Giáo trình Kỹ năng mềm - Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính (Phần 1)

rình 
hoàn toàn tự nhiên từ khi bạn sinh ra đã như vậy rồi. Lúc bạn ngủ thì quá trình 
đó vẫn xảy ra. 
 Bây giờ bạn hãy làm bài tập thứ hai: Nhắm mắt lại và cố nghe xem người 
ở phòng bên cạnh đang nói gì? Đây chính là quá trình lắng nghe. Quá trình này 
nối tiếp ngay sau quá trình nghe thấy. Nó biến đổi sóng âm thanh thành ngữ 
nghĩa. Quá trình này cần sự tập trung và chú ý rất cao. 
 Như vậy lắng nghe là quá trình tập trung chú ý để giải mã sóng âm thanh 
thành ngữ nghĩa. 
 CHƯƠNG IV 
 Kỹ năng trả lời phỏng vấn 
Mã bài: MH15-03 
 Mục tiêu: 
 - Tạo được kỹ năng cần thiết khi tham gia phỏng vấn 
 - Xác định được thông tin cần thiết của người phỏng vấn 
 1. Cách viết hồ sơ xin việc 
 Để có một bức thư xin việc và CV (sơ yếu lý lịch) hoàn hảo, gây ấn tượng 
và thuyết phục, bạn phải “bán cái người khác cần mua, bán cái thị trường cần, 
chứ không nên rao bán cái mình có”. 
 Đó là nguyên tắc đầu tiên mở màn cho chặng đường xin việc. 
 Những việc đầu tiên cần thực hiện đó là cần phải tìm hiểu về nhà tuyển 
dụng, phải biết họ cần gì, họ muốn gì. Những thứ họ cần bạn có không, nếu có, 
hãy nêu bật chúng, tận dụng chúng tối đa để làm nhà tuyển dụng hài lòng. 
 Đối với nhà tuyển dụng, điều quan trọng là tuyển được người có khả năng 
phù hợp với công việc. Họ không cần một người bằng cấp đầy mình nhưng lại 
chẳng ăn nhập gì với công việc cả. Vì vậy, dù bạn có rất nhiều bằng cấp cũng 
đừng nghĩ rằng cứ liệt kê hết ra là đủ. 
 Đừng quá phô trương bản thân nhưng phải biết chú trọng vào những điểm 
mạnh của mình, tránh để lãng phí chúng. 
 HS xin việc thường bao gồm: 
 - Đơn xin việc (Cover Letter) 
 - Sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae /Resumé) 
 - Bằng cấp - Thư giới thiệu. 
 - Các tài liệu chứng minh thành tích. 
 Thư giới thiệu hay còn gọi là Thư tiến cử. Có nhiều cách để bạn có được 
thư này. Thư này có thể được viết bởi người quản lý bạn trong công ty bạn vừa 
mới nghỉ việc. Thư tiến cử cũng có thể được viết bởi người cấp trên của của bạn 
trong công tác Đoàn Hội, hay chính là giáo viên bộ môn mà môn đó bạn học 
xuất sắc. Thư tiến cử chắc chắn sẽ là một lợi thế của bạn so với các ứng viên 
khác. 
 Curriculum Vitae (CV) thuyết phục 
 Có 4 kiểu CV cơ bản: CV kiểu kỹ năng, CV theo trình tự thời gian, CV 
theo kiểu chức năng, CV kiểu hình tượng. 
 Các nội dung chính của một CV: 
- Thông tin cá nhân: Họ và tên, giới tính, năm sinh, địa chỉ liên hệ, email, số 
 điện thoại. 
- Học vấn: Cao học (Đại học), chuyên ngành, năm tốt nghiệp, các khóa ngắn 
 hạn có liên quan. Thành tích nổi bật, cho kèm bằng khen (nếu có). 
- Kinh nghiệm làm việc: Bạn có thể sắp xếp theo nhiều cách: Theo thứ tự từ 
 công việc gần nhất, theo thứ tự kinh nghiệm liên quan quan trọng nhất. Các 
 thành quả đạt được trong công việc. Thêm kinh nghiệm bán thời gian hoặc 
 tình nguyện. 
