Bài giảng Ứng dụng công nghệ thông tin - Mô đun 3: Xử lý văn bản cơ bản - Lê Thanh Phúc

nh dạng kí tự (Font) 
 Gạch chân: 
 • Ngoài ra còn nhiều kiểu 
 gạch chân, ta bấm vào 
 mũi tên bên phải nút U 
 để xem được nhiều hơn 
 29 
3.3. Định dạng văn bản 
 3.3.1. Định dạng kí tự (Font) 
 Đổi màu chữ 
 • Chọn đoạn text người dùng muốn đổi 
 màu 
 • Nhấn nút Font Color và chọn màu 
 mình thích. 
 Đổi kích cỡ chữ 
 • Chọn đoạn text 
 • Chọn kích cỡ chữ trong ô Font size 
 • Dùng phím tắt Ctrl+] và Ctrl+[. 
 30 
3.3. Định dạng văn bản 
 Đánh dấu (Highlight) đoạn text 
 • Tại thẻ Home, nhóm Font, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Text Highlight 
 Color . 
 • Chọn một màu dùng để tô sáng mà người dùng thích (thường là màu vàng). 
 • Dùng chuột tô chọn đoạn text muốn đánh dấu. 
 • Muốn ngừng chế độ đánh dấu, người dùng nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút 
 Text Highlight Color, chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC. 
 Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text 
 • Trong thẻ Home, nhóm Font, người dùng nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút 
 Text Highlight Color. 
 • Chọn No Color. 
 31 
3.3. Định dạng văn bản 
 Định dạng chỉ số trên, dưới 
 32 
3.3. Định dạng văn bản 
 Sử dụng hộp thoại Font (Font Dialog Box) 
 • Khi định dạng bằng hộp thoại Font sẽ định dạng đầy đủ tất cả các tính năng 
 của định dạng Font 
 • Mở hộp thoại Font 
 • Tại Ribbon Home, nhóm Font, nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải. 
 33 
3.3. Định dạng văn bản 
 Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng 
 • Chọn đoạn text muốn gạch dưới Underline style, chọn Word only. 
 Hiệu ứng đặc biệt 
 • Strikethrough: kẻ đường xuyên qua chữ 
 • Double strikethrough: kẻ 2 đường xuyên qua chữ 
 • Superscript: chuyển chữ thành dạng chỉ số trên 
 • Subcript: chuyển chữ thành dạng chỉ số dưới 
 • Small caps: tất cả chữ được định dạng chữ hoa nhỏ 
 • All caps: tất cả chữ được định dạng chữ hoa 
 • Hidden: các k{ tự được ẩn 
 34 
3.3. Định dạng văn bản 
 Thay đổi khoảng cách giữa các k{ tự 
 • Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi. 
 • Nhấn chọn thẻ Advanced, mục Character Spacing ở hộp thoại này. Trong mục 
 Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách 
 và chỉ định số khoảng cách trong mục By. 
 35 
3.3. Định dạng văn bản 
 3.3.2. Định dạng đoạn (Paragraph) 
 Sử dụng nhóm Paragraph (Ribbon Home, Ribbon Page Layout) 
 36 
3.3. Định dạng văn bản 
 3.3.2. Định dạng đoạn (Paragraph) 
 Thụt lề khoảng cách của toàn bộ đoạn 
 • Chọn đoạn văn bản muốn điều chỉnh. 
 • Tại Ribbon Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên 
 lên, xuống bên cạnh mục Left để tăng, giảm khoảng cách thụt lề trái, 
 hay tại mục Right để điều chỉnh thụt lề phải. 
 37 
3.3. Định dạng văn bản 
 3.3.2. Định dạng đoạn (Paragraph) 
 Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn 
 • Chọn đoạn văn bản người dùng muốn thay đổi khoảng cách trước 
 hoặc sau nó. 
 • Trong Ribbon Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên 
 cạnh mục Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị 
 mong muốn. 
 38 
3.3. Định dạng văn bản 
 3.3.2. Định dạng đoạn (Paragraph) 
 Thay đổi khoảng cách dòng cho 
 đoạn văn bản đang chọn 
 • Chọn đoạn văn bản muốn thay 
 đổi. 
 • Ở hộp thoại Paragraph, chọn 
 thẻ Indents and Spacing. Tại 
 mục Line spacing, nhấn vào mũi 
 tên bên phải để chọn khoảng 
 các dòng. 
 39 
3.3. Định dạng văn bản 
 Tạo chữ to đầu dòng (Drop Cap) 
 Microsoft Word có tính năng tạo chữ nhấn mạnh gọi là Drop Cap 
 Có 2 chế độ: 
 1. Dropped cap: Chữ Drop Cap nằm trong văn bản 
 2. Inmargin: Chữ Drop Cap nằm ngoài (bên trái) văn bản 
 Position: chọn kiểu Drop Cap 
 Font: Thiết lập kiểu chữ cho Drop Cap 
 Lines to drop: số dòng Drop Cap thả xuống 
 Distance from text: Khoảng cách từ chữ Drop Cap đến văn bản 
 40 
3.3. Định dạng văn bản 
 Tạo chữ to đầu dòng (Drop Cap) 
 1. Dropped cap: Chữ Drop Cap nằm trong văn bản 
 2. Inmargin: Chữ Drop Cap nằm ngoài (bên trái) văn bản 
 41 
3.3. Định dạng văn bản 
 Tạo số thứ tự tự động (Bullets and 
 Numbering) 
 • Số thứ tự tự động cho phép định dạng 
 và tổ chức văn bản với các số, các ký 
 tự đặc biệt bullet (dấu chấm tròn ...) 
 • Các danh sách Bulletlà các ký tự đặc 
 biệt (dấu chấm tròn, hoa thị ...), danh 
 sách các Number có các số và danh 
 sách các Ountline là sự phối hợp giữa 
 các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự 
 tổ chức của danh sách. 
 42 
3.3. Định dạng văn bản 
 Đóng khung và tô màu nền (Border and Shading) 
 • Chức năng này cho phép định dạng đóng khung và tô màu nền cho đoạn văn 
 bản. 
 • Trong nhóm Paragraph trên Ribbon Home, nhấn vào nút danh sách Border 
 • chọn Border and Shading 
 43 
3.3. Định dạng văn bản 
 Định dạng cột (Column) 
 • Chức năng Column cho phép 
 định dạng văn bản thành nhiều 
 cột (dạng cột báo chí) nhằm tạo 
 điểm nhấn mạnh hay muốn 
 trang trí trang văn bản đẹp mắt 
 hơn,tạo sự thích thú hơn cho 
 người đọc văn bản 
 44 
3.3. Định dạng văn bản 
 Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops) 
 • Để cho việc cài đặt tab được 
 thuận tiện, nên cho hiển thị 
 thước ngang trên đỉnh tài liệu 
 bằng cách nhấn nút View Ruler 
 ở đầu trên thanh cuộn dọc 
 45 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 3.4.1. Bảng (Table) 
 • Bảng biểu (table) là kiểu trình bày văn bản có cấu trúc gồm các cột(column) 
 và các dòng (row), giao giữa các dòng và các cột là các ô (cell). 
 46 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Chỉnh sửa cấu trúc bảng 
 • Chọn vào bảng cần chỉnh sửa sẽ thấy có Ribbon mới là: Design. 
 • Table Style Options 
 • Header Row: Nhấn mạnh hàng đầu tiên (tiêu đề). 
 • Total Row: Nhấn mạnh hàng cuối. 
 • Banded Rows: Tạo sự phân biệt giữa các hang 
 (tô màu cách hàng). 
 • First Column: Nhấn mạnh cột đầu. 
 • Last Column: Nhấn mạnh cột cuối 
 47 
 • Banded Column: Tạo sự phân biệt giữa các cột (tô màu cách cột) 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Thao tác trên hàng và cột 
 • Nhóm Row & Column gồm các chức năng sau: 
 • Delete: 
 • + Delete Cells: Xóa ô. 
 • + Delete Columns: Xóa cột. 
 • + Delete Rows: Xóa hàng. 
 • + Delete Table: Xóa bảng. 
 • Insert Above: Thêm một hàng ở phía trên trỏ chuột 
 • Insert Below: Thêm một hàng ở phía dưới trỏ 
 chuột 
 • Insert Left: Thêm cột bên trái trỏ chuột 
 • Insert Right: Thêm cột bên phải trỏ chuột 
 48 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Trộn/tách ô 
 • Chọn các ô cần trộn, nhóm Merge có các chức năng sau: 
 • Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất. 
 • Split Cells: Tách thành nhiều ô. 
 • Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau 
 49 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Tăng và giảm kích thước ô 
 • Tại nhóm Cell Size có các chức năng sau: 
 50 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 3.4.2. Đồ họa 
 • Từ những công cụ vẽ hình và định dạng đơn giản ở các phiên bản trước, 
 Office 2010đã nâng cấp đáng kể tính năng đồ họa trong Word, giúp cho 
 người dùng thỏa sức sáng tạo mà không cần đến sự trợ giúp của những 
 chương trình đồ họa chuyên nghiệp như Photoshop, Illustrator, CorelDraw 
 • Trong Word, các đối tượng đồ họa (Illustrations) được chia làm 05 loại: hình 
 ảnh (ClipArt, Picture), các hình vẽ cơ bản (Shapes), các hình vẽ, sơ đồ đặc 
 biệt (SmartArt), đồ thị(Chart) và chữ nghệ thuật (WordArt– nằm trong 
 nhóm Text). 
 51 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 3.4.2. Đồ họa 
 52 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Định dạng hình ảnh 
 • Sau khi tạo đối tượng xong, phải nhấn chuột vào đối tượng đó, xuất hiện 
 Ribbon mới (Format) chuyển sang Ribbon Format để định dạng. Đây là nơi 
 tập trung các công cụ để định dạng đối tượng vừa tạo. 
 53 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Định dạng hình ảnh 
 • Sau khi tạo đối tượng xong, phải nhấn chuột vào đối tượng đó, xuất hiện 
 Ribbon mới (Format) chuyển sang Ribbon Format để định dạng. Đây là nơi 
 tập trung các công cụ để định dạng đối tượng vừa tạo. 
 54 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Nhóm Picture Styles: các chế độ định dạng cho ảnh, gồm: 
 • Picture Shape: chọn kiểu khung ảnh (chỉ có với đối tượng dạng ảnh) 
 • Picture Border: chọn kiểu viền khung ảnh 
 • Picture Effects: chọn kiểu hiệu ứng cho ảnh: ảnh bóng, ánh sáng, phản chiếu 
 hay hiệu ứng 3D .... 
 • Picture Layout: Chuyển đổi hình ảnh hiện tại sang dạng SmartArt 
 55 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Nhóm Arrange: canh chỉnh vị trí, khoảng cách giữa 
 các đối tượng đồ họa, gồm: 
 • Position: Chọn vị trí đối tượng so với dòng văn bản 
 • Bring to front: đối tượng nằm trên đối tượng khác 
 • Send to back: đối tượng nằm dưới đối tượng khác 
 • Text Wrapping: chế độ dòng văn bản bao quanh 
 đối tượng 
 • Align: dóng hàng các đối tượng được chọn 
 • Group: nhóm và bỏ nhóm các đối tượng được 
 chọn 
 • Rotate: quay, lật các đối tượng 
 56 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Nhóm Arrange: canh chỉnh vị trí, khoảng cách giữa 
 các đối tượng đồ họa, gồm: 
 • Position: Chọn vị trí đối tượng so với dòng văn bản 
 • Bring to front: đối tượng nằm trên đối tượng khác 
 • Send to back: đối tượng nằm dưới đối tượng khác 
 • Text Wrapping: chế độ dòng văn bản bao quanh 
 đối tượng 
 • Align: dóng hàng các đối tượng được chọn 
 • Group: nhóm và bỏ nhóm các đối tượng được 
 chọn 
 • Rotate: quay, lật các đối tượng 
 57 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 3.4.3. Hình vẽ cơ bản (Shapes) 
 Shapes trong Ms Word 2010 được cải tiến rất nhiều so với các phiên bản trước 
 (MS Word 2003 gọi là Auto Shape). Shapes hình các kiểu hình khối được tạo 
 sẵn, giúp cho người dùng tạo ra những khối hình vuông, tròn, elips . Hay 
 những hình dùng để trang trí như ngôi sao, biểu ngữ . 
 Chèn Shapes 
 • Ribbon Insert, trong nhóm Illustrations 
 nhấn nút Shapes 
 • Chọn hình cần chèn, di chuyển trỏ chuột 
 (Drag) rồi vẽ vào vùng cần vẽ hình 
 58 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Định dạng Shapes 
 Tương tự như hình ảnh (picture) để định dạng Shapes sử dụng Ribbon Format. 
 Nhóm Insert Shapes: chèn thêm đối tượng Shapes khác vào văn bản 
 + Edit Shapes: chỉnh sửa Shapes 
 + Draw Text Box: Vẻ hộp ghi chữ (text box) 
 Nhóm Shapes Styles: chế độ định dạng Shapes 
 + Shapes Fill: màu nền của Shapes 
 + Shapes Outline: Màu & kiểu đường viền của Shapes 
 + Shapes Effect: chọn hiệu ứng (đổ bóng, ánh sáng, 3D ) 59 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Lưu đồ (SmartArt) 
 • SmartArt là một hình ảnh dạng đồ họa của thông tin mà có thể 
 tạo ra một cách nhanh chóng và dễ dàng, SmartArt có nhiều 
 dạng khác nhau, nhằm để có hiệu quả truyền đạt thông điệp 
 hay { tưởng của người dùng. 
 • Office 2010 cũng bổ sung thêm nhiều hình vẽ mới trong mục 
 SmartArt để thiết kế các biều đồ dạng cấp độ phục vụ cho công 
 việc. 
 60 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 3.4.4. Lưu đồ (SmartArt) 
 • SmartArt là một hình ảnh dạng đồ họa của thông tin mà có thể 
 tạo ra một cách nhanh chóng và dễ dàng, SmartArt có nhiều 
 dạng khác nhau, nhằm để có hiệu quả truyền đạt thông điệp 
 hay { tưởng của người dùng. 
 • Office 2010 cũng bổ sung thêm nhiều hình vẽ mới trong mục 
 SmartArt để thiết kế các biều đồ dạng cấp độ phục vụ cho công 
 việc. 
 61 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Chèn SmartArt 
 Ribbon Insert, trong nhóm Illustrations nhấn nút SmartArt 
 Chọn nhóm SmartArt, chọn kiểu SmartArt, nhấn OK 
 SmartArt sẽ được chèn vào văn bản 
 62 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 Định dạng SmartArt 
 Sau khi tạo đối tượng xong, phải nhấn chuột vào đối tượng đó, xuất hiện 2 
 Ribbon mới (Design &Format). Ribbon Format tập trung các công cụ để định 
 dạng đối tượng tương tự như Picture và Shapes. Ribbon Design để thiết kế 
 SmartArt 
 63 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 3.4.5. Biểu đồ (Chart) 
 • Chart (biều đồ) trong MS Word 2010 được 
 cải thiện rất nhiều so với các phiên bản 
 trước đây. Trong MS Word 2010 bao gồm 
 các loại biều đồ: biều đồ cột (column), biều 
 đồ đường (lines), biều đồ tròn (pie), biều 
 đồ thanh (bar), biều đồ vùng (Area), . 
 Chèn Chart 
 • - Ribbon Insert, trong nhóm Illustrations 
 nhấn nút Chart 
 • - Chọn loại Chart, chọn kiểu Chart, nhấn OK 
 64 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 3.4.6. Chữ nghệ thuật (WordArt) 
 • WordArt là công cụ tạo chữ nghệ thuật. 
 WordArt đượcxử l{ như một hình ảnh chèn 
 vào văn bản. 
 Chèn WordArt 
 • Ribbon Insert, trong nhóm Text nhấn nút 
 Chart 
 Your text here 
 • Chọnkiểu WordArt 
 65 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 3.4.6. Chữ nghệ thuật (WordArt) 
 Định dạng WordArt 
 • Chọn WordArt cần định dạng, chọn Ribbon Format 
 Nhóm WordArt Styles:chọn kiểu WordArt 
 • Text Fill: màu nền của WordArt 
 • Text Outline: Màu & đường viền của WordArt 
 • Text Effect: Hiệu ứng của WordArt 
 66 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
 3.4.7. Tiêu đề trên và tiêu đề 
 dưới (Header and Footer) 
 • Tại Ribbon Insert, nhóm Header & 
 Footer, nhấn chuột vào nút Header 
 hay Footer. 
 • Một menu xổ xuống với các Header, 
 Footer mẫu cho. Kế đến người dùng 
 nhập nội dung cho Header hay 
 Footer đó. Nhập xong nhấn vào nút 
 Close trên Ribbon Design. 
 67 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
 3.5.1. Định dạng trang in 
 • Mỗi khi tạo file mới, trong cửa sổ văn bản đã có sẵn một trang giấy trắng để 
 bắt đầu soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Chỉ khi nào cần 
 đến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn lại khổ giấy khác 
 • Ribbon Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên dưới góc phải để mở 
 hợp thoại Page Setup 
 68 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
 Chọn loại giấy – Tab Paper 
 • Paper Size: chọn loại giấy, kích thước tương ứng sẽ hiện ra trong width và 
 height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và 
 height 
 69 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
 Đặt lề cho trang in – Tab Margins 
 • Top : Lề trên của trang in 
 • Bottom : Lề dưới của trang in 
 • Left : Lề trái của trang in 
 • Right : Lề phải của trang in 
 • Nếu có dùng lệnh Mirror Margins để 
 làm sách (tạo tính đối xứng giữa các 
 trang) thì lệnh left và right sẽ trở thành 
 Inside và Outside 
 • Gutter: Khoảng cách dùng để đóng gáy. 
 70 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
 3.5.2. In ấn 
 Để in tài liệu, thực hiện các bước sau: 
 • Tại Menu File, chọn Print 
 • Chọn số bản cần in tại mục Copies 
 • Chọn máy in tại mục Pinter, nếu có 
 nhiều máy in, nhấn vào mũi tên góc 
 phải để chọn máy in. 
 71 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
 3.5.2. Lưu trữ với các định dạng khác 
 • Để giữ nguyên định dạng khi đọc sang máy khac hoặc in tại máy khác ta có 
 thể lưu tập tin dưới dạng .PDF hoặc .XPS 
 • Có thể tùy chỉnh tại Save Options để đặt mật khẩu hoặc bảo vệ tài liệu 
 không cho thay đổi, chỉnh sữa. 
 • Có thể lưu trữ lên các ổ đĩa mạng, dịch vụ lưu trữ. 
 72 
3.6. Soạn thảo thông điệp và văn bản hành chính 
 Soạn thảo các thông điệp: 
 • Các bản báo cáo, các thông báo, bài viết. 
 Văn bản hành chính 
 • Các văn bản có giá trị pháp lý theo qui ước, qui định. 
 73