Giáo trình Soạn thảo văn bản - Nghề: Kế toán doanh nghiệp

một tin tốt. Đồng thời nên đưa ra những thông tin tích cực ngay lập tức, nên lạc 
quan, mạch lạc, sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh và nên chú trọng vào lợi ích của 
người nhận. 
 Câu đầu tiên của đoạn văn đầu nên chứa đựng những thông tin mà có lợi 
nhất cho người nhận. Chỉ nên sử dụng những từ ngữ tích cực cho việc diễn giải 
thông tin. Đoạn văn mở đầu nên ngắn gọn nhưng phải đủ sức nhấn mạnh. Sự quan 
 220
tâm của người nhận sẽ được gợi lên nếu lợi ích của những thông tin tốt đó được 
nhấn mạnh ngay trong phần mở đầu. Để cho mạch lạc, dễ hiểu, thông tin phải được 
truyền đạt sao cho người nhận biết được yêu cầu nào, đơn hàng, họp đồng hay giao 
dịch nào trước đó đang được đề cập đến. Thông tin này có thể để ở dòng chú thích. 
 Phần giải thích 
 Đoạn thứ hai của thông điệp thế hiện theo cách trực tiếp sẽ là phần giải 
thích. Phần này sẽ đưa ra những thông tin thêm vào liên quan đến những thông tin 
tích cực hay trung lập đã được đề cập trong phần mở đầu. Phần giải thích này phải 
căn cứ vào sự thật và do đó cần phải được thế hiện một cách khách quan, đồng thời 
phần giải thích cũng nên ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ chi tiết mà 
người nhận cần. Phần này cũng nên thế hiện một sự lạc quan. 
 Thúc đẩy hành động (nếu thích hợp) 
 Trong phần này, người viết cố gắng thuyết phục người đọc thực hiện một 
hành động cụ thế. Phần này có thế sẽ rất hữu ích trong nhiều loại thông điệp tích 
cực và trung lập nhưng không phải lúc nào cũng bắt buộc phải có. Những trường 
họp nên thúc đấy hành động là: thư xác nhận một số tiền trả sau, thư thông báo cho 
sinh viên về việc được nhận vào học theo một chương trình nào đó, hoặc là những 
thông điệp duyệt một yêu cầu. Những trường họp không nên thúc đấy hành động 
bao gồm: thư đề nghị, và thông điệp đồng ý nhận lời phát biếu tại một cuộc họp. 
 Phần thúc đẩy nên theo sau phần giải thích. Tùy theo chiều dài và loại thông 
điệp, phần thúc đẩy hành động có thế là một đoạn riêng biệt hoặc là sẽ được kết 
họp với phần kết. Lời đề nghị nên phù hợp với tình huống, nếu có thể và thích đáng 
thì nên đưa ra nhiều sự lựa chọn cho người nhận. Lời đề nghị hành động có thế nói 
về một doanh số sắp thực hiện ra hay là một sản phẩm mới. Nên nhân cách hóa lời 
đề nghị đế thuyết phục người nhận rằng đây sẽ là điều có lợi nhất khi họ hành động 
ngay lập tức. 
 Phần này là đoạn văn cuối cùng của thông điệp. Mục đích chính của phần 
này là xây dựng thiện chí. Xây dựng thiện chí cá nhân và nên lạc quan. Phần này 
có thể là một lời cảm kích về sụ phục vụ của nhân viên, hoặc là về một thương vụ 
của khách hàng. Phần kết cũng phải bám sát vào chủ đề, hoặc nó sẽ thống nhất 
thông điệp bằng tiếp theo những thông tin tốt đã đuợc đưa ra ở phần mở đầu. Phần 
kết trong những thông điệp mang tính tích cực hay trung lập thường ngắn và nên 
tránh giọng văn rập khuôn, sáo rỗng. 
2.4 Một số thông điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp 
 Thư hỏi thông tin: đôi khi doanh nhân cần có một số thông tin bằng cách gửi 
thư theo một mẫu nào đó. Thư hỏi thông tin thường trung lập nên được viết theo 
 221
cách trực tiếp. Thông tin cần có có thế liên quan đến một sản phẩm, dịch vụ hay 
một người nào đó. Thư hỏi về một dịch vụ hay sản phẩm phải được viết sao cho 
người nhận cảm thấy vui vẻ khi trả lời. Những thông tin cần biết được trình bày 
dạng liệt kê sẽ giúp người nhận trả lời dễ dàng hơn. Phần tiếp theo nên cung cấp đủ 
thông tin đế người nhận có thế trả lời tốt nhất. Kết thúc thư bằng yêu cầu hành 
động. Thư hỏi hàng thường không có phần thúc đấy mang tính cá nhân. 
 Phê duyệt yêu cầu: nói lên mong muốn của người viết và thường yêu cầu trả 
lời. Nhà quản trị nhận được yêu cầu của khách hàng, nhân viên, và những người 
khác. 
 Trình bày đúng cách thư yêu cầu có thể xây dựng thiện chí trong một tổ 
chức. 
 Khiếu nại: bao gồm những yêu cầu đổi hàng, hoàn trả tiền do hàng hóa bị lỗi 
hay bị hư hỏng, và các biện pháp sửa chữa đối với dịch vụ hay việc làm không 
hoàn hảo. Để nhấn mạnh thông điệp khiếu nại, chúng ta nên dùng cách diễn đạt 
trực tiếp. 
 Thư điều chỉnh: các doanh nghiệp khi nhận được khiếu nại nên trả lời nhanh 
nhằm giữ được thiện chí của khách hàng. Hồi đáp tích cực cho một khiếu nại là thư 
điều chỉnh. Các khiếu nại hợp pháp cần được giải quyết ngay. Thư xác nhận khiếu 
nại là thông điệp tích cực và nên được diễn đạt bằng cách trực tiếp với thông tin 
tích cực - điều chỉnh. 
 Thư mời 
 Trường hợp sử dụng Thư mời 
 Trong kinh doanh, thư mời là một yêu cầu về sự hiện diện của một cá nhân 
và được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Mời những nhân viên tới một 
cuộc họp xã giao nhỏ, mời những thành viên nối tiếng trong cộng đồng tham dự sự 
kiện nhằm gây quỹ và mời những người đứng đầu thành phố và chọn các khách 
hàng tới nhà mở của công ty, là tất cả những ví dụ của Thư mời mà được sử dụng 
trong các hoạt động giao tiếp kinh doanh. 
 Nếu tổ chức tiệc trong phạm vi gia đình hoặc người thân thì chỉ cần gọi điện 
thoại nhưng với bữa tiệc khá lớn, đối tượng mời là bạn bè và những mối quan hệ 
xã hội thì việc gửi Thư mời là cần thiết. Không chỉ bày tỏ sự tôn trọng, thư mời 
còn giúp người khách được mời hiểu rõ mục đích của bữa tiệc để quyết định việc 
đi một người hay hai người, ăn mặc ra sao, có cần quà cáp hay không vì rất có thế 
khách sẽ ngại hỏi bạn. Trong Thư mời phải ghi rõ ngày giờ, địa điếm cụ thế. 
 Cấu trúc một Thư mời 
 1 ■ Tên của những người tổ chức 
 222
 Trong một Thư mời trang trọng, tên của những người tố chức phải được viết 
rõ ràng. Trong một Thư mời thân mật, có thế chấp nhận việc sử dụng tên họ viết tắt 
hoặc ngay cả tên riêng. Một quy nên nhớ là người thực hiện hành động mời không 
phải là một tố chức hoặc đoàn thế. Khi có nhiều người cùng tố chức, tên của thảnh 
viên có cấp bậc cao hơn được đặt đầu tiên. Nếu có một nhóm lớn của những người 
tổ chức có cấp bậc không khác biệt nhiều, hãy xếp họ theo thứ tự abc. 
 2, Cách diễn dạt Thư mời 
 "Chúng tôi rất hân hạnh khi có sự hiện diện của quý vị tại" là phong cách 
trang trọng nhất. ít trang trọng hơn là các nhóm từ, thảnh ngữ “ mời bạn tới” hoặc “ 
chân thảnh mời bạn tới...” 
 3 ■ Loai sự kiện 
 Đây có phải là một bữa tiệc chiêu đãi, tiệc đứng, lễ khánh thành, w... 
