Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương 4: Ứng dụng công cụ quản lý dự án

 BÀI GIẢNG MÔN TIN HỌC ỨNG DỤNG
 PHẦN 3
TIN HỌC ỨNG DỤNG
 TRONG QUẢN LÝ
 Khoa Hệ thống thông tin quản lý
 Trường ĐH Ngân hàng TP. HCM
 CHƯƠNG 4 
ỨNG DỤNG CÔNG CỤ 
 QUẢN LÝ DỰ ÁN
 MỤC TIÊU
▪Biết và áp dụng được chu trình quản lý dự án và
quản lý công việc
▪Hiểu và sử dụng được một số công cụ quản lý dự
án thông dụng
▪Sử dụng một công cụ quản lý dự án cụ thể trong
bài tập lớn (nhóm) về quản lý dự án và công việc.
CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN
 1 GIỚI THIỆU
 2 CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN
 3 ỨNG DỤNG CÔNG CỤ 
1 GIỚI THIỆU
2 CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN
3 ỨNG DỤNG CÔNG CỤ 
 KHÁI NIỆM DỰ ÁN
• Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến
 nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có
 hạn, với những nguồn lực (con người, thiết bị, tài
 chính) có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ
 thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà
 dự án hướng đến.
 (PMBOK, 2017)
 TÍNH PHỤ THUỘC CỦA CÔNG VIỆC
• Mỗi công việc chỉ có thể được thực hiện trong 
 một bối cảnh (quan hệ với các công việc khác).
• Ví dụ,
 – Công việc X chỉ có thể được bắt đầu sau khi một số 
 công việc khác bắt đầu
 – Công việc Y chỉ có thể được bắt đầu sau khi một số 
 công việc khác kết thúc
 – Công việc Z chỉ có thể được bắt đầu sau khi một số 
 công việc khác đã được thực hiện với một mức độ 
 xác định.
 QUẢN LÝ DỰ ÁN
 Quản lý dự án là việc “áp dụng các kiến
 thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các
hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu dự án” 
 (PMBOK, 2017)
 QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN
5 nhóm quy trình QLDA:
 • (1) Khởi tạo (initiating)
 • (2) Lập kế hoạch (planning)
 • (3) Thực thi (executing)
 • (4) Kiểm soát (monitoring & controlling)
 • (5) Kết thúc (closing).
QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN (tt)
QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN (tt)
 (PMBOK, 2017)
VD. MỘT DỰ ÁN PHẦN MỀM
 Cấp 1
 Cấp 2
 Cấp 3
 (Schwalbe, 2017)
LỊCH BIỂU, NGUỒN LỰC...
 Miễn phí
 Có bản quyền
 (Schwalbe, 2017)
 QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN THEO 
 PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG (CPM)
• CPM (Critical Path Method) công cụ phân tích
 tiến độ quan trọng trong quản lý dự án.
• Biểu diễn chuỗi công việc theo sơ đồ mạng.
• Đường găng (Critical Path): Chuỗi công việc
 có tổng thời gian thực hiện dài nhất.
• Việc thực hiện chậm trễ một công việc trên
 đường găng sẽ kéo dài thời gian thực hiện
 chung của dự án.
VÍ DỤ: DỰ ÁN TRIỂN KHAI SẢN PHẨM MỚI
 • Cho bảng công việc của một dự án (tuần):
 CV Nội dung CVtrước Thời gian
 A Thiết kế sản phẩm - 5
 B Khảo sát thị trường - 2
 C Thiết kế công nghệ sản xuất A 4
 D Thiết kế mẫu mã sản phẩm A 4
 E Làm sách chào hàng A 3
 F Chiết tính giá thành C 1
 G Kiểm tra chất lượng sản phẩm D 4
 H Chuẩn bị các điểm tiêu thụ B, E 5
 I Tường trình giá cả và nhu cầu H 2
 J Viết báo cáo dự án F, G, I 3
 SƠ ĐỒ MẠNG
 C
 A 2 4
 D F
1
 G J
 5 7 8
 E
 B
 H I
 3
 6
Đường găng: A – E – H – I - J
1 GIỚI THIỆU
2 CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN
3 ỨNG DỤNG CÔNG CỤ 
CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Công cụ có bản quyền
 • Microsoft Project
 • Project Manager
 • Orange Scrum
 • Primavera
 • Mavenlink
 • Basecamp
 • Smartsheet
 • Evernote
 • Khác
CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN (tt)
 Công cụ miễn phí
 • Jira
 • Trello
 • Asana
 • Agilefant
 • My Collab
 • My Xteam
 • Open Project
 • Easy Project
 • Khác
1 GIỚI THIỆU
2 CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN
3 ỨNG DỤNG CÔNG CỤ 
 THÔNG SỐ CƠ BẢN CỦA 1 DỰ ÁN
 Lịch biểu Nguồn lực
ID Name Time Start End Resource
01 N.vụ_01 3 days 01/08/2018 04/08/2018 Linh
02 N.vụ_02 5 days 03/08/2018 10/08/2018 Thắng, Tèo, Tí
MS Project
LỰA CHỌN VÀ TRUY CẬP BAN ĐẦU
MÀN HÌNH CHÍNH CỦA MS PROJECT
 TẠO TÁC VỤ CƠ BẢN
• Thực hiện trên 3 cột
 ─ ID: Mã tác vụ 
 ─ Task Mode: Kiểu tác vụ 
 ─ Task Name: Tên tác vụ 
XÂY DỰNG LỊCH BIỂU CƠ BẢN
• Thực hiện trên 3 cột
 ─ Duaration: Thời gian của tác vụ 
 ─ Start: Thời gian bắt đầu tác vụ 
 ─ Finish: Thời gian kết thúc tác vụ 
QUẢN LÝ NGUỒN LỰC CƠ BẢN
• Thực hiện trên 2 cột
 ─ Predecessor: Tác vụ trước
 ─ Resource Name: Tên nguồn lực
 VD. DỰ ÁN TRIỂN KHAI SẢN PHẨM MỚI
• Phòng Nghiên cứu sản phẩm Công ty XYZ
 đang triển khai thực hiện dự án phát triển một
 loại sản phẩm mới. Với danh sách công việc
 cùng các nhóm thực hiện được cho trong các
 bảng tiếp theo.
