Giáo trình Kỹ năng mềm (Phần 1)

m khi giải quyết vấn đề 
 a. Phương pháp mò mẫm Thử và Sai 
 Thử cách này xemkhông được rồi, thử cách khác coi saocũng không 
được! Chắc mình bỏ cuộc 
 Ví dụ: 
 Nộp hồ sơ xin việc đến Cty A (bị loại), Cty B (bị loại) và cứ thế rãi “truyền 
đơn” từ cty này sang cty khác , mong “thần may mắn” mỉm cười. 
 Không dành thời gian kiểm tra lại hồ sơ xin việc của mình. 
 b. Tiếp cận theo lối mòn xã hội 
 Mọi người ai cũng làm vậy, nên mình cứ làm thế 
 Ví dụ: Khi lên thuyết trình, chúng ta vẫn thường mở đầu bằng mô tuýp quen 
thuộc mà mọi người vẫn hay làm, sau đó nhìn vào slide hoặc báo cáo để đọc từ đầu 
đến cuối. 
 Để có thể đạt được điểm cao và tạo ấn tượng với khán giả, đòi hỏi chúng ta 
phải sáng tạo và tham khảo cách thức mới trong trình bày. 
 c. Một số nguyên nhân khác 
 - Nôn nóng, vội vàng, chủ quan 
 - Chưa tìm hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề 
 - Bảo thủ độc đoán, luôn cho mình đúng 
 - Chưa xác định đúng vấn đề 
 - Không lập kế hoạch cụ thể 
 72 
 - Thiếu lập trường, hay ba phải 
 4. Qui trình giải quyết vấn đề 
 a. Xác định vấn đề 
 Khi chủ thể chưa nhận ra vấn đề tức là chủ thể chưa có hành động nào vì thực 
sự chưa biết vấn đề đang gặp phải là gì. Để sớm nhận ra vấn đề đòi hỏi chủ thể có 
nhiều kinh nghiệm, tri thức và kỹ năng. Đặc biệt, trong công việc, yếu tố quan trọng 
để nhận ra vấn đề chính là kinh nghiệm vì kinh nghiệm sẽ cho chủ thể biết được khi 
nào một chuyện trong rất đáng lo ngại nhưng lại có thể bỏ qua vì hầu như nó không 
có khả năng chuyển thành một vấn đề. 
 Nếu: 
 - Xác định đúng vấn đề sẽ tìm giải pháp đúng 
 - Xác định sai vấn đề thì giải quyết vấn đề không có thực 
 - Bế tắc thì giải quyết không đúng vấn đề 
 * Khi có vấn đề xảy ra, luôn đặt câu hỏi: 
 - Vấn đề của tôi là gì? 
 - Chuyện gì sẽ xảy ra nếu.....? 
 - Đó có đúng là vấn đề của tôi hay không? 
 - Vấn đề có đáng phải giải quyết không? 
 - Tôi có phải đích thân giải quyết nó? 
 * Mô tả ngắn gọn về vấn đề đang tồn tại: 
 - Nó xảy ra từ khi nào? 
 - Nó xảy ra ở đâu? 
 - Nó đã xảy ra bao nhiêu lần? 
 - Nó có ảnh hưởng gì tới ai, tới điều gì? 
 - Có gì đặc biệt hay khác biệt về vấn đề này 
 73 
 b. Phân tích nguyên nhân 
 Khi chủ thể có một vấn đề, chủ thể phải nhận là người giải quyết nó. Muốn 
 giải quyết triệt để vấn đề phải tìm ra nguyên nhân sâu xa của vấn đề. 
 * Dùng biểu đồ xương cá 
 Biểu đồ xương cá, hay còn gọi là biểu đồ Ishikawa hay biểu đồ nguyên nhân - 
kết quả 
 - Biểu đồ xương cá dùng để tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến phát sinh vấn đề 
 - Có thể giúp ta tìm ra các nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ của vấn 
đề. 
 Các bước tiến hành: 
 1. Liệt kê vấn đề ở đầu con cá 
 2. Viết nguyên nhân chính vào nhánh xương sườn. 
 3. Viết nguyên nhân phụ vào nhánh xương con 
 * Phương pháp 5 whys 
 5 Whys là một phương pháp dùng những câu hỏi “Tại sao” liên tục để giúp ta 
thấy được nguyên nhân gốc của vấn đề mà ta đang cần tìm. 