- Các kỹ năng có liên quan đến công việc: 
 Khả năng giải quyết vấn đề. Ví dụ: “Tôi đã tham gia đề tài giải quyết vấn 
đề nghỉ học của sinh viên. Tôi đã phỏng vấn một số sinh viên để tìm ra nguyên 
nhân và đưa ra một số giải pháp để hạn chế sinh viên bỏ học. Kết quả là lượng 
sinh viên bỏ học đã giảm 20% sau 3 tháng áp dụng”. 
 Khả năng giao tiếp - kỹ năng thuyết trình. Hãy liệt kê các dịp phát biểu 
trước công chúng, các bài thuyết trình ở hội thảo. Ví dụ: “Tôi đã từng được mời 
phát biểu trong kỳ Đại hội Hội Sinh viên TP.HCM năm 2005”. 
 Khả năng trình bày. 
 Khả năng quản lý thời gian. 
 Khả năng quản lý dự án. 
 Một số kỹ năng ngoài, những sở trường đặc biệt, ít người có. 
 - Ngôn ngữ: Ngôn ngữ cần sử dụng súc tích, tránh dài dòng, bóng 
bẩy hay thái quá, ngoa ngôn. 
 - Sở thích, mối quan tâm: Chỉ ghi khi thực sự cần thiết hoặc có liên 
quan hay mang tính đặc trưng cho nghề nghiệp. 
 - Người tham khảo: Là người sẵn sàng chứng thực cho bạn về những 
khả năng tuyệt vời mà bạn có. Người đó phải sẵn sàng tiếp đón đại diện công ty 
mà bạn ứng tuyển nếu công ty đó có nhu cầu thẩm tra về bạn. Người tham khảo 
có thể cũng chính là người viết Thư giới thiệu cho bạn. 
 Cần nêu rõ chức vụ, họ tên, nơi công tác, số điện thoại và địa chỉ liên lạc 
của người tham khảo. 
 - Thư xin việc thuyết phục 
 Thông thường thư xin việc chỉ nên trình bày trong một trang, trong đó bạn 
phải nêu rõ vị trí dự tuyển, các điểm chính trong CV bạn vừa viết xong, nhấn 
mạnh các kỹ năng chính có liên quan đến công việc. Làm cách nào công ty có 
thể liên lạc được với bạn. Một vài lời hứa hẹn chân thành. Bày tỏ mong muốn 
thật sự được đóng góp cho công ty. 
 Ngôn ngữ nhẹ nhàng, giản dị, chân thật. Sử dụng câu ngắn gọn, dễ hiểu. 
Tránh tuyệt đối việc sai lỗi chính tả và các dấu chấm câu. Chú ý xuống dòng ở 
những chỗ cần thiết. Trình bày thoáng, đẹp mắt. 
 Bước cuối cùng là hoàn thiện hồ sơ: Đọc và kiểm tra lại hồ sơ của mình. 
Nếu có phần mềm kiểm tra chính tả thì càng tốt. Để chắc chắn, bạn có thể nhờ 
bạn bè kiểm tra hoặc nhân viên tư vấn giúp bạn. 
 2. Khi trả lời phỏng vấn 
 Các cuộc phỏng vấn tuyển dụng ra đời với mục tiêu chính là đảm bảo 
được cả nhà tuyển dụng và ứng viên hiểu đúng về nhau và có đầy đủ. Đối với 
ứng viên, việc trả lời phỏng vấn tốt nghĩa là người đó đã nói rõ những khả năng 
tốt nhất của mình khi làm việc, thu hút người tuyển dụng, tạo cơ hội cho mình 
bằng những câu hỏi ngược lại thông minh. Tuy là vậy, nhưng còn có khá nhiều 
ứng viên vẫn rơi vào thế “bí” hay trả lời không tốt những câu hỏi tưởng chừng 
đơn giản của nhà tuyển dụng và tự gạch tên mình ra khỏi quyết định tuyển dụng 
tưởng như cầm chắc trong tay. 