 DANH SÁCH CÔNG VIỆC
CV Nội dung CV trước Thời gian
 1 Thiết kế sản phẩm - 5
 2 Khảo sát thị trường - 2
 3 Thiết kế công nghệ sản xuất 1 4
 4 Thiết kế mẫu mã sản phẩm 1 4
 5 Làm sách chào hàng 1 3
 6 Chiết tính giá thành 3 1
 7 Kiểm tra chất lượng sản phẩm 4 4
 8 Chuẩn bị các điểm tiêu thụ 2, 5 5
 9 Tường trình giá cả và nhu cầu 8 2
10 Viết báo cáo dự án 6, 7, 9 3
 NHÓM THỰC HIỆN
CV Nội dung Nhóm
 1 Thiết kế sản phẩm Kỹ thuật
 2 Khảo sát thị trường Marketing
 3 Thiết kế công nghệ sản xuất Kỹ thuật
 4 Thiết kế mẫu mã sản phẩm Kỹ thuật
 5 Làm sách chào hàng Marketing
 6 Chiết tính giá thành Marketing
 7 Kiểm tra chất lượng sản phẩm Kỹ thuật
 8 Chuẩn bị các điểm tiêu thụ Marketing
 9 Tường trình giá cả và nhu cầu Marketing
10 Viết báo cáo dự án Thư ký
 YÊU CẦU
Sử dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý 
thời gian và nguồn lực cho dự án trên.
 MS Project
 THỰC HIỆN
• Tạo dự án mới
• Thiết lập thông tin dự án
• Tuy biến lịch biểu
• Tạo danh sách công việc
• Thiết lập quan hệ giữa các công việc
• Tạo báo cáo
TẠO DỰ ÁN MỚI
GIAO DIỆN MS PROJECT 2013
THIẾT LẬP THÔNG TIN DỰ ÁN
 PROJECT | Project Information
File Options Schedule
THAY ĐỔI THỜI GIAN LÀM VIỆC
 Project | Change 
 working time
TẠO DANH SÁCH CÔNG VIỆC
THIẾT LẬP QUAN HỆ CÔNG VIỆC
 Task | Information | Predecessors
 THIẾT LẬP QUAN HỆ CÔNG VIỆC (tt)
• Các loại quan hệ:
 – Finish - to - Start (FS)
 – Start - to - Start (SS)
 – Finish - to - Finish (FF)
 – Start - to - Finish (SF)
 – None.
 CỘT MỐC (MILESTONE)
• Là các tác vụ có thời gian thực hiện bằng 0, sử 
 dụng để đánh dấu các mốc trong dự án.
• Ví dụ: Các tác vụ
 – Bắt đầu
 – Kết thúc
 – Phê duyệt
 – 
TÌM ĐƯỜNG GĂNG DỰ ÁN
 Format | Gantt Chart 
 Style
SƠ ĐỒ MẠNG (NETWORK DIAGRAM)
 THIẾT LẬP DANH SÁCH NGUỒN LỰC
• Các kiểu nguồn lực (tài nguyên)
 – Work: Nguồn lực thực hiện công việc (người, thiết bị)
 – Cost: Chi phí
 – Material: Nguyên liệu.
THIẾT LẬP DANH SÁCH NGUỒN LỰC (tt)
 View | Resource Sheet
 GHI CHÚ
• Trường hợp nguồn lực là các nhóm có nhiều
 thành viên năng suất Max > 100%.
• Ví dụ,
 – Max = 200% 2 người.
PHÂN BỔ NGUỒN LỰC CHO TÁC VỤ
 Task | Information | Resources
PHÂN BỔ NGUỒN LỰC CHO TÁC VỤ (tt)
CẬP NHẬT TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC
 Task Information | General
 SƠ ĐỒ GANTT
Hoàn thành:
 - Task 1: 80%
 - Task 2: 100%
 TẠO BÁO CÁO
• Cho phép tạo nhiều loại báo cáo
 – Báo cáo tổng hợp chung cho dự án
 – Báo cáo thực hiện công việc
 – Báo cáo sử dụng tài nguyên
 – Báo cáo chi phí
 – 
BÁO CÁO NGUỒN LỰC
ĐỌC THÊM...
https://asana.com
 BÀI TẬP (NHÓM)
Sử dụng một công cụ quản lý dự án (v.d., MS
Project, Asana, Trello, Jira...) để thực hiện quản lý
dự án/công việc mà nhóm anh/chị tự chọn.
(Yêu cầu chi tiết được đính kèm và theo như các yêu cầu của bài chương 1)
Q&A
 Chương kế tiếp 
CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU