Bài giảng Tin học đại cương - Chương 4: Trình soạn thảo văn bản Microsoft Word - Nguyễn Quang Tuyến

 bản đến vị trí cần dán. 
Kích chọn biểu tượng 	hay vào Edit , chọn Paste ( Ctrl+V ). 
Di chuyển: 
Edit , chọn Cut ( Ctrl+X ) 
Di chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần dán. 
Edit , chọn Paste ( Ctrl+V ). 
VI/ Sử dụng chức năng Undo và Redo 
Chức năng Undo dùng để quay về trước đó một thao tác. 
Kích vào biểu tượng	hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z 
Chức năng Redo ngược lại với chức năng Undo. 
Kích vào biểu tượng	hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y 
VII/ Công cụ kiểm tra chính tả, sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh 
Bật / tắt cộng cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp: V ào Tools - Options - > Chọn Spelling & Grammar. 
	 Bỏ dấu chọn Check spelling as you type và Check Grammar as you type . 
VIII/ Định dạng trang in 
Thao tác này cho phép xác định chính xác vị trí của nội dung văn bản trong tờ giấy in. 
Vào menu File -> Page setup. 
Lề trên, dưới, trái, phải 
Định dạng lề cho gáy 
Lề cho tiêu đề đầu trang và chân trang 
Vị trí cho gáy 
Lề của gáy 2 trang liên tiếp nhau 
Cho phép in 2 trang văn bản trên cùng một trang in 
BÀI 3  CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 
I/ Định dạng ký tự 
1/ Dùng thanh công cụ: 
Font 
Size 
Bold 
Italic 
Underline 
 Chọn khối văn bản cần định dạng. 
 Font: Font chữ 
 Size: Kích cỡ chữ ( Ctrl+]: Tăng size; Ctrl+[: Giảm size) 
 Bold: In đậm ( Ctrl+B ) 
 Italic: In nghiêng ( Ctrl+I ) 
 Underline: Gạch dưới ( Ctrl+U ) 
I/ Định dạng ký tự (tt) 
2/ Dùng menu Format \ Font... 
 Ngoài ra có thể chọn hiển thị văn bản lên màn hình “sinh động” bằng cách chọn Tab Text Effects . 
II/ Áp dụng chữ to đầu đoạn (Drop Cap) 
Đặt con trỏ trong đoạn văn. 
Mở menu Format , chọn Drop Cap 
II/ Áp dụng chữ to đầu đoạn (tt) 
Chọn kiểu chữ: 
Dropped : Chữ c á i được căn lề giống c á c từ còn lại của văn bản. 
In Margin : Chữ c á i nằm ngo à i lề đoạn văn bản. 
Chọn font chữ: Nhấn vào hộp Font rồi chọn font cho chữ cái đầu đoạn văn. 
Chọn độ lớn của k í tự đầu đoạn: Nhập số chỉ dòng v à o ô Lines to drop. 
Nhập khoảng c á ch từ đầu đoạn đến phần còn lại của đoạn v à o hộp Distance from text . 
III/ Tạo cột văn bản 
Bằng thanh công cụ Standar: 
Chọn một hoặc nhiều đoạn văn bản cần chia cột. 
Bấm chọn biểu tượng lệnh Column trên thanh công cụ, chuyển chuột sang phải để chọn số cột cần tạo rồi thả chuột. 
Biểu tượng Column 
III/ Tạo cột văn bản (tt) 
Bằng Menu: Vào menu Format – Columns. 
 Trong khung Presets chọn một trong các kiểu cột có sẵn. 
 Hoặc có thể gõ trực tiếp số cột trong ô Number of columns. 
 Có thể chọn độ rộng và khoảng cách giữa các cột trong mục Width and spacing. 
 Nếu muốn giữa các cột có đường kẻ phân cách thì đánh dấu vào Checkbox Line between. 
IV/ Định dạng đoạn văn bản 
Các đoạn văn trong tài liệu phân biệt bởi ký hiệu kết thúc đoạn (Khi nhấn Enter ). 
Đặt con trỏ trong đoạn cần định dạng. 