 Mục đích của sự kiện 
 Một Thư mời hiệu quả chứa đựng một mục đích. Mục đích là cách giao thiệp 
tốt nhất bằng cách sử dụng một nhiệm vụ hoặc hành động cụ thế: “đế gặp”, “đế tố 
chức”, “để tưởng niệm”, “ để khánh thành”, “để chúc mừng”, “để thông báo”, vv... 
 Ngày tháng 
 Ngày tháng luôn luôn được viết bằng chữ trong một Thư mời trang trọng. Và 
ngày tháng được viết với hình thức đơn giản hơn trên một Thư mời ít trang trọng 
hơn (một bữa tiệc chiêu đãi thân mật,...) 
 Địa diểm 
 Nếu địa điểm là một nơi gặp mặt quen thuộc trong thành phố, không cần 
thiết đế đưa tên đường và thành phố vào thư. Tuy nhiên, nếu nơi gặp mặt có nhiều 
phòng khác nhau, hãy đưa tên của phòng mà buối lễ sẽ diễn ra trên Thư mời. 
 Khi những khách mời đến từ bên ngoài thành phố, luôn luôn viết tên của nơi 
gặp mặt, tên đường và thành phố trên Thư mời. 
 Những chỉ dẫn đặc biệt 
 Thông báo sự sắp xếp đặc biệt cho việc đậu xe: có nhân viên phục vụ và bãi 
đậu xe không? 
 Hỗ trợ cho việc đi đến nơi diễn ra sự kiện: đính kèm theo bản đồ 
 Thông báo sự sắp xếp khi có vấn đề về thời tiết: 
 + Trong trường họp thời tiết khắc nghiệt, làm ơn gọi XXX-XXX-XXXX 
 Thông báo về trang phục yêu cầu: đế tránh những câu hỏi về trang phục 
 Nơi để hồi dáp 
 223
 Những lá thư “RSVP” (viết tắt của tiếng Pháp cho “làm ơn hồi âm”) nên 
được đặt ở góc bên tay trái phía bên dưới của Thư mời, với thông tin về người liên 
lạc nằm ở phía dưới. 
 Một tập quán phổ biến là đính kèm theo một thư RS VP đã được in sẵn và 
làm cho phù hợp với phong bì trong Thư mời. Thư mời, phong bì, thư RSVP, và 
phong bì gửi lại nên cùng một loại giấy, phong chữ và màu sắc nếu có thể. 
 Thư RSVP nên cung cấp khoảng trống cho người hồi đáp đế viết tên của họ, 
một khoảng trống đế chấp nhận hay từ chối, và đế viết số điện thoại của họ. Thư 
nên bao gồm cả thời hạn cho việc hồi âm. 
 Tên sự kiện, ngày tháng, địa điếm và thời gian diễn ra cũng nên liệt kê trên 
thư. Tên và địa chỉ của người hay phòng ban nhận những thư hồi đáp nên đưa vào 
(tốt nhất là được in trước) trên phong bì của thư hồi đáp. 
 224
 Kính gửi: Toàn thể cổ đông và Cán bộ công nhân viên Công ty CP đầu tư 
phát triển Truyền hình Hà Nội. ' ' 
 Nhân dịp Xuân mới, thay mặt Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty 
CP đầu tư phát triển truyền hình Hà Nội - HiTV, tôi xin gửi tới toàn thể cổ đông và 
Cán bộ công nhân viên cùng gia đình lời chúc năm mới an khang thịnh vượng 
 Năm 2016 vừa qua đánh dấu sự kiện quan trọng von cnung ta, đó là sự ra đời 
của Công ty Cp đầu tư phát triển truyền hlnh Hà Nội - HiTV. Bước sang 2017, HiTV 
sẽ tiếp tục nỗ lực phấn đấu không ngừng vì sự phát triển 
 Nhân dịp Xuân về, tôi xin trân trọng cảm ơn sự quan tam sau sac cua các cấp 
lãnh đạo đối với sự phát triển của công ty. Xin cảm ơn những đóng góp của các quý 
cổ đông và đặc biệt xin cảm ơn toàn thể Cán bộ công nhân viên đã nỗ lực cống hiến 
cho sự nghiệp xây dựng và phát triển chung. 