 74 
 Thông thường, câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao” đầu tiên sẽ gợi ra câu trả lời 
cho câu hỏi “tại sao” thứ hai, rồi thứ ba và cứ thế cho đến khi tìm ra gốc rễ của vấn 
đề. 
 Ưu điểm: 
 Nhanh chóng tìm ra nguyên nhân gốc của vấn đề 
 Dễ ứng dụng mọi lúc mọi nơi, mọi vấn đề 
 VVNhanNhahóng tìm ra nguyên nNNNh 
 VVân 
 ấn đề 
 Ví dụ: 
 Tại sao đường xá ở TP.HCM thường ngập lụt mỗi khi mưa lớn? 
 -> Vì nước không thể thoát được. 
 - Tại sao nước không thể thoát được? 
 -> Vì các cống rảnh thoát nước bị nghẹt. 
 - Vì sao các cống rảnh bị nghẹt? 
 75 
 -> Vì người dân xả rác vào khu cống rãnh dẫn đến việc nước không thể thoát. 
 Vì sao người dân xả rác vào cống rãnh? 
 -> Vì ý thức người dân còn kém và có nhiều hộ buốn bán xả thải thẳng xuống cống. 
 - Vì sao ý thức người dân và các hộ buôn bán còn kém? 
 ->Vì chưa được tuyên truyền hoặc chưa có hình thức kỷ luật với những trường hợp 
 này. 
 c. Đưa ra các giải pháp 
 Dựa trên phân tích ở trên, chủ thể sẽ liệt kê những giải pháp có thể thực 
hiện. Việc liệt kê các phương án này có một giá trị quan trọng là làm tiền đề để lựa 
chọn giải pháp tốt nhất. Do vậy, trong giai đoạn này, càng nhiruf phương án được 
đưa ra, thì cơ hội lựa chọn được một phương án tối ưu càng cao. 
 Muốn có nhiều giải pháp sáng tạo, bạn cần: 
 - Sẵn sàng tiếp thu mọi ý kiến. 
 - Chấp nhận rủi ro. 
 - Kêu gọi người khác tham gia. 
 - Chấp nhận phê bình. 
 d. Lựa chọn giải pháp tối ưu 
 Chủ thể phải tiến hành phân tích ưu và khuyết điểm, rủi ro của từng 
phương án và lựa chọn phương án tối ưu. Phương án tối ưu là phương án chứa nhiều 
ưu điểm nhất, ít rủi ro nhất, phù hợp với hoàn cảnh và khả năng thực thi của chủ thể. 
 Nếu bạn chọn giải pháp sai đồng nghĩa với việc vấn đề của bạn sẽ rơi vào bế tắc! 
 e. Triển khai kế hoạch hành động 
 Đây là khâu vô cùng quan trọng, những vấn đề có thể phát sinh thêm sẽ xuất 
 hiện ở giai đoạn này. 
 76 
 Mọi thứ đã được chuẩn bị hoàn tất, nhiệm vụ của bạn là bắt tay vào thực hiện 
 ngay những giải pháp mà bạn đã chọn. 
 Áp dụng quy tắc Smart: 
 1. Specific - cụ thể, dễ hiểu 
 2. Measurable – đo lường được 
 3. Achievable – vừa sức 
 4. Realistics – thực tế 
 5. Timebound – có thời hạn 
 f. Đánh giá kết quả 
 Sau khi thực thi giải pháp, chủ thể cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có 
thành công như mong đợi hay không? Cũng như có tạo những ảnh hưởng không 
mong đợi nào không? Đồng thời yêu cầu quan trọng nhất là rút kinh nghiệm cho lần 
sau. Hoặc đặt trường hợp, vấn đề chưa được giải quyết thì chủ thể phải thực hiện lại 
từ bước một để giải quyết vấn đề. 
 Trong quá trình đánh giá, phải trả lời được các câu hỏi: 
 - Có thành công như mong đợi hay không? 
 - Có phát sinh thêm vấn đề nào khác hay không? 