Sử dụng thanh công cụ: 
Canh sát lề trái dòng văn bản ( Ctrl+L ) 
Canh giữa dòng văn bản ( Ctrl+E ) 
Canh sát phải dòng văn bản ( Ctrl+R ) 
Canh đều hai biên dòng văn bản ( Ctrl+J ) 
IV/ Định dạng đoạn văn bản (tt) 
Sử dụng Paragraph: Format \ Paragraph 
Canh lề đoạn 
Định khoảng cách lề 
Khoảng cách giữa đoạn này với đoạn kia 
Khoảng cách giữa các hàng trong đoạn 
V/ Chèn ký tự đặc biệt 
 Vào Insert Symbol 
 Font: Danh sách các nhóm ký hiệu. 
 Shortcut Key: Định nghĩa tổ hợp phím tắt cho ký hiệu đã chọn. 
VI/ Định mốc dừng (tt) 
Dấu Tab được đặt ở đầu mút trái trên thanh thước kẻ ngang. 
Kí hiệu biểu diễn dấu Tab trên thanh thước kẻ ngang 
 Các loại Tab thường dùng: 
 Tab trái: 
 Tab phải: 
 Tab giữa: 
VI/ Định mốc dừng (tt) 
Cách đặt mốc dừng: 
Nhấn vào biểu tượng dấu Tab cho đến khi hiện biểu tượng dấu Tab thích hợp. 
Nhấn chuột vào vị trí đặt Tab trên thanh thước ngang 
Nhấn vào phím Tab trên bàn phím để con nháy chuột nhảy đến vị trí đặt Tab trên vùng soạn thảo. 
Gõ văn bản vào, văn bản sẽ được canh theo Tab. 
VI/ Định mốc dừng (tt) 
VI/ Định mốc dừng (tt) 
 Chèn ký hiệu phía trước dấu Tab: Vào menu Format , chọn Tabs. 
Chọn Tab muốn làm xuất hiện ký hiệu 
Chọn kiểu ký hiệu để xuất hiện 
Chọn Set 
Chọn OK 
VI/ Định mốc dừng (Tab Stop) 
Ví dụ về sử dụng Tab Stop: 
VII/ Danh sách liệt kê 
 Danh sách liệt kê là một dãy liên tiếp các đoạn văn bản được đánh dấu bằng các kí hiệu đặt đầu dòng. 
 Có nhiều cách để tạo: 
 Sử dụng nút Bullets	 
 Hay nút Numbering 
 Hoặc từ lệnh Format  Bullets and Numbering . 
VII/ Danh sách liệt kê (tt) 
 Tùy chỉnh danh sách liệt kê: Kích vào nút Customize 
Đánh số thứ tự 
từ số mấy. 
Đổi cách canh lề 
Kiểu chỉ mục 
thứ tự 
Thay đổi định dạng 
của số 
Khoảng cách từ kí hiệu đến đoạn văn 
Khoảng cách từ lề giấy đến đoạn văn 
BÀI 4  SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ HIỆU CHỈNH VĂN BẢN 
I/ Tìm kiếm và thay thế 
1/ Tìm kiếm: 
Vào menu Edit , chọn Find... 
Trong khung Find what gõ vào đoạn văn muốn tìm. 
Kích nút Find next để tìm tiếp. Khi tìm thấy thì đoạn văn đó sẽ được bôi đen. 
I/ Tìm kiếm và thay thế (tt) 
2/ Thay thế: 
Vào menu Edit , chọn Replace... 
Nhập văn bản cần thay thế vào khung Find what 
Nhập văn bản thay vào khung Replace with 
Replace: Thay từng phần tử được tìm thấy. 
Replace all: Thay thế tất cả. 
Find next: Không thay, tìm tiếp. 
II/ Tiện ích AutoCorrect 
1/ Tạo một mục Autocorrect: Vào menu Tools , chọn Autocorrect... 
 Đánh dấu kiểm vào hộp chọn: Replace text as you type 
 Nhập tên mục Autocorrect vào khung Replace 
 Nhập nôi dung vào khung With 
 Nhấn Add 
 Nhấn OK 
II/ Tiện ích AutoCorrect (tt) 
2/ Sử dụng Autocorrect: Trong khi soạn thảo, nhập tên mục Autocorrect , nhấn Spacebar . 
3/ Xóa một Autocorrect: Vào menu Tolls , chọn Autocorrect . Chọn tên Autocorrect cần xóa, nhấn nút Delete . 
III/ Tiện ích Autotext 
1/ Tạo mới một mục Autotext: 
Chọn nội dung muốn lưu trữ (bao gồm văn bản hay đồ họa). 
