Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP

 từ lề trái. 
 - Format/ Bullets và Numbering/Numbered: các kiểu Number có 
sẵn hiện ra để chọn. 
Ngoài ra, ta còn có thể chọn các kiểu đánh số khác bằng cách chọn 
Customize. 
 Number Formamt: định dạng lại cách đánh số 1.; (1); 1)... 
 Number Style: kiểu số, la mã, abc,... 
 Trang 9 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 Start At: bắt đầu đánh số từ 
 Chú ý Indent At là vị trí thụt vào từ lề trái. 
6. Thiết lập và sắp thẳng các điểm dừng (Tabs) 
Tận cùng phía bên trái của thước đo bạn sẽ thấy một nút được gọi là nút 
chọn điểm dừng. Khởi đầu (theo ngầm định), nút đó có dạng (dùng để 
căn thẳng trái), nháy chuột ở đó, nó biến thành dạng (dùng để căn 
thẳng giữa), nháy chuột lần thứ hai ở đó nó sẽ có dạng (dùng để căn 
thẳng phải) và cuối cùng, nếu nháy chuột thêm một lần nữa, nó sẽ trở về 
dạng ban đầu. Nháy chuột ở nút này ta có thể thiết đặt nhanh các điểm 
dừng để căn trái, căn giữa hay căn phải văn bản. Công việc này tương tự 
như bạn làm việc với máy chữ, tạo các điểm dừng để căn thẳng chữ theo 
các cột. Thực hiện từng bước sau đây giúp bạn biết cách thiết đặt các 
điểm dừng tại các vị trí mong muốn. 
 - Nháy nút chọn điểm dừng đến khi nó phản ánh điểm dừng căn 
 thẳng trái . 
 - Trên thước, nháy điểm 1 cm. Điểm dừng căn thẳng trái xuất 
 hiện. 
 - Nháy lại . Điểm dừng thay đổi thành điểm dừng căn giữa . 
 Trên thước, nháy điểm 5 cm. 
 - Nháy lại . Điểm dừng thay đổi thành điểm dừng căn thẳng 
 phải . Trên thước, nháy điểm 9 cm. 
 - Nhấn phím Tab. Gõ Căn thẳng Trái. 
 - Nhấn phím Tab. Gõ Căn giữa. 
 - Nhấn phím Tab. Gõ Căn thẳng Phải. 
 Trang 10 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 - Nhấn phím Enter và lặp lại 3 bước cuối với ba từ Trái, Giữa 
 và Phải. 
Tài liệu bây giờ hiển thị ba điểm dừng có thể có trong Word như minh 
họa dưới đây: 
 Căn thẳng trái Căn thẳng giữa Căn thẳng phải 
 Trái Giữa Phải 
7. Định dạng văn bản: Định dạng (formatting) một văn bản tức là dùng 
các kiểu dáng để làm cho văn bản rõ ràng mạch lạc và thống nhất định 
dạng trong toàn bộ tài liệu. Kiểu dáng bao gồm: kiểu phông, kích cỡ 
phông, khoảng cách giữa các dòng, khoảng cách giữa các đoạn, căn lề 
trái, phải hay căn đều 2 bên, lùi vào đầu dòng... Kiểu dáng thường được 
áp dụng cho đơn vị đoạn một cách tự động, nếu muốn định dạng kiểu 
khác cho một phần văn bản trong đoạn bạn phải chọn riêng đoạn đó và 
định dạng lại kiểu phông và kích cỡ phông. 
 - Căn lề phải, trái, giữa, căn đều 2 bên: tô đen đoạn văn bản cần 
 chỉnh lề, chọn Format/Paragraph/Aligement, chọn 
 . 
 Hoặc chọn biểu tượng thích hợp 
 - Tạo khoảng cách giữa các đoạn văn bản: 
 Format/Paragraph/Spacing, khai báo tham số vào ô Before 
 (khoảng cách trước đoạn văn bản) và After: (khoảng cách sau 
 đoạn văn bản). 
 Trang 11 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 - Tạo khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản: 
 Format/Paragraph/LineSpacing: 
 Gồm các kiểu Single: bình thường 
 1.5 lines: gấp 1,5 lần bình thường 
 Double: gấp 2 lần bình thường 
 At least, Exactly: đánh số khoảng cách cần vào ô At hoặc bấm 
 ttăng giảm dần. 
 - Special: 
 Fisrt line dòng đầu tiên thụt vào: đánh số khoảng cách vào ô 
 By hoặc bấm ttăng giảm dần. 
 Hanging các dòng trong đoạn văn bản thụt vào: đánh số 
 khoảng cách vào ô By hoặc bấm ttăng giảm dần. 
Chọn phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ 
Word cung cấp cho ta hai khả năng để chọn phông chữ, cỡ chữ và kiểu 
chữ. Kiểu chữ bao gồm kiểu chữ đậm, kiểu chữ nghiêng và kiểu chữ có 
gạch dưới; ngoài ra nếu với một phông chữ còn có các kiểu khác, Word 
cũng hiển thị cho ta biết. 
Trên thanh công cụ định dạng ta có thể thấy những nút sau: 
Muốn thay đổi phông và cỡ chữ của các ký tự, ta thực hiện các bước sau: 
 - Trước hết ta chọn các ký tự đó bằng cách bôi đen 
 Trang 12 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 - Nháy chuột ở nút (tên phông chữ). Chúng ta sẽ nhận 
 được danh sách các phông chữ với những cỡ chữ đã được cài đặt, 
 nháy chuột để chọn phông chữ thích hợp 
 - Nháy chuột ở nút (cỡ chữ) để chọn cỡ chữ. 
8. Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh của văn bản 
 - Tools/Spelling and Grammar: hiện ra các từ gần giống với từ sai 
 máy tìm thấy 
 - Ignore Once: bỏ qua không kiểm tra từ đó 
 - Ignore all: bỏ qua tất cả các từ sai tìm đợc trớc đó 
 - Add to directory: thêm từ vào danh mục 
 - Change: thay từ mới đã chọn vào văn bản 
 - Change All: thay từ mới đã chọn vào tất cả các nơi có từ sai của 
 văn bản 
 - AutoCorrect: tự động thay đổi từ gợi ý hiện tại 
9. Tìm và thay từ đồng nghĩa: 
 - Tô từ cần tìm 
 - Tools/Language/Thesaurus 
 Trang 13 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 - Chọn từ cần thay 
 - Chọn Replace 
10. Tạo bảng - Table: một table được tạo từ các hàng và các cột, giao 
của hàng và cột là một ô. Ta có thể làm đầy các ô bằng text và các hình 
đồ hoạ. 
 - Table/Inser Table 
 Number of Columns: đánh số cột cần thiết của bảng hoặc chọn 
tăng giảm số cột 
 Number of Rows: đánh số hàng (dòng) cần thiết của bảng hoặc 
chọn tăng giảm số hàng. 
 Auto Format: cung cấp nhanh các thiết kế table có sẵn 
 Trang 14 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
Hoặc chọn biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ và tô số hàng cột 
cần cho bảng. 
- Thay đổi độ rộng cột và dòng: dùng chuột để vào đường kẻ cột cho 
 đến khi tạo ra mũi tên hai chiều, bấm chuột kéo tăng giảm độ rộng tuỳ 
 theo yêu cầu. 
- Thêm cột/dòng: Table/Insert 
 Columns to the Left: thêm cột vào bên trái con trỏ 
 Columns to the Right: thêm cột vào bên phải con trỏ 
 Row Above: thêm dòng trên con trỏ 
 Row Below: thêm dòng dưới con trỏ 
 Cells: thêm ô 
- Xóa cột/dòng: tô cột/dòng cần xoá Table/Delete 
 Trang 15 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 Table: xóa cả table 
 Columns: xoá cột 
 Row: xoá dòng 
 Cells: xoá ô 
- Tách cột: muốn chia 1 cột đã tạo thành nhiều cột. Tô cột cần chia, 
 chọn Table/Split Cells 
 Number of column: khai số cột cần tách 
 Number of row: khai số dòng cần tách 
- Hợp cột: tô các cột cần hợp, Table/Merge Cells 
- Các công thức tính toán số liệu đơn giản: đặt con trỏ tại vị trí cần để 
 kết quả, Table/Formular 
 Formular: tên hàm (tính tổng, tính trung bình,...) 
 Number Format: kiểu định dạng của số 
 Paste Function: chọn kiểu hàm 
 OK 
 - Kết hợp bảng và text: 
 Table/Table Properties 
 Trang 16 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 Left: text sẽ nằm bên trái bảng 
 Center: bảng sẽ nằm bên giữa bảng 
 Right: text sẽ nằm bên phải bảng 
 Around: text sẽ nằm xung quanh bảng 
Lặp lại tiêu đề của table trên các trang liên tiếp: bảng dữ liệu gồm 
nhiều trang, nếu không có tiêu đề thì rất khó đọc dữ liệu bên trong bảng. 
Để hiện tiêu đề của bảng cho tất cả các trang ta làm như sau: 
 - Tô vùng tiêu đề bảng 
 - Table/Heading Rows Repeat 
11. In văn bản: sau khi hoàn thành văn bản ta tiến hành in ra giấy. Tuy 
nhiên, trước khi in có thể xem trước. Tại đây ta cũng có thể chỉnh lề, xem 
nhiều trang một lúc. 
 - File/Print Preview 
 - File/Print 
 Trang 17 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 Name: Chọn máy in 
 Page Range: chọn in bao nhiêu trang 
 All: tất cả văn bản 
 Current Page: in trang hiện tại 
 Pages: in từ trang - đến trang (ví dụ nếu muốn in các trang 1, 3, 5 
đến 12 thì bạn gõ 1, 3, 5-12) 
 Number of Copies: số bản in 
 Có thể in các trang chẵn, lẻ 
 Có thể in nhiều trang trên 1 tờ giấy 
 Chọn khổ giấy: thông thường in dọc chọn giấy A4 
 Trang 18 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 BÀI 3: MỘT SỐ CHỨC NĂNG NÂNG CAO 
1. Chèn dữ liệu từ một file khác: trong quá trình soạn thảo văn bản, ta 
muốn kết hợp nhiều file lại với nhau hoặc chèn thêm một số file hình ảnh 
vào. 
 - Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn file 
 - Insert/File 
 - Tìm đúng đường dẫn file cần chèn 
 - Insert 
Chèn file hình ảnh 
 - Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn file 
 - Insert/Picture 
 - From File 
 Trang 19 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 - Tìm đúng đường dẫn file ảnh cần chèn 
 - Insert 
2. Template 
Sử dụng các Template có sẵn: Trong Word có rất nhiều mẫu có thể dùng 
để tạo một tài liệu mới nhanh chóng và dễ dàng. Mẫu là tập hợp các định 
dạng được thiết kế sẵn cho việc soạn văn bản theo một mục đích nào đó, 
ví dụ như: mẫu thư, fax (Letters & Faxes); mẫu Bản ghi nhớ (Memos); 
mẫu Báo cáo (Reports)... được trình bày ở các dạng khác nhau và nhóm 
lại trong kẹp hồ sơ Templates. Sử dụng các mẫu này như một sự gợi ý về 
cách trình bày và ý chính cho tài liệu mới mà bạn cần tạo. 
 - File/New/General Templates 
 Trang 20 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 - Di chuyển giữa các tab và chọn Template cần thiết 
 - OK 
Tạo Template: Bạn có thể tự tạo các mẫu cho riêng mình để thực hiện 
nhanh chóng hơn các công việc thường phải lặp lại hàng ngày như giấy 
mời, công văn gửi cấp trên, hoặc các bộ phận chức năng, thư, báo cáo... 
 - Đánh 1 đoạn văn bản hay dùng, trang trí đẹp 
 - File/Save As 
 - Save as type: chọn Document Template 
 - File name: gõ tên file 
 - Save 
Gọi Template đã tạo: 
 - File/New 
 Trang 21 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 - Chọn Template cần thiết/Creat New 
3. Trộn văn bản: trong công việc hàng ngày bạn phải tạo giấy mời gửi 
cho nhiều người ở nhiều đơn vị khác nhau. Word giúp bạn chỉ cần gõ một 
giấy mời sau đó điền tên người nhận (không phải mất công gõ hàng loạt 
giấy mời). Để làm được điều này ta thực hiện trộn văn bản. 
 - Chuẩn bị dữ liệu: 
  Một file giấy mời 
  Một file chứa dữ liệu cần trộn vào giấy mời bao gồm tên, 
 chức danh, địa chỉ, điện thoại... của những người nhận giấy 
 mời 
 STT Tên người Chức danh Điện thoại Địa chỉ 
 1 Nguyễn Sơn Lâm Giám đốc 9330099 Công ty ABC 
 2 Trần Hoà Bình Trưởng phòng 9715080 Công ty ABC 
 3 Tạ Phương Lan Vụ trưởng 9715081 Vụ Đầu tư 
 4 Hoàng Tuấn Ngọc Vụ phó 5742525 Vụ Tài vụ 
 5 Bùi Minh Hải Vụ phó 9630124 Vụ Hợp tác 
 - Cách làm: 
 Mở file giấy mời 
 Tools/Letter and Mailings/Mail Merge Wizard 
 Chọn Letter 
  Bước 1 - Starting Document: Chọn Use the current Document 
  Bước 2 - Select Recipients: Chọn Use an existing List 
 Trang 22 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 Chọn Browse 
 Chọn tên file chứa dữ liệu trộn 
 Open 
 Đánh dấu vào những tên người cần gửi hoặc bỏ đánh 
 dấu nếu không cần 
 OK 
  Bước 3 –Write your letter 
 Chọn More Item 
 Trang 23 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 Chọn các trường cần đưa vào giấy mời 
 Insert/Close 
 Định dạng lại các trường vừa Insert vào (đậm, nghiêng...) 
  Bước 4 – Preview your letter 
 Nếu muốn xem lại danh sách người gửi giấy mời thì chọn 
 Edit recipient list 
  Bước 5 - Complete the Merge 
 Nếu muốn in luôn thì chọn Printer 
 Nếu muốn chỉnh sửa văn bản thì chọn Edit individual 
 letter/All 
 Chỉnh sửa font, cỡ chữ, tạo các đường kẻ... 
 File mới có tên Letter1, có thể Save file lại 
 4. Tạo Danh sách 
 - Chuẩn bị dữ liệu: 
  Một file chứa dữ liệu tạo label 
 - Cách làm: 
 Tools/Letter and Mailings/Mail Merge Wizard 
 Chọn Label 
  Bước 1 – Starting Doc: Chọn Use the current Document 
 Chọn Label Options 
 New Label 
 Trang 24 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 Lable name: đặt tên label 
 Number across: số cột 
 Number down: số dòng 
 Vào các thông số về khoảng cách lề 
 OK 
  Bước 2 - Select Recipients: Chọn Use an existing List 
 Chọn Browse 
 Chọn tên file chứa dữ liệu/Open/OK 
  Bước 3 – Arrange your label 
 Chọn More Item 
 Chọn các trường đưa vào label/Insert 
 Close 
 Update all label 
 Trang 25 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
  Bước 4 – Preview your label 
  Bước 5- Complete the merge 
 Printer: in ra máy in 
 Edit individual letter/All: chỉnh sửa trước khi in 
 (font, cỡ chữ, tạo các đường kẻ...) 
 File mới có tên Label1, có thể Save file lại 
5. Tạo mục lục: Dùng đặc tính tạo mục lục tự động trong Microsoft 
Word có thể xây dựng và đưa ra nhanh mục lục của một văn bản dài. Tuy 
nhiên đặc tính này chỉ có hiệu lực khi bạn định dạng tài liệu theo các kiểu 
(Styles). 
 - Dùng chế độ Outline View để tạo văn bản 
 - Các tiêu đề định dạng theo Style Heading 
 - Nội dung văn bản định dạng theo Style Normal 
 - Tạo bảng mục lục : 
 Chọn vị trí để mục lục 
 Insert/Reference/Index and Table 
 Chọn Table of Content 
 Show page number: hiện số trang 
 Right align page number: số trang hiện bên phải 
 Tab leader: cách hiển thị từ mục đến số trang 
 Show levels: hiện số mức mà văn bản có 
 OK 
 Hiển thị văn bản khi bấm vào mục lục 
 - Tools/Options/Edit 
 Trang 26 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 - Bỏ chọn ở ô Use Ctrl + Click 
  Lưu ý: khi thay đổi văn bản mục lục không tự động cập nhật, vì vậy 
 muốn mục lục khớp với văn bản cần làm lại các bước trên. 
 6. Sử dụng WordArt 
 - Chọn biểu tượng 
 - Hoặc chọn View/Toolbar/WordArt 
 - Chọn kiểu WordArt 
 - Đánh đoạn văn bản/Chọn font, cỡ chữ, kiểu chữ 
 - OK 
 Thay đổi kiểu WordArt 
 - View/Toolbar/WordArt/WordArt Galery 
 - Thay đổi chữ 
 7. Vẽ sơ đồ 
 - Chọn biểu tượng 
 - Chọn kiểu biểu đồ 
 Trang 27 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 OK 
 Insert Shape: thêm các box tuỳ chọn 
 Layout: chọn các kiểu biểu đồ tương ứng 
 Select: đánh dấu các box theo mức 
 Chọn kiểu sơ đồ theo mẫu có sẵn mẫu 
 Cách phối hợp text và sơ đồ 
8. Bảo mật văn bản: Với Word chúng ta có nhiều cách thức để hạn chế 
các khả năng truy cập vào tệp văn bản, bao gồm: 
 - Gán mật khẩu để mở văn bản, những người không biết mật khẩu 
 này sẽ không thể mở văn bản ra được. 
 - Gán mật khẩu để sửa chữa văn bản; một khi văn bản được mở ra 
 nhưng những người không biết mật khẩu này không thể lưu những 
 sửa chữa cũng như thay đổi tùy tiện trong văn bản. Khi người 
 không biết mật khẩu này có thể lưu văn bản (nếu có sửa chữa) chỉ 
 trong trường hợp cho tệp văn bản một tên tệp khác với tên ban đầu. 
 Trang 28 
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Word XP 
 - Yêu cầu những người khác mở văn bản dưới dạng chỉ đọc. Nếu mở 
 văn bản dưới dạng chỉ đọc và sửa chữa văn bản, những gì đã sửa 
 chữa chỉ lưu lại được trong một tệp có tên khác biệt, nếu lưu nó với 
 tên không đổi thì những thay đổi không được cập nhật vào văn bản. 
 - Vào menu Tools/Options/Security 
 - Password to open: mật khẩu để mở văn bản 
 - Password to modify: mật khẩu sửa văn bản 
 - OK 
 - Gõ lại đúng mật khẩu mở file khi hiện thông báo Reenter 
 Password to open hoặc Reenter Password to modify 
 - Chọn OK 
Lưu ý: mật khẩu phân biệt chữ thường và chữ hoa. Nếu bạn gán mật 
khẩu cho một văn bản và sau đó lại quên mật khẩu thì không thể mở văn 
bản được, loại bỏ chế độ bảo vệ cũng như khôi phục lại các thông tin 
trong đó. Vì vậy lưu giữ một danh sách các mật khẩu ứng với từng tệp 
văn bản ở một nơi tin tưởng là một cách thức làm việc tốt nhất. 
Bỏ đặt mật khẩu: 
 - Tools/Options/Security 
 - Xoá mật khẩu đi 
 - OK 
 Trang 29