Bài giảng Nghiệp vụ hộ tịch

ặc thẻ căn cước công dân hoặc các 
giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn 
giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký giám hộ. 
– Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký giám hộ 
(trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử 
toàn quốc chưa được xây dựng xong và thực hiện thống nhất trên toàn quốc). 
1.2. Giấy tờ phải nộp 
– Tờ khai đăng ký giám hộ theo mẫu. 
– Văn bản cử người giám hộ theo quy định của Bộ luật dân sự đối với 
trường hợp đăng ký giám hộ cử. 
– Giấy tờ chứng minh điều kiện giám hộ đương nhiên theo quy định của Bộ 
luật dân sự đối với trường hợp đăng ký giám hộ đương nhiên. Trường hợp có nhiều 
người cùng đủ điều kiện làm giám hộ đương nhiên thì nộp thêm văn bản thỏa 
thuận về việc cử một người làm giám hộ đương nhiên. 
– Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền 
thực hiện việc đăng ký giám hộ. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, 
mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền 
không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan 
hệ với người ủy quyền. 
1.3. Trình tự thực hiện 
– Người có yêu cầu đăng ký giám hộ nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả 
kết quả của UBND cấp xã. 
– Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ; xác định tính 
hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình; đối chiếu thông tin 
trong Tờ khai với giấy tờ trong hồ sơ. 
– Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận; trong 
đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ; hoàn thiện thì hướng dẫn 
người nộp hồ sơ bổ sung; hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung; 
hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn; trong đó nêu rõ loại 
giấy tờ; nội dung cần bổ sung hoàn thiện; ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người 
tiếp nhận. 
– Hồ sơ đăng ký hộ tịch sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không 
được bổ sung đầy đủ; hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc 
từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản; trong đó ghi rõ lý do từ 
chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên. 
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, nếu thấy yêu 
cầu đăng ký giám hộ đủ điều kiện theo quy định pháp luật thì công chức tư pháp – 
hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Trường hợp Chủ tịch Ủy ban 
nhân dân cấp xã đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi vào Sổ đăng 
17 
ký giám hộ, cùng người đi đăng ký giám hộ ký vào Sổ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân 
cấp xã cấp Trích lục đăng ký giám hộ cho người yêu cầu. 
+ Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc 
bản sao được chứng thực từ bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ không được yêu 
cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản 
chính thì người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký 
vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu 
cầu người đi đăng ký nộp bản sao có chứng thực giấy tờ đó. 
+ Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch; 
người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình; đối chiếu với thông tin 
trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình; không được yêu cầu người đăng ký 
hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Người tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ 
xuất trình; hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ. 
+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng; đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch 
theo quy định của pháp luật hộ tịch; không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch 
nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp. 
1.4. Cách thức thực hiện 
– Người có yêu cầu đăng ký giám hộ trực tiếp thực hiện; hoặc ủy quyền cho 
người khác thực hiện việc đăng ký giám hộ; 
– Người thực hiện có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có 
thẩm quyền; hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính. 
1.5. Thời hạn giải quyết 
– 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. 
2. Thẩm quyền, trình tự thủ tục đăng ký thay đổi, chấm dứt việc GH 
- Người có yêu cầu đăng ký chấm dứt giám hộ nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân 
dân cấp xã có thẩm quyền. 
- Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, xác định tính 
hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình; đối chiếu thông tin 
trong Tờ khai với giấy tờ trong hồ sơ. 
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong 
đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn 
người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, 
hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại 
giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người 
tiếp nhận. 
- Hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung 
đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp 
nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người 
tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên. 
18 
- Trong thời hạn 02 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, nếu thấy yêu cầu đăng 
ký chấm dứt giám hộ đủ điều kiện theo quy định pháp luật thì công chức tư pháp - 
hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Trường hợp Chủ tịch Ủy ban 
nhân dân cấp xã đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi vào Sổ đăng 
ký chấm dứt giám hộ, cùng người đi đăng ký chấm dứt giám hộ ký vào Sổ. Chủ 
tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ cho người 
yêu cầu. 
* Lưu ý: 
+ Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc 
bản sao được chứng thực từ bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ không được yêu 
cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản 
chính thì người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký 
vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu 
cầu người đi đăng ký nộp bản sao có chứng thực giấy tờ đó. 
+ Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, 
người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin 
trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký 
hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Người tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ 
xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ. 
+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch 
theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch 
nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp. 
BÀI 8 
Thẩm quyền, trình tự, thủ tục đăng ký việc nhận cha, mẹ, con 
1. Quyền nhận cha, mẹ, con. 
Nhận cha, mẹ, con là quyền của công dân được quy định rõ trong Luật Hôn 
nhân và gia đình. Cha mẹ có quyền nhận con, con có quyền nhận cha mẹ kể cả khi 
người được nhận đã chết. 
Hiện nay, thẩm quyền đăng ký nhận cha, mẹ, con được quy định trong Luật 
Hộ tịch ban hành năm 2014. Theo đó, thông thường, UBND cấp xã nơi cư trú của 
người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, 
con. 
Đối với trường hợp thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, con giữa: 
- Công dân Việt Nam với người nước ngoài; 
- Công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với công dân Việt Nam định cư ở 
nước ngoài; 
19 
- Công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài với nhau; 
- Công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài với công dân Việt 
Nam hoặc với người nước ngoài; 
- Người nước ngoài với nhau mà một hoặc cả hai bên thường trú tại Việt 
Nam; 
thì thẩm quyền giải quyết đăng ký nhận cha, mẹ, con thuộc về UBND cấp 
huyện nơi cư trú của người được nhận là cha, mẹ, con. 
* Hồ sơ cần có khi tiến hành nhận cha, mẹ, con 
Theo hướng dẫn tại Điều 44 Luật Hộ tịch, muốn tiến hành làm thủ tục nhận 
cha, mẹ, con cần chuẩn bị các giấy tờ sau, nộp tại UBND cấp có thẩm quyền giải 
quyết: 
- Tờ khai theo mẫu quy định; 
- Giấy tờ, đồ vật hoặc các chứng cứ khác để chứng minh quan hệ cha con 
hoặc mẹ con; 
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu để chứng minh về 
nhân thân người nước ngoài (đối với trường hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con giữa 
công dân Việt Nam với người nước ngoài hoặc giữa người nước ngoài với nhau). 
2. Thẩm quyền, trình tự thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con. 
2.1. Thủ tục nhận cha, mẹ, con mới nhất năm 2020 
* Đối với trường hợp không có yếu tố nước ngoài: 
- Nộp đủ hồ sơ tại UBND cấp xã nơi cư trú của người nhận hoặc người được 
nhận là cha, mẹ, con; 
- Nếu thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng và không có tranh chấp, công 
chức tư pháp - hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người đăng ký nhận cha, mẹ, con 
ký vào Sổ hộ tịch. Thời gian giải quyết không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày 
nhận đủ giấy tờ; 
Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 05 
ngày làm việc. 
* Đối với trường hợp có yếu tố nước ngoài: 
- Nộp đầy đủ hồ sơ tại UBND cấp huyện nơi cư trú của người được nhận là 
cha, mẹ, con. 
- Công chức làm công tác hộ tịch xác minh, niêm yết việc nhận cha, mẹ, con 
tại trụ sở UBND cấp huyện 07 ngày liên tục, đồng thời gửi văn bản đề nghị UBND 
cấp xã nơi thường trú của người được nhận là cha, mẹ, con niêm yết 07 ngày liên 
tục tại trụ sở UBND cấp xã. Thời gian giải quyết không quá 15 ngày kể từ ngày 
nhận đủ giấy tờ, hồ sơ. 
20 
Phòng Tư pháp báo cáo và đề xuất Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định 
việc đăng ký nhận cha, mẹ, con. Nếu thấy đủ điều kiện thì Chủ tịch UBND cấp 
huyện giải quyết. 
Khi đăng ký nhận cha, mẹ, con các bên phải có mặt. 
