Bài giảng Hành vi tổ chức - Chương 7: Truyền thông trong nhóm

TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 2 
SAU KHI KẾT THÚC CHƯƠNG NÀY, CHÚNG TA CÓ THỂ 
Mô tả quy trình truyền thông 
So sánh hiệu quả của các dạng truyền thông chính thức 
Xác định những ảnh hưởng của tin hành lang. 
Giải thích tầm quan trọng về độ phong phú của các kênh nhằm cải thiện kỹ năng truyền thông hiệu quả 
Xác định những cản trở chính cho truyền thông hiệu quả 
M ỤC ĐÍCH HỌC TẬP 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 3 
Các chức năng của truyền thông 
Các chức năng của truyền thông 
Kiểm soát hành vi của các thành viên. 
Giúp động viên để thực hiện công việc. 
Giúp biểu lộ tình cảm. 
Đưa ra thông tin cần thiết để ra quyết định. 
Truyền thông 
Là quá trình chuyển đổi và hiểu được ý nghĩa 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 4 
Mô hình quy trình truyền thông 
Nguồn 
Mã hóa 
Kênh 
Giải mã 
Người nhận 
Thông điệp 
Thông điệp 
Thông điệp 
Thông điệp 
Phản hồi 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 5 
Đường truyền thông 
D ưới lên 
Tr ên xuống 
Ngang c ấp 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 6 
3 dạng truyền thông chính thức 
E X H I B I T 
10-3 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 7 
Mạng truyền thông chính thức và các tiêu chuẩn hiệu quả 
Mạng truyền thông 
Tiêu chuẩn 
Chuỗi 
Vòng tròn 
Mọi hướng 
Tốc độ 
TB 
Nhanh 
Nhanh 
Chính xác 
Cao 
Cao 
TB 
Xuất hiện lãnh đạo 
TB 
Cao 
Không 
Sự hài lòng của các tviên 
TB 
Thấp 
Cao 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 8 
Tin hành lang 
Các đặc điểm của tin hành lang 
Không được ban lãnh đạo kiểm soát 
Hầu hết các nhân viên đều nhận thức thông tin hành lang đáng tin cậy hơn thông tin chính thức. 
Phần lớn tin hành lang sử dụng cho lợi ích của một số người đưa tin. 
Lý do: 
Muốn biết nhiều thông tin hơn liên quan đến các tình huống quan trọng. 
Các điều kiện mơ hồ 
Các điều kiện gây ra lo lắng 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 9 
Những đề nghị nhằm giảm tác hại của tin đồn 
1. Thông báo lịch làm việc khi ra các quyết định quan trọng 
2. Giải thích các quyết định và hành vi không nhất quán, bí mật 
3. Nhấn mạnh truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại cho các quyết định hiện tại cũng như kế hoạch tương lai 
4. Thảo luận cởi mở về những khả năng xảy ra các tình huống xấu 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 10 
Lựa chọn kênh truyền thông 
Các đặc điểm của kênh phong phú 
Xử lý nhiều thông tin cùng lúc. 
Khuyến khích phản hồi nhanh. 
Mang tính rất cá nhân theo tình huống 
Độ phong phú của kênh truyền thông 
Độ phong phú thể hiện qua số lượng thông tin được chuyển tải trong quá trình truyền thông 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 11 
Mức đ ộ phong phú thông tin của các kênh truyền thông 
Tính 
phong phú 
Tính 
rõ ràng 
Ph ươ ng tiện truyền thông 
Thông lệ, rõ ràng 
Không thông lệ, m ơ hồ 
Nói chuyện trực tiếp 
Hội nghị quay phim 
Điện thoại 
Email 
Bảng ghi nhớ, th ư từ 
Báo cáo, tập tài liệu 
Tình huống truyền thông 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 12 
Truyền thông qua máy tính 
E-mail 
Thuận lợi: viết, gửi, lưu trữ nhanh chóng; Chi phí gửi thấp. 