Vào menu Insert , chọn Autotext... 
Gõ tên Autotext vào mục Enter Autotext Entries here . Nhấn Add. 
2/ Sử dụng Autotext: 
Đưa con trỏ văn bản đến vị trí cần chèn Autotext , gõ ký tự đã định nghĩa ở trên và nhấn phím F3 . 
IV/ Tiêu đề đầu trang, tiêu đề chân trang 
Vào menu View , chọn Header and Footer... 
Số thứ tự trang 
Tổng số trang 
Chuyển đổi giữa tiêu đề đầu trang với tiêu đề chân trang 
V/ Đánh số trang 
Vào menu Insert , chọn Page numbers... 
Chọn ví trí trong khung Position 
Chọn cách canh trong khung Alignment 
VI/ Sử dụng tiện ích Change case 
Chọn đoạn văn bản cần Change case. 
Vào menu Format , chọn Change case... 
Sentrence case: Viết hoa kí tự đầu câu. 
Lower case: Tất cả là chữ thường. 
Upper case: Tất cả đều là chữ in. 
Title case: Viết hoa ký tự đầu mỗi từ. 
Toggle case: Ngược với Title case. 
VII/ Nhập công thức toán học 
Sử dụng công cụ Microsoft Equation 3.0 
Vào Insert - Object - Microsoft Equation 3.0 – OK Xuất hiện một thanh c ông cụ sau: 
BÀI 5  BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH 
I/ Tạo mới một bảng biểu 
1/ Sử dụng thanh công cụ: 
Dời con trỏ đến nơi cần tạo bảng biểu. 
Bấm chọn biểu tượng Insert Table – Rê chuột chọn số hàng cột cần thiết. 
I/ Tạo mới một bảng biểu (tt) 
2/ Dùng menu: 
Dời con trỏ đến nơi cần tạo bảng biểu. 
Vào menu Table , chọn Insert\ Table... 
Nhập số cột vào khung Number of Columns 
Nhập số dòng vào khung Number of Rows 
Trong khung Column width nhập vào độ rộng cột - thường chọn Auto . Nhấn OK 
II/ Di chuyển con nháy trong bảng 
Tab: Dời con trỏ sang ô bên phải so với ô hiện tại. 
Shift+Tab: Dời con trỏ sang ô bên trái so với ô hiện tại. 
Các phím mũi tên: Di chuyển con trỏ theo chiều tương ứng. 
Alt+Home: Về ô đầu tiên trong hàng. 
Alt+End: Về ô cuối cùng trong hàng. 
Alt+Page Up: Về ô đầu tiên trong cột. 
Alt+Page Down: Về ô cuối cùng trong cột. 
Ctrl+Tab: Đưa con trỏ đến vị trí Tab Stop đã định. 
III/ Chọn một dòng, cột hay ô 
Nhấn chuột vào lề trái của một dòng để chọn được cả dòng . 
Di chuyển con trỏ chuột vào đến mếp lề trên đỉnh cột , khi con trỏ chuột có dạng mũi tên màu đen thì nhấn chuột chọn cả cột. 
Di chuyển con trỏ chuột đến lề trái của ô đến khi thành mũi tên màu đen thì nhấn chuột để chọn một ô. Nếu chọn nhiều ô thì nhấn chuột kéo và thả. 
Ta có thể chọn nhiều dòng hay nhiều cột bằng cách kích chuột kéo và thả 
IV/ Thay đổi cấu trúc của bảng 
Thêm dòng: Vào Table – Insert - Rows Above hay Rows Below (Dòng mới thêm vào sẽ chèn vào phía trên hay phía dưới của dòng đang chứa con trỏ). 
Thêm cột: Vào Table – Insert - Columns to the left hay Columns to the right ( Cột mới thêm vào sẽ chèn vào bên trái hay bên phải của cột có chứa con trỏ). 
Thêm ô: Vào Table - Insert - Cells -> xuất hiện một cửa sổ: 
Dịch các ô về phía phải 
Dịch các ô xuống dưới 
Chèn cả hàng 
Chèn cả cột 
IV/ Thay đổi cấu trúc của bảng (tt) 
Xóa dòng, cột hay cả bảng: 
Chọn các dòng, cột hay bảng cần xóa. 
Vào Table - Delete - Columns/Row s/Table ( Xóa cột / d òng / bảng ) . 