 Xin kính chúc toàn thể cổ đông và cán bộ công nhân viên một năm mới 
thành công hạnh phúc 
 TM Hội Đồng 
 Quản Trị 
 Nguyễn Tiến Dũng 
 225
3 Mẫu một số thư thương mại 
 Cửa hàng lưu niệm HANAH 
 345 Cách Mạng Tháng Tám, Q.3, TP. Hồ Chí Minh 
 ĐT: (08) 843.0016, Fax: (08) 843.0018 
 Ngày 23/02/2008 
 Bà Nguyễn Nam Nguyên Công ty Phân phối Hàng Lưu Niệm 456 Nguyễn 
Công Trứ, Q.1 TP. Ho Chí Minh 
 Thưa Bà, 
 Công ty của bà đã cung cấp cho cửa hàng chúng tôi nhiều sản phẩm lưu niệm 
chất lượng và độc đáo trong suốt 15 năm qua. Vào ngày 25 tháng giêng vừa rồi, tôi 
có đặt hàng một con búp bê Fortune Teller giá 2.700 đô-la. Một trong những khách 
hàng của tôi muốn mua con búp bê này để làm quà sinh nhật cho vợ ông ta. 
 Con búp bê của đầu thế kỷ 18 này rất hiếm. Bà đã quảng cáo nó có chất lượng 
như các vật trong bảo tàng với gỗ và sơn nguyên thủy. Sau khi kiểm tra, thì thật 
đáng tiếc là lớp sơn trên con búp bê bị bong ra. Phần sơn này đã làm giảm hẳn đl 
glá trị của con búp bê glả cổ này. 
 Khách hàng của tôi vẫn muốn mua con búp bê nhưng không đồng ý thanh 
toán theo giá gốc. ông ta cho rằng phần sơn bong ra đã làm giảm giá trị con búp bê 
hết 300 đô-la; vì vậy, tôi đề nghị bà hoàn trả lạl số tiền này. Nếu việc hoàn trả một 
phần này không thực hiện được, tôi sẽ trả lạl con búp bê và mong muốn nhận lạl đủ 
số tiền 2.700 đô-la. 
 Vui lòng điện thoại cho tôi hoặc fax cho tôi quyết định của bà vào ngày 
05/03/2008 để khách hàng của tôi được có được thông tin chính xác. 
 Thân mến 
 TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU TIM 
 155 Nguyễn Tri Phương, P.14, Q.10 TP. Ho Chí Minh 
 ĐT : (08) 865.1232 ; Fax : (08) 865.1233 
 Ngày 15/07/2008 
 Ông Thái Minh Sâm 
 Trưởng Khoa Tim Mạch Bệnh Viện Chợ Rẫy 
 215 Nguyễn Chí Thanh, Q.5 TP. Ho Chí Minh 
 Thưa ông, 
 226
 Mỗi năm, hàng ngàn người chết vì nhồi máu cơ tim. Nhiều bác sĩ cho rằng 
huyết áp cao hay/và tỉ lệ cholesterol trong máu cao dẫn đến nhồi máu cơ tim. 
 Huyết áp và cholesterol có thể hạ thấp nhờ vào chế độ ăn kiêng và tập thể dục 
thích hợp. Các bác sĩ ở Trung tâm Nghiên Cứu Tim đang làm một nghiên cứu để 
xác định chế độ ăn kiêng và tập thể dục tốt nhất có lợi cho các cá nhân. 
 Trung Tâm Nghiên Cứu Tim đang tìm những người tình nguyện tham gia vào 
dự án nghiên cứu này. Những cá nhân tình nguyện vui lòng liên hệ với cô Trâm, số 
điện thoại nhánh là 136, trước ngày 25/07/2008. Cô Trâm sẽ trả lời các câu hỏi của 
quý vị liên quan đến dự án nghiên cứu. 
 Trân trọng kính chào. 
 PARADISE TRAVEL 
 428 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Q.1, TP. Hồ Chí Minh 
 ĐT: (08) 821.3333, Fax: (08) 821.3334 
 Website: www.paradise-travel.CO ; Email: info@paradise-travel.com 
 Ngày 18/03/2008 
 Ông Bà TRẦN LANG 
 289 Nguyễn Thái Bình, Q.1 TP. Ho Chí Minh 
 Ông Bà Trần thân mến, 
 MÙA XUÂN SÔI NỐI VỚI GOLF! 
