Giáo trình Microsoft Office PowerPoint 2007

 th ứ 2 : Khi bài thuy t trình ã c làm xong và ng i s  d ng mu n sao 
chép nó thì nên s  d ng Package for CD. Ch c n ng này sao chép t t c  các file  n m t v  trí 
trên CD ho c m t folder nào ó và nó t   ng c p nh t nh ng ng liên k t cho file âm 
thanh, hình nh.   m b o âm thanh s  c m trong bài thuy t trình c a ng i s  d ng 
thì hãy quan tâm n chi ti t v  dung l ng c a file âm thanh. M c dù file âm thanh c k t 
ni  n bài thuy t trình b ng cách k t n i hay c nhúng. Nh ng iu quan tr ng h ơn là hãy 
quan tâm PowerPoint có th  tìm th y file âm thanh mà bài thuy t trình có liên k t  n. 
3.2. Mở (play) âm thanh t ừ đĩ a CD 
3.2.1. Thi ết l ập đường d ẫn cho CD 
M file âm thanh t   a CD cho bài thuy t trình cho ng i s  d ng mt s  l a ch n âm thanh 
nn khác a d ng h ơn. Ng i s  d ng có th  ch n ng d n  ch ơi âm thanh trong su t bài 
bài thuy t trình ho c thi t l p ch   b t  u và k t thúc cho file âm thanh. V i cách này thì 
không nh h ng  n dung l ng c a bài thuy t trình, nh ng m t iu áng l u ý là ng i s  
dng ph i luôn mang theo  a CD khi ng i s  d ng thuy t trình. 
Thi ết l ập đường d ẫn cho CD 
 39 
 thi t l p ng d n  n CD: 
1. Trên tab Insert , trong nhóm Media Clips , ch n m i tên trong h p Sound và ch n Play CD 
Audio Track. 
2. K bên h p Start at track , ch n track (bài hát hay âm thanh theo th  t ). 
3. Trong h p time , xác nh th i gian CD b t  u m file. N u th i gian là 00:00 có ngh a là 
âm thanh s  c m khi bài thuy t trình b t  u. 
4. K bên h p End at track , ch n track ng i s  d ng mu n k t thúc. Ng i s  d ng cng 
có th  k t thúc v i track b t  u. 
5. Trong h p time , xác nh th i gian track ng ng.  ch ơi t t c  các track, ch n chơi h t th i 
gian. L u ý khi bài thuy t trình k t thúc tr c, thì âm thanh c ng ng ng theo. 
3.3. Bài t ập ch ươ ng 3 
Bài 1: Hãy t o 5 slide gi i thi u v  5 bài hát mà mình yêu thích nh t. Trên m i slide hãy tóm 
tt nh ng thông tin liên quan n bài hát (không quá 1 slide) và chèn bài hát ó (video ho c 
audio) sao cho khi b m vào nút “Nghe/Xem bài hát” thì s  “play” bài hát ó. 
Lu ý: Các bài hát có th  t  trên   a c ng ho c chèn ng link t  Internet. 
Bài 2: Hãy óng gói bài hát thành 1 file  có th  copy i n ơi khác. 
 40 
Ch ươ ng 4. Thay đổi đị nh d ạng bài thuy ết trình 
4.1. Định d ạng bài thuy ết trình 
4.1.1. Ch ọn theme để ph ục v ụ cho đị nh d ạng thuy ết trình 
Gi  s  r ng ng i s  d ng làm vi c cho Công ty du l ch Margie và công ty ang có chi n 
dch m  r ng tour  n các n c nhi t  i và và ng i s  d ng mu n làm m t bài thuy t trình 
ni b t b ng cách t o ra slide có m t phong cách  c bi t. Cách nhanh nh t  làm c iu 
này là ng i s  d ng có th  s  d ng ch c n ng theme. 
Theme có th  d  dàng t o ra bài thuy t trình chuyên nghi p nh ng t n ít th i gian cho t ng 
ph n trong slide nh  n n, n i dung text, b ng bi u và hình d ng. Ch  v i m t vài cái click 
chu t ơ n gi n, ng i s  d ng có th  thay  i bài thuy t trình m t cách nhanh chóng. Trong 3 
slide  hình trên cho th y màu s c c thay  i r t d  nh n th y c. Nh ng n u ng i s  
dng nhìn k  phía bên trái slide, thì tiêu  Placeholder xu t hi n  phía d i slide, m c dù ba 
slide u s  d ng cùng m t layout Title and Content. 
Nu ng i s  d ng ã t ng s  d ng PowerPoint 2003 ho c phiên b n tr c ây, có th  ng i 
s d ng ã quen s  d ng v i thi t k  template. Nh ng v i PowerPoint 2007, thi t k  template 
ã c thay th  b ng ch c n ng theme linh ho t h ơn. 
4.1.2. Các thành ph ần c ủa m ột theme 
Thay i và tùy bi n theme có th  làm cho bài thuy t trình c a ng i s  d ng d nh  và n 
tng h ơn. 
 41 
Theme là s  k t h p bao g m màu s c, font ch , hi u ng, hình n n c ng d ng cho m t 
hay nhi u slide ho c toàn b  bài thuy t trình. Theme n m  trong th  vi n Themes trên tab 
Design . 
Khi ch  con tr m t lúc vào m t m u theme trong th  vi n, ng i s  d ng có th  xem qua 
theme mà ng i s  d ng mu n s  d ng cho bài thuy t trình, ch c n ng này c g i là Live 
Preview (xem th  tr c ti p). 
4.1.3. Thay đổi ho ặc tùy bi ến theme 
Ch n Colors , Fonts , ho c Effects  thay  i ho c tùy bi n các y u t  c a theme. 
Thay i ho c tùy bi n theme b ng cách s  d ng ch c n ng tùy bi n trên tab Design . 
Ng i s  d ng cng có th  thay  i theme b ng cách s  d ng s  k t h p g n li n c a màu 
sc, font ch  và hi u ng ho c tùy bi n theme b ng cách t o ra m t s  k t h p m i  sau này 
ng i s  d ng có th  s  d ng theme riêng c a mình. 
 42 
4.1.4. Tùy bi ến màu s ắc theme 
1. Slide s  d ng theme Flow . 
2. Cùng m t slide nh ng c tùy bi n màu s c. Ch n nút Colors , th  vi n Theme Colors 
xu t hi n v i tùy ch nh màu s c t  các theme.  t o ra m t màu s c riêng, ch n Create New 
Theme Colors  ph n d i c a th  vi n Theme Colors. 
4.1.5. Thay đổi màu n ền c ủa slide 
1. Theme v i tên g i Flow v i màu n n m c  nh. 
2. Ki u màu n n có màu s c  ng nh t. 
3. Hình n n c a b  m t g . 
Sau khi tùy bi n màu s c, thì c ng nên thêm màu n n cho slide. Th c ra, t t c  slide  u có 
màu n n, còn slide m c  nh có màu n n là màu tr ng.  thay  i màu n n, ch n nút 
Background Styles trên tab Design. Ki u n n c xác  nh b i theme, khi theme thay  i, thì 
mu màu n n trong th  vi n c ng thay  i. 
 43 
4.1.6. Sử d ụng hình ảnh làm hình n ền cho slide 
Ng i s  d ng cng có th  ch n m t hình nh nào ó  làm hình n n cho bài thuy t trình 
ca ng i s  d ng thay vì ch  s  d ng màu n n. 
1. Có m t s  tab và c a s  nhi m v  cho h p tho i Format Background , chuy n qua c a s  
nhi m v   thay  i l a ch n. 
2.  s  d ng m t hình nh là hình n n thì ch n ch c n ng này. 
3.  chèn m t hình nh t  m t file, ch n File và sau ó t hình nh và xác nh v  trí hình 
nh ng i s  d ng mu n thêm vào.  dán m t hình nh t  Clipboard ho c ch ơ ng trình nào 
khác, thì sao chép m t hình nh, sau ó ch n Clipboard.  s  d ng clip art, thì ch n Clip 
Art và sau ó nh p n i dung mô t  clip trên h p Search text . 
4.1.7. Làm m ờ ảnh n ền c ủa slide 
1. Slide v i hình n n g c. 
2. Slide sau khi s  d ng ch c n ng Washout (làm m ). 
 44 
 thay  i  nét, s t ơ ng ph n c a m t t m hình, ng i s  d ng s d ng tùy ch n trong 
ca s  Picture trên h p tho i Format Background. Click vào Recolor, ch n hi u ng stylized 
nh  làm m  m t t m hình và sau ó under Color Modes, click Washout. 
4.1.8. Tạo m ột theme m ới 
1. Ch n mút More  m  th  vi n Theme. 
2. M h p tho i Save Current Theme, n ơi ng i s  d ng có th  l u tr  theme do mình t o ra. 
3. Nh ng Theme ng i s  d ng ã tùy bi n và l u tr  xu t hi n t i n ơi này. 
4.2. Sử d ụng Custom layout 
4.2.1. Tạo ra m ột custom layout 
 thêm m t custom layout: 
1. Ch n Insert Layout. 
2. Chèn m i m t custom layout có b n placeholder bao g m m t placeholder cho Title và ba 
placeholder Footers cho Ngày , Chân trang và Số th ứ t ự slide . 
 45 
Ng i s  d ng cng có th  xóa nh ng placeholder này trong nhóm Master Layout trên tab 
Slide Master. 
3.  d  dàng s  d ng l i custom layout sau này, ch n nút Rename , nh p m t cái tên  
ng i s  d ng d dàng nh  trong h p Layout name trong h p tho i Rename Layout và sau 
ó ch n Rename . 
4.2.2. Sử d ụng custom layout c ủa ng ười s ử d ụng 
1. Trong slide th  hai ca bài thuy t trình tr c khi thêm layout. 
2. Custom layout c chèn sau slide th  hai. 
 chèn m t custom layout trên tab Slide Master , trong nhóm Close , ch n Close Master 
View . 
Cách ơ n gi n nh t  thêm custom layout vào bài thuy t trình c a ng i s  d ng là trên tab 
Home , trong nhóm Slides , ch n New Slide và sau ó ch n Tropical vacation layout. 
4.2.3. Tạo m ới template 
 l u tr  bài thuy t trình nh  m t file template, ta làm nh  sau: 
 46 
1. Ch n nút Microsoft Office , ch  vào Save As và sau ó ch n Other Formats . 
2. Trong h p File name , nh p tên file. 
3. Trong danh sách Save as type , ch n PowerPoint Template (*.potx) và sau ó ch n Save . 
Template xu t hi n t i My Templates trong th  vi n New Presentation khi c l u tr  vào 
mt v  trí m c  nh. 
 47 
4.3. Bài t ập ch ươ ng 4 
Bài 1: So ạn th ảo bài thuy ết trình ở Bài t ập 1 c ủa Ch ươ ng 1. 
 a) Ch n 3 theme khác nhau có s n trên PowerPoint. 
 b) Chèn nh làm n n cho slide 
 c) S d ng ch c n ng Custom Layout hãy t o ra m t ki u (theme) trình bày riêng. 
Bài 2: So ạn th ảo bài thuy ết trình ở Bài t ập 2 của Ch ươ ng 1. 
 a) To ra m t theme theo m u riêng ca ng i s  d ng 
 b) To ra m t template theo m u riêng c a ng i s  d ng 
 48 
Ch ươ ng 5. Chu ẩn b ị thuy ết trình 
5.1. Chu ẩn b ị s ẵn sàng cho bài thuy ết trình 
5.1.1. Ki ểm tra bài thuy ết trình 
Hãy b t  u xem l i bài thuy t trình trên máy tính c a ng i s  d ng, ki m tra chính t , ki m 
tra ghi chú. S  d ng ch   xem tr c khi in  xem b n in nh  th  nào và ch n ch   in n 
cho phù h p. 
Ch c n ng packaging cho phép óng gói bài thuy t trình  mang i s  d ng  m t n ơi khác. 
5.1.2. Duy ệt l ại trên máy tính 
Khi ã có m t bài thuy t trình ng i s  d ng có th  xem l i nó b t k  th i im nào b ng 
ch c n ng Slide Show view. 
1.  m  ch c n ng Slide Show view, ch n tab Slide Show và ch n l nh trong nhóm Start 
Slide Show  b t  u slide  u tiên hay slide hi n t i. 
 49 
2. Ch c n ng Slide Show view s  ph  toàn b  màn hình máy tính. 
3. Mu n chuy n t  slide này n slide khác là s  d ng thanh công c  Slide Show  bên trái 
phía d i màn hình. M i tên ch  d n xu t hi n khi ng i s  d ng rê con tr   n khu v c này. 
Mt cách khác  chuy n t  slide này n slide khác là b ng cách click con chu t. 
4.  thoát kh i ch   Slide Show  b t th i im nào thì ng i s  d ng nh n phím ESC 
trên bàn phím, nó s  tr  v  ch   Normal.  ch   này ng i s  d ng có th  iu ch nh 
nh ng thay  i c n thi t. 
Cách khác  chuy n sang ch   thuy t trình Slide Show là nh n phím F5  b t  u t  slide 
u tiên ho c nh n t  h p phím Shift + F5  b t  u thuy t trình t  slide hi n t i, ho c ng i 
s d ng có th  click vào nút Slide Show  bên ph i d i màn hình. 
5.1.3. Kiểm tra ng ữ pháp và nh ững bình lu ận (comment) trên slide 
Hãy ch n tab Review  th c hi n ki m tra chính t  (ch a có công c  ki m tra l i chính t  
cho ti ng Vi t). ây c ng là n ơi xem bình lu n c a ng i khác h  xem slide này. 
1. Trên tab Review , trong nhóm Proofing , click Spelling . 
2. Ng i s  d ng cng có th  mu n ng i khác xem qua bài thuy t trình c a mình và cho 
bình lu n tr c khi ng i s  d ng thuy t trình. Tìm l nh New Comment , trong nhóm 
Comments , trên tab Review .  thêm bình lu n ch  vi c click vào l nh và nh p bình lu n c a 
mình cho t ng slide. Khi xem l i nh ng bình lu n này, ng i s  d ng s d ng Previous và 
Next trong nhóm Comments . 
5.1.4. In ấn tài li ệu 
Ch ơ ng trình in c a PowerPoint printout ra th ng c g i là handout . Handout có th  có 
mt hay nhi u slide trong m t trang, nhi u nh t là 9 slide. 
 50 
Cách t t nh t là dùng l nh Print Preview  ch n ki u handout tr c khi in n. B t  u b ng 
cách click Print Preview trên nút Microsoft Office. 
1. Trong Print Preview , ch n m i tên trong h p Print What. 
2. Ch n m t ki u handout trong danh sách. 
3. Ch  con chu t vào ki u handout nào, thì ki u này phóng to cho ng i s  d ng xem nh 
dng này. i v i nh ng  nh d ng có 3 slide thì có c  ph n ghi chú. 
5.1.5. In ấn ghi chú 
Ng i s  d ng ã in tài li u cho ng i tham gia bu i thuy t trình và mu n in n thêm ghi chú 
cho chính mình  thu n ti n di n  t trong khi thuy t trình. C ng b ng cách ch n Print 
Preview trên nút Microsoft Office. 
1.  in ghi chú ng i di n thuy t, ch n Notes Pages trong h p Print What. 
2. Ghi chú c a ng i s  d ng c hi n th  trên màn hình. 
 51 
5.1.6. Thêm n ội dung footer trong tài li ệu handout và tài li ệu notes 
Print Preview cng cho phép ng i s  d ng thêm ho c iu ch nh footer trong tài li u 
handout ho c tài li u note. M c nh thì tài li u in n handout và tài li u note ã có s n s  
trang. N u ng i s  d ng mu n mu n thay  i chúng b ng m t on text thì làm nh ng b c 
sau: 
1. Ch n Options và sau ó nh n Header and Footer. 
2. Ch n Footer và nh p on text ng i s  d ng mu n thêm vào ví d  nh  "Confidential". 
Nu ng i s  d ng mu n thêm ngày gi  thì ch n Date and time và sau ó nh d ng ngày 
gi  trong h p tho i. 
5.1.7. Ch ọn màu s ắc để in ấn 
Tùy thu c vào máy in, nên ng i s  d ng có th  in n bài thuy t trình có màu s c ho c tr ng 
en. Sau ây là cách in n: 
1. Di Print Preview, ch n Options và ch   n Color/Grayscale, sau ó ch n l a. N u ng i 
s d ng trong máy in en tr ng, thì m c dù ng i s  d ng ã ch n màu thì k t qu  ra v n là 
màu en tr ng. 
2. Mu xem l i c a tài li u in màu. 
 52 
3. Mu xem l i c a li u in n màu xám, màu n n là màu tr ng. 
4. Mu xem l i c a tài li u in tr ng en. 
5.1.8. Đóng gói bài thuy ết trình 
 óng gói bài thuy t trình hãy làm nh  sau: 
1. Click vào nút Microsoft Office 
2. Ch   n Publish và ch n Package for CD. 
3. Trong h p tho i m  ra, ch n gói tin sao chép  n m t file khác hay sao chép  n CD. 
 53 
 Tài li ệu tham kh ảo 
1. Bùi Th  Tâm, 2011, Giáo trình tin h c c ơ s , NXB Th i  i. 
2. Bùi Th  Tâm, 2010, Giáo trình tin h c  i c ơ ng, NXB Th i  i. 
3. Bùi Th  Tâm, 2010, Giáo trình tin h c v n phòng, NXB Th i  i. 
4. Bùi Th  Tâm, 2009, Giáo trình tin h c v n phòng lý thuy t, bài t p và li gi i, NXB 
 Th i  i. 
5. Nguy n Kim Tu n, 2010, Tin h c c ơ s , NXB Ph ơ ng ông. 
6. Microsoft Vi t Nam, 2007, H ng d n s  d ng Microsoft PowerPoint 2007. 
7. Tr ơ ng Công Tuân, 2010, Tin h c v n phòng, NXB V n hóa Thông tin. 
8. Trí Vi t - Hà Thành, 2010, S  tay phím tt phím nóng trong các ph n m m tin h c v n 
 phòng, NXB V n hóa Thông tin. 
9. Cox, J & Preppernau, Joan. (2007), Microsoft® Office PowerPoint 2007 Step by Step, 
 Microsoft Press. 
 54