Giáo trình Tin văn phòng

 phân cách 
Time Scale Axis 
 Minimum Xác định giá trị (ngày) nhỏ nhất trên trục (ngày bắt đầu) 
 Maximum Xác định giá trị (ngày) lớn nhất trên trục (ngày kết thúc) 
 Major unit Xác định khoảng chia chính trên trục (đơn vị là ngày, tháng hay 
năm) 
 Minor unit Xác định khoảng chia phụ trên trục (đơn vị là ngày, tháng hay năm) 
 Base Unit Xác định đơn vị tính cho trục 
 Dates in reverse order Hiển thị theo thứ tự ngược lại trên trục 
 Axis Type Xác định loại trục sử dụng như Automatic, Text axis hoặc Date axis 
 Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ thị. 
 Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ thị. 
 Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục 
 Vertical Axis crosses Các lựa chọn qui định cách trục tung giao với trục hoành 
o Between dates Do Excel tự xác định 
o At date Giao nhau tại ngày do bạn nhập vào 
o At maximum date Giao nhau tại ngày lớn nhất (gần đây nhất) trên trục 
 Position Axis Qui định cách hiển thị của các nhóm và nhãn trên trục (Dùng cho 
đồ thị 2-D area, column, và line). 
o On tick marks Hiện ngay ký hiệu phân cách 
o Between tick marks Hiện giữa các ký hiệu phân cách 
d. Các thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị 
Xóa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thị 
 Chọn chuỗi số liệu trên đồ thị (Ví dụ: chọn đường cung) 
 Nhấn phím Delete trên bàn phím để xót chuỗi khỏi đồ thị 
 Minh họa xóa chuỗi đường cung khỏi đồ thị 
Thêm chuỗi mới vào đồ thị 
 Chọn đồ thị cần thêm chuỗi mới vào. 
 Chart Tools Design Data Select Data. Hộp thoại Select Data 
Source xuất hiện. 
 Nhấp nút Add, hộp thoại Edit Series xuất hiện 
 Đặt tên cho chuỗi mới tại Series Name (bằng tham chiếu hoặc nhập trực tiếp tên 
vào từ bàn phím) và chọn vùng chứa dữ liệu tại Series Values 
 Ngoài ra ta có thể thêm nhanh chuỗi mới vào đồ thị bằng cách chép (Ctrl+C) dữ 
liệu của nó vào bộ nhớ, sau đó chọn đồ thị và dán (Ctrl+V) vào đồ thị. 
 Minh họa thêm chuỗi dữ liệu của tháng 3/2008 vào đồ thị 
Thay đổi chuỗi số liệu 
Cũng với ví dụ trên nhưng ta muốn chỉ vẽ cho 2 sản phẩm Giày và Dép 
 Chọn đồ thị cần chỉnh sửa 
 Chart Tools Design Data Select Data. Hộp thoại Select Data 
Source xuất hiện. 
 Chọn chuỗi cần chỉnh sửa, nhấp nút Edit, hộp thoại Edit Series xuất hiện 
 Chọn lại vùng dữ liệu mới tại Series Values. Làm tương tự cho các chuỗi số liệu 
khác. 
 Minh họa thay đổi chuỗi số liệu 
Ngoài ra chúng ta có thể sử dụng hàm Series cho đồ thị. Cú pháp như sau: = 
Series(series_name, category_labels, values, order, sizes) Trong đó: 
 Series_name: (tùy chọn) tham chiếu đến ô chứa tên chuỗi, bạn có thể nhập văn 
bản trực tiếp vào nhớ đặt trong cặp nháy kép. 
 Category_labels: (tùy chọn) tham chiếu đến vùng chứa các nhãn cho các nhóm 
số liệu trên trục, nếu bỏ trống Excel tự đánh số các nhóm bắt đầu là số 1. Có thể 
nhập trực tiếp các nhãn vào Tab cách nhau bằng dấu phẩy và đặt trong cặp ngoặc 
móc {}. 
 Values: (bắt buộc) tham chiếu đến vùng chứa số liệu của các chuỗi cần vẽ. 
 Order: (bắt buộc) Là số nguyên qui định thứ tự vẽ của các chuỗi (nếu đồ thị có 
nhiều hơn 1 chuỗi) 
 Sizes: (chỉ dùng cho đồ thị bong bóng – Bubble chart) Tham chiếu đến vùng 
chứa dữ liệu về kích thước của bong bóng trong đồ thị kiểu Bubble (sử dụng trong 
phân tích tài chính). Các giá trị có thể nhập trực tiếp Tab cách nhau bằng dấu phẩy 
và đặt trong cặp ngoặc móc {}. 
