Giáo trình Nghiệp vụ hành chính văn phòng

ƣờng 13-14 Đứng, đậm 1. Phạm vi và đố tƣợng áp dụng 14 
 Trƣ ờng hợp không có tiêu đề In thƣờng 13-14 Đứng 1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày... 14 
 - Điểm In thƣờng 13-14 Đứng a) Đối với.... 14 
 Chức vụ, họ tên của ngƣời có 
 7 
 thẩm quyền 
 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 109 
 Ví dụ minh hoạ 
 Thành phần thể thức và chi tiết Cỡ 
STT Loại chữ 1 Kiểu chữ Cỡ 
 trình bày chữ Phông chữ Times New Roman 
 chữ 
 - Quyền hạn của ngƣời ký In hoa 13 - 14 Đứng, đậm TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. BỘ TRƢỞNG 14 
 - Chức vụ của ngƣời ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CHỦ TỊCH THỨ TRƢỞNG 14 
 - Họ tên của ngƣời ký In thƣờng 13 - 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14 
 8 Nơi nhận 
 Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ 
 a In thƣờng 13 -14 Đứng 14 
 chức, cá nhân nhận văn bản 
 - Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Nội vụ 14 
 Kính gửi: 
 - Bộ Nội vụ; 
 - Gửi nhiều nơi 14 
 - Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ; 
 - Bộ Tài chính. 
 Từ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ 
 b 
 chức, cá nhân nhận văn bản 
 - Từ “Nơi nhận” In thƣờng 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12 
 - Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân - Các bộ, cơ quan ngang bộ,...; - Nhƣ trên; 
 In thƣờng 11 Đứng 11 
 nh ận văn bản - Lƣu: VT, TCCB. - Lƣu: VT, NVĐP. 
 9 Phụ lục văn bản 
 - Từ “Phụ lục” và số thứ tự của 
 In thƣờng 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14 
 ph ụ lục 
 - Tiêu đề của phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 
 10 Dấu chi mức độ khẩn In hoa 13 - 14 Đứng, đậm HỎA THƢỢNG 13 
 KH ẨN 
 TỐC KHẨN 
 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 110 
 Ví dụ minh hoạ 
 Thành phần thể thức và chi tiết Cỡ 
 STT Loại chữ 1 Kiểu chữ Cỡ 
 trình bày chữ Phông chữ Times New Roman 
 chữ 
 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn bản 
 11 In thƣờng 11 Đứng PL.(300) 11 
 và số lƣợng bản phát hành 
 Địa chỈ cơ quan, tổ chức; thƣ Số: .............................................................................................. 
 12 điện tử; trang thông tin điện tử; In thƣờng 11 - 12 Đứng ĐT: .................................. Fax: ................................................ 11 
 số điện thoại; số Fax E-Mail: ............................ . Website: ............................................ 
 13 Chỉ dẫn về phạm vi lƣu hành In hoa 13-14 Đứng, đậm XEM XONG TRẢ LẠI LƢU HÀNH NỘI BỘ 13 
 14 Số trang In thƣờng 13-14 Đứng 2, 7, 13 14 
------------------------ 
1 Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn 
bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13. 
 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 111 
 PHỤ LỤC III 
 I. MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP LƢU 
 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 TÊN ĐƠN VỊ1 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 ________ ________________________ 
 MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP LƢU 
 ..2 
 Năm ... 
 __________ 
 3
 Số, ký hiệu Thời gian tài Thời hạn Số tờ / Ghi 
 Số TT T êu đề hồ sơ 
 hồ sơ liệu bảo quản Số trang4 chú 
 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 
 Mục lục này gồm: ....................... hồ sơ (đơn vị bảo quản). 
 Viết bằng chữ: ....................... hồ sơ (đơn vị bảo quản). 
 ............ ngày .............tháng ............năm .... 
 N ƣời lập 
 (Ký và ghi rõ họ và tên, chức vụ) 
________________________ 
1Tên đơn vị nộp lƣu hồ sơ, tài liệu. 
2Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh -viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu 
bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn đƣợc lập riêng thành 02 
Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo 
quản. 
3Áp dụng đối với văn bản giấy. 
4Áp dụng đối với văn bản điện tử. 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 112 
 II. MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ5 
 MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU 
 Số, ký hiệu hồ sơ: ................. 
 Năm ... 
 __________________ 
 Số, ký Tên loại và 
 Ngày tháng Tác giả Tờ số/ Trang 
 STT hiệu văn trích yếu nội Ghi chú 
 năm văn bản văn bản số 
 bản dun văn bản 
 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 
___________________________ 
5Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn vĩnh viễn. 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 113 
 III. MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ TÀI LIỆU 
 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 ___________ _______________________ 
  ngày tháng  năm 
 BIÊN BẢN 
 Giao nhận hồ sơ tà l ệu 
 Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ 
về công tác văn thƣ; 
 Căn cứ (Danh mục hồ sơ năm... Kế hoạch thu thập tài liệu...), 
 Chúng tôi gồm: 
 BÊN GIAO: (tên cá nhân đơn vị giao nộp hồ sơ tài liệu) 
 Ông (bà): 
 Chức vụ công tác: 
 BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan) 
 Ông (bà): 
 Chức vụ công tác: 
 Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung nhƣ sau: 
 1. Tên khối tài liệu giao nộp: 
 2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu: 
 3. Số lƣợng tài liệu: 
 a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy 
 - Tổng số hộp (cặp): 
 - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): Quy ra mét giá: mét. 
 b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử 
 - Tổng số hồ sơ: 
 - Tổng số tập tin trong hồ sơ: 
 4. Tình trạng tài liệu giao nộp: 
 5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu kèm theo. 
 Biên bản này đƣợc lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./. 
 ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 114 
 PHỤ LỤC IV 
 TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 __________ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 PHIẾU GIẢI QUYẾT VẢN BẢN ĐẾN 
  ngày ... tháng ... năm  
 (Tên loại; số và ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành 
 và trích yếu nội dung văn bản đến) 
 _______________ 
 1. Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức 
 - Giao đơn vị, cá nhân chủ trì; 
 - Giao các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); 
 - Thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có); 
 - Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết. 
 2. Ý kiến của lãnh đạo đơn vị 
 - Giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có); 
 - Ngày, tháng, năm cho ý kiến. 
 3. Ý kiến đề xuất của ngƣời giải quyết 
 - Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân; 
 - Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến. 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 115 
 PHỤ LỤC V 
 QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 
 I. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG 
 1. Bảo đảm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức đúng quy định. 
 2. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành. 
 3. Bảo đảm phân quyền cho các cá nhân truy cập vào Hệ thống. 
 4. Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lƣu hành trong Hệ thống. 
 5. Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ khác của 
cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khi đƣợc yêu cầu. 
 II. YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG 
 1. Đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và 
quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả. Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ là thông tin 
mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; 
mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản, hồ sơ khác; thông tin về chữ ký số trên 
văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm phục vụ quá trình quản 
lý, tìm kiếm và khả năng sử dụng của hồ sơ, tài liệu. 
 2. Có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác. 
 3. Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lƣợt truy cập văn bản, 
hồ sơ, hệ thống. 
 4. Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn 
bản, tài liệu. 
 5. Bảo đảm lƣu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản. 
 6. Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam. 
 7. Bảo đảm dễ tiếp cận và sử dụng. 
 8. Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định của pháp luật. 
