Giáo trình Tin học văn phòng - Chuyên ngành: Quản trị mạng

t việc nhập văn bản cho tựa đề 
 và tựa đề phụ 
 3.2. Chèn Clip Art, âm thanh, bảng biểu 
 Bạn có nhiều cách để chèn thông tin trong slide của mình và sử dụng công cụ âm thanh 
trong PowerPoint để quản lý âm thanh chơi như thế nào. Bạn có thể sử dụng cửa sổ tác vụ Custom 
Animation và đưa ra những lệnh chính xác với PowerPoint cách bắt đầu hoặc ngừng âm thanh như 
 thế nào. 
 Chèn âm thanh bằng cách sử dụng tab Insert 
 Có thể chèn âm thanh từ máy tính của bạn hoặc chèn âm thanh từ một file trên mạng nội bộ 
hoặc chèn một file trong thư viện clip. Những file này có tên như MySound.wav hoặc 
Atmospheric.mid. Những bước sau chỉ cho bạn cách chèn âm thanh bằng tab Insert. 
 1. Click vào tab Insert. 
 2. Chọn nút mũi tên trên hộp Sound. 
 3. Để chọn một file âm thanh từ máy tính của bạn hoặc file từ mạng nội bộ, chọn Sound 
from File. Tìm file và nhấp đôi chuột để chèn nó vào slide. 
 4. Để chèn âm thanh từ thư viện clip, chọn Sound from Clip Organizer và tìm kiếm clip 
trong cửa sổ nhiệm vụ Clip Art. Chọn clip bạn muốn chèn vào slide. 
 Chèn âm thanh bằng cách sử dụng Slide Placeholder 
 Bạn có thể sử dụng những biểu tượng như hình trên để chèn vào file âm thanh. Kết quả 
cũng tương tự như bạn sử dụng tab Insert, nhưng bạn sử dụng content placeholder. 
 1. Click vào biểu tượng Insert Media Clip để tìm file âm thanh trên máy tính hoặc trên 
mạng nội bộ. 
 2. Click vào biểu tượng Clip Art để mở cửa sổ nhiệm vụ Clip Art để file âm thanh chèn vào 
clip. 
 c. Bắt đầu chơi âm thanh 
 Trong quá trình chèn âm thanh, một cửa sổ nhỏ hiện ra với hai sựa lựa chọn là bạn muốn 
âm thanh sẽ bắt đầu một cách tự động hay bạn muốn bắt đầu âm thanh bằng cách click chuột. Chọn 
Automatically nếu bạn muốn âm thanh tự động chơi khi slide được thuyết trình. Nếu trong slide đã 
có các hiệu ứng khác như âm thanh, đoạn video clip, thì âm thanh sẽ bắt đầu chơi khi các hiệu ứng 
đã có kết thúc. 
 Chọn When Clicked nếu bạn muốn âm thanh bắt đầu chơi khi bạn nhấn vào biểu tượng trên 
slide. 
 Chơi âm thanh trên Slide 
 Âm thanh đã chèn trên slide và mặc dù bạn chọn cách chơi tự động hay chọn cách nhấp 
chuột vào biểu tượng âm thanh, thì âm thanh sẽ chơi từ đầu đến cuối bài thuyết trình, trừ khi bạn 
click trên slide để ngừng âm thanh. Bạn có thể chơi âm thanh từ đầu đến cuối bằng cách: 
 1. Chọn biểu tượng âm thanh. 
 2. Trên Ribbon, dưới Sound Tools, chọn tab Options. 
 3. Trong nhóm Sound Options, trong danh sách Play Sound, chọn Play across slides. 
 Đây là cách bắt đầu âm thanh tự động khi slide bắt đầu thuyết trình và nó sẽ không ngừng 
mặc dù bạn có click chuột lên slide. Nó sẽ ngừng khi kết thúc đoạn âm thanh hoặc bài thuyết trình 
kết thúc. Nếu bạn muốn nó ngừng như thế nào thì sử dụng trình nhiệm vụ Custom Animation. 
 39 
 Thiết lập thời gian cho âm thanh ngừng 
 Bạn có thể chọn cách ngừng âm thanh trong bài thuyết trình bằng cửa sổ nhiệm vụ Custom 
Animation. Với một file phim ảnh bạn cũng sử dụng cửa sổ nhiệm vụ này. Để làm cho âm thanh 
chơi, nhưng ngừng trong một số slide, đầu tiên mở cửa sổ nhiệm vụ Custom Animation trong tab 
Animation và sau đó làm như sau: 
 1. Âm thanh trong bài thuyết trình có hiệu ứng bởi tên của nó trong cửa sổ nhiệm vụ, ví dụ 
trong hình trên tên của nó là LongerFlute.wav. khi hiệu ứng được chọn trên slide, thì nó cũng được 
chọn trên cửa sổ nhiệm vụ. 
 2. Click vào mũi tên trong hộp hiệu ứng âm thanh để thể hiện nó trên menu. 
 3. Trên menu, chọn Effect Options. 
 3. Trong hộp thoại Play Sound, bạn có một vài lựa chọn cách ngừng âm thanh như thế nào. 
Để xác định ngừng âm thanh sau một số slide thì chọn mũi tên trong hộp After. Trong hình trên, thì 
 âm thanh sẽ chơi chỉ trong 3 slide. 
 Thay đổi cách âm thanh bắt đầu 
 Bạn cũng sử dụng Custom Animation để thiết lập chế độ âm thanh bắt đầu như thế nào 
trong bài thuyết trình. Chẳng hạn bạn đã chọn âm thanh bắt đầu tự động, nhưng sau đó lại quyết 
định nó nên bắt đầu bằng cách click chuột. Cách làm như sau: 
 1. Nếu âm thanh bắt đầu tự động thì bạn sẽ thấy giống như hình trên, trong hộp Start hiện ra 
một chiếc đồng hồ với dòng chữ After Previous. 
 2. Chọn mũi tên trong hộp Start và chọn Start On Click. 
 3. Hiệu ứng đã được thay đổi bằng biểu tượng con chuột trong hộp Start, bạn có thể click 
chuột để bắt đầu âm thanh. 
 Cài đặt phương thức kích hoạt (trigger) âm thanh trên slide 
 Bạn đã biết một số cách bắt đầu âm thanh trong slide và đây là một cách thay đổi vui vui là 
thay đổi biểu tượng âm thanh (trigger). 
 1. Biểu tượng âm thanh được chèn vào slide. 
 2. Trong cửa sổ tác vụ Custom Animation, chọn nút mũi tên trong Sound Effect và sau đó 
chọn Timing trên trình đơn. 
 3. Trong hộp thoại Play Sound, dưới Triggers, chọn Start effect on click of. 
 4. Chọn mũi tên và chọn biểu tượng âm thanh khác thay thế cho cái loa. Ví dụ bạn chọn 
Right Arrow 6. 
 File âm thanh của bạn liên kết hay được nhúng 
 1. Những file này sẽ kết nối đến bài thuyết trình bởi vì nó không phải là file .wav hoặc có 
dung lượng lớn hơn 100KB. 
 2. Những file này được nhúng trong bài thuyết trình bởi vì chúng là file .wav và có dung 
lượng dưới 100KB. 
 Để đảm bảo âm thanh sẽ được chơi trong bài thuyết trình của bạn thì hãy quan tâm đến chi 
tiết về dung lượng của file âm thanh. Mặc dù file âm thanh được kết nối đến bài thuyết trình bằng 
cách kết nối hay được nhúng. Nhưng điều quan trọng hơn là hãy quan tâm PowerPoint có thể tìm 
 thấy file âm thanh mà bài thuyết trình có liên kết đến. 
 Những file liên kết 
 Một file liên kết thực sự không phải là nội dung của bài thuyết trình, thay vào đó 
PowerPoint tạo ra một đường liên kết đến file này bằng cách chèn nó vào trong bài thuyết trình. Ví 
dụ file này có thể ở trên máy tính hoặc trên mạng nội bộ mà máy tính của bạn có thể liên kết được. 
Chính vì vậy, khi bạn chèn nó thì thực sự bạn đã tạo được đường liên kết đến nó. PowerPoint dựa 
trên đường liên kết này để chơi âm thanh. Khi bạn di đời hoặc xóa bỏ file âm thanh này, thì đường 
liên kết không còn hiện hữu, vì vậy bài thuyết trình sẽ không có âm thanh, vì PowerPoint không tìm 
 thấy file âm thanh này. 
 Những file nhúng 
 Một file nhúng là một phần của bài thuyết trình. Nếu bạn muốn sao chép bài thuyết trình 
đến một vị trí khác trên máy tính thì file âm thanh vẫn chơi được trên bài thuyết trình. 
 Làm thế nào để thực hiện các file liên kết? 
 Dưới đây là hai bài thực hành để liên kết file âm thanh đến bài thuyết trình: 
 40 
 Bài thực hành thứ 1: Khi bạn tạo ra một bài thuyết trình và trước khi chèn file âm thanh, 
nên copy file âm thanh vào cùng một folder. Sau đó chèn nó vào bài thuyết trình, PowerPoint sẽ tạo 
ra đường liên kết với file âm thanh trong folder có chứa cả file thuyết trình và file âm thanh. Khi 
bạn di chuyển hoặc sao chép folder đó đến một máy tính khác, thì âm thanh vẫn được chơi trong bài 
thuyết trình. 
 Bài thực hành thứ 2: Khi bài thuyết trình đã được làm xong và bạn muốn sao chép nó thì nên 
sử dụng Package for CD. Chức năng này sao chép tất cả các file đến một vị trí trên CD hoặc một 
folder nào đó và nó tự động cập nhật những đường liên kết cho file âm thanh, hình ảnh. 
 Để đảm bảo âm thanh sẽ được chơi trong bài thuyết trình của bạn thì hãy quan tâm đến chi 
tiết về dung lượng của file âm thanh. Mặc dù file âm thanh được kết nối đến bài thuyết trình bằng 
cách kết nối hay được nhúng. Nhưng điều quan trọng hơn là hãy quan tâm PowerPoint có thể tìm 
thấy file âm thanh mà bài thuyết trình có liên kết đến. 
3.3. Chèn biểu đồ, SmartArt vào Slide 
Chèn biểu đồ vào slide 
 Chèn thêm một slide mới vào, slide này có 3 phần: Tựa đề slide, một biểu đồ và một đoạn 
 văn bản. Bạn vào Ribbon | chọn ngăn Home | chọn New Slide | chọn kiểu slide là Two Content. 
 Nhập tựa đề cho slide là: Favorite Movies Survey 
 Tại khung bên trái, nhấp chuột vào nút Insert Chart để chèn đồ thị 
 41 
Hộp thoại Insert Chart xuất hiện | chọn kiểu đồ thị là Stacked Column in 3D, sau đó 
nhấn nút OK 
 . 
 Khi cửa sổ bảng tính xuất hiện hãy xoá tất cả các dữ liệu có sẵn trong bảng vào 
nhập vào thông tin như bảng sau: 
 Đóng cửa sổ bảng tính lại 
Lúc đó đồ thị từ số liệu bạn vừa nhập sẽ xuất hiện trên slide như hình sau: Nhấp chuột vào khung 
bên phải để nhập văn bản vào. 
 42 
 Nhập vào đoạn văn bản sau: Which types of movies do men and women prefer? 
Chèn SmartArt vào slide: Trước tiên chúng ta sẽ chèn slide mới bằng cách vào Ribbon | Home | New 
 Slide | chọn kiểu Title and Content. 
 Nhập tựa đề vào cho slide là: Oscars, 79th Academy Awards (Giải Oscar lần thứ 79) 
 43 
 Nhấp chuột vào nút Insert SmartArt Graphic 
Cửa sổ SmartArt Graphic xuất hiện. Chọn nhóm kiểu là Hierarchy | chọn kiểu Organization Chart | 
 nhấp Ok để chèn vào slide. 
 Một sơ đồ cây như hình dưới, bạn chọn hộp trên cùng của sơ đồ và nhập vào nội dung sau: 
 Fearture Films (Thể loại phim) 
 Chọn hộp được khoanh vòng tròn như hình dưới và nhấn phím Delete để xoá bỏ. 
 Chọn hộp đầu tiên ở cấp 2 của sơ đồ cây (xem hình dưới), sau đó vào Ribbon | SmartArt Tools | Add 
 44 
 Shape | chọn Add Shape Below để chèn thêm một Textbox bên dưới cấp đang chọn. 