 Minh họa hàm Series của chuỗi số liệu tháng 3/2008 
Thêm đường xu hướng vào đồ thị 
 Khi vẽ các đồ thị với dữ liệu theo thời gian chúng ta thường vẽ thêm đường xu 
hướng để biết được xu hướng trong tương lai của tập dữ liệu. Một tập số liệu có thể 
có nhiều đường xu hướng tùy theo cách phân tích của chúng ta. Để thêm đường xu 
hướng bạn vào: 
 Chart Tools Layout Analysis Trendline chọn kiểu đường xu 
hướng từ danh sách hay vào More Trendline Options 
Minh họa thêm đường xu hướng vào đồ thị 
 BÀI 10: TỔNG QUAN VỀ POWERPOINT 
 1. Giới thiệu 
1. C¸ch khëi ®éng Powepoint 
 Cã nhiÒu c¸ch cã thÓ khëi ®éng ®−îc phÇn mÒm 
 Powerpoint. Tuú vμo môc ®Ých lμm viÖc, së thÝch 
 hoÆc sù tiÖn dông mμ b¹n cã thÓ chän mét trong c¸c 
 c¸ch sau ®©y ®Ó khëi ®éng: 
 C¸ch 1: Chän lÖnh Start cña Windows nh− sau: Start 
 | Programs | Microsoft Powerpoint 
 C¸ch 2: Nh¸y kÐp chuét lªn biÓu t−îng cña phÇn mÒm 
 Powerpoint trªn thanh c«ng cô, hoÆc trªn mμn h×nh 
 nÒn cña Windows; 
 Hép tho¹i ®Çu tiªn cña Powerpoint xuÊt hiÖn, cho 
 phÐp chän h−íng lμm viÖc: 
 -Open an exiting presentation ®Ó më mét tÖp tr×nh 
 diÔn ®· cã tr−íc (chØ dïng c¸ch nμy cho nh÷ng lÇn 
 sau, khi mμ b¹n ®· cã nh÷ng tÖp tr×nh diÔn trªn 
 m¸y); 
 -AutoContent wizard – gióp t¹o mét tÖp tr×nh diÔn 
 theo nh÷ng mÉu cho tr−íc víi néi dung vÒ mét chñ ®Ò 
 nμo ®ã; 
 -Design Template - ®Ó b¾t ®Çu t¹o míi mét tÖp tr×nh 
 diÔn sö dông mét mÉu ®Þnh d¹ng s½n ®· cã trong th− 
 viÖn Powerpointl 
 - Blank Presentation cho phÐp t¹o míi mét tr×nh 
 diÔn; 
 2. Tạo mới một trình diễn 
 Màn hình làm viÖc chÝnh cña Powerpoint th«ng thưêng bao 
gåm 5 thành phÇn: 
- B¶n tr×nh diÔn (slide): Là n¬i chÕ b¶n néi dung c¸c 
 b¶n tr×nh diÔn. Mçi tÖp tr×nh diÔn (Presentation) cã 
 thÓ bao gåm nhiÒu b¶n tr×nh diÔn (Slide). T¹i mçi thêi 
 ®iÓm, mμn h×nh chØ cã thÓ hiÓn thÞ ®ưîc 1 b¶n tr×nh 
 diÔn ®Ó thiÕt kÕ. B¹n cã thÓ sö dông c¸c c«ng cô chÕ 
 b¶n (nh− sö dông trong Word) ®Ó ®ưa th«ng tin lªn c¸c 
 Slides 
 3. Tạo hiệu ứng cho từng đối tượng (Custom Animation) 
Một Textbox chứa văn bản, 1 hình ảnh, 1 đoạn phim, 
đều được xem là một đối tượng (object) trên trang trình chiếu. 
Có thể được tạo một hoặc nhiều hiệu ứng hoạt hình trên đối 
tượng đó. 
Thực hiện tạo hiệu ứng cho đối tượng: 
· Chọn màn hình thiết kế dạng: Slide view 
· Chọn trang trình chiếu (Slide) cần thực hiện 
· Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng 
· Chọn lệnh SLIDE SHOW/ CUSTOM ANIMATION (hoặc 
bấm mouse phải vào đối tượng chọn lệnh Custom 
Animation), khi đó xuất hiện bên phải màn hình menu 
lệnh Custom Animation như hình 5.1 
Trong hộp Custom Animation ta thực hiện: 
v Chọn lệnh ADD EFFECT: để tạo hiệu ứng cho đối 
tượng bằng cách chọn: 
§ Entrance: (hình ngôi sao màu xanh lá cây) hiệu 
ứng đưa đối tượng vào trong slide trình chiếu. 
§ Emphasis: (hình ngôi sao màu vàng) hiệu ứng 
để nhấn mạnh và làm nổi bật đối tượng trong khi 
trình chiếu. 
§ Exit: (hình ngôi sao màu đỏ) hiệu ứng để đưa đối tượng ra khỏi trang trình 
chiếu. 
§ Motion path: (hình ngôi sao rỗng) hiệu ứng cho đối tượng chuyển động 
trên một quãng đường tự tạo 
Sau khi đã áp hiệu ứng vào đối tượng, ta sẽ thấy lệnh ADD EFFECT đổi thành 
lệnh CHANGE. Lệnh CHANGE dùng để đổi hiệu ứng của đối tượng. 
Ví dụ: khi đối tượng đang mang hiệu ứng Diamond, bây giờ ta muốn thay thành 
hiệu ứng Blind thì ta chỉ cần nhấp vào Change và sau đó chọn hiệu ứng Blind. 
Chú ý: nếu ta dùng change để chọn lại hiệu ứng cho đối tượng thì hiệu ứng cũ sẽ 
bị thay thế bởi hiệu ứng mới. Nhưng cũng với đối tượng đó ta dùng Add Effect để tiếp 
tục 
chọn hiệu ứng cho đối tượng thì đối tượng sẽ có thêm 1 hiệu ứng nữa sau hiệu ứng đã 
chọn trước đó. Nghĩa là một đối tượng sẽ có thể được áp nhiều hơn 2 hiệu ứng. 
v REMOVE: dùng để xóa bỏ hiệu ứng của đối tượng, thực hiện 
Chọn một hiệu ứng đã áp vào đối tượng trong hộp hiệu ứng, nhấp vào REMOVE 
(hoặc nhấn phím DELETE trên bàn phím hoặc nhấn chuột phải vào hiệu ứng rồi 
chọn Remove) 
v Sau chữ MODIFY: là tên hiệu ứng mà đối tượng đang mang 
Ví dụ: Modify: diamond nghĩa là đối tượng đang mang hiệu ứng có tên là diamond 
v Trong hộp START: 
§ ON CLICK: hiệu ứng xuất hiện khi bấm mouse 
§ WITH PREVIOUS: hiệu ứng xuất hiện cùng với hiệu ứng trước 
§ AFTER PREVIOUS: hiệu ứng xuất hiện sau khi hiệu ứng trước thực hiện 
xong. 
v Trong hộp DIRECTION: dùng để chọn hướng xuất hiện của hiệu ứng: 
Ví dụ: 
§ IN: hiệu ứng đi vào trong 
§ OUT: hiệu ứng tỏa ra ngoài 
§ FROM LEFT: hiệu ứng xuất hiện từ bên trái qua phải 
§ FROM RIGHT: hiệu ứng xuất hiện từ bên phải qua trái 
§ FROM TOP: hiệu ứng xuất hiện từ trên xuống 
§ FROM BOTTOM: hiệu ứng xuất hiện từ dưới lên 
v Trong hộp SPEED: dùng để chọn tốc độ trình diễn của hiệu ứng 
Ví dụ: 
§ VERY SLOW: rất chậm 
§ SLOW: chậm 
§ MEDIUM: trung bình 
§ FAST: nhanh 
§ VERY FAST; rất nhanh 
v RE-ORDER: dùng để thay đổi trật tự của các hiệu ứng. Khi ta quan sát các trang 
trình chiếu ở chế độ Slide View, ta thấy đối tượng sau khi đã áp hiệu ứng thì 
được ký hiệu bởi 1 số ở phía bên trên trái đối tượng, đó chính là số thứ tự 
mà hiệu ứng sẽ xuất hiện. Ta sẽ thay đổi số thứ tự này bằng cách: 
Chọn hiệu ứng cần thay đổi thứ tự xuất hiện, nhấn vào mũi tên ¯ (màu xanh) nếu muốn 
hiệu ứng xuất hiện sau, nhấp ­ (màu xanh) nếu muốn hiệu ứng xuất hiện trước. 