Không thuận lợi: Thông tin quá tải, thiếu phần tình cảm, lạnh lùng. 
Intranet 
Hệ thống mạng nội bộ 
Extranet 
Hệ thống mạng thông tin kết nối giữa nhân viên với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác. 
Videoconferencing 
Là dạng intranet hay extranet cho phép mọi người nói chuyện trực tiếp qua những liên kết hình ảnh. 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 13 
Những cản trở truyền thông hiệu quả 
Sàng lọc 
Người gửi sàng lọc thông tin sao cho thông tin đến người nhận theo chiều hướng họ thích 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 14 
Những cản trở truyền thông hiệu quả 
Nhận thức chọn lọc 
Con người diễn giải những điều mình thấy dựa trên mối quan tâm của mình, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và thái độ 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 15 
Những cản trở truyền thông hiệu quả 
Thông tin quá tải 
Điều kiện trong đó thông tin đưa đến vượt quá khả năng xử lý của cá nhân 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 16 
Những cản trở truyền thông hiệu quả 
Cảm xúc 
Ở thời điểm nhận thông tin, cảm xúc của người nhận sẽ ảnh hưởng đến thông điệp được gửi đến 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 17 
Những cản trở truyền thông hiệu quả 
Ngôn ngữ 
Mỗi người hiểu các từ theo nghĩa khác nhau 
Lo sợ truyền thông 
Áp lực hoặc lo lắng quá mức về truyền thông bằng lời, bằng thư từ hoặc cả hai 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 18 
Cản trở truyền thông giữa nam giới và nữ giới 
Nam giới nói chuyện để: 
Nhấn mạnh địa vị, quyền lực và tính độc lập. 
Than phiền về nữ giới nói liên tục. 
Đề nghị giải pháp 
Khoe khoang thành tích 
 Nữ giới nói chuyện để : 
Thiết lập mối liên hệ và thân tình 
Chỉ trích nam giới không biết lắng nghe. 
Trình bày vấn đề vì muốn thổ lộ. 
Biểu lộ sự hối tiếc và duy trì cân bằng khi đàm thoại. 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 19 
Truyền thông giữ các nền văn hóa khác nhau 
Các cản trở văn hóa 
Cản trở bởi nghĩa của từ 
Cản trở bởi nghĩa rộng của từ 
Cản trở về giọng nói 
Cản trở do những khác biệt về nhận thức 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 20 
Điệu bộ bằng tay ở mỗi nước có ý nghĩa khác nhau 
E X H I B I T 
10-10a 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 21 
E X H I B I T 
10-10b 
Điệu bộ bằng tay ở mỗi nước có ý nghĩa khác nhau 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 22 
Khắc phục những cản trở trong truyền thông đa văn hóa 
Luật truyền thông theo ngữ cảnh văn hóa: 
Giả định những khác biệt cho đến khi đạt được sự tương đồng. 
Nhấn mạnh đến mô tả thay vì diễn giải và đánh giá. 
Học cách đồng cảm 
Xem phần giải thích của mình như một giả định. 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 23 
Hết chương VII 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 24 
CÂU HỎI THẢO LUẬN 
Hiểu biết lẫn nhau sẽ làm tăng tính chính xác trong nhận thức và cải thiện quá trình truyền thông? Bạn có đồng ý không? Theo bạn làm thế nào để tăng sự hiểu biết lẫn nhau? 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 25 
Mô hình Johari Window 
Vùng cởi mở 
Vùng mù mờ 
Vùng che giấu 
Vùng không biết 
Mình không biết 
Mình biết 
Người khác biết 
Người khác không biết 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 
10 – 26 
Mô hình Johari Window 
Vùng cởi mở 
Vùng mù mờ 
Vùng che giấu 
Vùng không biết 
Mình không biết 
Mình biết 
Người khác biết 
Người khác không biết 
Phản hồi 
Thổ lộ