 - Có mắc phải sai lầm gì khi giải quyết vấn đề 
 - Những bài học rút ra cho các vấn đề khác là gì? 
 - Đánh giá dựa vào mục tiêu 
 - Giải pháp đáp ứng mục tiêu ở mức độ nào? 
 - So sánh với tiêu chuẩn 
 - Những tiêu chuẩn đặt ra có được tuân thủ? 
 - Đánh giá bằng lượng hoá 
 - So sánh tiêu chí trước và sau thực hiện 
 - Xem xét trên phương diện rộng 
 - Điểm mạnh, điểm yếu 
 77 
 - Hiệu ứng không mong đợi của giải pháp 
 - Chi phí phát sinh 
 5. Một số kỹ thuật để giải quyết vấn đề 
 a. Phương pháp công não 
 Công não hay còn gọi là Brainstorming được tạo ra để tìm ý tưởng trong làm 
việc theo nhóm , nhằm giải quyết các vấn đề về sáng tạo. (được miêu tả đầu tiên 
trong cuốn sách “Applied Imagination” bởi Alex F.Osborn 
 Tạo ra nhiều ý tưởng cho 1 vấn đề (liệt kê ra càng nhiều đáp án càng tốt và 
tập trung theo quy tắc nhất định 
 Huy động những ý tưởng mới mẻ, độc đáo về một chủ đề -> cơn lốc các ý 
tưởng. 
 1.Vấn đề công não phải rõ ràng, chuẩn mực hướng tới giải pháp hiệu quả -> suy 
 nghĩ thật kỹ 
 2.Tập trung vào vấn đề (tập kích não), tránh các ý kiến lạc hướng -> Thu thập 
 tất cả các quan điểm & ý kiến. 
 3.Tiến hành đưa ra các ý tưởng một cách thoải mái, tự do 
 4.Tuyết đối cấm mọi hình thức phê bình, chỉ trích. Tạo không khí thân thiện để 
 phát triển ý tưởng. 
 5. Khuyến khích tinh thần tích cực của mỗi thành viên. Đề ra các ý tưởng không 
 quen thuộc và đặt ra các câu hỏi để làm rõ. 
 Bước 1: Lựa ra 1 nhóm trưởng(điều khiển) và 1 thư ký 
 Bước 2: Xác định vấn đề hay ý kiến sẽ được tập kích. Phải làm cho mọi thành 
 viên hiểu thấu đáo về đề tài công não 
 Bước 3: Thiết lập các “quy tắc” cho buổi tập kích 
 Bước 4 Bắt đầu tập kích não – càng nhiều ý tưởng càng tốt 
 78 
 Bước 5. Đánh giá các câu trả lời (loại bỏ ý kiến không phù hợp, những câu trùng 
 lặp) 
 Ưu điểm: 
 - Không hạn chế số người 
 - Ứng dụng được trong cả trường hợp về mặt địa lý (mạng internet) và dụng 
cụ đơn giản. 
 - Ý tưởng đa dạng 
 - Tôn trọng ý kiến của nhau 
 - Kích thích sự năng động , sáng tạo 
 Nhược điểm: 
 - Điều hành không hợp lý sẽ mất nhiều thời gian của nhóm 
 - Quy tắc không nghiêm chỉnh sẽ gây bất đồng ý kiến 
 b. Sáu chiếc nón tư duy 
 Cách thức giúp chủ thể có được NHIỀU góc nhìn về MỘT đối tượng 
 Đặc điểm: 
 - Cá nhân nới rộng suy nghĩ 
 - Chọn chiếc nón mình thích hay muốn 
 - Các ý kiến không có mức thống trị tuyệt đối 
 - Chiếc nón chỉ có giá trị định hướng 
 * Các bước tiến hành: 
 + Bước 1: Thu thập thông tin 
 • Chúng ta cần có những thông tin gì? 
 • Những thông tin nào đã biết?, còn thiếu? 
 • Làm cách nào để tìm những thông tin thiếu đó? 
 + Bước 2: Đưa ra các giải pháp 
 79 
• Ý tưởng, phương án, khả năng. 
• Tư duy sáng tạo, cởi mở 
• Có thể làm gì khác trong trường hợp này? 
 + Bước 3: Đánh giá các ý kiến 
 Mặt tích cực: 
• Đâu là mặt tích cực của vấn đề này? 
• Vấn đề này có khả năng thực hiện được không? 
• Những lợi ích khi chúng ta dùng giải pháp 
 này là gì? 
 Mặt tiêu cực 
• Các khó khăn, điểm yếu, mối nguy. 
• Tiên lượng các tình huống xấu 
• Những nguy hiểm, rắc rối nào có thể xảy ra? 
 + Bước 4: Cảm xúc, cảm giác chủ quan 
• Cảm giác của bạn lúc này là gì? 
• Trực giác của bạn mách bảo điều gì? 
• Bạn thích hay không thích vấn đề này? 
 + Bước 5: Tổng kết và kết thúc 
• Xác định lại trọng tâm và mục đích thảo luận. 
• Tập hợp mọi ý kiến, tóm tắt, kết luận và lập kế hoạch hành động. 
 * Lưu ý: 
 - Chọn nhóm trưởng và nêu các yêu cầu có liên quan 
 - Chọn vấn đề cần góp ý 
 - Yêu cầu chọn nón 
 - Tiến hành theo đặc điểm của từng loại nón 
 80 
 - Thu thập thông tin đa chiều trên tinh thần chia sẻ 
 - Tổng kết, rút kinh nghiệm cho vấn đề cần giải quyết 
 Chương 3: Kỹ năng quản lý thời gian 
 Theo những tài liệu khác nhau về cẩm nang quản lý, đặc biệt là nghệ thuật 
 quản lý thời gian, thời gian được xem là phương tiện để con người hoạt động và sử 
 dụng nod để đạt được những mục đích của chính mình. Thời gian tồn tại ngoài con 
 người nhưng do con người quản lý và sử dụng. Quản lý thời gian là quá trình làm 
 chủ, sắp xếp, sử dụng thời gian một cách khoa học và nghệ thuật.[4] 
 Vậy,Thời gian là đại lượng đo lường sự biến đổi của vật chất, là công cụ dùng 
 để đánh giá sự trải nghiệm của mỗi người trong cuộc sống (sự trải nghiệm không 
 bao giờ lặp lại) 
 Quản lý thời gian là khả năng sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhằm 
đạt được những mục đích thông qua việc lên kế hoạch, tổ chức và kiểm tra việc sử 
dụng thời gian một cách tối ưu”. 
 1. Đặc điểm của kỹ năng quản lý thời gian 
 Quản lý thời gian thực chất là quá trình lập kế hoạch sử dụng thời gian 
 Không thể phủ nhận thời gian là tài sản vô giá, việc lập kế hoạch sử dụng 
thời gian là đặc điểm cơ bản để sử dụng thời gian hiệu quả hay quản lý thời gian một 
cách khoa học. 
 Việc lên kế hoạch sử dụng thời gian là một bài toán khó nhưng đó là yêu 
cầu đầu tiên và tối quan trọng đối với mỗi con người có khả năng “quản lý”. 
 Thực chất của việc lập kế hoạch sử dụng thời gian đó là sự cân bằng giữa 
tài sản con người đang có và những loại quỹ con người cần đầu tư. Giải quyết được 
hai vế của bài toán này một cách cân bằng nghĩa là kế hoạch sử dụng thời gian đã 
được giải quyết.[5] 
 81 
 Quản lý thời gian là quá trình tổ chức sử dụng thời gian hiệu quả 
 Việc sử dụng thời gian hay quản lý thời gian dựa trên nền tảng của việc 
triển khai quá trình sử dụng thời gian. Đó là những thao tác cụ thể hóa của việc thực 
thi kế hoạc đã xác lập. 
 Những biểu hiện của đặc điểm này cho thấy chủ thể quản lý thời gian phải 
tổ chức việc sử dụng thời gian sao cho thật hiệu quả thông qua những thao tác sau: 
chú ý đến chế độ sinh học của mình khi sử dụng từng mốc thời gian, biết chia nhỏ 
các kế hoạch dài hạn thành những chương trình hành động ngắn hạn và thực thi tuần 
tự, khi xử lý những công việc khó thì hãy xử lý từng phần nhỏ của nó mà không hẳn 
là cố công bằng mọi giá để đạt được nó, luôn phân biệt hay phân cấp những công 
việc không hiệu quả về thời gian đối với chính mình để có những định hướng thích 
ứng, luôn biết kiểm tra lại kế hoạch và cập nhật lại kế hoạch khi cần thiết [5]. 
 Quản lý thời gian là quá trình giám sát và kiểm tra kế hoạch và thực tế sử 
dụng thời gian 
 Việc lập ra kế hoạch và tổ chức thực hiện sử dụng thời gian hiệu quả cũng 
chỉ thực hiện hiệu quả nếu như chủ thể biết giám sát và kiểm tra việc sử dụng thời 
gian một cách nhiêm khắc và tối đa. Việc giám sát này trước hết đòi hỏi bạn phải có 
thái độ nghiêm khắc với chính mình hoặc nghiêm túc với những góp ý của người 
giám sát. Để có thể thực hiện việc giám sát thì cần chú ý những biểu hiện: luôn chú 
tâm đến việc kiểm tra xem trong ngày, trong tuần kế hoạch thời gian của mình được 
thực hiện nghiêm túc ở mức độ nào. Ngoài ra, dành một khoảng thời gian để thực 
hiện việc kiểm tra kế hoạch cũng như đánh giá khả năng thực hiện kế hoạch của 
mình. Đương nhiên, liên quan với việc giám sát thì se có hành động tự đánh giá để 
trách phạt hoặc khen thưởng sao cho thật cụ thể rõ rang. 
 Việc giám sát này có thể được thực thi bởi những công cụ hoặc những 
người khác. Nếu nhận được những “nhắc nhở” hay những tín hiệu của các công cụ 
thì hãy thực hiện nghiêm túc và chính bản thân yêu cầu của việc giám sát cũng đòi 
 82 
hỏi phải có bước kiểm tra xem việc thực hiện những nhắc nhở của các công cụ này 
như thế nào. Nếu nhận được những lời góp ý, phê bình của người giám sát thì phải 
nghiêm túc đón nhận cũng như nên dành khoảng thời gian để tổng kết và tóm lược 
những góp ý nếu được người giám sát hoặc người hướng dẫn sẻ chia. [5] 
 2. Nguyên nhân gây lãng phí thời gian 
 a. Tính “Cẩu thả”: 
 - Bạn cố gắng hoàn thành và kiểm tra tiến độ công việc 
 - Không vội vàng, cẩu thả để không mất thời gian sửa chữa 
 b. Điệp khúc “từ từ” 
 Bạn cần: 
 - Làm ngay khi có thể 
 - Làm việc quan trong trước 
 - Làm từng chút một 
 - Tự nhắc nhở mục đích đề ra 
 - Đặt “giờ bắt đầu” và “giờ kết thúc” 
 c. Nói chuyện phiếm 
 Bạn cần: 
 - Sắp xếp các ý tưởng cần bàn luận 
 - Lắng nghe cẩn thận 
 - Vào thẳng vấn đề, nói “không” khi cần thiết 
 - Làm chủ tình hình, kết thúc khi cần thiết 
 d. Không biết nói “không” 
 Bạn cần: 
 - Tìm cách nói “không” một cách lich sự 
 - Bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ 
 - Nói “không” khi việc chẳng quan trọng lắm 
 83 
 - Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn 
 - Hỏi: có ai khác làm được việc đó không? 
3. Ma trận quản lý thời gian 
 III 
 I- Quan trọng – Khẩn cấp 
 II- Quan trọng – Không khẩn cấp 
 III- Không quan trọng – Khẩn cấp 
 IV- Không quan trọng – Không khẩn cấp 
 Bạn cần: 
 Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm. 
 84 
 Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí khẩn cấp và 
quan trọng, đưa vào ma trận quản trị thời gian. 
 Bước 3: Bố trí thời gian và cách giải quyết công việc thích hợp cho từng nhóm. 
 Quản lý thời gian theo công thức: S.M.A.R.T 
 1. S -Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu; 
 2. M -Measurable: Đo đếm được; 
 3. A- Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình; 
 4. R -Realistic: Thực tế, không viễn vông; 
 5. T - Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đề rahạnhạn để đạt được 
 mục tiêu đã vạch ra. 
 85