v PLAY: dùng để xem trang trình chiếu ở chế độ Slide View 
v SLIDE SHOW: dùng để xem trang trình chiếu toàn màn hình 
v AUTOPREVIEW: nếu kiểm nhận thì hiệu ứng sẽ tự trình chiếu sau mỗi lần thay 
đổi, nếu không kiểm nhận thì hiệu ứng chỉ xuất hiện khi nhấp vào nút Play 
Tinh chỉnh hiệu ứng cho đối tượng: 
Nhấn chuột phải vào hiệu ứng cần chỉnh sửa thêm, chọn EFFECT OPTION, thấy xuất 
hiện 1 bảng lệnh mang tên hiệu ứng của đối tượng mà ta đang thực hiện: 
v Trong menu EFFECT (hình 5.2) 
§ Sound: Tạo âm thanh đi kèm hiệu ứng 
Ví dụ: Sound: Applause, nghĩa là khi hiệu ứng xuất hiện sẽ nghe tiếng vỗ tay đi 
kèm 
§ After animation: trạng thái ẩn hiện 
sau hiệu ứng 
Ví dụ: Don’t Dim (không có gì xảy ra sau 
hiệu ứng), chọn màu hoặc more color (sau 
khi hiệu ứng xuất hiện, văn bản sẽ đổi sang 
màu vừa chọn), Hide after animation (văn 
bản sẽ ẩn sau khi hiệu ứng xuất hiện), Hide 
on next mouse click (văn bản sẽ ẩn sau khi 
click chuột) 
§ Animatext: cách xảy ra hiệu ứng 
cho văn bản 
Ví dụ: All at once (xuất hiện văn bản theo 
từng dòng), By word (xuất hiện văn bản theo 
từng chữ), By letter (xuất hiện văn bản theo 
từng ký tự) 
v Trong menu TIMING (hình 5.3) 
§ DELAY: xác định gian hiệu ứng 
xảy ra sau bao nhiêu giây 
Ví dụ: Delay: 5 seconds nghĩa là 5 giây sau 
khi click chuột hiệu ứng mới xuất hiện (nếu ta 
chọn start on click) 
§ REPEAT: lặp lại hiệu ứng với số 
lần xác định 
Ví dụ: 
o NONE: không lặp lại hiệu ứng 
o 5: lặp lại 5 lần hiệu ứng đang thực 
hiện (ta có thể nhập số lần lặp lại tùy 
theo ý muốn) 
o UNTIL NEXT CLICK: lặp lại cho đến 
khi click chuột thì dừng 
o UNTIL END OF SLIDE: lặp lại cho đến 
khi kết thúc slide đang trình chiếu 
v Trong menu TEXT ANIMATION: tạo 
hiệu ứng cho văn bản 
§ AUTOMATICALLY AFTER: xác 
định khoảng thời gian văn bản 
xuất hiện sau hiệu ứng trước 
§ IN REVERSE ORDER: cho nội 
dung văn bản xuất hiện theo thứ tự ngược lại. 
 4. Tạo hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide (Slide Transition) 
Hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide là một trong những hiệu ứng 
thông thường 
nhất của Powerpoint. Ta có thể thực hiện các hiệu ứng chuyển 
tiếp slide để áp dụng cho 
toàn bộ trình diễn hoặc chỉ cho 1 slide hiện hành 
Thực hiện hiệu ứng chuyển tiếp cho slide: 
Chọn SLIDE SHOW/ SLIDE TRANSITION, hộp thoại Slide 
transition xuất hiện (hình 
5.4) (có thể chọn từ thanh Task Pane) 
v Trong Apply to selected slide, chọn hiệu ứng chuyển tiếp cho 
slide 
v Trong Modify transition: Speed (chọn tốc 
độ chuyển tiếp của slide); Sound (chọn âm 
thanh đi kèm khi hiệu ứng chuyển tiếp thực 
hiện). Nếu kiểm nhận vào hộp Loop until 
next sound thì âm thanh đó sẽ lập lại cho 
đến khi có một âm thanh mới được phát. 
v Trong Advance slide: Nếu kiểm nhận vào 
On mouse click thì hiệu ứng chuyển tiếp 
chỉ xuất khi click chuột; Nếu muốn định 1 
khoảng thời gian cho slide tự động chuyển 
tiếp thì kiểm nhận vào hộp Automatically 
after và nhập thời gian xác định vào hộp 
trắng bên dưới. 
v Nếu muốn áp hiệu ứng chuyển tiếp vừa 
chọn cho tất cả các slide thì chọn Apply to 
All Slides 
Chú ý: ta có thể thực hiện việc chuyển tiếp giữa các slide 
trong chế độ Slide Sorter hoặc chế độ Slide View. 