 Các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp từng tiết lộ rằng càng để ứng viên 
thoải mái khi trao đổi và đưa ra những câu hỏi tưởng chừng đơn giản và gần gũi 
kiểu như: “bạn đi từ nhà đến đây có xa không?”, “Bạn có tìm thấy công ty dễ 
dàng không”sẽ giúp ứng viên “sơ hở” nhiều hơn và họ quên mất rằng đang 
trong cuộc phỏng vấn tuyển dụng mà làm mất đi tác phong chuyên nghiệp của 
mình. Đừng quá thành thật hoặc trả lời một cách bâng quơ những câu hỏi như 
trên. Khi trả lời câu “bạn đi từ nhà đến đây có xa không?” mà bạn thành thật 
miêu tả đoạn đường gian khó, giao thông thì khủng khiếp sẽ khiến nhà tuyển 
dụng nghĩ rằng bạn sẽ đi làm trễ trong công việc hằng ngày và hiệu quả công 
việc cũng sẽ không cao. 
 Ngoài ra những câu hỏi tưởng chừng như bất ngờ và khó “nhằn” nhất lại 
dễ dàng được phỏng đoán và đưa ra phương án trả lời hơn. Chỉ cần bạn chú ý 
nhiều hơn cách diễn đạt, ngôn từ sử dụng để đảm bảo nhà tuyển dụng sẽ hiểu 
đúng và đầy đủ ý mà mình muốn nói. Đừng trả lời với một vòng quanh luẩn 
quẩn, đưa ra quá nhiều hoặc quá ít thông tin về bản thân bạn. Hãy học cách chọn 
lọc thông tin hợp lý nhất cho câu hỏi phỏng vấn để nhà tuyển dụng hiểu được 
mà không thấy mệt mỏi và nhàm chán. Nên biết cách kéo dài thời gian phỏng 
vấn để thể hiện những ưu điểm của mình bằng cách trả lời câu hỏi, đừng trả lời 
cụt lủn, hay hỏi câu nào trả lời câu ấy tự làm nổi bật bản thân bằng những câu 
hỏi ngược xen kẽ câu trả lời của mình là một cách để được nhà tuyển dụng đánh 
giá cao sự nhiệt tình cũng như sự quan tâm của ứng viên đối với công việc. 
 Với việc sử dụng ngôn ngữ sao cho thật phong phú kết hợp với giọng nói 
rõ ràng, mạch lạc sẽ tạo nên nhiều thiện cảm trong tâm trí nhà tuyển dụng. Bạn 
có thể tận dụng thế mạnh của ngôn ngữ cơ thể, cách nhấn mạnh câu từ, giọng 
nói của mình để thể hiện thái độ của bản thân đối với công việc. 
 Với những câu hỏi về vị trí công việc bạn mong muốn làm hoặc đã rời bỏ 
thì bạn nên khéo léo thể hiện những phẩm chất sẽ đáp ứng được công việc hiện 
tại và mong muốn những cơ hội nghề nghiệp để phát huy hết khả năng, kỹ năng 
nghề nghiệp của mình. Đừng có bộc lộ quá nhiều về bản thân hay những khúc 
mắc với công việc cũ sẽ gây phản cảm với người phỏng vấn bạn. Hoặc có những 
câu hỏi liên quan đến sự lựa chọn cũng như những điểm yếu, thất bại của bạn. 
Đừng nghĩ rằng những câu này khó trả lời hoặc trả lời quá “thẳng, thật”. Chỉ cần 
bạn khéo léo lái câu trả lời điểm yếu bằng câu nói thừa nhận điểm mạnh của 
mình, hay là những sự thất bại của bạn và cách bạn khắc phục và vượt qua nó 
như thế nào. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá cao bạn về sự khiêm tốn 
và sự nỗ lực không ngừng. 
 Phần nhiều các nhà tuyển dụng hay hỏi một câu đại loại như tại sao bạn 
lựa chọn công ty của họ mà không phải những công ty khác. Bạn sẽ trả lời như 
nào? rằng bạn đã dự tuyển mà không được hay họ chưa có nhu cầu tuyển người. 
Bạn hãy trả lời theo cách mà bạn sẽ đề cao môi trường làm việc và khả năng 
hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp của bản thân ở doanh nghiệp của họ để thay câu 
trả lời. Có thể thêm vào đó một câu hỏi sau: “chắc đó cũng là lý do mà anh/chị 
đã chọn công ty này để làm việc?” 
 Trong cuộc phỏng vấn, không phải câu hỏi nào của nhà tuyển dụng cũng 
khó và khiến bạn khó xử. Chỉ cần linh hoạt hơn và thể hiện được khả năng làm 
việc, thái độ nhiệt tình và sự quan tâm của bạn đến công ty và vị trí công việc 
qua những câu trả lời cũng giúp bạn có nhiều cơ hội có được việc làm hơn. 
