Giáo trình Tin học văn phòng - Bài 1: Kỹ thuật soạn thảo văn bản

 (Objects 
Linking and Embeding) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình 
ảnh và âm thanh lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính,vv 
 Có thể kiết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều dạng định dạng khác nhau. Đặc 
biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa word và các phần mềm khác trong bộ 
Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở lên đơn giản 
và hiệu quả hơn. 
 Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên 
dạng nội bộ, cũng như mạng Internet. 
 Khởi động Microsoft word 
 Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm word. Tùy vào mục 
đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách 
sau đây để khởi động: 
 Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start | Programs | Microsoft 
Word 
 Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Word nếu 
như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: Trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình 
nền của windows, vv 
 Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất 
trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn 
bản (word) cần mở. Khi đó word sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ 
định. 
 Thoát khỏi môi trường làm việc 
 Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách 
sau: 
 - Mở mục chọn File | Exit 
 hoặc 
 - Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 
 Môi trường làm việc 
 Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của word thường có dạng như 
sau: 
 11 
 Thường thì môi trường làm việc trên word gồm 4 thành phần chính: 
 - Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế bản tài liệu. Bạn có thể gõ văn 
bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây. Nội dung trên cửa sổ này sẽ được in 
ra máy in khi sử dụng lệnh in. 
 - Hệ thống bảng chọn (menu): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng 
của word trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi 
khi cũng có thể dùng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. 
 - Hệ thống thanh công cụ: Bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh 
công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó. Ví dụ: 
Khi soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ chuẩn Standard và 
thanh công cụ định dạng Formating; hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ 
Drawing để làm việc 
 - Thước kẻ: Gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thước 
này bạn có thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm 
dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan. 
 - Thanh trạng thái: Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi 
làm việc. Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu,.. 
 Thanh công cụ và ẩn hiện các thanh công cụ: 
 Vào View \ Toolsbars để ẩn / hiện thanh công cụ 
 Vào View \ Ruler : Ẩn / hiện thước. 
 Vào View \ Zoom : Phóng to thu nhỏ màn hình. 
2. Các thao tác căn bản trên một tài liệu 
Mục tiêu: 
 - Nắm được các thao tác căn bản trên một tài liệu 
 12 
2.1. Tạo một tài liệu mới 
 Làm việc với word là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu 
phải được cất lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .DOC. Thường thì các tệp 
tài liệu của bạn sẽ được cất vào thư mục C:\My Documents trên đĩa cứng. Tuy 
nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với word. 
 Thông thường sau khi khởi động word, một màn hình trắng xuất hiện. Đó 
cũng là tài liệu mới mà Word tự động tạo ra. Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, 
bạn có thể sử dụng một trong các cách sau: 
 - Mở mục chọn File | New..; 
 hoặc 
 - Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard; 
 hoặc 
 - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N 
2.2. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa 
 Tài liệu sau khi đã soạn thảo trên word được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin 
có phần mở rộng là .DOC. Để mở một tài liệu Word đã có trên đĩa, bạn có thể 
chọn một trong các cách sau đây: 
 - Mở mục chọn File | Open; 
hoặc 
 - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + O 
Hộp thoại Open xuất hiện: 
 Hãy tìm đến thư mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở trên đĩa, chọn tệp tài 
liệu, cuối cùng nhấn nút lệnh để tiếp tục. Tệp tài liệu sẽ được mở ra 
trên màn hình Word. 
 Mặt khác, bạn cũng có thể thực hiện mở rất nhanh những tệp tài liệu đã 
làm việc gần đây nhất bằng cách mở mục chọn File như sau 
 13 
 Tiếp theo nhấn chuột lên tên tệp tài liệu cần mở 
2.3. Ghi tài liệu lên đĩa 
 Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách 
sau: 
 - Mở mục chọn File | Save.., 
 hoặc 
 - Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard; 
 hoặc 
 - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S 
 Sẽ có hai khả năng xảy ra: 
 Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu 
này bởi một tệp tin mới: 
 Hãy xác định thư mục (Folder) – nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gõ tên 
tệp tin vào mục File name: (ví dụ Vanban1 rồi nhấn nút Save để kết thúc việc 
ghi nội dung tài liệu. 
 Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi ra lệnh cất tất cả những 
sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa 
 14 
2.4. Đóng văn bản 
 - Vào bảng chọn File | Close 
 hoặc 
 - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + W 
3. Soạn thảo tài liệu 
Mục tiêu: 
 - Sử dụng bộ gõ tiếng việt 
 - Nhanh nhẹn trong thao tác gõ văn bản. 