 5. Liên kết: 
Để làm cho bài trình diễn PowerPoint linh hoạt và phong phú chúng ta cần sử dụng 
các liên kết (hyperlinks) nhằm tạo ra khả năng di chuyển giữa các slide, giữa các bài 
trình diễn hay mở một ứng dụng bên ngoài chương trình PowerPoint. 
a. Liên kết giữa các slide: 
Giả sử ta có một bài trình diễn gồm 10 slide và ta cần tạo một liên kết từ slide 1 nhảy 
trực tiếp tới slide 8, ta thực hiện như sau: 
- Chọn một đối tượng trên slide 1 để tạo liên kết. Đối tượng tạo liên kết có thể là một 
dòng văn bản, một hình vẽ, 
- Vào menu Slide Show/Action Settings. Màn hình Action Settings sẽ xuất hiện như 
Có hai lựa chọn: 
o Mouse Click: khi nhấp chuột vào đối tượng thì lệnh sẽ được thực hiện. 
o Mouse Over: khi di chuyển chuột qua đối tượng thì lệnh sẽ được thực hiện. 
- Ta chọn Mouse Click . Trong phần Mouse Click sẽ có các lựa chọn sau: 
o None: không thực hiện gì cả. 
Hướng dẫn sử dụng MS PowerPoint 2003 
2 4/6/2006 
o Hyperlink to: cho phép liên kết đến các slide khác trong cùng bài trình diễn, 
liên kết đến các bài trình diễn khác, liên kết đến các dạng tài liệu khác như 
Word, Excel, liên kết đến trang web, 
o Run program: chạy một chương trình ứng dụng (có đuôi .exe). 
- Ta chọn Hyperlink to. Trong khung bên dưới chọn Slide Màn hình tương tự hình 
dưới sẽ xuất hiện 
Liên kết với một bài trình diễn khác: 
Để tiến hành liên kết với một bài trình diễn khác ta thực hiện các bước tương tự bên 
trên nhưng trong mục Hyperlink to thì chọn Other PowerPoint Presentation 
c. Liên kết với các dạng tài liệu khác: 
- Các tài liệu khác có thể là một file Word, Excel, trang web 
- Thực hiện các bước tương tự bên trên nhưng trong mục Hyperlink to thì chọn Other 
File 
d. Chạy một chương trình: 
Trong lúc trình diễn, chẳng những ta có thể liên kết với các slide khác, bài trình diễn 
khác mà còn có thể chạy các ứng dụng khác như Word, Excel, Calculator, bất cứ file 
nào có đuôi là exe. 
Để thực hiện lệnh gọi chương trình ta thực hiện các bước tương tự bên trên nhưng 
không chọn mục Hyperlink to mà chọn mục Run program. 
e. Một số lưu ý khi thực hiện liên kết 
Các lưu ý này là hết sức quan trọng. 
Nếu muốn trình diễn trên một máy tính khác với máy tính soạn bài trình diễn thì phải 
copy các file liên kết và chép vào máy tính dự định thực hiện trình diễn. 
Hướng dẫn sử dụng MS PowerPoint 2003 
3 4/6/2006 
Ví dụ: soạn bài trình diễn ở nhà, dự định đem vào máy trong trường để trình diễn thì 
phải copy các file liên kết trong máy ở nhà và chép vào máy trong trường. 
Khi thực hiện liên kết với các file PowerPoint khác, trang web, tài liệu hay chương 
trình trên một máy này nhưng khi trình diễn lại trên một máy khác thì có thể xảy ra 
tình trạng liên kết không hoạt động được. Lý do của vấn đề này như sau: khi ta thực 
hiện liên kết, PowerPoint sẽ sử dụng địa chỉ tuyệt đối cho liên kết. 
Ví dụ: Ta thực hiện một liên kết đến file PowerPoint bai2.ppt trong thư mục 
Trinhdien ở ổ đĩa D như sau: