Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Bài 5: Thiết kế báo biểu Reports - Thiều Quang Trung

 BÀI 5 
THIẾT KẾ BÁO BIỂU REPORTS 
 GV Th.S. Thiều Quang Trung 
 Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại 
 Nội dung 
1 • Khái niệm về Report 
2 • Sử dụng Report Wizard 
3 • Sử dụng Report Design View 
 GV. Thiều Quang Trung 2 
 Ý nghĩa của Report 
• Dùng để trình bày thông tin theo nhiều định dạng 
 khác nhau 
• Có thể vừa thể hiện dữ liệu chi tiết vừa thể hiện số 
 liệu thống kê. 
 GV. Thiều Quang Trung 3 
Phân loại Báo biểu 
• Báo biểu chi tiết dạng Tabular 
• Báo biểu chi tiết dạng Columnar 
• Báo biểu tổng hợp nhóm và thống kê 
 GV. Thiều Quang Trung 4 
 Báo biểu dạng Tabular 
• Dữ liệu của Báo biểu được trình bày trên nhiều 
 dòng, mỗi dòng là một mẩu tin trong bảng 
 GV. Thiều Quang Trung 5 
 Báo biểu dạng Columnar 
• Dữ liệu của Báo biểu được trình bày trên từng 
 cột (một cột hiển thị nhãn và một cột hiển thị 
 dữ liệu) 
 GV. Thiều Quang Trung 6 
 Báo biểu tổng hợp 
• Dữ liệu của Báo biểu được trình bày theo từng 
 nhóm và tính toán, thống kê trên từng nhóm 
 GV. Thiều Quang Trung 7 
Vai trò Report 
• Report là công cụ dùng thiết kế in ấn dữ liệu 
 hữu hiệu trong Access. 
• Hầu như tất cả những gì bạn muốn in và in 
 theo bố cục như thế nào? Report đều có thể 
 đáp ứng. 
 GV. Thiều Quang Trung 8 
Các thành phần trong Báo biểu 
• Report Header/Footer 
• Page Header/Footer 
• Group Header/Footer 
• Detail 
 GV. Thiều Quang Trung 9 
Các thành phần trong Báo biểu 
 GV. Thiều Quang Trung 10 
Report Header/Footer 
• Report Header: Tiêu đề của báo biểu, chỉ xuất 
 hiện một lần trên trang đầu tiên ở đầu trang 
 – Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuz 
 vào người thiết kế. 
 Để tắt/mở Report Header : 
 View Report 
 Header/Footer 
 GV. Thiều Quang Trung 11 
Report Header/Footer 
• Report Footer: cuối báo biểu, chỉ xuất hiện 
 một lần trên trang cuối cùng ở cuối trang 
 Để tắt/mở Report Footer : 
 View Report 
 Header/Footer 
 GV. Thiều Quang Trung 12 
Page Header/Footer 
• Page Header: Tiêu đề của trang, xuất hiện ở 
 đầu của mỗi trang 
 – Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuz 
 vào người thiết kế 
 Để tắt/mở Page Header : 
 View Page 
 Header/Footer 
 GV. Thiều Quang Trung 13 
Page Header/Footer 
 • Page Footer: Cuối trang, xuất hiện ở cuối của 
 mỗi trang 
 Để tắt/mở Page Footer : 
 View Page 
 Header/Footer 
 GV. Thiều Quang Trung 14 
 Group Header/Footer 
• Group Header: Đầu nhóm, xuất hiện ở đầu 
 của mỗi nhóm (chỉ có trong báo cáo tổng hợp 
 có gom nhóm dữ liệu) 
• Group Footer: Cuối nhóm, xuất hiện ở cuối 
 của mỗi nhóm (chỉ có trong báo cáo tổng hợp 
 có gom nhóm dữ liệu) 
 GV. Thiều Quang Trung 15 
Detail 
• Detail : Là phần thân của report – nơi hiển 
 thị giá trị các bản ghi sẽ in ra. 
 – Phần này có thể bị thay đổi, phụ thuộc vào 
 nguồn dữ liệu tại thời điểm sẽ in ra của report 
 GV. Thiều Quang Trung 16 
Ví dụ các thành phần trong Báo biểu 
 GV. Thiều Quang Trung 17 
 Môi trường làm việc 
• Làm việc với Report gần giống với Form. 
 – Form có thể hiển thị, tra cứu, cập nhật và điều khiển dữ 
 liệu từ CSDL; 
 – Còn Report chỉ có thể lập báo cáo và in ra, đặc biệt Report 
 không làm thay đổi giá trị dữ liệu trong CSDL. 
• Thông thường mỗi report sẽ in dữ liệu của một Table 
 hoặc một Query nào đó. Tức là phải có một nguồn 
 dữ liệu cần in cụ thể. 
 GV. Thiều Quang Trung 18 
Tạo Báo biểu với công cụ Wizard 
 • Các bước chuẩn bị trước khi tạo báo biểu 
 • Tạo báo biểu đơn giản 
 • Tạo báo biểu có 1 nhóm 
 GV. Thiều Quang Trung 19 
Các bước chuẩn bị 
• Bước 1: 
 – Xác định thông tin được trình bày theo dạng nào? 
 – Nếu báo biểu có phân nhóm, cần xác định thêm: 
 • Có bao nhiêu nhóm? 
 • Nhóm theo thông tin nào? 
• Bước 2 
 – Thành phần nào của báo biểu được sử dụng 
 – Xác định các bảng dùng làm nguồn dữ liệu cho báo 
 biểu 
 GV. Thiều Quang Trung 20 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 1: Tạo mới báo biểu 
  Trong cửa sổ 
 Database, chọn thẻ 
 Reports 
  Nhấn nút New hoặc 
 nhấn đúp vào mục 
 Create report by 
 using wizard 
 GV. Thiều Quang Trung 21 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 1: Tạo mới báo biểu (tt) 
  Nếu nhấn nút New thì xuất 
 hiện của sổ New Report, 
 chọn Report wizard và 
 nhấn nút OK 
 GV. Thiều Quang Trung 22 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 2: Tạo nguồn dữ liệu cho báo biểu 
  Chọn bảng cần lấy dữ 
 liệu và lựa chọn các 
 Field cần hiển thị 
 trên báo biểu 
  Nếu dữ liệu được lấy 
 từ nhiều bảng thì nên 
 tạo Query làm nguồn 
 cho báo biểu 
 GV. Thiều Quang Trung 23 
 Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 3: Lựa chọn hình thức trình bày dữ liệu 
  Ở bước này hủy bỏ 
 các nhóm đã chọn để 
 tạo 1 báo biểu đơn 
 giản 
 GV. Thiều Quang Trung 24 
 Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 4: Lựa chọn Field cần sắp xếp dữ liệu 
 (nếu cần) 
  Lựa chọn các Field 
 cần sắp xếp dữ liệu 
  Lựa chọn cách thức 
 sắp xếp tăng hay 
 giảm 
 GV. Thiều Quang Trung 25 
 Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 5: Lựa chọn dạng hiển thị báo biểu 
  Lựa chọn báo biểu 
 dạng Tabular, 
 Columnar hay 
 Justified 
  Lựa chọn cách trình 
 bày báo biểu trên 
 khổ giấy dọc hay khổ 
 giấy ngang 
 GV. Thiều Quang Trung 26 
 Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 6: Lựa chọn định dạng cho báo biểu 
  Lựa chọn một trong 
 các định dạng có sẵn 
 GV. Thiều Quang Trung 27 
 Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 7: Xác định tiêu đề cho báo biểu 
  Nhập nội dung chuỗi 
 tiêu đề cho báo biểu 
 và nhấn Finish để 
 hoàn tất 
 GV. Thiều Quang Trung 28 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Kết quả 
 GV. Thiều Quang Trung 29 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 1: Tạo mới báo biểu 
  Trong cửa sổ 
 Database, chọn thẻ 
 Reports 
  Nhấn nút New hoặc 
 nhấn đúp vào mục 
 Create report by 
 using wizard 
 GV. Thiều Quang Trung 30 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
 • Bước 1: Tạo mới báo biểu (tt) 
  Nếu nhấn nút New thì 
 xuất hiện của sổ New 
 Report, chọn Report 
 wizard và nhấn nút OK 
 GV. Thiều Quang Trung 31 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 2: Tạo nguồn dữ liệu cho báo biểu 
  Chọn bảng cần lấy dữ 
 liệu và lựa chọn các 
 Field cần hiển thị 
 trên báo biểu 
  Nếu dữ liệu được lấy 
 từ nhiều bảng thì nên 
 tạo Query làm nguồn 
 cho báo biểu 
 GV. Thiều Quang Trung 32 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 3: Lựa chọn hình thức nhóm dữ liệu 
  Lựa chọn hình thức 
 nhóm dữ liệu theo 
 bảng nào (nếu lấy dữ 
 liệu từ nhiều bảng) 
 GV. Thiều Quang Trung 33 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 4: Lựa chọn Field cần tạo nhóm 
  Lựa chọn Field cần 
 nhóm dữ liệu (nếu 
 chưa chọn nhóm 
 theo bảng) 
  Ưu tiên nhóm theo 
 cột Mã số (ví dụ: 
 MaKH) 
 GV. Thiều Quang Trung 34 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 5: Lựa chọn Field cần sắp xếp dữ liệu 
 (nếu cần) 
  Lựa chọn các Field 
 cần sắp xếp dữ liệu 
  Lựa chọn cách thức 
 sắp xếp tăng hay 
 giảm 
 GV. Thiều Quang Trung 35 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 6: Lựa chọn dạng hiển thị báo biểu 
  Lựa chọn dạng báo 
 biểu trong Layout 
  Lựa chọn cách trình 
 bày báo biểu trên 
 khổ giấy dọc hay khổ 
 giấy ngang 
 GV. Thiều Quang Trung 36 
 Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 7: Lựa chọn định dạng cho báo biểu 
  Lựa chọn một trong 
 các định dạng có sẵn 
 GV. Thiều Quang Trung 37 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 8: Xác định tiêu đề cho báo biểu 
  Nhập nội dung chuỗi 
 tiêu đề cho báo biểu 
 và nhấn Finish để 
 hoàn tất 
 GV. Thiều Quang Trung 38 
 Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Kết quả 
 GV. Thiều Quang Trung 39 
 Sử dụng Report design view 
• Chọn nguồn dữ liệu 
• Sử dụng Field List 
• Các đối tượng cơ bản 
• Định dạng Font, màu sắc, kẻ khung 
• Đưa dữ liệu từ nguồn lên báo biểu 
• Tạo nhóm và thao tác trên nhóm 
• Một số kỹ thuật trên báo biểu 
• Sử dụng các hàm tính toán, thống kê 
• Sử dụng TextBox tạm để tính toán 
 GV. Thiều Quang Trung 40 
Sử dụng Report design view 
• Tạo Report bằng Report wizard 
 – Dễ dàng và nhanh chóng, 
 – tuy vậy có nhiều hạn chế, không thể in ra được những 
 biểu báo cáo phức tạp theo như những yêu cầu đa dạng 
 của người sử dụng. 
• Các bước tạo Report bằng Report Design View 
• Bước 1: Khởi động Report design view: 
 – Từ thẻ Report nhấn nút New, chọn Design view, 
 nhấn OK 
 – Hoặc nhấn đúp chuột lên biểu tượng Creat report 
 in Design view trên cửa sổ dự án: 
 GV. Thiều Quang Trung 41 
GV. Thiều Quang Trung 42 
Sử dụng Report design view 
• (1) Cửa sổ thiết kế Report (hình trên tiêu đề cửa sổ này là 
 Report1: Report)- nơi để thiết kế nội dung cần in ấn. Nội 
 dung được thiết kế trên cửa sổ này là các đối tượng từ thanh 
 công cụ Toolbox sau khi đã được thiết lập các thuộc tính phù 
 hợp với mục đích; 
• (2) Thanh công cụ Toolbox- nơi chứa những đối tượng giúp 
 đưa các thông tin cần thiết lên report. Chức năng và cách làm 
 việc trên thanh công cụ này gần giống với làm việc trên thanh 
 công cụ Toolbox của Form design view; 
• (3) Cửa sổ Properties – nơi thiết lập các thuộc tính phù hợp 
 cho các đối tượng trên màn hình thiết kế report 
 GV. Thiều Quang Trung 43 
 Sử dụng Report design view 
• Bước 2: Xây dựng nguồn dữ liệu để in ấn cho report. 
 – Report sẽ in những thông tin gì? Phạm vi như thế nào? Là các câu 
 hỏi phải được trả lời ở bước này bằng cách thiết lập thuộc tính 
 Record Source cho report. 
 – Thông thường, report sẽ in dữ liệu từ một hay nhiều bảng hoặc 
 từ kết quả của một query, tổng quát là từ một query. Query đó 
 có thể được xây dựng sẵn từ danh sách các Queries của dự án 
 (chứa trên thẻ Queries)- khi đó bước này chỉ chọn query cần in 
 tại thuộc tính Record Source của report: 
 GV. Thiều Quang Trung 44 
Sử dụng Report design view 
• Tuy nhiên query cần in có thể được tạo ra trong chính bản 
 thân report (không hiển thị tên query trên thẻ Queries)- điều 
 này nên làm vì như vậy sẽ đảm bảo sự chắc chắn của report. 
 Khi đó hãy nhấn chuột lên nút  của thuộc tính Record 
 Source: 
 GV. Thiều Quang Trung 45 
Sử dụng Report design view 
 • Một cửa sổ thiết kế query làm nguồn dữ liệu 
 cho report xuất hiện 
 GV. Thiều Quang Trung 46 
Sử dụng Report design view 
 GV. Thiều Quang Trung 47 
Sử dụng Report design view 
 • Hãy thiết lập các thông tin cần in ra report trên 
 query này. Thiết lập xong nhấn nút đóng cửa sổ 
 thiết kế query (hoặc nhấn phím nóng Ctrl+W) và 
 chọn Yes trong hộp thoại sau: 
 GV. Thiều Quang Trung 48 
Sử dụng Report design view 
• (3) Sử dụng công cụ Label 
• Dùng chuột nhấp nút Label trên thanh công cụ 
 Toolbox thả lên vị trí cần đặt vào trên Report; 
 – Gõ vào nội dung tiêu đề cần in ra report; 
 – Có thể sử dụng thanh công cụ Formatting để định dạng 
 hộp dữ liệu này. 
• (4) Sử dụng công cụ Text box 
 – Text box là ô dùng hiển thị dữ liệu của một trường dữ liệu 
 (Field) nào đó, hiển thị dữ liệu của một biểu thức (ví dụ 
 tính Tổng tiền chẳng hạn). Cách sử dụng Textbox như sau: 
 GV. Thiều Quang Trung 49 
Sử dụng Report design view 
• Bước 3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế report: 
 – (1) Có rất nhiều loại thông tin phải đưa lên report. Mỗi 
 khi có { định đưa một thông tin lên, bạn phải trả lời được 
 2 câu hỏi: Đó là thông tin gì? là tiêu đề “DANH SÁCH 
 CÁN BỘ”. Sẽ đặt thông tin đó lên phần nào của report? 
 Đặt lên phần Page Header 
 – (2) Theo ngầm định, cửa sổ thiết kế report chỉ xuất hiện 3 
 phần: Page header, Page footer và Detail. Nếu report 
 đang thiết kế yêu cầu có cả Report header và Report 
 footer, hãy hiển thị chúng bằng cách: nhấn phải chuột lên 
 cửa sổ thiết kế report và chọn: 
 GV. Thiều Quang Trung 50 
Sử dụng Report design view 
• Dùng chuột nhấp nút Textbox trên thanh công cụ Toolbox thả 
 lên vị trí cần đặt vào trên Report; 
• Gõ vào nguồn dữ liệu sẽ hiển thị lên Textbox ở thuộc tính 
 Control Source. Giá trị thuộc tính này có thể: Hiển thị giá trị 
 một trường: Khi đó hãy chọn trường muốn đưa thông tin vào 
 (hình dưới): 
 GV. Thiều Quang Trung 51 
Sử dụng Report design view 
• Hoặc hển thị kết quả một biểu thức. Khi đó gõ biểu 
 thức lên thuộc tính này bắt đầu một dấu bằng “=”. 
 Ví dụ: 
 GV. Thiều Quang Trung 52 
 Sử dụng Report design view 
• Sử dụng cửa sổ Field List 
 – Danh sách các trường dữ liệu có thể in ra được 
 report thể hiện ở cửa sổ Field List (nếu chưa thấy 
 hiển thị mở thực đơn View | Field List). 
 – Muốn in ra giá trị của trường nào lên vị trí nào của 
 report có thể dùng đối tượng Textbox hoặc có thể 
 dùng cửa sổ Field List bằng cách: dùng chuột kéo 
 trường cần in ra từ cửa sổ Field List thả lên vị trí 
 cần in trên cửa sổ thiết kế report (nên làm theo 
 cách này thay vì dùng Textbox). 
 GV. Thiều Quang Trung 53 
Sử dụng Report design view 
• Sử dụng công cụ Line 
 – Công cụ Line dùng để vẽ các đường thẳng lên 
 Report. Rất hữu hiệu trong việc kẻ bảng biểu. 
 Sau khi nhập nút Line trên thanh công cụ, hãy 
 thực hiện kẻ bằng cách di chuột. 
• Với yêu cầu như trên, bằng cách sử dụng các 
 công cụ như đã hướng dẫn hãy thiết kế một 
 report như sau: 
 GV. Thiều Quang Trung 54 
Sử dụng Report design view 
 GV. Thiều Quang Trung 55 
Sử dụng Report design view 
• Trong đó: 
 – Textbox bao gồm các ô như đã đánh mũi tên chỉ 
 dẫn. Trong đó: - hoten, ngaysinh, tenchucvu, 
 tenphongban được tạo bằng cách kéo từ cửa sổ 
 Field List lên phần Detail; 
 – Textbox đếm tổng số cán bộ thiết lập thuộc tính 
 Control Source là =Count([hoten]), để ở phần 
 Report footer. 
 GV. Thiều Quang Trung 56 
Sử dụng Report design view 
• Textbox để tự động đánh số thứ tự phải thiết 
 lập như sau: Control Source là =1; thuộc tính 
 Running sum là Over Group. 
• Các hộp chữ còn lại dùng đối tượng Label; 
• Toàn bộ bảng biểu sử dụng đối tượng Line. 
 Chú { các đường kẻ phải được nối khít với 
 nhau. Nếu không khít sẽ tạo ra các khe hở và 
 nét đứt(không liền nét) 
 GV. Thiều Quang Trung 57 
GV: Thiều Quang Trung 58