Giáo trình Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường

 - Muốn chọn nhiều ô, hàng, cột bấm rê trỏ chuột chạy qua các ô, hàng, cột cần 
chọn. 
 5.2.2 Chèn thêm các ô vào bảng 
 - Chọn ô hay các ô nơi mà bạn muốn chèn thêm các ô mới vào. 
 - Chọn chức năng Insert Cells từ menu Table. Xuất hiện hộp hội thoại Insert 
Cells: 
 - Nhấn chuột chọn một trong các mục sau: 
 * Shift Cells Right - chèn các ô mới vào bên trái ô chọn 
 * Shift Cells Down - chèn các ô mới vào phía trên ô chọn 
 9 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 * Insert Entire Row - chèn toàn bộ hàng hay các hàng 
 * Insert Entire Column - chèn toàn bộ cột hay các cột 
 - Nhấn chuột vào nút OK hoặc nhấn phím Enter 
 5.2.3 Chèn thêm các hàng, các cột trong bảng 
 - Chọn các hàng (các cột) đúng bằng số lượng các hàng, các cột mà bạn muốn 
 chèn. 
 - Chọn chức năng Insert Rows (hay Insert Columns) từ menu Table. 
 5.2.4 Xoá các hàng, các cột trong bảng 
 - Chọn các hàng (các cột) mà bạn muốn xoá. 
 - Chọn chức năng Delete Rows (hay Delete Columns) từ menu Table. 
 5.2.5 Thêm đường kẻ vào bảng 
 - Đưa con trỏ vào trong bảng và chọn chức năng Select Table từ menu Table. 
 Toàn bộ bảng sẽ được chọn 
 - Chọn chức năng Border and Sharding từ menu Format. Xuất hiện hộp hội thoại 
Border and Sharding 
 - Trong mục Presets, chọn một trong các mục sau: 
 * None - loại các đường kẻ xung quanh và kẻ giữa các ô đã thêm vào 
trước đó. 
 * Box - tạo ra đường kẻ xung quanh bảng. 
 * Gird - tạo ra đường kẻ xung quanh và đường kẻ giữa các ô trong bảng 
 - Trong mục Line, chọn các kiểu đường kẻ sẽ dùng trong bảng 
 - Trong mục Color chọn màu dùng tô đường kẻ. 
 - Sau đó nhấn chột vào nút OK hoặc nhấn phím Enter 
 6 Sử dụng Mail Merge 
 - Mục đích: Khi người dùng cần in các phiếu báo điểm, giấy mời, Æ Nói 
 chung là tất cả các dạng tài liệu tương đối giống nhau (chỉ khác nhau ở một 
 vài chi tiết, ví dụ: họ tên người nhận, địa chỉ người nhận) 
 - Ví dụ minh họa: Giấy mời họp phụ huynh học sinh 
 Æ Ta thấy: các giấy mời chỉ khác nhau về tên học sinh cùng với tên bố mẹ của 
 mình 
 6.1 Quá trình chuẩn bị 
 Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu (bảng này có thể soạn thảo trên Word, Excel,) 
 + Tạo bảng có 2 cột: tên phụ huynh và tên học sinh (một cách tương ứng) 
 Bước 2: Soạn mẫu tài liệu trộn Æ Vì mục tiêu ta cần điền 2 thông tin (ứng với 2 
 cột của bảng) vào tài liệu trộn. Nên tài liệu trộn có dạng sau 
 10 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 Trân trọng kính mời Ông (Bà): --------------------- 
 Phụ huynh học sinh em: ------------------------ 
 6.2 Kích hoạt tính năng Mail Merge 
 Từ tệp chứa mẫu tài liệu chọn ta thao tác theo bước sau đây để tạo Mail Merge. 
 Bằng cách mở mục chọn Tools | Mail Merge.. , Hộp thoại Mail Merge Helper 
xuất hiện (tùy theo từng phiên bản của Word mà ta có các cách thực hiện-ở đây thực hiên 
với Office 2003). Sau đó ta thực hiện theo các bước sau: 
 Bước 1: Chọn kiểu (ví dụ Letters) rồi bấm Next: starting document 
 Bước 2: Vì ta đã chọn mẫu trộn nên tại bước này ta chọn User a current document 
rồi nhấn Next: select recipients 
 Bước 3: Vì ta cũng đã có Danh sách (soạn ở bước 1) nên ta chọn Use an existing 
list Æ Browse Æ chỉ tên tệp chứa danh sách dữ liệu cần điền Æ Next: write your letter 
 Bước 4: Đặt con trỏ đến nơi cần điền thông tin ở tài liệu trộn Æ More items.. Æ 
 Hiện của sổ 
 Ta chọn dữ liệu cần điền Æ Nhấn Insert 
 Cứ tiếp tục bước 4 cho đến khi điền xong dữ liệu 
 6.3 Thao tác với tài liệu sau khi trộn 
 Để hiển thị thanh công cụ Mail Merge ta vào Tools Æ Letters and Mailings Æ 
 Show Mail Merge Toolbar 
 11 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 Sau đó ta có thể in Tài liệu trộn (Chọn Merge to printer) hoặc ghi tài liệu trộn ra 
 tệp mới (Merge to new document) Æ Khu khoanh đỏ 
 Bài tập 
 Có danh sách của lớp: yêu cầu chỉ họp phụ huynh của những học sinh học kém 
 7 Thiết kế trang và sử dụng máy in 
 Để soạn thảo một văn bản mang tính chuyên nghiệp ta thường thực hiện theo sơ 
 đồ sau: 
 + Định dạng trang in: đây là bước phải làm đầu tiên khi soạn thảo một tài liệu trên 
Word; 
 + Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất cả các kỹ năng định dạng, soạn thảo văn bản đã 
đề cập ở trên. 
 + Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang; 
 + Print Preview: là khâu rất quan trọng cho phép ta có thể xem nội dung các trang 
in trước khi in; 
 + In ấn tài liệu: thực hiện in tài liệu ra giấy. 
 7.1 Định dạng trang in 
 Từ File | Page Setup.. để kích hoạt. Hộp thoại Page Setup xuất hiện 
 12 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 + Tab (thẻ) Paper: dùng để lựa chọn khổ giấy in, bao gồm các khổ: Letter, A0, 
A1, A2, A3, A4, A5,.. tuỳ thuộc vào từng loại máy in của bạn. Bình thường, văn bản 
được soạn thảo trên khổ A4; 
 - Ngoài ra có thể thiết lập chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho 
khổ giấy; 
 - Mục Apply to: để chỉ định phạm vi các trang in được áp dụng thiết lập này. Nếu 
là Whole Document - áp dụng cho toàn bộ tài liệu; This point forward - áp dụng bắt đầu 
từ trang đang chọn trở về cuối tài liệu; 
 - Mục Preview: cho phép nhìn thấy cấu trúc trang in đã thiết lập; 
 - Nhấn nút Default.. nếu ta muốn áp dụng thiết lập này là ngầm định cho các tệp 
tài liệu sau của Word; 
 - Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại. 
 + Tab (thẻ) Margin: cho phép thiết lập lề trang in. 
 - Mục Top: để thiết lập chiều cao của lề trên của trang in; 
 - Mục Bottom: để thiết lập chiều cao của lề dưới của trang in; 
 - Mục Left: để thiết lập chiều rộng của lề bên trái của trang in; 
 - Mục Right: để thiết lập chiều rộng của lề bên phải của trang in; 
 - Mục Gutter: để thiết lập bề rộng phần gáy tài liệu; 
 13 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 - Mục Orientation: để chọn chiều in trên khổ giấy (Portrait: in theo chiều dọc; 
Lanscape: in theo chiều ngang khổ giấy) 
 - Sau đó ta chọn phạm vi áp dụng các định dạng cho văn bản, sau đó nhấn OK để 
đồng ý việc thay đổi 
 7.2 Thêm các tiêu đề trang 
 Từ View Æ Header and Footer 
Bài tập: Tạo các tiêu đề theo trang chẵn lẻ 
Gợi ý: Page setup Æ Layout Æ Different odd and even, sau đó chèn tiêu đề giống như 
mục 7.2 
 7.3 Chèn số trang tự động 
 Từ Insert Æ Page Numbers 
 14 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 7.4 In ấn trong MS word 
1. Vào File\chọn Print (Ctrl + P) 
 Xuất hiện hộp thoại Print 
2. Printer: Máy in. Nếu máy tính của bạn cài đặt nhiều loại máy in cùng sử dụng thì 
 lưu ý lựa chọn loại máy in phù hợp. Nếu máy tính chỉ cài một loại máy in thì bạn 
 không cần quan tâm đến phần này. 
 9 Name: Tên loại máy in 
 9 Status: Trạng thái 
 9 Type: Loại máy in 
 9 Where: Cổng kết nối với máy tính 
3. Page range: Vùng in 
 9 ☼ All: In tất cả các trang trong file 
 15 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 9 ☼ Current page: In tại trang con trỏ định vị 
 9 ☼ Pages: In những trang được chỉ định rõ: 
 Ví dụ: nhập số vào hộp box 
 • 2 -> in trang số 2 
 • 2,3,5 -> in trang số 2, 3, 5 
 • 2-6 -> in từ trang số 2 đến trang số 6 (2, 3, 4, 5, 6) 
 9 ☼ Selection: Chỉ in tại những vùng đã được lựa chọn (vùng bạn đã bôi đen) 
4. Number of copies: In ra bao nhiêu bản 
5. Mục Print: Mặc định ở chế độ All pages in range 
 9 All pages in range: In toàn bộ trang 
 9 Odd pages: Chỉ in những trang lẻ 
 9 Even pages: Chỉ in những trang chẵn 
 6.  Collate: In lần lượt từ trang 1 đến hết, quay lại in tiếp từ trang 1 đến hết. 
  Collate: In hết trang 1, trang 2, đến hết trang cuối cùng 
7. Properties: Chọn chi tiết loại giấy in. 
 Lưu ý: Nếu file của bạn đã đặt số trang (ví dụ số trang bắt đầu đánh từ số 
 10 trở đi), nhưng bạn đặt lệnh in trang số 8 thì máy in sẽ không thực hiện được 
 lệnh in này. 
 7.5 Hủy bỏ lệnh in 
 Trường hợp bạn đã thực hiện lệnh in nhưng lại muốn hủy bỏ luôn lệnh in này, 
 bạn không nên thực hiện luôn thao tác xóa bỏ lệnh in vì khi máy in đang in nếu bỏ 
luôn lệnh in rất dễ xảy ra trường hợp bị kẹt giấy. Trước hết cần bỏ giấy ra khỏi máy 
in sau đó thực hiện lần lượt các bước sau: 
1. Kích chuột phải vào biểu tượng máy in trên thanh Taskbar, chọn Open All 
 Active Printers and Faxes 
 2. Sau đó chọn Cancel 
 8 Cài máy in 
 Từ Æ Settings Æ Printers and Faxes 
 16 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 Sau đó chọn Add a printer (vùng khoanh tròn) Æ nhấn Next. Khi đó sẽ xuất hiện 
cửa sổ hỏi ta cài máy in ở đâu (máy in chia sẻ - shared qua mạng và máy in của máy 
tính). Có hai khả năng được trình bày dưới đây 
 17 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 8.1 Cài máy in được gắn tại máy (local printer) 
 + Local printer attached to this computer: Cài đặt máy in được kết nối với máy 
 tính hiện tại. Ngoài ra nếu ta chọn Automatically detect and install my plug and Play 
 printer Æ Máy tính sẽ tự động dò tìm máy in được kết nối với trong máy tính và cài 
(thường ta không chọn chức năng này mà ta tự chọn máy in) 
 + Nhấn Next để chọn cấu hình cài máy in 
 18 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 + Chỉ ra cổng mà máy tính kết nối với máy in (thường khi cài chương trình tự 
động nhận ra cổng mà máy tính gắn kết với máy in) Æ Nhấn Next để tiếp tục 
 Windows hỗ trợ một số loại máy in của các nhà sản xuất được liệt kê trên hình vẽ 
 + Bên cột Manufacturer: chọn nhà sản xuất 
 + Printer: chọn kiểu máy in 
 19 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 Nếu không có trong danh sách thì ta chọn vào Have Disk 
 Chỉ đường dẫn chứa Driver (chương trình nhận dạng một loại thiết bị nào đó) 
bằng cách nhấn vào Browse rồi nhấn OK 
 + Trong ô Printer name: đặt tên cho máy in. Nếu muốn máy in này là máy in 
ngầm định (mọi thao tác in, nếu ta chọn in và không chỉ ra máy in nào thì lệnh in se dùng 
máy in mà ta chọn làm ngầm định để in) ta chọn vào Yes (ngược lại ta chọn No) 
 + Sau đó nhấn Next để tiếp tục 
 20 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 + Nếu muốn chi sẻ máy in (cho người khác dùng qua mạng) ta chọn Share name, 
nếu không muốn chia sẻ máy in (dùng một mình trên máy tính gắn máy in) ta chọn Do 
 not share this printer Æ Nhấn Next cho đến khi hoàn tất quá trình cài đặt 
 8.2 Cài đặt máy in được chia sẻ trên mạng 
 + A network printer, or a printer attached to another computer: Máy in được gắn ở 
máy tính khác, nhưng ở chế độ dùng chung (mọi người có quyền đều dùng được)Æ Sau 
đó nhấn Next Æ Xuất hiện cửa sổ hỏi tên máy in cần cài được gắn trên máy tính của ai 
(thường ta để nguyên) rồi nhấn Next (xem hình vẽ dưới đây) 
 21 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 Xuất hiện cửa sổ để ta chọn máy in một cách trực quan 
 Sau đó nhấn Next để tiếp tục quá trình cài đặt Æ Các thao tác tiếp theo (ví dụ như 
đặt máy in này làm máy in ngầm định,) giống như mục cài máy in Local. 
 22 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 9 Các công cụ kèm theo Word (Mathtype, PDF 
 maker, chuyển đổi font) 
 9.1 Mathtype 
 Dùng để gõ công thức nói chung và công thức toán học nói riêng. Đây là phần 
 mềm rất hữu ích cho việc soạn thảo các văn bản nhiều công thức 
 9.2 PDF maker 
 Chương trình dùng tạo cac tệp văn bản dạng PDF (một định dạng “cứng” cho 
phép hiển thị ở các máy tính khác chỉ cần cài chương trình hỗ trợ tệp PDF. Ưu điểm của 
PDF là giữ nguyên định dạng, không bị lỗi Font và người khác khó sửa tệp văn bản đó) 
 Một số chương trình tạo PDF 
 9.2.1 AdobeAcrobat Professional 6.0 trở lên 
 Cài đặt: giống các chương trình phần mềm thông thường 
 Cách sử dụng 
 + Sau khi cài xong lần đầu tiên khởi động Word Æ Ta phải chọn cho phép 
AdobeAcrobat chạy macro Æ Khi đó mới có thanh công cụ trên thanh công 
 cụ Word (để ẩn thanh công cụ ta bấm chuột phải vào vùng trắng bất kỳ của thanh công cụ 
Æ bỏ chọn PDFmaker 6.0) 
 + Từ văn bản hiện tại (nên ghi trước khi tạo tệp PDF), nếu chưa ghi hộp thoại 
xuất hiện 
 + Nhấn yes để tiếp tục Æ 
 23 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 Ghi tên tệp cần tạo vào File name Æ chọn thư mục lưu trữ rồi nhấn Save 
 9.3 Chuyển đồi font 
 - Chuyển đổi giữa các kiểu font (ABCÆ VniÆUnicode và ngược lại) 
- Có nhiều chương trình cho phép chuyển đổi, ở đây lấy ví dụ là Unikey (tương 
 tự cho Vietkey) 
- Từ biểu tượng bấm chuột phải, có 2 chế độ 
+ Để chuyển đổi cả file ta chọn Công cụ.. 
 24 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 Ta chọn File nguồn (bấm vào ) để chọn 
 văn bản cần chuyển mã. Khi đó chương trình sẽ tự động nhận ra mã nguồn. Tiếp đến ta 
chọn tên văn bản ghi lại sau khi chuyển (văn bản đích) và bảng mã đích. Sau đó nhấn 
chuyển mã khi đã cấu hình xong. 
 + Chuyển nhanh một đoạn văn bản (đã được copy vào Clipboard): Chuyển mã 
nhanh (bằng cách bấm chuột phải vào Unikey) Æ Sau đó chương trình thông báo đã 
chuyển xong Æ Ta thực hiện thao tác dán (Paste) vào vùng (nơi) cần dán. 
 10 Cách sử dụng help 
 Khi thực hiện không đúng (hay cần giúp đỡ) thao tác nào đó, ta nhấn F1 sẽ hiện 
lên một cửa sổ sau: 
 Gõ vào đó thông báo lỗi (hoặc từ cần giúp đỡ) rồi nhấn nút Æ Kết quả tìm 
kiếm cho việc giúp đỡ hiện ra Æ Dựa vào đó ta có thể khắc phục được lỗi. 
 Ví dụ: để biết cách tạo bảng ta gõ vào đó một vài từ tiếng Anh cơ bản (ví dụ 
 Table hoặc create table,) 
 25 
 Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường 
 11 Các lỗi hay xảy ra và cách khắc phục 
 11.1 Khi đang ở chế độ Print Preview 
 nếu cần sửa lỗi văn bản ta có thể thực hiện theo cách sau: bấm vào nút 
 Magnifier ( ) trên thanh Toolbar Print Preview. Lúc này, con 
 chuột hình kính lúp trở thành hình chữ I và khi đó ta sửa lỗi văn bản giống 
 như ở trạng thái soạn thảo 
 11.2 In tiếng Việt với Unicode 
 Hầu hết các máy in mới đều có thể in văn bản được soạn thảo bằng Unicode. Với 
những trường hợp không in được tiếng Việt bằng font Unicode thì nguyên nhân 
chủ yếu là do các máy này không “hiểu” font Unicode và tự động thay thế bằng 
một font khác có sẵn trong máy in. 
Cách khắc phục khác nhau tùy theo từng máy in cụ thể, nhưng cũng có một số 
điểm chung. Trước hết cần làm như sau: Start -> Settings - Printers - > Bấm chuột 
phải vào biểu tượng của máy in -> chọn Properties. Tiếp theo, tại của sổ của 
 Properties, di chuyển giữa các tab (thẻ) và thay đổi các thông số theo một hoặc 
 tổng hợp những cách sau (nếu có): 
 - Chuyển giá trị của "Spooling data format" sang "RAW". 
 - Chọn và sử dụng chức năng "Always use True type Fonts". 
 - Chọn để máy in “Download font” từ máy tính trước khi in. 
 - Chọn để máy in không thay thế (Substitute) font trước khi in. 
 - Chọn chức năng “Print Text as graphics”. 
 Ngoài ra, tải về trình điều khiển (driver) mới nhất và cài lại cho máy in cũng sẽ 
 giúp máy in hoạt động tốt với Unicode trong hầu hết các trường hợp 
 11.3 Khi gõ chữ tự động tách rời 
 Mở Word, vào Tools/Option/Edit bỏ dấu check ở mục use Smart cut & paste. 
 11.4 Chữ “i” biến thành “I” 
 Từ Tools/AutoCorrect và bỏ dấu check trong mục Replace text as you type. 
 11.5 
 26