 3. Các câu hỏi thường gặp 
 Việc bước vào vòng phỏng vấn thường làm cho người tìm việc rất hồi hộp 
và lo lắng. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn thường gặp và những gợi ý trả 
lời phù hợp có thể giúp ích cho bạn: 
 - Hãy tự giới thiệu về Anh/Chị! 
 Hãy bao quát 4 lĩnh vực trong cuộc sống của bạn: những năm đầu đời, học 
vấn, kinh nghiệm làm việc và vị trí hiện tại. Nội dung trình bày không nên vượt 
quá 2 phút, đừng lan man hay quá chau truốt. Câu hỏi này thường được nêu lên 
khi bắt đầu cuộc phỏng vấn, vì thế, nếu trả lời tốt, bạn sẽ có nhiều sự tự tin hơn. 
 - Anh/chị có thể mang đến cho chúng tôi điều gì mà các ứng viên 
khác không có? 
 Nếu câu hỏi này được đặt ra khi vừa bắt đầu cuộc phỏng vấn, bạn có thể 
phản hồi bằng cách trình bày về các kỹ năng và kinh nghiệm sẽ làm lợi cho công 
ty. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu trước một số thông tin về vị trí công việc. 
Tránh các câu trả lời dựa trên các giả định chủ quan của bạn. 
 Tuy nhiên, nếu nhà tuyển dụng đưa ra câu hỏi này sau khi đã mô tả về vị 
trí phỏng vấn, họ đang muốn tìm hiểu những thành công trong quá khứ của bạn. 
Đây chính là cơ hội tốt để thể hiện khả năng giải quyết vấn đề đấy! 
 - Điểm mạnh của Anh/Chị? 
 Bạn nên liệt kê từ 3 đến 4 điểm mạnh liên quan đến các nhu cầu của nhà 
tuyển dụng, dựa trên quá trình tìm hiểu và thông tin có được về công ty. 
 - Anh/Chị đã từng gặt hái thành công chưa? 
 Hãy xác định các thành công đã đạt được của bạn và trả lời. Hãy cố gắng 
chọn lựa những thành công liên quan đến các nhu cầu và giá trị của công việc. 
 - Giới hạn của Anh/Chị? 
 Một câu trả lời quá mạnh mẽ có thể gây phản tác dụng và trở thành yếu 
điểm. Bạn có thể nói như sau: "Tôi luôn mong muốn hoàn thành tất cả các công 
việc, vì thế thỉnh thoảng trở nên quá hăng hái và đòi hỏi khắt khe đối với công 
ty. Tuy nhiên, tôi đang cố gắng để khắc phục yếu điểm này." hay đề cập đến một 
khoá huấn luyện bổ sung nghề nghiệp nào đó. Đừng bao giờ tỏ ra là người hoàn 
hảo, tuy nhiên cũng đừng nên đề cập một cách quá cụ thể. 
 - Mức lương mong muốn của Anh/Chị? 
 Hãy có gắng trì hoãn câu trả lời cho đến khi bạn biết được các thông tin cụ 
thể về công việc và mức lương mà công ty trả cho các vị trí tương tư. Nếu tình 
thế quá bắt buộc, bạn có thể trả lời như sau: "Ông đã biết được mức lương của 
tôi ở công ty Ajax, tôi hy vọng là sẽ có một bước tiến khi đến làm việc tại 
Accme. Có lẽ, chúng ta nên bàn bạc thêm về các nghĩa vụ và phạm vi công việc 
mà tôi phải đảm nhận trước khi trả lời câu hỏi này". 
 - Anh/Chị có tham vọng gì trong tương lai? 
 Hãy bộc lộ niềm mong muốn hoàn thành các công việc tốt đẹp và sự tự tin 
vào một tương lai đầy hứa hẹn của bạn! Tuy nhiên, cần tránh các câu nói không 
thực tế hay gây tác động xấu đến vị trị hiện tại. 
 - Anh/Chị muốn biết điều gì về công ty? 
