Giáo trình Soạn thảo văn bản điện tử

 Cửa sổ chọn hình ảnh 
+ ClipArt: Chèn hình ảnh có trong thư viện của MS Office 
 Hình 5.11. Cửa sổ chèn ảnh Clip Art 
 Trang 56 
- Bước 3: Nháy đúp chuột trái vào hình ảnh muốn chèn để chèn vào văn bản 
2.2. Hiệu chỉnh hình ảnh 
Để hiệu chỉnh hình ảnh ta thực hiện theo các bước sau: 
- Bước 1: Chọn hình ảnh cần hiệu chỉnh (Kích chuột trái vào hình ảnh) 
- Bước 2: Trên thanh Ribbon trong mục Picture Toolchọn thẻ Format 
 Hình 5.12. Các công cụ của thẻ Format 
- Bước 3: Trong nhóm Picture Style 
Chọn các kiểu trình bày hình ảnh có sẵn 
 Hình 5.13. Hộp thoại Picture Style 
+ Picture Border: Tạo đường viền cho bức tranh. 
+ Picture Effects: Chọn hiệu ứng cho bức tranh. 
+ Picture Layout: Chọn kiểu bố cục cho hình ảnh 
 Trang 57 
 Hình 5.14. Hộp thoại Picture Layout 
- Bước 4: Trong nhóm Arrange 
 Hình 5.15. Hộp thoại Position
 Trang 58 
 + Position: chọn vị trí của hình ảnh ttrong văn bản 
 + WapTexxt: Vị trí hình ảnh so với chữ trong văn bản 
  In Line With Text: Văn bản và ảnh sẽ nằm 
trên cùng một dòng với nhau, kiểu trình bày này 
thường được sử dụng khi chèn các biểu tượng, hình 
ảnh nhỏ,... bổ sung vào dòng văn bản 
  Square: Văn bản nằm xung quanh ảnh, kiểu 
trình bày này thường được sử dụng để trang trí hoặc 
khi muốn ghi chú ảnh. 
  Tight: Văn bản nằm áp sát hai bên ảnh, kiểu 
trình bày này thường được sử dụng khi muốn trang 
trí cho nội dung văn bản. 
  Behind Text: Văn bản hiển thị bên trên ảnh, 
kiểu trình bày này thường được sử dụng khi muốn 
dùng ảnh làm nền cho văn bản. 
  In Front of Text: Văn bản hiển thị bên dưới 
ảnh, kiểu trình bày này thường được sử dụng khi 
muốn dùng để che một phần văn bản. 
  Top and Bottom: Văn bản nằm trước và sau Hình 5.6. Hộp thoại 
ảnh, kiểu trình bày này thường được sử dụng khi Wrap Text 
muốn mình họa cho đoạn văn bản. 
  Chọn More Layout 
  Through: Văn bản nằm áp sát xung quanh Options để có nhiều lựa 
ảnh, kiểu trình bày này thường được sử dụng khi chọn hơn. 
muốn trang trí cho nội dung văn bản. 
 3. Bài tập rèn luyện 
 Bài 1: Sử dụng Clip Art và Word Art để chèn vào các hình sau: 
 Hình 1: 
 Hình 2: 
 Trang 59 
Hình 3: 
Bài 2: Vẽ sơ đồ sau 
 Trang 60 
Bài 3:Sử dụng chức năng vẽ hình trong MS Word vẽ hình sau: 
 Trang 61 
 BÀI 6 
 TRỘN TÀI LIỆU TRONG MS WORD 
 Mục tiêu 
 Trình bày được trình tự chuẩn bị dữ liệu nguồn và tài liệu mẫu 
 Giải thích được các bước trộn tài liệu trong MS Word 
 Thực hiện được các thao tác trộn văn bản nhanh, chính xác để phục vụ cho công 
tác văn phòng. 
 Nội dung 
 1. Khái niệm Trộn thư: 
 Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng 
hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp 
Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng 
nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên 
một cách nhanh chóng. 
 2. Tập tin data source 
 Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản 
như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô. 
 3. Tập tin main document 
 Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh 
 a. Form letter 
 - Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau 
 Hình 6.1. Tập tin dữ liệu chính 
 Trang 62 
 - Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú 
ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1). 
 + Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện 
trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm 
phức tạp. 
 Hình 6.2. Tập tin dữ liệu nguồn 
 - Bước 3: Trên tập tin Main trong Word Chọn Start Mail Merge trên 
tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard. 
