Bài giảng Ứng dụng công nghệ thông tin - Mô đun 4: Kỹ năng sử dụng bảng tính cơ bản - Lê Thanh Phúc

MÔ ĐUN 04 – KỸ NĂNG SỬ DỤNG 
 BẢNG TÍNH CƠ BẢN 
 Biên soạn: ThS. Lê Thanh Phúc 
 sites.google.com/site/phuclt 
 phuclt@hvnh.edu.vn 1 
Nội dung 
• 4.1. Giới thiệu Microsoft Excel (MS Excel) 2010 
• 4.2. Thao tác trên bảng tính 
• 4.3. Định dạng bảng tính 
• 4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 phuclt@hvnh.edu.vn 2 
4.1. Giới thiệu Microsoft Excel (MS Excel) 2010 
 Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, 
 mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và 
 bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: 
 • Tính toán đại số, phân tích dữ liệu 
 • Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách 
 • Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau 
 • Vẽ đồ thị và các sơ đồ 
 • Tự động hóa các công việc bằng các macro 
 phuclt@hvnh.edu.vn 3 
4.1. Giới thiệu Microsoft Excel (MS Excel) 2010 
 Khởi động Microsoft Excel bằng cách 
 • Cách 1: Start All Programs 
 Microsoft Office 2010 
 Microsoft Office Excel 2010 
 • Cách 2: Run excel 
 • Cách 3: Double Click icon trên 
 Desktop 
 phuclt@hvnh.edu.vn 4 
4.1. Giới thiệu Microsoft Excel (MS Excel) 2010 
 4.1.1 Cửa sổ làm việc 
 phuclt@hvnh.edu.vn 5 
4.1. Giới thiệu Microsoft Excel (MS Excel) 2010 
 4.1.2. Tab File 
 phuclt@hvnh.edu.vn 6 
4.1. Giới thiệu Microsoft Excel (MS Excel) 2010 
 4.1.3. Ribbon 
 MS Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh 
 menu truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay 
 trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page 
 Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. 
 phuclt@hvnh.edu.vn 7 
4.2. Thao tác trên bảng tính 
 4.2.1. Tạo, mở, lưu bảng tính 
 Tạo mới bảng tính 
 • C1: Nhấn Menu File, chọn New, Blank Worksheet 
 • C2: sử dụng phím tắt Ctrl + N 
 phuclt@hvnh.edu.vn 8 
4.2. Thao tác trên bảng tính 
 4.2.1. Tạo, mở, lưu bảng tính 
 Mở một bảng tính tạo sẵn 
 • C1: Nhấn Menu File, chọn Open. 
 • C2: Phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. 
 Lưu tài liệu 
 • C1: Nhấn Menu File, chọn Save. 
 • C2: Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S 
 • Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, Excel sẽ 
 được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi lưu. 
 • Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), nhấn Menu File, 
 chọn Save As (phím tắt F12). phuclt@hvnh.edu.vn 9 
4.2. Thao tác trên bảng tính 
 4.2.1. Nhập dữ liệu 
 • Khi nhập dữ liệu trong Excel có thể nhập dữ liệu vào một ô, một vài ô cùng một 
 thời điểm, hay vào nhiều trang tính cùng một thời điểm. Dữ liệu nhập vào có 
 thể là số, văn bản, ngày tháng hoặc thời gian. Ta có thể định dạng dữ liệu theo 
 nhiều cách khác nhau. 
 Nhập văn bản hay số vào một ô 
 • 1.Trên trang tính, hãy bấm vào một ô. 
 • 2. Nhập số hoặc văn bản mà bạn muốn nhập rồi nhấn Enter hoặc Tab. 
 • Mẹo: Để nhập dữ liệu trên một dòng mới trong một ô, hãy tạo ngắt dòng bằng 
 cách nhấn Alt+Enter. 
 phuclt@hvnh.edu.vn 10 
4.2. Thao tác trên bảng tính 
 4.2.1. Nhập dữ liệu 
 Nhập ngày tháng hoặc thời gian vào một ô 
 1.Trên trang tính, hãy bấm vào một ô. 
 2. Hãy nhập ngày tháng hay thời gian như sau: 
 • Để nhập ngày tháng, hãy dùng dấu gạch chéo hay dấu gạch nối để phân tách 
 các phần của ngày tháng; ví dụ: hãy nhập 05/09/2014 hay 05-09-2014. 
 • Để nhập thời gian dựa trên đồng hồ 12 giờ, hãy nhập thời gian theo sau là dấu 
 cách rồi nhập AM hoặc PM sau thời gian đó; chẳng hạn như 9:00 PM. Nếu 
 không, Excel sẽ nhập thời gian dưới dạng AM. 
 • Mẹo: Để nhập thời gian hiện tại, hãy nhấn Ctrl+Shift+; (dấu chấm phẩy). 
 phuclt@hvnh.edu.vn 11 
4.3. Định dạng bảng tính 
 4.3.1. Workbook, Worksheet 
 • Workbook: là một tập tin mà trên đó người dùng làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, 
 ) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do 
 vậy người dùng có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với 
 nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay 
 chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của người dùng. 
 • Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn 
 được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức 
 thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một 
 Worksheet chứa được 16.384 cột và 1.048.576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa 
 được 256 cột và 65,536 dòng). 
 phuclt@hvnh.edu.vn 12 
4.3. Định dạng bảng tính 
 4.3.1. Workbook, Worksheet 
 • Thao tác trên Worksheet 
 phuclt@hvnh.edu.vn 13 
4.3. Định dạng bảng tính 
 4.3.2. Di chuyển trong bảng tính 
 Di chuyển trong bảng tính 
 • Có thể dùng chuột, các phím , thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, 
 sheet tab, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đến 
 các nơi bất kz trong bảng tính. 
 Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang 
 • Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là các thanh cuốn (scroll 
 bars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng 
 tính đang thao tác, nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay 
 bên dưới bảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên 
 phải của bảng tính. 
 phuclt@hvnh.edu.vn 14 
4.3. Định dạng bảng tính 
 4.3.2. Di chuyển trong bảng tính 
 Thanh Sheet tab 
 • Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh 
 sheet tab. Ngoài ra chúng ta có thể dùng để di chuyển đến 
 sheet liền trước sheet hiện hành và để di chuyển đến sheet 
 liền sau sheet hiện hành 
 phuclt@hvnh.edu.vn 15 
4.3.2. Di chuyển trong bảng tính 
 Nhấn phím Di chuyển 
 → hoặc Tab Sang ô bên phải 
 ← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái 
 ↑ Lên dòng 
 ↓ Xuống dòng 
 Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành 
 Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet 
 Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet 
 Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình 
 Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình 
 Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình 
 Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình 
 F5 Mở hộp thoại Go To 
 End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống 
 End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống 
 End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống 
 End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống 
 Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành 
 phuclt@hvnh.edu.vn 16 
 Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành 
4.3. Định dạng bảng tính 
 4.3.2. Chèn ô, dòng, cột 
 Chèn ô trống 
 1. Chọn các ô mà người dùng muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô 
 không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô). 
 2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Cells 
 3. Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert 
 Chèn dòng 
 1. Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà người dùng muốn 
 chèn số dòng tương ứng phía trên các dòng này. 