 Mùa xuân là thời gian của một sự bắt đầu mới! Hãy đến thưởng thức cuộc 
thi vô địch Sanddollar Golf tại Hilton Head. Ba ngày xuân sôi nổi với golf, tennis 
và thư giản sẽ làm mới lạl cuộc sống của quý vị. Hãy thưởng thức ba ngày với golf 
và tennis và hai đêm thư giản ở khách sạn Sanddollar sang trọng chỉ với 750 đô-la 
cho hai người. 
 Sân golf 18 lỗ Sanddollar là một thử thách tuyệt diệu cho sự chính xác. Các 
chướng ngại vật là những hồ nước nhỏ và những bồn hoa làm tăng thêm vẻ đẹp 
thiên nhiên của sân golf. Phong cảnh tuyệt vời của sân golf và thời tiết dễ chịu của 
tháng 3 làm cho mỗi ngày đều là thiên đường của người chơi golf. 
 Thêm vào việc tận hưởng ở sân golf sang trọng, quý vị có thể chơi tennis ở 
12 sân, bơi lội ở 3 hồ bơi, thư giản ở 3 phòng xông hơi hoặc tập thể dục ở phòng 
tập thể hình, hay là khiêu vũ ở một khán phòng thật lãng mạn. Quý vị có thể 
thưởng thức nhiều món ăn từ cá tươi, thịt bò, mì Ý đặc biệt, và các món rau trộn 
ngon tuyệt ở nhà hàng của chúng tôi. 
 227
 Vui lòng đặt phòng cho mùa xuân sôi động và thư giản này bằng cách gọi 
chúng tôi theo số (08)821.3333. Nếu quý vị chọn những thuận lợi của mùa xuân 
sôi động này, quý vị sẽ nhận được 4 coupon cho bữa tối miễn phí tại các nhà hàng 
của chúng tôi. 
 Chào thân ái, 
 Trần Việt Phương 
 Giám Đốc Kinh Doanh 
 SACOMBANK Chi nhánh 8 Tháng 3 
 192-194 Lý Thường Kiệt, Q. Tân Bình 
 TP. Hồ Chí Minh 
 ĐT: (08) 9715354, Fax: (08) 971.2040 
 Ngày 13/06/2008 
 Bà Nguyễn Thu Trang 
 138À/1 Tô Hiến Thành, P.15, Q.10 
 TP. Hồ Chí Minh 
 Kính thưa Bà, 
 Chúng tôi rất hoan nghênh bà về ý định đầu tư vào căn nhà riêng của mình. 
 Chúng tôi cũng rất vui vì bà đã chọn ngân hàng Sacombank để vay tiền 
mua nhà. 
 Báo cáo tình hình tín dụng của bà cho thấy bà có một hồ sơ nghề nghiệp vững 
chắc và thanh toán hóa đơn nhanh. Đơn xin vay nợ của bà cho biết rằng bà có 
mong ước tạo dựng một tài sản và đồng thời hạn chế những khoản nợ của mình. 
 Tuy nhiên, theo quy định vay tiền phải thế chấp, công ty bảo hiểm tín dụng 
cho vay của chúng tôi yêu cầu phải có một mối tương quan giữa khoản cho vay 
được bảo hiểm và thu nhập của người xin vay. Yêu cầu đó là việc thanh toán món 
nợ hàng tháng không vượt quá 25% tổng số thu nhập gộp hàng tháng. Vì khoản 
thanh toán nợ hàng tháng của bà vượt quá yêu cầu này cho nên bà có thể hiểu tại 
sao chúng tôi cảm thấỵ gánh nặng tài chính của khoản cho vay này không đáp ứng 
mối quan tâm lớn nhất của bà được. 
 Nếu bà sắp xếp được thì hãy ghé qua văn phòng của tôi, tôi sẽ rất vui được 
nghiên cứu khoản cho vay phù hợp với thu nhập của bà. Trong thời gian tới khi thu 
nhập của bà tăng lên thì bà sẽ có thể cải thiện tình hình tài chính của mình để 
chúng tôi có thể giúp bà mua một căn nhà lớn hơn. 
 228
 Xin mời bà đến thăm chúng tôi bất cứ ngày làm việc nào từ 10h sáng đến 4 
giờ chiều. Chúng tôi thành thật muốn giúp bà đầu tư vào căn nhà riêng của bà. 
 Thân ái chào bà, 
 229