Bài giảng Kiểm soát thủ tục hành chính

 trồng 
mới nhập khẩu được thể hiện như sau: 
50 
Lập sơ đồ chi tiết cho từng TTHC trong nhóm như sau: 
Xác định mục tiêu lập sơ đồ. Tùy thuộc vào mục tiêu nghiên cứu để xây dựng các sơ đồ 
chi tiết tương ứng như: sơ đồ chi tiết lien quan đến thành phần hồ sơ của nhóm TTHC; sơ đồ 
chi tiết liên quan đến thời gian thực hiện, cơ quan thực hiện của nhóm TTHC,...; 
Lựa chọn hình thức thể hiện sơ đồ phù hợp. Để thực hiện được công việc này, phải căn cứ 
vào mục tiêu nghiên cứu liên quan đến bộ phận cấu thành của TTHC, từ đó, lựa chọn cách thức thể 
hiện sơ đồ chi tiết cho phù hợp. Ví dụ: Vẽ sơ đồ chi tiết để mô tả từng thành phần hồ sơ của mỗi 
thủ tục phải có một ký hiệu riêng tƣơng ứng. Trong trƣờng hợp này chúng ta có thể lựa chọn thể 
hiện sơ đồ chi tiết theo dạng hình cột. 
Vẽ và hoàn thiện sơ đồ chi tiết; 
Ví dụ về việc lập sơ đồ chi tiết về thành phần hồ sơ của từng thủ tục trong nhóm thủ tục 
công nhận giống cây trồng mới nhập khẩu (2008) 
Để rà soát về thành phần hồ sơ của các TTHC trong nhóm thủ tục công nhận giống cây 
trồng mới nhập khẩu, lập sơ đồ chi tiết về thành phần hồ sơ của từng thủ tục. Trước hết, chúng ta 
phải thống kê đầy đủ nội dung quy định về thành phần hồ sơ của từng TTHC trong nhóm; đồng 
thời, để thuận lợi cho việc sơ đồ hóa, phải mã hóa tên thành phần hồ sơ theo các ký hiệu riêng tự 
đặt. Cụ thể như sau: 
T
T 
Tên 
TTHC 
Thành phần 
hồ sơ 
K
ý hiệu 
N
hập 
k
hẩu Đơn đăng ký nhập khẩu 
H
1.1 
51 
 g
iống 
c
ây 
 Tờ khai kỹ thuật 
giống cây 
t
rồng 
H
1.2 
 t
rồng 
n
goài 
nhập khẩu 
d
anh 
m
ục 
1 
đ
ược 
p
hép 
s
ản 
x
uất Bản sao công chứng 
giấy 
c
hứng 
H
1.3 
 k
inh 
d
oanh 
 nhận đăng ký kinh doanh (nếu 
có) 
 (
để 
k
hảo 
nghiệ
m) 
Đ
ăng 
k
ý Đơn đăng ký khảo nghiệm 
H
2.1 
 k
hảo 
2 
nghiệ
m Tờ khai kỹ thuật về giống 
đăng ký 
 q
uốc 
g
ia về 
 H
2.2 
khảo nghiệm 
 g
iống 
c
ây 
t
rồng 
 C
ông 
n
hận 
 Đơn đề nghị công nhận giống 
sản 
 H
3.1 
 g c xuất thử 
52 
 iống ây 
 t
rồng 
c
ho 
 Báo cáo kết quả khảo nghiệm 
VCU 
 P
2 
sản 
xuất thử 
3 
Biên bản họp Hội đồng khoa 
học cơ sở 
H
3.3 
đề nghị cho sản xuất thử 
Kết quả khảo nghiệm DUS 
trong 
trƣờng hợp có khiếu nại, tố 
cáo hoặc H
3.4 
 tổ chức, cá nhân có nghi ngờ 
về tính 
 khác biệt của giống. 