Xóa ô: 
Chọn các ô muốn xóa. 
Vào Table - Del ete – Cells -> xuất hiện một cửa sổ: 
Dịch các ô còn lại về phía trái 
Dịch các ô còn lại xuống dưới 
Xóa cả hàng 
Xóa cả cột 
IV/ Thay đổi cấu trúc của bảng (tt) 
Trộn nhiều ô thành một ô: Chọn các ô muốn trộn. Vào menu Table – Merge Cells . 
Chia một ô thành nhiều ô: Chọn ô muốn chia. Vào menu Table – Split Cells . Xuất hiện hộp thoại: 
Nhập vào số cột cần chia ra từ ô đã chọn 
Nhập vào số hàng cần chia ra từ ô đã chọn 
IV/ Thay đổi cấu trúc của bảng (tt) 
Chia một bảng thành nhiều bảng: 
Đặt con trỏ trong hàng mà ta muốn là hàng đầu tiên của bảng mới. 
Vào menu Table – Split Table. 
Thay đổi độ rộng của cột, chiều cao của hàng: 
Di chuyển con trỏ chuột đến đường biên của cột hoặc hàng cần thay đổi, khi con trỏ chuột biến thành mũi màu đen 2 chiều thì kéo và thả chuột. 
IV/ Thay đổi cấu trúc của bảng (tt) 
Đóng khung, tô bóng mờ: Nếu muốn áp dụng thay đổi cho toàn bảng thì đặt con trỏ vào một vị trí bất kỳ trong bảng. 
Đóng khung: 
Chọn khối ô muốn đóng khung. 
Vào menu Format – Borders and Shading , Chọn Boder tab. Xuất hiện hộp thoại: 
IV/ Thay đổi cấu trúc của bảng (tt) 
 Tô bóng mờ: Cũng trong cửa sổ Borders and Shading , chọn qua tab Shading. 
V/ Thay đổi hướng văn bản trong ô 
 Chọn khối ô cần thay đổi hướng. 
 V ào F or mat - > T ex t D ir ection 
VI/ Thêm hình ảnh vào tài liệu 
Vào menu Insert – Picture – Clip Art 
Chọn một hình ảnh từ danh mục hình ảnh có sẵn trong bộ Office . Kích chuột phải và chọn Insert hay kích chuột trái và chọn vào biểu tượng Insert Clip. 
 Nếu muốn chèn hình ảnh từ bất kỳ một tệp tin nào ảnh nào đó trong máy thì vào: Insert – Picture – From File 
 Định dạng lại hình: Nháy phải chuột vào hình cần định dạng, chọn Format Picture. 
VII/ Tạo chữ nghệ thuật 
Vào Insert - Picture - WordArt hoặc có thể kích lên biểu tượng W ord Art trên thanh Drawing . 
Chọn một kiểu chữ nghệ thuật và chọn OK 
Chọn lại Font và Gõ lại d òng chữ mong muốn . 
VIII/ Thêm các khối hình học vào tài liệu 
Chọn một khối hình học có sẵn trong thư viện này , dùng chuột kéo và vẽ ra trong vùng soạn thảo 
IX/ Chèn biểu đồ vào tài liệu 
V ào menu Insert - Picture - Chart 
BÀI 6  TIỆN ÍCH TRỘN THƯ 
I/ Ý nghĩa của việc trộn thư 
Đây là công việc hay làm trong việc tạo ra các giấy mời, thư từ, phiếu báo điểm, cùng một nội dung cho nhiều người, nhiều cơ quan, 
Thao tác này cho phép chúng ta trộn 2 văn bản đã soạn thảo thành một văn bản “kết quả” theo một thứ tự cho trước. 
II/ Chuẩn bị văn bản trộn 
Tạo văn bản thứ nhất có nội dung sẽ cố định trong văn bản “kết quả”, giả sử văn bản được lưu với tên: Phieu_bao_diem.doc 
Tạo văn bản thứ 2 có nội dung sẽ là các mục được trộn vào văn bản thứ nhất, giả sử văn bản được lưu với tên: Danh_sach_diem.doc . Với văn bản thứ 2 này, nội dung của chúng là một bảng biểu với các cột tương ứng là các trường cần trộn và các dòng là nội dung tương ứng cho từng trường. 