3.1. Bộ gõ tiếng việt 
 Ban đầu, máy tính chưa có bảng mã tiếng việt mà chỉ có duy nhât bảng 
mã chuẩn ASCCI. Bảng mã này bao gồm 128 kí tự Latinh (các phím chữ, các 
phím số và một số các kí hiệu đặc biệt). 
 Để có thể đưa được tiếng việt sử dụng trên máy tính, các nhà lập trình 
phải xây dựng phần mềm gõ tiếng việt và các bộ phông chữ tiếng việt đi kèm. 
 Hiện nay có khá nhiều các bộ gõ tiếng việt đang được sử dụng như: VNI- 
được sử dụng rộng rãi ở phía Nam, VietWare- đươc sử dụng nhiều ở miền trung 
và ABC, Vietkey thì được sử dụng rộng rãi ngoài Bắc. Tới nay Unikey cũng 
được nhiều người sử dụng vì tính tiện dụng và dung lượng nhỏ. 
 Do mỗi nơi sử dụng những bộ gõ riêng (bảng mã tiếng việt cũng khác 
nhau) nên việc trao đổi thông tin gặp rất nhiều khó khăn. Mới đây chính phủ đã 
khuyến cáo sử dụng bộ gõ và phông chữ Unicode. Với hệ thống mới này việc 
trao đổi thông tin đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Tuy nhiên nó vẫn gặp phải 
một số khó khăn vì tính tương thích với các hệ thống phần mềm cũ trên máy 
tính không cao. Đến nay, Unicode đã là giải pháp tiếng Việt thông dụng nhất. 
 Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là 
ABC hoặc Vietkey với kiểu gõ Telex. Máy tính của bạn phải cài đặt phần mềm 
này để có được bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm. 
 Khi nào trên màn hình của bạn xuất hiện biểu tượng hoặc là 
khi bạn có thể gõ được tiếng việt. Nếu biểu tượng xuất hiện chữ E (kiểu gõ 
tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột lên biểu tượng lần nữa hoặc nhấn tổ hợp phím 
nóng Alt + Z để chuyển về chế độ gõ tiếng việt. Quy tắc gõ tiếng Việt theo kiểu 
TELEX như sau: 
 15 
 Ví dụ: 
 Muốn gõ từ: “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” 
 Bạn phải bật tiếng việt và gõ lên tài liệu như sau: 
 “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” 
 * Nếu gõ z, từ tiếng Việt sẽ bị bỏ dấu. 
  Sử dụng bàn phím 
 Bật tiếng việt (nếu bạn muốn gõ tiếng việt) và sử dụng những thao tác 
soạn thảo thông thường để soạn thảo tài liệu như là: 
 - Các phím chữ a, b, c,..,z 
 - Các phím số từ 0 đến 9 
 - Các phím dấu: ‘ , > < ? [ ]{ } 
 - Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu 
 - Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường 
 - Sử dụng phím  Enter để ngắt đoạn văn bản 
 - Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab 
 - Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách 
 - Sử dụng các phím mũi tên:  để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu 
 - Sử dụng phím Page Up và page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu 
hoặc cuối từng trang màn hình 
 - Phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản 
 - Phím Delete để xóa kí tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ 
 - Phím Backspace để xóa kí tự đứng kề trước điểm trỏ 
 3.2 Bộ font tiếng Việt và font Unicode 
 Để hiện thị tiếng việt theo bộ gõ tiếng việt thì cần các Font chữ tiếng 
việt. Như với bảng mã TCVN3 thì cần sử dụng kiểu gõ Telex và sử dụng các font chữ 
.vntime, .vntimeh, . Chú ý các font chữ thường có .vn ở đầu. Còn với bảng mã VNI 
Windows thì sử dụng kiểu gõ VNI và cần các font chữ có chữ VNI đầu. Nhưng trong 
các hệ điều hành như Windows thì không có các font chữ này nên để gõ tiếng việt thì 
ta phải cài thêm các font chữ tiếng việt như các font chữ có .vn đầu hoặc các font chữ 
VNI. Thông thường với bộ gõ Vietkey khi cài đặt thì sẽ được cài đặt luôn các font chữ 
 16 
tiếng việt. Ngày nay kiểu gõ Unicode được sử dụng rộng rãi thì sử dụng luôn một số 
font chữ của hệ điều hành Windows như font TimeNewRoman, Arial, .. 
Bài tập 
 Bài tập thực hành 1: 
 * 
 * * 
 1. Các thao tác về thước: 
  Bật/tắt thước: View/Ruler. 