C
ông 
n
hận 
Đơn đề nghị công nhận giống 
cây H
4.1 
 c
hính 
t
hức 
trồng mới 
 g
iống 
c
ây 
Báo cáo kết quả sản xuất thử 
 P
3 
t
rồng 
Quy trình kỹ thuật trồng 
trọt của 
H
4.3 
giống đề nghị công nhận 
 4 Báo cáo kết quả khảo nghiệm 
53 
 DUS H
3.4 
 (bắt buộc đối với cây trồng 
chính) 
Biên bản họp Hội đồng khoa 
học cơ H
4.4 
 sở đề nghị công nhận chính 
thức 
Ý kiến đánh giá giống bằng 
văn bản H
4.5 
 của địa phương, nơi sản xuất 
thử 
Ký hiệu được hiểu nhƣ sau: H1.1 (1.1: thủ tục thứ nhất của nhóm.thành phần hồ sơ thứ nhất 
của thủ tục); P2: kết quả giải quyết của thủ tục thứ 2 của nhóm. Như vậy, mỗi thành phần hồ sơ 
của từng TTHC tương ứng với một ký hiệu riêng. Do đó, để thể hiện sơ đồ chi
tiết về thành phần hồ sơ của nhóm TTHC này lựa chọn sơ đồ dạng hình cột là phù hợp. Kết 
quả thu được như sau: 
H
4.1 
P
3 
H
3.1 
H
4.3 
H
1.1 
P
2 
H
3.4 
H
1.2 
H
2.1 
H
3.3 
H
4.4 
H
1.3 
H
2.2 
H
3.4 
H
4.5 
54 
Chú thích: Hi.j: Mã hóa tên hồ sơ số j của thủ tục số i của quy trình. 
Pi: Kết quả giải quyết của thủ tục thứ i. 
Màu vàng: Thành phần hồ sơ là kết quả của thủ tục trƣớc. 
Màu tím: Thành phần hồ sơ trùng lặp 
P
1 
P
2 
P
3 
P
4 
T
hủ 
T
hủ tục 
T
hủ 
T
hủ 
t
ục 
đă
ng ký 
t
ục 
t
ục 
n
hập 
kh
ảo 
c
ông 
c
ông 
k
hẩu 
ng
hiệm 
n
hận 
n
hận 
g
iống 
qu
ốc 
G
CT 
c
hính 
c
ây 
gi
a 
c
ho 
t
hức 
 t
rồng 
 s
ản 
 G
CT. 
n
goài 
x
uất 
d
anh 
t
hử 
m
ục 
2.3. Phân tích, đánh giá TTHC 
Việc phân tích, đánh giá được thực hiện sau khi hoàn thành sơ đồ hóa TTHC. Khi 
phân tích, đánh giá từng TTHC phải đặt trong mối quan hệ biện chứng giữa thủ tục đó 
với các TTHC trong nhóm đang rà soát, đánh giá. Vì vậy, quá trình phân tích TTHC đơn 
lẻ và phân tích tổng thể nhóm TTHC đƣợc tiến hành đồng thời sẽ có tác dụng bổ trợ cho 
nhau, giúp đưa ra phương án đơn giản hóa, sáng kiến cải cách TTHC toàn diện, triệt để 
hơn. 
Phân tích, đánh giá từng TTHC trong nhóm thực hiện theo các tiêu chí sự cần 
thiết, tính hợp lý, tính hợp pháp và tính chi phí tuân thủ thông qua việc điền các biểu 
mẫu rà soát, đánh giá TTHC. 
Việc phân tích sơ đồ được thực hiện cụ thể như sau: 
Phân tích sự cần thiết của TTHC trong mối quan hệ biện chứng với nhóm TTHC: 
Dựa trên sơ đồ tổng thể, phân tích sự cần thiết của mỗi TTHC trong nhóm, trong đó tập 
trung vào đánh giá mục tiêu quản lý và mức độ ảnh hưởng của thủ tục đó đối với nhóm 
thủ tục. 
Qua xem xét, đánh giá phát hiện những điểm bất hợp lý, những TTHC trùng lặp 
hoặc đã đƣợc quản lý bằng các thủ tục ở công đoạn khác... từ đó định hướng cho việc 
nghiên cứu đề xuất phương án phù hợp như bãi bỏ hoặc gộp TTHC. 
