
d) Lời chứng chứng thực di chúc 
Ngày  tháng . năm . (Bằng chữ ) 
Tại  (4). 
Tôi (5) .., là (6)  
Chứng thực 
- Ông/bà . Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) 
số đã tự nguyện lập di chúc này và đã cam đoan chịu trách nhiệm trước 
pháp luật về nội dung của di chúc. 
- Tại thời điểm chứng thực, ông/bà . minh mẫn, sáng suốt, 
nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện lập di chúc và đã ký/điểm 
chỉ (9) vào di chúc này trước mặt tôi. 
Di chúc này được lập thành  bản chính (mỗi bản chính gồm ..tờ, 
....trang); giao cho người lập di chúc  bản; lưu tại UBND xã/phường/thị trấn 
01 (một) bản. 
Số chứng thực  quyển số . (1) - SCT/HĐ,GD 
Ngày  tháng . năm . 
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu (2) 
đ) Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản 
Ngày  tháng . năm . 
(Bằng chữ ) 
62 
Tại  (4). 
Tôi (5) .., là (6)  
Chứng thực 
- Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi ông/bà  Giấy 
chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số; 
- Ông/bà . đã cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội 
dung của văn bản từ chối nhận di sản. 
- Tại thời điểm chứng thực, ông/bà . minh mẫn, nhận thức và 
làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã ký/điểm chỉ 
(9) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt tôi. 
Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành . bản chính (mỗi bản 
chính gồm ... tờ, trang), giao cho người từ chối nhận di sản ... bản; lưu tại 
UBND xã/phường/thị trấn 01 (một) bản. 
Số chứng thực .. quyển số .. (1) - SCT/HĐ,GD 
Ngày  tháng . năm . 
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu (2) 
Chú thích: 
- (1) Ghi theo thông tin đã ghi tại bìa sổ chứng thực (ví dụ: 01/2015). 
- (2) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu 
Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân 
dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã; nếu thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng thì 
công chứng viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. 
- (3) Nếu là Giấy chứng minh nhân dân thì gạch ngang Hộ chiếu, nếu là Hộ chiếu thì gạch 
ngang cụm từ Giấy chứng minh nhân dân. 
- (4) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B); chỉ cần ghi giờ, 
phút trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở. 
- (5) Ghi rõ họ và tên của Người thực hiện chứng thực. 
- (6) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện 
chứng thực (ví dụ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C, Trưởng phòng Tư pháp 
huyện B, tỉnh C; công chứng viên Phòng Công chứng số 1 thành phố H). 
- (7) Ghi rõ tên của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng 
quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng cho xe ô tô.. 
- (8) Nếu là Phòng Tư pháp thì gạch ngang UBND xã, phường, thị trấn, nếu là UBND xã, 
phường, thị trấn thì gạch ngang Phòng Tư pháp. 
- (9) Nếu ký thì gạch ngang cụm từ “điểm chỉ”, nếu điểm chỉ thì gạch ngang từ “ký”. 
- (10) Trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu, thì gạch ngang cụm từ “trước mặt tôi”. 
II. MẪU SỔ CHỨNG THỰC 
63 
Sổ chứng thực được đóng quyển theo từng loại việc chứng thực. Có 04 (bốn) 
loại sổ chứng thực, bao gồm: Sổ Chứng thực bản sao từ bản chính; Sổ Chứng thực 
chữ ký, chứng thực điểm chỉ; Sổ Chứng thực chữ ký người dịch; Sổ Chứng thực 
hợp đồng, giao dịch. 
1. Bìa sổ 
a) Sổ Chứng thực bản sao từ bản chính 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
----------- 
SỔ CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH 
(A) 
 Quyển số (B): .-SCT/BS 
Mở ngày  tháng  năm  (C) 
Khóa ngày  tháng  năm  (D) 
b) Sổ Chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
----------- 
SỔ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ/CHỨNG THỰC ĐIỂM CHỈ 
(A) 
 Quyển số (B): .-SCT/CK,ĐC 
Mở ngày  tháng  năm  (C) 
Khóa ngày  tháng  năm  (D) 
c) Sổ Chứng thực chữ ký người dịch 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
64 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
----------- 
SỔ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ NGƯỜI DỊCH 
(A) 
 Quyển số (B): .-SCT/CKND 
Mở ngày  tháng  năm  (C) 
Khóa ngày  tháng  năm  (D) 
d) Sổ Chứng thực hợp đồng, giao dịch 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
----------- 
SỔ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH 
(A) 
 Quyển số (B): .-SCT/HĐ.GD 
Mở ngày  tháng  năm  (C) 
Khóa ngày  tháng  năm  (D) 
Chú thích: 
- (A) Nếu là cơ quan thực hiện chứng thực thì ghi đầy đủ tên cơ quan, kèm theo địa giới 
hành chính (Ví dụ: Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C; Phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C), 
nếu là các tổ chức hành nghề công chứng thì ghi tên của Phòng Công chứng, Văn phòng công 
chứng (Ví dụ: Phòng Công chứng số 1 thành phố H). 
- (B) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực (ví dụ: 01/2015. Nếu 01 (một) năm dùng 
nhiều sổ thì ghi số thứ tự liên tiếp (ví dụ: 02/2015); trường hợp 01 (một) sổ sử dụng cho nhiều 
năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: 01/2015 + 01/2016). 
- (C) Ghi ngày, tháng năm mở sổ. 
- (D) Ghi ngày, tháng, năm khóa sổ. 
2. Nội dung sổ 
65 
a) Sổ chứng thực bản sao từ bản chính 
Số 
thứ 
tự/ số 
chứng 
thực 
Ngày, 
tháng, 
năm 
chứng 
thực 
Họ tên của 
người yêu 
cầu chứng 
thực 
Tên của 
bản 
chính 
giấy tờ, 
văn bản 
Họ tên, 
chức danh 
người ký 
chứng 
thực 
Số bản 
sao đã 
được 
chứng 
thực 
Lệ 
phí/ 
Phí 
chứng 
thực 
Ghi 
chú 
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 
Chú thích: 
- (4) Đối với bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài mà người thực hiện chứng 
thực không xác định được tên của bản chính giấy tờ, văn bản thì chỉ cần ghi theo ngôn ngữ của 
loại giấy tờ, văn bản đó (ví dụ: Bản chính bằng tiếng Anh, bản chính bằng tiếng Pháp). 
- (7) Ghi theo lệ phí chứng thực, nếu việc chứng thực được thực hiện tại Phòng Tư pháp, 
Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện; ghi theo phí chứng thực, nếu việc chứng thực được 
thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng. 
b) Sổ Chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ 
Số 
thứ 
tự/ số 
chứng 
thực 
Ngày, 
tháng, 
năm 
chứng 
thực 
Họ tên, số 
Giấy 
CMND/ Hộ 
chiếu của 
người yêu 
cầu chứng 
thực 
Tên của 
giấy tờ, 
văn bản 
đã 
chứng 
thực chữ 
ký/điểm 
chỉ 
Họ tên, 
chức 
danh 
người 
ký 
chứng 
thực 
Số lượng 
giấy tờ, 
văn bản đã 
được 
chứng 
thực chữ 
ký/điểm 
chỉ 
Lệ 
phí/ 
Phí 
chứng 
thực 
Ghi chú 
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 
Chú thích: 
- (4) Đối với bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài mà người thực hiện chứng 
thực không xác định được tên của bản chính giấy tờ, văn bản thì chỉ cần ghi theo khai báo của 
người yêu cầu chứng thực. 
- (6) Thống kê theo số giấy tờ, văn bản mà người thực hiện chứng thực đã ký chứng thực 
(Ví dụ: Một loại giấy tờ, văn bản được lập thành 10 bản, người thực hiện chứng thực ký chứng 
thực trong 10 giấy tờ, văn bản đó thì số lượng giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký là 10; 
05 loại giấy tờ, văn bản khác nhau, mỗi loại được lập thành 01 bản, người thực hiện chứng thực 
ký chứng thực trong 05 loại giấy tờ, văn bản đó thì số lượng giấy tờ, văn bản đã được chứng thực 
chữ ký là 05; 10 người ký trong một giấy tờ, văn bản, người thực hiện chứng thực ký chứng thực 
trong giấy tờ, văn bản đó thì số lượng giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký là 01. 
66 
- (7) Ghi theo lệ phí chứng thực, nếu việc chứng thực được thực hiện tại Phòng Tư pháp, 
Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện; ghi theo phí chứng thực, nếu việc chứng thực được 
thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng. 
c) Sổ Chứng thực chữ ký người dịch 
Số thứ 
tự/ số 
chứng 
thực 
Ngày, 
tháng, 
năm 
chứng 
thực 
Họ tên, số 
Giấy 
CMND/ 
Hộ chiếu 
của người 
yêu cầu 
chứng 
thực 
Tên 
của 
giấy 
tờ, văn 
bản đã 
được 
dịch 
Dịch 
từ 
tiếng 
sang 
tiếng 
Họ 
tên, 
chức 
danh 
người 
ký 
chứng 
thực 
Số 
lượng 
bản dịch 
đã được 
chứng 
thực chữ 
ký 
Lệ 
phí 
Ghi 
chú 
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 
d) Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch 
Số thứ 
tự/ số 
chứng 
thực 
Ngày, 
tháng, 
năm 
chứng 
thực 
Họ tên, số 
Giấy CMND/ 
Hộ chiếu của 
người yêu cầu 
chứng thực 
Tên hợp 
đồng, giao 
dịch được 
chứng 
thực 
Họ tên, 
chức danh 
người ký 
chứng 
thực 
Lệ phí 
chứng 
thực 
Ghi chú 
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 
XÁC NHẬN KHOA 
Bài giảng môn học Nghiệp vụ Công chứng, chứng thực đã bám sát nội 
dung trong chương trình môn học. Đáp ứng được đầy đủ nội dung về kiến thức, kỹ 
năng, năng lực tự chủ trong chương trình môn học. 
Đồng ý đưa vào làm Bài giảng môn học Nghiệp vụ công chứng, chứng thực 
thay thế cho giáo trình 
67 
Người biên soạn 
Phạm Thị Thu Hà 
Lãnh đạo khoa