 2. Chọn Ribbon Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows 
 phuclt@hvnh.edu.vn 17 
4.3. Định dạng bảng tính 
 4.3.2. Chèn ô, dòng, cột 
 phuclt@hvnh.edu.vn 18 
4.3. Định dạng bảng tính 
 4.3.4. Định dạng chung 
 • Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cậptrong 
 nhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, 
 mỗi khi cần định dạng người dùng chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp 
 dưới đây. 
 phuclt@hvnh.edu.vn 19 
4.3. Định dạng bảng tính 
 4.3.4. Định dạng văn bản và số 
 Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì 
 người dùng truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home nhóm Cells 
 Format Format Cells 
 phuclt@hvnh.edu.vn 20 
4.3. Định dạng bảng tính 
 4.3.5. Định dạng khung (border) 
 phuclt@hvnh.edu.vn 21 
4.3. Định dạng bảng tính 
 4.3.5. Định dạng màu nền 
 phuclt@hvnh.edu.vn 22 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 4.4.1. Giới thiệu công thức (Formula) 
 • Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức 
 thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức 
 để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công 
 thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta 
 đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần. Vậy công thức có các thành phần gì? 
 • Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự 
 kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. 
 phuclt@hvnh.edu.vn 23 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 4.4.1. Giới thiệu công thức (Formula) 
 Các toán tử 
 Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả 
 + Cộng =3+3 3 cộng 3 là 6 
 - Trừ =45-4 45 trừ 4 còn 41 
 * Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5 
 / Chia =3/3 3 chia 3 là 1 
 =2^4 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn 
 ^ Lũy thừa 
 =16^(1/4) bậc 4 của 16 thành 2 
 phuclt@hvnh.edu.vn 24 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 4.4.1. Giới thiệu công thức (Formula) 
 Các toán tử 
 Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả 
 & Nối chuỗi =“Lê” & “Thanh” Nối chuỗi “Lê” và “Thanh” lại thành “Lê Thanh” 
 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 
 = Bằng =A1=B1 
 Kết quả: FALSE 
 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 
 > Lớn hơn =A1>B1 
 Kết quả: FALSE 
 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 
 < Nhỏ hơn =A1<B1 
 Kết quả: TRUE 
 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 
 >= Lớn hơn hoặc bằng =A1>=B1 
 Kết quả: FALSE 
 Ví dụ ô A1=3, ô B1= 
 <= Nhỏ hơn hoặc bằng =A1<=B1 
 Kết quả: TRUE 
 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 
 Khác =A1B1 
 phuclt@hvnh.edu.vnKết quả: TRUE 25 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 Thứ tự ưu tiên của các toán tử 
 Toán tử Mô tả Ưu tiên 
 : (hai chấm) (1 khoảng trắng) 
 Toán tử tham chiếu 1 
 , (dấu phẩy) 
 – Số âm (ví dụ –1) 2 
 % Phần trăm 3 
 ^ Lũy thừa 4 
 * và / Nhân và chia 5 
 + và – Cộng và trừ 6 
 & Nối chuỗi 7 
 = = So sánh 8 
 phuclt@hvnh.edu.vn 26 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 4.4.2. Giới thiệu hàm (Function) 
 • Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức 
 năng nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được 
 rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong 
 Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối 
 số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt 
 buộc hoặc tự chọn. 
 Ví dụ: 
 • =Rand(): hàm không có đối số 
 • =If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”): hàm 3 đối số 
 • =PMT(10%,4,1000,,1): hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn 
 phuclt@hvnh.edu.vn 27 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 Trong Excel 2010 có các hàm chính 
 như sau: • Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate, 
 • Hàm ngoại: Call, Registed.ID, • Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa, 
 • Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, • Hàm luận l{: If, And, Or, 
 Cubevalue, • Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, 
 • Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount, Vlookup, Hlookup, OffSet, 
 • Hàm ngày và thời gian: Time, Now, • Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, 
 Date,. Round, 
 • Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, • Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf, 
 Dec2Oct, • Hàm văn bản: Asc, Find, Text, 
 phuclt@hvnh.edu.vn 28 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 Nhập công thức và hàm 
 • Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào 
 người dùng chỉ việc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị 
 số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Có thể nhìn vào thanh Formula để thấy 
 được trọn công thức. Một điều hết sức lưu { khi làm việc trên bảng tính là 
 tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà người dùng nên dùng 
 đến tham chiếu. 