2.2. Đăng ký nhận cha, mẹ, con trong một số trường hợp đặc biệt 
Theo Điều 13 Thông tư 15/2015/TT-BTP, việc đăng ký nhận cha, mẹ, con 
trong một số trường hợp đặc biệt giải quyết như sau: 
- Trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng, không đăng ký 
kết hôn, sinh con, người con sống cùng với người cha, khi người cha làm thủ tục 
nhận con mà không liên hệ được với người mẹ thì không cần có ý kiến của người 
mẹ trong Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con; 
- Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, đã 
được đăng ký khai sinh không có thông tin về người cha, vợ chồng có văn bản thừa 
nhận là con chung thì không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con; 
- Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, chưa 
được đăng ký khai sinh mà khi đăng ký khai sinh, vợ chồng có văn bản thừa nhận 
là con chung thì thông tin về người cha được ghi ngay vào Giấy khai sinh của 
người con mà không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con. 
BÀI 9 
Thẩm quyền, trình tự, thủ tục đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung và 
điều chỉnh hộ tịch 
1. Một số vấn đề chung về hộ tịch. 
1.1. Phạm vi thay đổi (Điều 26 của Luật hộ tịch) 
1. Thay đổi họ, chữ đệm và tên của cá nhân trong nội dung khai sinh đã đăng 
ký khi có căn cứ theo quy định của pháp luật dân sự. 
2. Thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký sau khi 
được nhận làm con nuôi theo quy định của Luật nuôi con nuôi. 
1.2. Thẩm quyền đăng ký thay đổi 
Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của 
cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa 
đủ 14 tuổi; bổ sung hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước. 
1.3. Thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch 
1. Người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu 
quy định và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch. 
2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định 
tại khoản 1 Điều này, nếu thấy việc thay đổi, cải chính hộ tịch là có cơ sở, phù hợp 
với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật có liên quan, công chức tư pháp - 
21 
hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch 
ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho 
người yêu cầu. 
Trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch liên quan đến Giấy khai sinh, Giấy 
chứng nhận kết hôn thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính 
hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn. 
Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 03 
ngày làm việc. 
3. Trường hợp đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch không phải tại nơi đăng ký 
hộ tịch trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm 
theo bản sao trích lục hộ tịch đến Ủy ban nhân dân nơi đăng ký hộ tịch trước đây 
để ghi vào Sổ hộ tịch. 
Trường hợp nơi đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì Ủy ban 
nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch 
đến Bộ Ngoại giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch. 
1.4. Thủ tục bổ sung hộ tịch 
1. Người yêu cầu bổ sung hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ 
liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch. 
2. Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu 
thấy yêu cầu bổ sung hộ tịch là đúng, công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung bổ 
sung vào mục tương ứng trong Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu ký tên vào Sổ hộ 
tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu. 
Trường hợp bổ sung hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì 
công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung bổ sung vào mục tương ứng và đóng dấu 
vào nội dung bổ sung. 
2. Thời hạn, trình tự giải quyết điều chỉnh hộ tịch. 
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ đối với việc thay 
đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc; ngay trong ngày làm việc đối với việc 
bổ sung hộ tịch, nếu thấy việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân 
tộc là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật có liên 
quan, Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện xem xét, 
quyết định. Trường hợp Chủ tịch ủy ban nhân dân quận, huyện đồng ý giải quyết 
thì ký Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung hộ tịch/xác định lại dân tộc cấp cho 
người yêu cầu. Trường hợp từ chối giải quyết thì thông báo bằng văn bản, có nêu 
rõ lý do. 
Sau khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận huyện ký Trích lục thay đổi/cải 
chính/bổ sung hộ tịch/xác định lại dân tộc cấp cho người có yêu cầu, công chức 
làm công tác hộ tịch ghi vào sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác 
định lại dân tộc và cùng người đi đăng ký hộ tịch ký vào sổ. 
22 
XÁC NHẬN KHOA 
Bài giảng môn học Nghiệp vụ Hộ tịch đã bám sát nội dung trong chương 
trình môn học. Đáp ứng được đầy đủ nội dung về kiến thức, kỹ năng, năng lực tự 
chủ trong chương trình môn học. 
Đồng ý đưa vào làm Bài giảng môn học Nghiệp vụ hộ tịch thay thế cho giáo 
trình. 
Người biên soạn 
Trần Quang Tạo 
Lãnh đạo khoa