  Chọn đơn vị đo thước là Centimeters nếu đơn vị đo trên thước là Inches, 
 chọn đơn vị đo trên thước là Inches nếu đơn vị đo trên thước là 
 Centimeters: 
 Tools Options General Measurement units 
 Centimeters/Inches 
  Bật chế độ hiển thị theo trang in: View Page layout 
 2. Thanh công cụ: 
  Chọn View Toolbars sau đó tắt tất cả các thanh công cụ đang mở 
  Chọn View Toolbars sau đó mở 3 thanh công cụ: Standard, 
 Formatting và Drawing. 
  Dùng chuột “kéo” thanh Drawing đặt ở cạnh trái cửa sổ, kéo thanh 
 Drawing về chỗ cũ. 
  Rightclick lên một thanh công cụ đang mở sau đó tắt thanh công cụ 
 Drawing, Rightclick lên một thanh công cụ đang mở sau đó mở thanh 
 công cụ Drawing. 
 3. Nhập vào đoạn thơ sau: 
 ÁO TRẮNG 
 Lâu quá không về thăm xóm đạo 
 Từ ngày binh lửa xóa quê hương 
 Khói bom che lấp chân trời cũ 
 Che cả trường xưa nóc giáo đường Yêu cầu: 
 Mười năm cũ em còn đi học  Lưu vào thư mục gốc ổ đĩa hiện 
 hành với tên AOTRANG.DOC 
 Áo trắng điểm tô đời nữ sinh  Đóng tập tin AOTRANG.DOC. 
 Hoa tím cài duyên lên áo trắng  Mở tập tin AOTRANG.DOC vừa 
 Em là cô gái tuổi băng trinh đóng. 
 Trường anh ngó mặt giáo đường  Ghi tập tin AOTRANG.DOC với 
 Gác chuông thương nhớ lầu chuông tên mới là AOTIM.DOC 
 Buồn bã thay chuông nhạc đạo  Đóng tập tin AOTIM.DOC. 
 Rộn rã thay chuông nhà trường 
 17 
Lần nữa anh ghiền nghe tiếng chuông 
Làm thơ sầu muộn dệt tình thương 
Để nghe khe khẻ lời em nguyện 
Thơ thẩn chờ em trước thánh đường 
Mỗi lần tan lễ chuông ngừng đỗ 
Hai bóng cùng đi một lối về 
E lệ em cầu kinh nho nhỏ 
Ngại ngùng anh đứng lại không đi 
Sau mười năm lẻ anh thôi học 
Nứt nở chuông đường buổi biệt ly 
Rộn rã từng hồi chuông xóm đạo 
Tiển nàng áo trắng bước vu quy. 
 18 
 Bài tập thực hành 2 
Mở tập tin AOTRANG.DOC trong thư mục gốc ổ đĩa hiện hành và định dạng lại như 
sau: 
 ÁO TRẮNG 
Lâu quá không về thăm xóm đạo 
Từ ngày binh lửa xóa quê hương 
Khói bom che lấp chân trời cũ 
Che cả trường xưa nóc giáo đường 
 Mười năm cũ em còn đi học 
 Áo trắng điểm tô đời nữ sinh 
 Hoa trắng cài duyên lên áo tím 
 Em là cô gái tuổi băng trinh 
 Trường anh ngó mặt giáo đường 
 Gác chuông thương nhớ lầu chuông 
 Buồn bã thay chuông nhạc đạo 
 Rộn rã thay chuông nhà trường 
 Các sự cố thường gặp và cách khắc phục 
Stt Thông báo lỗi Nguyên nhân Cách khắc phục 
 Nháy chuột vào 
 vùng xanh của 
 thanh công cụ bị 
 Đôi khi do vô tình thanh 
 Thanh công cụ bị trôi trôi, giữ nguyên rê 
1 công cụ bị trôi muốn kéo 
 làm thế nào? lên phía trên màn 
 lên ta làm như sau 
 hình, khi đến vị trí 
 cần đặt thì nhả 
 chuột. 
 Tự động xuất hiện dấu : Bạn vào Tools -> 
 cách giữa một chữ Do chưa bỏ đánh dấu Options, chọn tab 
 Mô tả hiện tượng: Mỗi Edit, bỏ dấu chọn ở 
2 
 khi gõ xong một chữ, để trong mục 
 Tools \ Options \ Edit 
 đánh chữ tiếp theo bạn 
 đánh dấu cách (space "Smart cut and 
 19 
 bar), lập tức trong chữ paste" -> OK. 
 vừa đánh xong bị tách 
 ra làm hai (thường xảy 
 ra sau những nguyên 
 âm), bạn có thể ấn nút 
 Backspace để chỉnh sửa, 
 tuy nhiên liên tục như 
 vậy làm bạn rất khó 
 chịu, đặc biệt là sau 
 những nguyên âm. 