 Bạn có thể đã tìm hiểu về công ty trước khi phỏng vấn qua các nguồn 
thông tin như báo chí, bạn bè, Internet. Tuy nhiên, bạn nên nói rằng bạn muốn 
được biết nhiều hơn nữa; và sau đó chuẩn bị sẵn một vài câu hỏi thông minh. 
Hãy tạo ra một cuộc trao đổi thông tin sinh động!! 
 - Tại sao Anh/Chị nộp đơn vào vị trí này? 
 Bạn có thể trình bày như sau: "Qua quá trình tìm hiểu về công ty, tôi nhận 
thấy đây sẽ là một cơ hội tốt để tôi có thể đóng góp các kinh nghiệm và kỹ năng 
đã có được trong quá khứ cho công ty". Nếu có thể, bạn nên bày tỏ niềm khao 
khát được làm việc cho công ty và những nhân tố đã tạo nên sức hút với bạn. 
 - Năng lực cá nhân nào khiến Anh/Chị nghĩ rằng sẽ đạt được thành 
công tại đây? 
 Nếu câu hỏi này được đưa ra sau khi bạn đã có được đầy đủ các thông tin 
về vị trí, hãy nói về 2 hay 3 kỹ năng chính (minh hoạ bằng các thành công) mà 
bạn tin rằng sẽ rất hữu ích cho công việc đang phỏng vấn. Hãy chú ý đến nội 
dung và thời lượng để chắc chắn là các thông tin được trình bày đầy đủ, hiệu 
quả. 
 - Điều gì trong công việc là quan trọng nhất với Anh/Chị? 
 Bạn nên liên hệ với những yêu cầu của vị trí để có được nội dung trả lời 
phù hợp. Trong trường hợp không nắm vững về thông tin này, bạn có thể trả lời 
chung chung như: "Tôi thích có được những thách thức trong công việc và làm 
việc tập thể". 
 - Anh/chị hãy mô tả về tính cách của mình? 
 Chỉ đề cập đến 2 hay 3 tích cách tích cực nhất. Hãy nhớ là nhà tuyển dụng 
đang cố gắng quyết định "sự phù hợp" của bạn với công ty. Khả năng xác định 
chính xác các giá trị của họ sẽ giúp bạn có được câu trả lời phù hợp. 
 - Trong bao lâu thì Anh/Chị có thể đóng góp cho công ty? 
 Hãy thực tế và trả lời rằng bạn có thể làm được điều này sau 6 tháng hay 1 
năm. Dĩ nhiên, sự lựa chọn thời gian thích hợp trong câu trả lời này rất quan 
trọng. Bạn đã biết đầy đủ các thông tin về vị trí để có được câu trả lời thuyết 
phục không? (nếu đây là công việc mới, 6 tháng đã là rất tốt rồi!!). 
 - Anh/Chị không cảm thấy kinh nghiệm của mình vượt quá yêu cầu 
của vị trí này sao? 
 Câu hỏi này có nghĩa là: "Tôi sợ rằng Anh/Chị chỉ muốn có được công 
việc vì tình thế bắt buộc và sẽ rời bỏ ngay khi có cơ hội tốt hơn". Câu trả lời của 
bạn phải giải toả mối lo lắng này. Ví dụ "Ông/Bà có thể đúng, tuy nhiên sau khi 
nghỉ việc ở công ty XYZ, tôi mong muốn được làm những điều mình cảm thấy 
hài lòng và yêu thích – (mô tả nội dung của công việc phỏng vấn). Lợi thế khi 
Ông/Bà tuyển dụng tôi chính là các năng lực và kinh nghiệm đặc biệt mà tôi có 
thể đóng góp cho công ty khi cần." 
 - Phong cách quản lý của Anh/Chị? 
 Bạn có thể đề cập đến các phương thức thiết lập mục tiêu và lôi cuốn mọi 
người cùng thực hiện. Hãy mô tả các kỹ năng bạn thường sử dụng để khơi dậy 
động lực và sức mạnh làm việc của đội ngũ nhân viên hay sự ứng biến linh hoạt 
khi tình huống thay đổi. Bạn nên dựa vào phong cách quản lý của công ty để có 
câu trả lời phù hợp. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ, hãy trả lời mềm dẻo và tuỳ 
theo tình huống. 
 - Mô tả một tình huống khi Anh/Chị gặp khó khăn trong vấn đề quản 
lý và cách giải quyết