II/ Chuẩn bị văn bản trộn (tt) 
III/ Thao tác trộn 
Mở văn bản thứ nhất (Phieu_bao_diem.doc) 
Vào menu Tools – Mail Merge . Xuất hiện hộp thoại Mail Merger Helper với nội dung như sau: 
III/ Thao tác trộn (tt) 
Mục Main document: Cho phép chúng ta chọn tài liệu chính cần trộn (tài liệu thứ nhất). Với cách thực hiện này hệ thống sẽ ngầm hiểu tài liệu chính là tài liệu đang mở. 
Mục Data source: Cho phép chúng ta chọn tài liệu phụ cần trộn vào tài liệu chính (tài liệu thứ 2). 
Mục Merge the data with the document: Chấp nhận trộn nội dung của 2 tài liệu đã chọn. 
III/ Thao tác trộn (tt) 
Từ nút lệnh Create -> Form letter -> Chọn Active Windows khi hộp thoại Microsoft Windows xuất hiện. 
Từ nút lệnh Get data -> Open data source -> Chọn đường dẫn và xác định cho hệ thống biết địa chỉ của tệp tin thứ 2 cần trộn -> Chọn Edit main document khi hộp thoại Microsoft Windows xuất hiện. 
III/ Thao tác trộn (tt) 
Lúc này hệ thống sẽ tự động đưa ra thanh cộng cụ Mail Merge: 
III/ Thao tác trộn (tt) 
Menu Insert Merge Field: Danh sách các trường cần trộn tương ứng trong tệp tin thứ 2. 
Lần lượt chèn tên các trường vào vị trí cần trộn. 
Nút lệnh Merge trên thanh công cụ cho phép bắt đầu công việc trộn với các chức năng sau: 
Merge to: Chọn nơi sẽ xuất hiện văn bản kết quả. 
Record to be merged: Chọn số lượng bản ghi sẽ trộn. 
IV/ Nâng cao chức năng trộn thư 
Trong phiếu báo điểm trong danh sách trên còn có một dòng “Kêt quả:”. Giả sử kêt quả được tính với yêu cầu như sau: Nếu Tổng điểm >=15 thì đậu, ngược lại thì Rớt. 
Với yêu cầu như vậy thì ta sử dụng thêm chức năng sau: Vào menu Insert Word Field -> IfThenElse 
 Xuất hiện hộp thoại sau: 
IV/ Nâng cao chức năng trộn thư 
If Then Else : 
	Nếu Điều kiện đúng thì thực hiện Câu lệnh 1, ngược lại Điều kiện sai thì thực hiện Câu lệnh 2. 
IV/ Nâng cao chức năng trộn thư (tt) 
Field name: Trường cần so sánh. 
Comparison: Biểu thức so sánh: 
Equal to: Bằng 
Not equal to: Không bằng 
Less than: Nhỏ hơn 
Greater than: Lớn hơn 
Less than or equal: Nhỏ hơn hoặc bằng 
Greater than or equal: Lớn hơn hoặc bằng 
Is blank: Là rỗng 
Is not blank: Không là rỗng 
Compare to: Giá trị so sánh. 
Insert this text: Giá trị khi biểu thức so sánh đúng. 
Otherwise insert this text: Giá trị khi biểu thức so sánh sai. 
BÀI 7  IN ẤN & THIẾT ĐẶT MẬT KHẨU 
I/ Xem trước khi in 
Thao tác này cho phép xem nhanh toàn bộ hình dáng thật của văn bản khi kết xuất văn bản ra máy in (in ra giấy). 
Vào menu File -> Print preview hoặc nhấn biểu tượng Preview trên thanh công cụ. 
Thanh công cụ liên quan: Thanh Print preview: 
Thực hiện In 
Sửa nội dung 
Xem từng trang 
Xem nhiều trang 
Phóng to, thu nhỏ màn hình xem 
II/ Thực hiện in 
Vào menu File -> Print (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P ). 
Collate: Chọn thứ tự in trong trường hợp in nhiều lần cho một trang. 
 Page range: Chọn số trang in. 
 Copies: Chọn số lần in cho một trang. 
III/ Thiết đặt mật khẩu 
Vào Tools - Option Chọn thẻ Save (hoặc vào menu File -> Save asTools -> General Options ) 
Gõ mật khẩu bảo vệ khi mở vào hộp văn bản Password to open và mật khẩu bảo vệ cấu trúc (nếu muốn) vào hộp Password to modify.