 III. YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 
 1. Đối với việc tạo lập và theo dõi văn bản 
 a) Cho phép tạo lập văn bản mới và chuyển đổi định dạng văn bản. 
 b) Cho phép đính kèm văn bản. 
 c) Cho phép tạo mã định danh văn bản đi. 
 d) Hiển thị mức độ khẩn của văn bản. 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 116 
 đ) Cho phép tự động cấp số cho văn bản đi và số đến cho văn bản đến theo thứ 
tự và trình tự thời gian trong năm. 
 e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi đã nhận văn bản. 
 g) Thông báo cho Văn thƣ cơ quan khi có sự trùng lặp mã định danh văn bản 
hoặc cả ba trƣờng thông tin số, ký hiệu và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 
 h) Thông báo khi có văn bản mới. 
 i)Thông báo tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản. 
 k) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 
 l) Cho phép ngƣời có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc đơn 
vị, cá nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn. 
 m) Cho phép ngƣời có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn 
bản, tài liệu. 
 n) Cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản biết tình trạng xử lý văn bản của cơ 
quan, tổ chức nhận văn bản. 
 2. Đối với việc kết nối, liên thông 
 a) Bảo đảm kết nối, liên thông giữa các Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ 
thống quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử của Lƣu trữ lịch sử đối với cơ quan, tổ chức thuộc 
nguồn nộp lƣu. 
 b) Có khả năng hoạt động trên các thiết bị di động thông minh trong điều kiện 
bảo đảm an toàn thông tin. 
 c) Có khả năng kết nối, liên thong và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng 
khác đang đƣợc sử dụng tại cơ quan, tổ chức. 
 3. Đối với an ninh thông tin 
 a) Bảo đảm các cấp độ an ninh thông tin theo quy định của pháp luật. 
 b) Bảo đảm phân quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản. 
 c) Cảnh báo sự thay đổi về quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản trong Hệ 
thống cho đến khi có xác nhận của ngƣời có thẩm quyền. 
 4. Đối với việc lập và quản lý hồ sơ 
 a) Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ trong Hệ thống. 
 b) Bảo đảm tạo mã cho từng hồ sơ và tự động đánh số thứ tự của văn bản, tài 
liệu trong hồ sơ. 
 c) Liên kết toàn bộ văn bản, tài liệu và dữ liệu đặc tả có cùng mã hồ sơ trong Hệ 
thống để tạo thành hồ sơ. 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 117 
 d) Bảo đảm liên kết các trƣờng thông tin trong Danh mục hồ sơ của từng hồ sơ 
với toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ. 
 đ) Bảo đảm liên kết và thống kê toàn bộ hồ sơ đƣợc lập của một tài khoản cụ thể. 
 e) Cho phép gán một văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ đƣợc tạo bởi nhiều tài 
khoản khác nhau mà không cần nhân bản. 
 g) Cho phép kết xuất toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ sang 
định dạng (.pdf), (.xml) và bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, dữ 
liệu đặc tả của hồ sơ. 
 5. Đối với việc bảo quản và lƣu trữ văn bản, hồ sơ 
 a) Lƣu văn bản và các thông tin về quá trình giải quyết văn bản gồm: Ý kiến chỉ 
đạo, phân phối văn bản đến của ngƣời có thẩm quyền; các dự thảo văn bản của cá nhân 
đƣợc phân công soạn thảo; ý kiến góp ý của cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến chỉ đạo 
của lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung của lãnh đạo đơn vị chủ trì 
soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của 
ngƣời có thẩm quyền; lịch sử truy cập và xem văn bản; các tác động khác vào văn bản. 
 b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lƣu vào Lƣu trữ cơ quan 
trƣớc 30 ngày kể từ ngày Lƣu trữ cơ quan thông báo Danh mục hồ sơ nộp lƣu cho đơn 
vị giao nộp tài liệu. 
 c) Bảo đảm thực hiện nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ cơ quan, Lƣu trữ lịch sử. 
 d) Bảo đảm sự toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi của văn bản, hồ sơ. 
 đ) Bảo đảm khả năng truy cập và sử dụng hồ sơ, văn bản theo thời hạn bảo quản. 
 e) Bảo đảm khả năng di chuyển hồ sơ, tài liệu, dữ liệu đặc tả và thay đổi định 
dạng văn bản khi có sự thay đổi về công nghệ. 
 g) Có khả năng sao lƣu định kỳ, đột xuất và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố. 
 6. Đối với thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ 
 a) Cho phép thống kê số lƣợng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lƣợt truy cập vào 
từng hồ sơ, văn bản, tài liệu. 
 b) Cho phép thống kê số lƣợt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu của ngƣời 
quản lý, quản trị. 
 c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lƣu trữ điện tử và dữ liệu đặc 
tả của hồ sơ lƣu trữ. 
 d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ đối với tất cả các trƣờng thông tin đầu vào 
của văn bản, hồ sơ và nội dung của văn bản, tài liệu. 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 118 
 đ) Cho phép lựa chọn hiển thị các trƣờng thông tin của văn bản, hồ sơ trong kết 
quả tìm kiếm. 
 e) Cho phép lƣu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm. 
 g) Cho phép hiển thị thứ tự kết quả tìm kiếm. 
 h) Cho phép kết xuất kết quả tìm kiếm ra các định dạng tập văn bản phổ biến: 
(.doc), (.docx), (.pdf). 
 i) Cho phép tải hoặc in văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả. 
 k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả đƣợc in ra từ Hệ thống. 
 l) Lƣu lịch sử truy cập và sử dụng văn bản, tài liệu. 
 7. Đối với việc quản lý dữ liệu đặc tả 
 a) Lƣu các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan đến một văn bản, hồ sơ cụ thể theo 
thời hạn bảo quản. 
 b) Hiển thị toàn bộ dữ liệu đặc tả của một văn bản, hồ sơ khi có yêu cầu của 
ngƣời sử dụng đƣợc cấp quyền. 
 c) Cho phép nhập dữ liệu đặc tả bổ sựng cho văn bản, hồ sơ. 
 d) Lƣu dữ liệu đặc tả của quá trình kiểm soát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống. 
 đ) Lƣu và cố định sự liên kết của một văn bản, hồ sơ với tất cả các yếu tố dữ 
liệu đặc tả liên quan. 
 8. Đối với việc thu hồi văn bản 
 a) Đóng băng văn bản đi và dữ liệu đặc tả văn bản đi khi có lệnh thu hồi văn 
bản của cơ quan, tổ chức. 
 b) Hủy văn bản đến và dữ liệu đặc tả văn bản đến khi có lệnh thu hồi văn bản từ 
cơ quan, tổ chức phát hành văn bản. 
 c) Lƣu dữ liệu đặc tả của quá trình thu hồi văn bản. 
 IV. YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 
 1. Hệ thống cho phép ngƣời đƣợc giao quản trị Hệ thống thực hiện những 
nhiệm vụ sau: 
 a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác nhau. 
 b) Phân quyền cho ngƣời sử dụng theo quy định của cơ quan, tổ chức. 
 c) Truy cập vào hồ sơ và dữ liệu đặc tả của hồ sơ theo quy định của cơ quan, 
tổ chức. 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 119 
 d) Thay đổi quyền truy cập đối với hồ sơ, văn bản khi có sự thay đổi quy định 
của cơ quan, tổ chức. 
 đ) Thay đổi quyền truy cập của các tài khoản cá nhân khi có những thay đổi về 
vị trí công tác của cá nhân đó. 
 e) Phục hồi thông tin, dữ liệu đặc tả trong trƣờng hợp lỗi hệ thống và thông báo 
kết quả phục hồi. 
 g) Khóa hoặc đóng băng các tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn 
chặn khả năng di chuyển, xóa hoặc sửa đổi khi có yêu cầu của ngƣời có thẩm quyển. 
 2. Cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống. 
 3. Thiết lập kết nối liên thông. 
 V. THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG 
 1. Sổ đăng ký văn bản đến 
 2. Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến 
 3. Sổ đăng ký văn bản đi 
 4. Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đi 
 5. Mục lục văn bản trong hồ sơ 
 6. Mục lục hồ sơ. 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 120