 Trang 63 
 Hình 6.3. Hộp thoại Start Mail Merge 
Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu.Cửa sổ này có thể di chuyển bằng 
chuột đến một vị trí mới trên màn hình và người dùng cũng có thể thay đổi kích cỡ của 
nó.
 Hình 6.4. Hộp thoại Mail Merge bước 1
 Trang 64 
 Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, làm theo hướng dẫn bằng cách 
chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấnNext ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn 
quay lại thì nhấn vào Previous. 
 Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2
 Hình 6.5. Hộp thoại Mail Merge bước 2
 Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. 
Chọn Next qua bước 3 
 Hình 6.6. Hộp thoại Mail Merge bước 3
 Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel 
đã lưu. 
 Trang 65 
 Hình 6.7. Hộp thoại Select Table
 Chọn Sheet1, OK
 Hình 6.8. Cửa sổMail Merge Recipients
 - Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng 
không muốn tạo thư mời. 
 - Nhấn OK. 
 - Nhấn Next qua bước 4. 
 Trang 66 
 Hình 6.9. Hộp thoại Mail Merge bước 4
 Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items 
 Hình 6.10. Hộp thoại Insert Merge Field
 Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần 
lượt chèn các field vào trong main document như sau: 
 Trang 67 
 Hình 6.10. Thư mời
 Nhấn Next sang bước 5, ở bước này nhấn vào nút >> đề xem trước các thư mời 
tiếp theo 
 Hình 6.11. Hộp thoại Mail Merge bước 5
 Nhấn nút Next sang bước thứ 6. 
 Trang 68 
 Hình 6.11. Hộp thoại Mail Merge bước 6 
Chọn Print nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual 
letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản. 
 Hình 6.12. Hộp thoại Merge to New Document 
 Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư 
mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người. 
 b. Envelopes 
Tạo những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng 
chọn Envelops thay vì chọnFrom letter ở bước1. 
 c. Labels 
Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng 
chọn Labels thay vì chọn From letter ở bước1. 
 d. Catologes 
Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From 
letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1. 
Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống 
với các bước trong trình Wizard.Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy 
 Trang 69 
cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn 
hoàn tất việc hòa trộn.Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng 
các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu. 
 Hình 6.13. Công cụ Preview Resullts
 Những lệnh dùng trên thẻ Mailings trong bốn nhóm sau: 
 - Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi chọn một loại tài liệu và sau đó 
chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận 
 - Write & Insert Fields: Đây là nơi có thể chèn các Merge Field và sử 
dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu. 
 - Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng 
tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động. 
 - Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân vào một tài liệu toàn 
diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử. 
 4. Bài tập rèn luyện
 Yêu cầu: Soạn thảo bằng font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13. 
 Bài 1: Dùng chức năng trộn văn bản để in giấy báo nhập học cho sinh viên 
Soạn danh sách sinh viên trúng tuyển và lưu vào file có tên “DSTrungTuyen” 
Soạn mẫu như sau và thực hiện trộn giấy báo nhập học tự động cho sinh viên: 
 Trang 70 
Bài 2: Dùng chức năng trộn văn bản để in giấy mời 
a. Soạn danh sách lớp như sau và lưu vào file có tên “DSLop” 
b. Soạn mẫu như sau và thực hiện trộn giấy mời tự động: 
 Trang 71 
Trang 72 
 BÀI 7 
 BẢO MẬT VÀ IN TÀI LIỆU TRONG MS WORD 
 Mục tiêu 
 Trình bày được các chế độ và cách hiệu chỉnh trước khi in cho văn bản 
 Giải thích được các bước đặt mật khẩu cho File văn bản. 
 Thực hiện được thao tác đặt mật khẩu cho file văn bản. 
 Chọn lựa được các chế độ và hiệu chỉnh trước khi in ấn cũng như thực hiện tốt 
thao tác in văn bản ra giấy. 
 Nội dung 
 1. Bảo mật 
 Microsoft Word cung cấp sự bảo vệ cao cho tài liệu.Người sử dụng có thể lập 
một mật khẩu cho tài liệu để chặn việc đọc và chỉnh sửa tài liệu bởi một người nào 
khác.Hoặc nếu muốn ai đó chỉ có thể đọc mà không thể chỉnh sửa tài liệu.Mục này sẽ 
hướng dẫn làm thế nào để lập mật khẩu để bảo vệ và ngăn chặn việc chỉnh sửa và định 
dạng. 
 Lập mật khẩu bảo vệ trong Word 2010 
 Khi người dùng lập mật khẩu bảo vệ cho tài liệu của mình thì người dung chỉ có 
thể mở tài liệu khi họ biết mật khẩu.Nếu người dùng quên mất mật khẩu thì không có 
cách nào để mở tài liệu.Vì thế phải thật cẩn thận trong khi lập mật khẩu cho các tài 
liệu quan trọng của mình. 
 Các bước sau để lập mật khẩu cho tài liệu. 
 - Bước 1: Mở một tài liệu muốn lập mật khẩu. 
 - Bước 2: Chọn thẻ File và chọn Info, sau đó chọn Protect Document, sẽ hiển 
thị một danh sách các tùy chọn. 
 Hình 7.1. Hộp thoại Protect Document 
 Trang 73 
 - Bước 3: Chọn Encrypt with Password, nó sẽ hiển thị hộp thoại Encrypt 
Document hỏi người dùng mật khẩu cho tài liệu. Một hộp thoại giống như vậy sẽ xuất 
hiển lần hai để nhập mật khẩu lần hai.Sau khi nhập mật khẩu mỗi lần, nhấn nút OK. 
 Hình 7.1. Hộp thoại Encrypt Document 
 - Bước 4: Lưu sự thay đổi, và cuối cùng người dùng sẽ có tài liệu được bảo vệ 
bởi mật khẩu vừa lập. Lần sau khi có ai đó cố gắng mở tài liệu này, nó sẽ hỏi mật khẩu 
trước khi hiển thị nội dung tài liệu.Hãy nhớ rằng bây giờ tài liệu của người dùng đã 
được bảo vệ bởi mật khẩu cần nhớ mật khẩu để mở tài liệu. 
 Hình 7.3. Hộp thoại Password 
 Trang 74 
 Xóa mật khẩu trong Word 2010: 
 Người dùng chỉ có thể xóa mật khẩu chỉ khi đã mở nó thành công. Sau đây là các 
bước đơn giản để xóa mật khẩu trong tài liệu. 
 - Bước 1: Mở một tài liệu muốn xóa mật khẩu. 
 - Bước 2: Trên thanh Ribbon chọn thẻ File và chọn Info và sau đó chọn Protect 
Document , sẽ hiển thị một danh sách các tùy chọn: 
 Hình 7.4. Hộp thoại Protect Document 
 Bước 3: Chọn Encrypt with Password, nó sẽ hiển thị hộp thoại Encrypt 
Document và mật khẩu xuất hiển dưới dạng các dấu chấm. Người dùng cần xóa hết 
các dấu chấm này để xóa mật khẩu. 
 Hình 7.5. Hộp thoại Encrypt Document 
 Trang 75 
 Thiết lập các hạn chế chỉnh sửa và định dạng trong Word 2010: 
 Sau đây là các bước thiết lập các hạn chế chỉnh sửa và định dạng. 
 - Bước 1: Mở một tài liệu muốn thiết lập các hạn chế chỉnh sửa. 
 - Bước 2: Trên thanh Ribbon chọn thẻ File, chọn Info và cuối cùng chọn Protect 
Document để hiển thị các tùy chọn. 
 Hình 7.6. Hộp thoại Protect Document 
 - Bước 3: Chọn Restrict Editing, nó sẽ mở tài liệu và đưa ra các tùy chọn để 
người dùng có thể hạn chế chỉnh sửa tài liệu trong khu vực Restrict Formatting and 
Editing. Tại đây người dùng có thể thiết lập sự hạn chế chỉnh sửa cũng như định dạng 
cho tài liệu. 
 Hình 7.7. Cửa sổ Restrict Formatting and Editing 
 Trang 76 
 - Bước 4: Sau khi làm xong, nhấn Yes, nút Start Encrypt Protection sẽ hiển thị 
hộp thoại Start Enforcing Protection hỏi người dùng mật khẩu để không ai khác có 
thể thay đổi thiết lập này. Người dùng có thể nhập mật khẩu hoặc không nhập, có 
nghĩa là không có mật khẩu bảo vệ cho sự bảo vệ này. 
 Hình 7.8. Hộp thoại Start Enforcing Protection 
 - Bước 5: Cuối cùng nhấn nút OK và người dùng sẽ thấy tài liệu của mình đã 
được bảo vệ (chỉnh sửa hoặc định dạng). 
 Xóa các hạn chế về chỉnh sửa và định dạng trong Word 2010: 
 Nguời dùng có thể gỡ bỏ các hạn chế đã thiết lập theo các bước sau: 
 - Bước 1: Mở một tài liệu mà bạn muốn xóa các hạn chế chỉnh sửa. 
 - Bước 2: Trên thanh Ribbon chọn thẻFile, chọn Info và cuối cùng nhấn nút 
Protect Document sẽ hiển thị một hộp thoại các tùy chọn. 
 Hình 7.9. Hộp thoại Protect Document 
 Trang 77 
 - Bước 3: Chọn Restrict Editing, nó sẽ hiển thị khu vực Restrict Formatting 
and Editing như hình dưới. 
 Hình 7.10. Cửa sổ Restrict Formatting and Editing 
 - Bước 4: Bây giờ nhấn nút Stop Protect. Nếu người dùng đã lập mật khẩu cho 
việc giới hạn chỉnh sửa hoặc định dạng thì cũng cần một mật khẩu tương tự để xóa 
việc giới hạn đó. Sử dụng Unprotect document Dialog Box. 
 2. Định dạng trang in 
 Các bước thực hiện định dạng trang in như sau: 
 - Bước 1: Trên thanh Ribbon chọn thẻ Page Layout, sau đó mở hộp thoại Page 
Setup 
 - Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup 
 + Thẻ Margins: Top: Khoảng cách từ 
 văn bản đến lề trên trang giấy 
 Bottom: Khoảng cách từ văn bản đến 
 lề dưới 
 Left : Khoảng cách từ văn bản đến lề 
 trái 
 Right: Khoảng cách từ văn bản đến lề 
 phải 
 Gutter: Khoảng cách gáy của văn bản 
 Gutter position: Vị trí gáy 
 + Orientation: Portrait: Hướng 
 giấy dọc 
 Landscape: Hướng giấy ngang 
 + Preview: Hiển thị định dạng Hình 7.11. Hộp thoại Page Setup 
 Trang 78 
 - Bước 3: Chọn OK để hoàn tất thiết lập định dạng 
 3. In tài liệu 
 - Bước 1: Mở một tài liệu. Trên thanh Ribbon chọn thẻ File và chọn Print sẽ 
hiển thị Preview bên cột phải. 
 Hình 7.12. Cửa sổ Print Preview 
 - Bước 2: Thiết lập các tùy chọn 
 Hình 7.13. Cửa sổ thiết lập Print Preview 
 Trang 79 
 STT Tùy chọn và miêu tả 
 Copies 
 1 
 Thiết lập số bản in, theo mặc định sẽ có một bản in của tài liệu 
 Print Custom Range: Sử dụng để in một trang cụ thể trong tài liệu mà số 
 2 trang nhập vào tùy chọn Pages. Nếu muốn in các trang từ 7 đến 10, phải ghi 
 rõ tùy chọn là 7-10. 
 Print One Sided: Theo mặc định thì người dùng sẽ in một mặt của trang 
 3 
 giấy, tuy nhiên cũng có thể chọn để in hai mặt của trang. 
 Collated: Mặc định thì tất cả các bản in sẽ in Collated, nhưng nếu muốn 
 4 
 in uncollated,thì chọn tùy chọn Uncollated. 
 Orientation: Theo mặc định thì văn bản sẽ được in dưới dạng Portrait, 
 5 nhưng nếu muốn bản in của mình được in dưới dạng Landscape, chọn chế 
 độ Landscape. 
 A4:Theo mặc định thì tài liệu được in trên khổ giấy A4, nhưng nếu muốn 
 6 
 in ở khổ giấy khác, chọn các kích thước có trong danh sách. 
 Custom Margin: Nhấn Custom Margins để chọn lề tài liệu. Ví dụ, nếu 
 7 bạn muốn in số lượng trang ít hơn, chọn lề hẹp hơn và nếu muốn có nhiều 
 khoảng trống, chọn lề rộng hơn. 
 1 Page Per Sheet:Theo mặc định thì trên mỗi trang giấy là một trang tài 
 8 liệu, nhưng nếu muốn in nhiều trang trên một trang giấy, nhấn vào tùy chọn 
 1 Page Per Sheet để thiết lập. 
 Bảng 7.1. Bảng các tùy chọn thiết lập trang in. 
- Bước 3: Khi đã thiết lập xong các tùy chọn, nhấn nút Print để gửi tài liệu của tới 
máy in. 
 Hình 7.14. Cửa sổ in tài liệu 
 Trang 80 
4. Bài tập rèn luyện 
Bài1: Luyện tập thiết lập mật khẩu bảo vệ cho một tài liệu bất kỹ 
Bài 2: Luyện tập thiết lập định dạng trang in phù hợp cho các bài tập ở bài trước. 
 Trang 81 
 TÀI LIỆU THAM KHẢO 
 - TiengViet_Word2010_Training Book – Diendanbaclieu.net 
 - 
tu-co-ban-den-nang-cao/ 
 Trang 82