Chọn lại hộp đầu tiên ở cấp 2 của sơ đồ cây (xem hình dưới) và vào Ribbon | SmartArt Tools | Add Shape 
 | chọn Add Shape Below để chèn thêm một Textbox bên dưới cấp đang chọn. 
Bài 4: Tùy biến và hiệu chỉnh bài trình diễn 
 4.1. Áp dụng các Template có sẵn 
 Bước 1: Vào thẻ Home, nhấp vào mũi tên góc dưới biểu tượng New Slide để lựa chọn 
mẫu slide phù hợp với yêu cầu cá nhân trong các Office Theme có sẵn. 
 Bước 2: Bạn cũng có thể tạo một slide giống với cấu trúc slide trước đó bằng các thao tác trên và 
chọn Duplicate Selected Slides. 
 45 
 4.2. Hiệu chỉnh Master Slide 
 1. Mở một bài thuyết trình, sau đó trên tab View , trong nhóm Master Views , nhấp vào Slide 
 Master . 
 2. Khi bạn mở giao diện Slide Master , một slide-master trống với các bố trí mặc định liên quan 
 xuất hiện. Nếu bạn muốn thêm một trình chiếu khác, hãy thực hiện theo các bước sau: 
 a. Nhấp vào một vị trí trong ô hình thu nhỏ của trình chiếu nơi bạn muốn chủ bản chiếu 
 mới xuất hiện. 
 b. Trên tab Slide Master , trong nhóm Edit Master , nhấp vào Insert Slide Master . 
 3. LƯU Ý: Trong ngăn hình thu nhỏ của trình chiếu, trình chiếu sẽ là hình ảnh động lớn hơn và 
 các bố trí liên quan được đặt bên dưới thanh trượt. 
 4. Để tạo một hoặc nhiều bố cục tùy chỉnh hoặc sửa đổi các bố cục hiện có, hãy xem Tạo bố cục 
 tùy chỉnh mới. 
 5. Để thêm hoặc sửa đổi trình giữ chỗ trong bố cục của bạn, hãy xem Thêm một hoặc nhiều trình 
 giữ chỗ nội dung cho bố cục hoặc Thay đổi trình giữ chỗ . 
 6. Để loại bỏ bất kỳ bố trí slide gắn liền nào đi kèm với trình chiếu mặc định, trong ngăn hình thu 
 nhỏ của trình chiếu, nhấp chuột phải vào mỗi bố cục trượt mà bạn muốn xóa, sau đó nhấp vào 
 Xoá Giao diện trên trình đơn phím tắt. 
 7. Để áp dụng màu sắc, phông chữ, hiệu ứng và hình nền dựa trên chủ đề hoặc chủ đề, hãy xem 
 Áp dụng chủ đề cho bài trình bày của bạn . 
 8. Để đặt hướng trang cho tất cả các trang trình bày của bạn, trên tab Slide Master , trong Page 
 Setup, nhấp vào Định hướng Slide , và sau đó nhấpnhóm 
 vào Portrait hoặc Landscape. . 
 9. Để thêm văn bản sẽ xuất hiện dưới dạng chân ở cuối tất cả các trang trong bản trình bày của 
 bạn, hãy làm như sau: 
 a. Trên tab Insert , trong nhóm Text , hãy nhấp vào Header & Footer . 
 b. Trong hộp thoại Header and Footer , trên tab Slide , chọn hộp kiểm Footer , rồi gõ 
 văn bản mà bạn muốn xuất hiện ở giữa của trang trình bày. 
 c. Nhấp vào Apply to All . 
 10. Nhấp vào nút Microsoft Office , rồi nhấp vào Save As . 
 11. Trong hộp File tệp, nhập tên tệp hoặc không làm gì để chấp nhận tên tệp đề xuất. 
 12. Trong danh sách Save as type , nhấp vào PowerPoint Template , sau đó bấm Save . 
 13. Trên tab Slide Master , trong nhóm Close, hãy nhấp vào Close Master View . 
 4.3. Sắp xếp các Slide trong bài trình diễn 
 Khung Animation Pane bên phải cửa sổ Normal View liệt kê danh mục các hiệu ứng đã thiết lập cho các đối 
tượng trên slide. Những hiệu ứng nằm trên cùng có độ ưu tiên cao hơn và sẽ được thực thi trước, sau đó mới 
 46 
đến các hiệu ứng bên dưới. Do vậy, bạn cần phải sắp xếp thứ tự cho các hiệu ứng trên slide theo ý đồ trình bày 
 của mình khi thuyết trình. 
 Thực hiện: 
 1. Chọn slide có nhiều đối tượng được đã thiết lập hiệu ứng. Ví dụ, bạn chọn slide số 3. 
 2. Vào ngăn Animations, nhóm Advanced Animationchọn lệnh Animation Pane để mở hộp 
 Animation Pane. 
 3. Để sắp xếp thứ tự thực thi hiệu ứng cho một đối tượng thì chọn hiệu ứng của đối tượng đó 
 trong khung Animation Panevà nhấp nút mũi tên hướng lên để tăng độ ưu tiên hoặc nhấp 
 mũi tên hướng xuống để giảm độ ưu tiên khi thực thi. 
 4. Để kiểm tra lại kết quả của việc sắp xếp, bạn nhấp vào nút Playđể xem trước sự thực thi 
 hiệu ứng của các đối tượng trên slide. 
Bài 5: Làm việc với các hiệu ứng hoạt cảnh 
5.1. Hiệu ứng cho văn bản, hình ảnh 
Hiệu ứng cho trang 
- Bạn di chuyển chuột chọn Animations nhé. 
 - Dưới đó là các hiệu ứng bạn chỉ cần chọn trang bạn muốn làm 
 Khung lựa chọn hiệu ứng 
Hiệu ứng cho chữ 
Bước 1: Bạn quét chuột hết chữ bạn muỗn làm slide->Animations-> Custom Animation. 
 Bước 2: Bạn chọn Add Effect. Sau đó bạn chọn các hiệu ứng mà bạn muốn cho chữ chạy nhé 
 Chọn hiệu cho chữ 
Trên đó là toàn bộ về cách tạo hiệu ứng cho slide mong các bạn tham khảo và tự làm cho mình 1 
slide đẹp nhất khi thuyết trình 
5.2. Hiệu ứng cho đồ thị và chuyển Slide 
 47 
 - Đầu tiên các bạn chuột vào tab “Animations” 
 - Giờ các bạn nhấn vào mục “Transition to this slide” và chọn hiệu ứng có sẵn để chọn làm 
hiệu ứng chuyển slide 
 - Ở phía dưới còn nhiều hiệu ứng khác nên các bạn bấm vào mũi tên chỉ xuống để chọn 
nhiều hiệu ứng khác nhau. 
 5.3. Tạo bộ nút di chuyển trong bài thuyết trình 
 Chọn ngăn Insert, sau đó chọn Shapes từ nhóm Illusstrations để mở danh sách các hình vẽ xây dựng 
sẵn của chương trình. 
 Trong nhóm lệnh Shapes, các nút lệnh Action nằm ở cuối danh sách các nhóm hình vẽ: 
 Nhóm lệnh Shap giúp vẽ hình trong PowerPoint có chứa Nhóm các lệnh Action buttons ở cuối danh sách 
 Tạo nút lệnh khi click vào sẽ về slide đầu tiên 
 Chọn nút thứ 5 trong danh sách Action button và vẽ lên Title Layout với kích thước vừa 
phải (xem hình). Khi hộp thoại xuất hiện, bạn chọn OK để chấp nhận thiết lập có sẵn là Hyperlink 
 to: First Slide 
 Tạo nút lệnh khi click vào sẽ về slide trước đó 
 Bạn chọn nút thứ 1 trong danh sách Action button và vẽ lên Title Layout. Khi hộp thoại xuất 
hiện, bạn chọn OK để chấp nhận thiết lập có sẵn là Hyperlink to: Previous Slide. 
 48 
 Tạo nút lệnh khi click vào sẽ về slide trước đó 
 Tạo nút khi nhấn vào nó thì sẽ chuyển đến slide kế tiếp 
 Tương tự, bạn chọn nút thứ 2 trong danh sách Action button và vẽ lên Slide Master. Khi hộp 
thoại xuất hiện, bạn chọn OK để chấp nhận thiết lập có sẵn là Hyperlink to: Next Slide. 
 49