Ví dụ về việc phân tích sự cần thiết của thủ tục công nhận giống cây trồng cho 
sản xuất thử trong mối tƣơng quan với nhóm thủ tục công nhận giống cây trồng mới, ta 
được kết quả như sau: 
Tính cần 
thiết 
Phân 
tích 
Địn
h 
T
ên 
Mục 
tiêu 
Mức 
độ ảnh 
hướ
ng đưa 
T
THC 
quả
n lý 
hưởng 
với 
ra 
phương 
 nhóm 
 á
n 
C
ông 
Nắm 
được đặc 
- 
Giống 
c
ây 
Sản 
xuất thử 
B
ãi bỏ 
thủ 
n
hận 
đ
iểm 
s
inh 
tr
ồng 
n
ông 
c
hỉ 
l
à 
m
ột 
tục 
này và 
g
iống 
t
rƣởng, 
p
hát 
nghiệp 
mới đã 
b
ƣớc 
t
rong 
q
uy 
đ
ịnh 
c
ây 
triển, 
khả năng 
q
ua 
k
hảo 
trình tự 
khảo 
c
ác 
đ
iều 
t
rồng 
sử 
dụng giống 
n
ghiệm, 
đ
áp 
n
ghiệm, 
c
ông 
kiện 
để việc 
c
ho sản 
đ
ể cho 
p
hép 
ứ
ng đủ 
đ
iều 
n
hận 
đ
ể 
đ
ƣa 
k
hảo 
x
uất 
khảong
hiệm 
ki
ện, 
đ
ƣợc 
v
ào 
s
ản 
x
uất 
n
ghiệm 
c
ơ 
t
hử 
trên 
diện rộng 
công 
nhận cho 
một 
giống cây 
bản 
và khảo 
n
hững 
g
iống 
sản 
xuất thử. 
t
rồng 
m
ới 
n
ghiệm 
s
ản 
Phân tích sự trùng lặp và khả năng kế thừa kết quả giải quyết giữa các bước 
trong quy trình: 
Dựa trên kết quả sơ đồ hóa chi tiết, thực hiện đối chiếu, so sánh các bộ phận cấu 
thành của các TTHC qua từng công đoạn của quy trình (tập trung ở một số bộ phận như: 
thành phần hồ sơ; trình tự thực hiện; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí,...). Công việc này 
giúp đánh giá đƣợc gánh nặng tuân thủ mà cá nhân, tổ chức phải thực hiện, đồng thời 
phát hiện, loại bỏ những nội dung, yêu cầu về TTHC bị trùng lặp hoặc đã được kiểm 
soát ở các khâu trƣớc đó. Từ đó đưa ra giải pháp loại bỏ hoặc kế thừa, công nhận kết 
quả giải quyết ở quy trình trước hoặc có thể chia sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà 
nƣớc với nhau nhằm giảm gánh nặng chi phí tuân thủ của cá nhân, tổ chức. 
Ví dụ về việc vận dụng sơ đồ chi tiết nhóm thủ tục công nhận giống cây trồng 
mới nhập khẩu trong rà soát như sau: 
Theo sơ đồ phân tích trên, nhận thấy có thể nghiên cứu, đề xuất bỏ yêu cầu thành 
phần hồ sơ số H3.4 tại thủ tục công nhận chính thức giống cây trồng do trùng lặp vì đã 
được kiểm soát tại thủ tục công nhận giống cây trồng cho sản xuất thử. 
Phân tích mức độ ảnh hưởng của việc giải quyết thủ tục đến kết quả cuối cùng 
của nhóm để thực hiện phân bổ nguồn lực hiệu quả cho quá trình thực hiện: 
Phân tích mối quan hệ biện chứng giữa các TTHC đơn lẻ trong nhóm TTHC là 
cơ sở để xem xét mức ảnh hƣởng của từng thủ tục đến quá trình giải quyết, từ khi bắt 
đầu đến khi có kết quả cuối cùng. Việc này không chỉ có tác dụng trong đánh giá tính 
cần thiết của từng thủ tục trong quy trình mà còn giúp nhìn nhận về tính hợp lý của phân 
bổ: thời gian thực hiện; cơ quan thực hiện; cách thức, trình tự thực hiện. Kết quả phân 
tích này là cơ sở giúp: 
Nhận định phân bổ thời gian chưa hợp lý, chưa tương xứng với yêu cầu, mục tiêu, 
thực tế quản lý để có sự điều chỉnh phù hợp; đồng thời có giải pháp về kiểm soát, quản lý 
thời hạn thực hiện. 
Phân tích khả năng điều chỉnh trình tự, cách thức thực hiện thủ tục trong quy trình 
nhằm giảm tối đa việc tiếp xúc giữa cá nhân, tổ chức với cơ quan hành chính nhà nước 
trong quá trình thực hiện thông qua các giải pháp nhƣ: thực hiện liên thông; thực hiện 
đồng thời các thủ tục đơn lẻ với những cơ quan hành chính nhà nước tiếp xúc trên 01 lần 
trong quá trình thực hiện nhóm thủ tục... 
Phân tích để phân cấp thực hiện một cách khoa học, tránh quá tải trong thực hiện. 
Lưu ý: Trong quá trình rà soát nhóm TTHC theo vấn đề, Phòng KSTTHC có thể 
là đơn vị chủ trì (nếu tiến hành rà soát độc lập) hoặc có thể là đơn vị phối hợp. Trong 
quá trình đó, công tác phối hợp được thực hiện như sau: 
Trước hết, cơ quan chủ trì nghiên cứu nhóm TTHC này bao gồm những lĩnh vực 
nào và xác định các cơ quan, đơn vị có liên quan cần phối hợp. 
Tiếp theo, cơ quan chủ trì gửi các nội dung đề nghị phối hợp tới các cơ quan, đơn 
vị liên quan, đồng thời dự kiến thời gian họp để thống nhất sơ đồ quy trình tổng thể cũng 
như trao đổi các nội dung cần thiết khác. 
Căn cứ đề nghị phối hợp của cơ quan chủ trì, cơ quan, đơn vị phối hợp chuẩn bị 
các nội dung liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách (trong đó sẽ bao gồm cả việc sơ đồ 
hóa, ĐGTĐ, đề xuất phương án đơn giản hóa). 
Đến thời gian họp, các cơ quan sẽ họp để cùng trao đổi, ghép nối và thống nhất 
đưa ra sơ đồ quy trình tổng thể chung cho nhóm TTHC. Căn cứ trên các nội dung đã 
được thống nhất, cùng với các bản ĐGTĐ, đề xuất của cơ quan, đơn vị phối hợp, cơ 
quan chủ trì sẽ tổng hợp và đưa ra kết quả rà soát, dự thảo báo cáo kết luận chung. 
Cơ quan chủ trì dự thảo báo cáo kết luận chung và gửi các cơ quan, đơn vị phối 
hợp để lấy ý kiến trước khi tổng hợp, trình Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt. 
2.4. Tổ chức lấy ý kiến cơ quan, tổ chức hữu quan và đối tượng chịu sự tác 
động của quy định về TTHC 
Để có cơ sở đưa ra phương án đơn giản hóa TTHC, trong quá trình rà soát độc lập, 
có thể tổ chức lấy ý kiến cơ quan, tổ chức hữu quan và đối tượng chịu sự tác động của 
quy định về TTHC. Nên đề xuất rõ ràng, cụ thể các vấn đề cần lấy ý kiến, hình thức lấy ý 
kiến (tham vấn, hội nghị, hội thảo, bằng văn bản..), đối tượng, thời gian lấy ý kiến. 
Phòng KSTTHC thuộc Tổ chức pháp chế Bộ, cơ quan ngang Bộ, Sở Tư pháp dự 
thảo văn bản lấy ý kiến, trình Giám đốc Sở Tư pháp, Vụ trƣởng hoặc Bộ trưởng, Thủ 
trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định việc gửi lấy ý kiến. 
Văn bản gửi lấy ý kiến phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng các nội dung sau: 
Nội dung phương án đơn giản hóa; 
Lý do; 
Kiến nghị thực thi; 
Lợi ích của việc đơn giản hóa; 
Sơ đồ hóa của nhóm TTHC trước và sau đơn giản hóa (nếu có). 
Sau khi tổ chức lấy ý kiến, tổng hợp và lập báo cáo tiếp thu, giải trình các ý kiến 
nhận được. 
2.5. Kiểm tra và xác nhận chất lượng rà soát của các đơn vị 
Kiểm tra tính đầy đủ hồ sơ kết quả rà soát của đơn vị theo quy định, gồm: Báo cáo 
kèm theo Bản tổng hợp kết quả rà soát và các biểu mẫu rà soát. 
Kiểm tra chất lượng kết quả rà soát: 
Kiểm tra tỷ lệ chỉ tiêu cắt giảm số lượng TTHC, cắt giảm chi phí tuân thủ TTHC 
theo mục tiêu kế hoạch rà soát đã đề ra. 
Kiểm tra việc tuân thủ hướng dẫn điền các nội dung tại biểu mẫu rà soát. 
Kiểm tra chất lƣợng phƣơng án đơn giản hóa để tránh việc rà soát hình thức, 
không cắt giảm chi phí tuân thủ TTHC. 
Ví dụ: phương án đơn giản hóa của 01 TTHC giảm thời gian thực hiện thủ tục 
nhưng không cùng với việc đơn giản hóa các bộ phận cấu thành khác nhƣ trình tự thực 
hiện, yêu cầu, điều kiện, thành phần hồ sơ,...Kiểm tra chất lượng tính chi phí tuân thủ 
thông qua so sánh kết quả tính toán chi phí với nội dung TTHC đã thống kê, công bố và 
nội dung phương án đơn giản hóa đã đề xuất. 
Trường hợp phát hiện kết quả rà soát của đơn vị chưa đạt yêu cầu, Phòng 
KSTTHC tham mưu, gửi trả hồ sơ về kết quả rà soát 
và yêu cầu cơ quan, đơn vị bổ sung thông tin hoặc chỉnh sửa cho đến khi đạt yêu 
cầu về chất lượng. Nếu cơ quan, đơn vị được yêu cầu không thực hiện, Phòng KSTTHC 
thuộc Tổ chức pháp chế Bộ, cơ quan ngang Bộ, Sở Tư pháp tham mưu, báo cáo Bộ 
trưởng, Chủ tịch UBND tỉnh, Tổng giám đốc xem xét, quyết định. 
2.6. Tổng hợp, phân tích kết quả rà soát 
Lập bản tổng hợp phương án đơn giản hóa, sáng kiến cải cách TTHC trên cơ sở 
kết quả rà soát của đơn vị và kết quả rà soát độc lập. 
Xây dựng dự thảo văn bản phê duyệt phương án đơn giản hóa, sáng kiến cải cách 
TTHC. 
Trên cơ sở tổng hợp, giải trình ý kiến góp ý ở bước trên, đơn vị thực hiện rà soát 
giúp Ngƣời đứng đầu cơ quan, đơn vị/Giám đốc Sở, ngành tổng hợp, xây dựng phƣơng 
án đơn giản hóa, sáng kiến cải cách TTHC (kèm theo sơ đồ nhóm TTHC trước và sau rà 
soát đối với trường hợp rà soát theo nhóm) và dự thảo Quyết định phê duyệt phương án 
đơn giản hóa, sáng kiến cải cách TTHC thuộc phạm vi thẩm quyền giải quyết của Bộ, cơ 
quan ngang Bộ, UBND tỉnh trình Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chủ tịch 
UBND tỉnh, Tổng giám đốc cơ quan phê duyệt. Văn bản phê duyệt phải thể hiện đầy đủ, 
cụ thể, rõ ràng các nội dung sau: 
Nội dung phương án đơn giản hóa, sáng kiến cải cách TTHC; 
Trách nhiệm thực thi phương án đơn giản hóa; 
Lợi ích phương án đơn giản hóa. 
Đối với những nội dung phương án đơn giản hóa, sáng kiến cải cách TTHC không 
thuộc phạm vi thẩm quyền giải quyết của Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND tỉnh, Phòng 
KSTTHC thuộc Tổ chức pháp chế Bộ, cơ quan ngang Bộ, Sở Tư pháp dự thảo các văn 
bản, chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu tại Khoản 9 Điều 1 của Nghị định 48/2013/NĐ-CP trình 
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch UBND xem xét, quyết định. 
2.7. Xử lý kết quả rà soát 
Trên cơ sở kết quả rà soát, đánh giá TTHC của các sở, ngành, cơ quan, UBND tỉnh 
sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ hoặc bãi bỏ TTHC theo thẩm quyền; đề nghị các Bộ, 
cơ quan ngang Bộ xem xét, xử lý kết quả rà soát, đánh giá TTHC thuộc phạm vi, chức 
năng quản lý của Bộ, cơ quan ngang Bộ. Trên cơ sở kết quả rà soát, đánh giá TTHC của 
Bộ, cơ quan ngang Bộ và đề nghị của UBND tỉnh, Bộ trƣởng, Thủ trưởng cơ quan ngang 
Bộ sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ hoặc bãi bỏ theo thẩm quyền hoặc tổng hợp phương 
án sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ hoặc bãi bỏ TTHC, các quy định có liên quan thuộc 
phạm vi thẩm quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, gửi Bộ Tư pháp xem xét, 
đánh giá trước khi trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo đúng quy định tại khoản 9 
Điều 1 của Nghị định 48/2013/NĐ-CP./. 
XÁC NHẬN KHOA 
Bài giảng môn học Kiểm soát thủ tục hành chính đã bám sát nội dung trong 
chương trình môn học. Đáp ứng được đầy đủ nội dung về kiến thức, kỹ năng, năng lực tự 
chủ trong chương trình môn học. 
Đồng ý đưa vào làm Bài giảng môn học Kiểm soát thủ tục hành chính thay thế cho 
giáo trình 
Người biên soạn 
Lê Thị Hương Giang 
Lãnh đạo khoa