 Xuất hiện những gạch 
 xanh đỏ dưới chân các 
 chữ trong văn 
 Bạn vào Tools -> 
 Mô tả hiện tượng: Xuất 
 Options, chọn tab 
 hiện những dấu gạch 
 Trong Tools -> Options, Spelling & 
 chân chữ trong văn bản 
 chọn tab Spelling & Grammar, bỏ dấu 
 màu xanh, màu đỏ. Thực 
 Grammar,chưa bỏ dấu chọn ở 2 mục 
 chất đây là do thiết lập 
3 chọn ở 2 mục "Check "Check spelling 
 chế độ kiểm tra lỗi chính 
 spelling as you type" as you type" phần 
 tả và lỗi ngữ pháp văn 
 phần Spelling và "Check Spelling và 
 bản, nhưng trình soạn 
 grammar as you type" "Check grammar 
 thảo Word mặc định 
 as you type" -> 
 dành cho ngôn ngữ tiếng 
 OK. 
 Anh nên khi ta đánh 
 tiếng Việt mới bị như 
 vậy. 
 Tools -> 
 Chữ "i" thường tự động 
 AutoCorrect 
 biến thành chữ "I" hoa 
 Tools -> AutoCorrect Options, chọn tab 
 Mô tả hiện tượng: Khi 
 Options, chọn tab AutoCorrect, ở 
 bạn đánh từ có chữ "i" 
 AutoCorrect, ở mục mục Replace đánh 
4 thường, sau khi kết thúc 
 Replace ta tạo kí tự viết chữ "i" , lập tức 
 chữ, đánh dấu cách, nó tự 
 tắt chưa xóa. bên phần With sẽ 
 động biến thành chữ "I" 
 xuất hiện chữ "I", 
 hoa, dù ở vị trí cuối chữ 
 kích vào nút 
 như: gọI, tươI, tôI... 
 Delete là xong. 
 Hiện tượng lệch dấu trên Vào menu Tools - 
 ký tự chữ hoa Trường hợp này là do tiện AutoCorrect 
5 Khi sử dụng các font chữ ích AutoCorrect của Options. Chọn thẻ 
 thuộc bảng mã TCVN3, Word. AutoCorrect, bỏ 
 VNI-Windows  lúc đánh dấu mục 
 20 
 chúng ta bỏ dấu thì sẽ Correct TWo 
 thấy dấu bị lệch sang bên INitial CApitals. 
 phải làm cho văn bản Nhấn OK 
 thiếu thẩm mỹ. 
4. Định dạng văn bản. 
Mục tiêu: 
 - Nắm được các cách thức định dạng văn bản 
 Nhập văn bản bao gồm các thao tác để gõ được văn bản lên tài liệu. Còn 
định dạng văn bản bao gồm các thao tác giúp bạn làm đẹp văn bản theo ý muốn. 
4.1. Định dạng phông chữ 
 Giúp bạn có được những kỹ năng định dạng văn bản đầu tiên, đơn giản 
nhất như là: Phông chữ, màu sắc, cỡ chữ, lề,.. 
 Hãy gõ đoạn văn bản sau: 
 Mẫu văn bản định dạng 
 4.1.1. Dùng chữ in nghiêng, in đậm và gạch chân 
 Để chọn kiểu chữ (kiểu chữ in đậm, kiểu chữ nghiêng, kiểu chữ có gạch 
chân) cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau: 
 Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản 
 Bươc 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ trên thanh công cụ Standard: 
 Kiểu chữ in đậm (phím nóng Ctrl + B) 
 MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG 
 Kiểu chữ nghiêng (phím nóng Ctrl +I) 
 MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG 
 Kiểu chữ gạch chân (phím nóng Ctrl +U) 
 MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG 
 Mặt khác có thể thiết lập văn bản bởi tổ hợp nhiều kiểu chữ: vừa béo, vừa 
nghiêng hoặc vừa có gạch chân như là: 
 MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG 
 MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG 
 MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG 
 4.1.2 Dùng chữ có các màu khác nhau 
 Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau: 
 Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên; 
 Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font Color trên thanh công cụ 
Standard. Một bảng mầu xuất hiện cho phép chọn lựa