 phuclt@hvnh.edu.vn 29 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 Function Library Một trong những cách dễ dàng nhất để sử dụng hàm trong Excel 
 là sử dụng thư viện hàm. Khi người dùng muốn sử dụng hàm nào chỉ việc vào 
 thanh Ribbon chọn nhóm Formulas Function Library chọn nhóm hàm 
 chọn hàm cần sử dụng. 
 phuclt@hvnh.edu.vn 30 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 4.4.3. Nhóm hàm thông dụng 
 CÚ PHÁP Ý NGHĨA VÀ VÍ DỤ 
 ABS(number) Trả về giá trị tuyệt đối của một số thực. 
 =ABS(12 - 20) 8 
 INT(number) Trả về số nguyên lớn nhất không vượt quá 
 number. 
 =INT(5.6) 5 
 =INT(-5.6) 6 
 MOD(number, divisor) Trả về số dư của phép chia nguyên number 
 cho divisor (number, divisor là các số nguyên). 
 =MOD(5, 3) 2 
 phuclt@hvnh.edu.vn 31 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 4.4.3. Nhóm hàm thông dụng 
 CÚ PHÁP Ý NGHĨA VÀ VÍ DỤ 
 ODD(number) Làm tròn lên tới một số nguyên lẻ gần nhất. 
 =ODD(3.6) 
 =ODD(-2.2) 3 
 PRODUCT(number1, number2, ...) Tính tích của các giá trị trong danh sách tham 
 số. 
 =PRODUCT(2, -6, 3, 4) 144 
 SQRT(number) Tính căn bậc 2 của một số dương number. 
 =SQRT(36) 6 
 SUM(number1, num-ber2, ...) Tính tổng của các giá trị trong danh sách tham 
 số. 
 =SUM(2, -6, 8, 4 8 
 phuclt@hvnh.edu.vn 32 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 4.4.3. Nhóm hàm thông dụng 
 CÚ PHÁP Ý NGHĨA VÀ VÍ DỤ 
 ROUND(number, num_digits) Làm tròn số number với độ chính xác đến 
 num_digits chữ số thập phân (với qui 
 ước 0 là 
 làm tròn tới hàng đơn vị, 1 là lấy 1 chữ số 
 thập 
 phân, -1 là làm tròn tới hàng chục, ...). 
 =ROUND(5.13687, 2) 5.14 
 =ROUND(145.13687, -2) 100 
 phuclt@hvnh.edu.vn 33 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 4.4.3. Nhóm hàm thông dụng 
 • Ngoài ra còn có các nhóm hàm: 
 • Nhóm hàm Logic: AND, OR, XOR, NOT, IF 
 • Nhóm hàm thống kê: MAX, MIN, AVERAGE, COUNT, COUNTIF, COUNTA, 
 COUNTBLACK, SUM, SUMIF 
 • Nhóm hàm xử lý choỗi: LOWER, UPPER, TRIM, LEN, VALUE, LEFT, RIGHT, MID 
 • Nhóm hàm thời gian: TODAY(), NOW(), MONTH(), WEEK(), YEAR() 
 phuclt@hvnh.edu.vn 34 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 4.4.4. Nhóm hàm tìm kiếm 
 • Hàm VLOOKUP 
 • Tìm giá trị lookup_value trong cột trái nhất của bảngtable_array theo chuẩn 
 dò tìm range_lookup, trả về trị tương ứng trong cột thứ col_index_num(nếu 
 tìm thấy). 
 • Cú pháp: 
 phuclt@hvnh.edu.vn 35 
4.4. Hàm và các nhóm hàm thông dụng 
 4.4.4. Nhóm hàm tìm kiếm 
 • Hàm HLOOKUP 
 • Tìm giá trị Hlookup_value trong dòng trên cùng của bảng table_array theo 
 chuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị tương ứng trong dòng thứ 
 row_index_num(nếu tìm thấy). 
 • Cú pháp: 
 phuclt@hvnh.edu.vn 36