Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian (Bản mới)

ll Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive ưooa
 ưa
 aaao
 
 a
   
 ưa
 o
 
 aaa
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 ư
 94
 12/04/2012
 o
 Ao
 o
 o
 o
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 o
 
   
 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 95
 12/04/2012
 o
 
 
 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 o
 o
 o
 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 96
 12/04/2012
 ao
 
 ao
 o
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive  
 o
 
   
 oa
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 97
 12/04/2012
 oao
 ư
 ư
 a
 aa
 aa
 ư
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive ư
 oao
 
 ơ
 
 ơ
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 98
 12/04/2012
 o
 
  a 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 o
 
 
 ư 
  
 
 
 o
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive ưoư
 
 99
 12/04/2012
 o
 
 
 ư
 o
 
 
 oa
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 
 o
 aeo
 o
 o
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 100
 12/04/2012
 o
 
   
 o
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 o
  
 o
 
 a
 
 
 aa
 aưa
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 a
 a
 101
 12/04/2012
 o
  
 o
 
 
 ưo
 a
 
 
 o
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 o
 
 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
Positive ThinkingSkill ThinkingSkill Positive Positive 
 102
12/04/2012
 103
 KỸ NĂNG GIAO TIẾP - THUYẾT TRÌNH
 NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ
Chương 1: Lý thuyết chung về giao tiếp, thuyết trình.
Chương 2: Các kỹ năng giao tiếp cơ bản.
Chương 3: Kỹ năng thuyết trình hiệu quả.
Chương 4: Các tình huống giao tiếp, thuyết trình.
 1
 CHƯƠNG 1
 LÝ THUYẾT CHUNG 
 VỀ GIAO TIẾP, THUYẾT TRÌNH
 1. Lý thuyết chung
• Khái niệm giao tiếp
• Khái niệm thuyết trình
• Vai trò của giao tiếp, thuyết trình
 2
 THẢO LUẬN:
 Hãy nêu ra những điều mà bạn cho rằng con 
 người thích nghe và những điều mà họ không 
 thích nghe trong khi giao tiếp. 
 5
TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP 
BÀI TẬP : Nếu là người tuyển dụng sinh viên đã tốt nghiệp vào 
làm việc, bạn hãy xếp các yếu tố, kỹ năng theo tầm quan trọng 
1=>10
 Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
 Kinh nghiệm việc làm
 Tay nghề kỹ thuật
 Tính bền bỉ, qủa quyết
 Kỹ năng giao tiếp trực tiếp
 Mức độ nhiệt tình
 Tư cách đĩnh đạc
 Nhiều bằng cấp chuyên môn.
 Trang phục chỉnh tề
 Tính cách cá tính 6
 3
 Khái niệm giao tiếp
Nguời gửi Thông tin Nguời nhận
Nguời nhận Phản hồi Nguời gửi
 SƠ ÐỒ MÔ HÌNH GIAO TIẾP 
 -
 8
 4
 TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP
 Sau khi quen nhau
 9
Hai khía cạnh của giao tiếp
 5
Quá trình giao tiếp
 11
 Sơ đồ giao tiếp hội thoại
 12
 6
 Các cách giao tiếp
 Ta không thể 
không giao tiếp
 7
 Khái niệm thuyết trình
 15
 2.Rào cản trong GT,TT
• Nguyên nhân giao tiếp kém hiệu quả.
• Rào cản trong giao tiếp thuyết trình.
 8
 Thảo luận
1 DN mỹ phẩm đã quảng cáo sản phẩm của 
 mình trong thời gian giữa 2 trận đấu bóng 
 đá quốc tế trên truyền hình vào đêm cuối 
 tuần vì đó là chương trình có nhiều người 
 xem. Sau 1 tháng quảng cáo, doanh số 
 bán hàng không tăng.
 Tại sao????
 Nguyên nhân giao tiếp kém
 9
Rào cản trong GTTT
3. Các nguyên tắc trong giao tiếp
 10
 Sức mạnh của thông điệp
 H×nh ¶nh
 55%
Giäng nãi
 38% Ng«n tõ
 7%
 Thu nhận thông tin
 Nh×n
 75%
 NÕm
 3%
 Ngöi Ch¹m Nghe
 4% 6% 12%
 11
 THẢO LUẬN :
 Bạn hãy đưa ra những yếu tố để giao tiếp có hiệu quả 
 23
THẢO LUẬN :
 Bạn hãy đưa ra những yếu tố ảnh hưởng đến kết qủa việc 
giao tiếp 
 24
 12
 IV
 CÁC YẾU TỐ 
 ĐỂ GIAO 
TIẾP CÓ HIỆU 
 QỦA
 (LẬP KẾ 
 HOẠCH GT)
 Noùi laøm sao ñeå ngöôøi ta chòu nghe vaø
 nghe ñeå ngöôøi ta chòu noùi
 thế nào 25
 THẢO LUẬN NHÓM
 1. Tìm những điểm mạnh và điểm yếu trong giao 
 tiếp của phụ nữ. Khắc phục những điểm yếu bằng 
 cách nào ?
 2. Tìm những điểm mạnh và điểm yếu trong giao 
 tiếp của nam giới. Khắc phục những điểm yếu bằng 
 cách nào ?
 26
 13
MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP
 TRONG KINH DOANH 
 Tài chính tiền tệ- Chương 1 27
 28
 14
 I. KỸ NĂNG NÓI
 Thế nào là ngôn ngữ nói?
-
 29
 2. Các yếu tố cần lưu ý khi sử dụng 
 kỹ năng nói
 15
3. Phong cách nói
4. Kỹ năng nói hiệu quả
 16
 BÀI TẬP
Bạn sẽ nói như thế nào để mời những người sau đây 
 đến dự bữa tiệc sinh nhật của bạn:
1.Một người bạn thân
2.Một người bạn mới quen
3.Cô giáo của bạn
 BÀI TẬP
 Trong 1 buổi tiệc sinh nhật, bạn cảm thấy mình
 bị vướng trong 1 câu chuyện nhàm chán hoặc
 đơn giản là bạn cảm thấy phải kết thúc 1 cuộc
 trò chuyện dài. Khi đó, bạn sẽ nói gì?
 17
 II. KỸ NĂNG LẮNG NGHE
 1. Lắng nghe là gì
 (1996, International 
 Listening Association)
 PHÂN BIỆT GIỮA NGHE VÀ LẮNG NGHE
THẢO LUẬN:
Hãy nghĩ về một lần trong quá khứ khi bạn ngồi nghe
nguời khác nói, hoặc trong một giờ học, một cuộc
họpnhưng bạn không lắng nghe.
Ðiều gì đã ảnh huởng đến khả năng lắng nghe của bạn?
 36
 18
 2. Lợi ích của lắng nghe
 37
Các mức độ Nghe và lắng nghe
 Đồng cảm
 Tập trung
 Chọn lọc
 Giả vờ
 Phớt lờ
 19
 3. NHỮNG RÀO CẢN TRONG LẮNG NGHE
 39
 4. CÁC KIỂU LẮNG NGHE
ĐỂ THU THẬP ĐỂ GIẢI ĐỂ THẤU
 QUYẾT CẢM
 THÔNG TIN
 VẤN ĐỀ (CHIA SẺ)
 40
 20
 TÌNH HUỐNG:
 Hùng và Dũng là 2 nhân viên giỏi của phòng
 kinh doanh, gần đây họ có những bất đồng,
 mâu thuẫn với nhau trong một số việc mà họ
 không giải quyết được. Hai người lên gặp
 trưởng phòng và tuyên bố rằng có anh thì
 không có tôi ở phòng này, nếu người này ở
 lại thì người kia sẽ ra đi hoặc ngược lại.
 Trưởng phòng muốn giữ cả 2 người ở lại
 và muốn họ hòa thuận, hợp tác với nhau để
 làm việc tốt.
 Theo bạn trưởng phòng phải làm gì?
 (vận dụng kỹ năng lắng nghe) 41
 5. CÁC KỸ NĂNG ÐỂ LẮNG NGHE 
 CÓ HIỆU QUẢ 
 TẬP KHUYẾN PHẢN LẮNG 
TRUNG KHÍCH HỒI NGHE, 
 CHÚ Ý NGƯỜI NHỮNG QUAN 
 VÀO NÓI GÌ BẠN SÁT 
NGƯỜI NGHE CÁCH 
 NÓI ÐƯỢC ỨNG XỬ
 42
 21
5.1.Tập trung chú ý vào người nói
- Thể hiện cho nguời nói biết sự chú ý của bạn. Hãy bắt đầu
 bằng một thái độ tích cực và nhiệt tình. Ðiều quan
 trọng nhất là bạn cần có mong muốn được lắng nghe.
- Duy trì việc giao tiếp bằng mắt thường xuyên và ngắn
 nhưng nhẹ nhàng, thoải mái.
- Chọn cách diễn đạt bằng điệu bộ (phi ngôn ngữ).
- Ðứng/ngồi dối diện với người nói và tập trung hoàn
 toàn vào người nói.
- Giữ một tư thế thoải mái.
 43
 • Tạo một môi trường phù hợp:
 - Duy trì một khoảng cách vừa phải.
 - Dỡ bỏ mọi chướng ngại vật giữa bạn và người nói.
 - Ðảm bảo không bị các tác động làm phân tán hay ngắt
 quãng.
 44
 22
 5.2. Khuyến khích người nói 
 BÀI TẬP 
 Hãy nghĩ lại ít nhất 3 điều có thể khuyến 
 khích người nói.
 45
 5.3.Phản hồi lại những gì bạn đã nghe
được:
 Tóm tắt lại những ý chính một cách rõ
ràng, ngắn gọn.
 Làm rõ :
 - Những thông tin còn mơ hồ.
 - Lấy thêm thông tin.
 - Xem xét ý kiến của người nói với
 những quan điểm khác.
 Thông cảm, chia sẻ những xúc cảm,
tình cảm của người nói.
 46
 23
TÌNH HUỐNG :
Em bạn là một đứa trẻ 14t thông minh, nhanh nhẹn
nhưng luôn hiếu động và mải chơi. Chiều nay bé đi
học về, bạn hỏi thăm tình hình học tập ở trường như
thế nào? Bé buồn và trả lời :
- Em bị điểm 2 vì không làm được bài.
 Bạn sẽ nói gì với em mình ?
 47
THỰC HÀNH
Bạn là một Nhân viên bán hàng tại cửa hàng ÐTDÐ.
Bạn đang tiếp một cô gái trẻ mà bề ngoài trông rất
thời trang. Cô ấy nói muốn mua một chiếc ÐTDÐ nhỏ,
kiểu dáng đẹp và có nhiều chức năng.
Bạn đã giới thiệu cho cô ấy một số mẫu hàng nhưng
dường như cô ấy nói: “Tôi vẫn chưa hài lòng”.
Ðể phản hồi lại thông điệp của khách hàng, bạn sẽ nói
gì ?
 48
 24
 5.4. LẮNG NGHE, QUAN SÁT CÁCH ỨNG XỬ:
 . Cần phải chú ý tới những thông điệp thông qua
 cách ứng xử của những người xung quanh. Nó có
 thể thống nhất hoặc không thống nhất.
 . Có những thay đổi trong cách ứng xử, đặc biệt
 là đi cùng với chất lượng công việc kém đó là
 dấu hiệu cho thấy người đó đang có vấn đề => cần
 phát hiện sớm và giải quyết chúng. (VD bỏ nhà, bỏ
 việc)
 49
 III. KỸ NĂNG VIẾT
 Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết
- Được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếp thu
bởi thị giác.
 VD: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, bản quyết
toán, thiệp mời, thiệp chúc mừng)
  NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU QUẢ TỐT 
 - Trình tự của thông tin trình bày:
 logic
 - Từ ngữ sử dụng: chính xác, phù hợp, dễ
 hiểu
 - Sự chính xác của văn phạm. 50
 - Phù hợp với đối tượng người đọc.
 25
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Anh Chiến là Kế toán trưởng gửi cho anh
Tú trưởng phòng Marketing một bức thư
có nội dung như sau :
VănHãy bảnnhận1 xét và sửa lại (nếu cần) văn bản
này.
Người gửi : Chiến
Gửi : Tú.
Cảm ơn về tập tài liệu PT và những thông tin. Tôi sẽ liếc qua vụ này
đêm nay và sẽ cho anh biết những kết quả tính toán cuối cùng vào ngày
mai. Ðược chứ?
 51
Văn bản 2
Người gửi : Nguyễn Ðức Chiến – Kế toán
trưởng.
Kính gửi : Anh Lê Tuấn Tú – Trưởng phòng
Marketing.
V/v : Tập tài liệu PT.
 Ngày 15 tháng 4 năm 2011.
 Cảm ơn anh đã gửi cho tôi bản tài liệu PT và
những thông tin bổ sung. Tối nay tôi sẽ xem xét tất
cả các chi tiết và sẽ tính toán chi phí phù hợp.
 52
 Số liệu cuối cùng sẽ đuợc giao cho anh vào
 26
 Kỹ năng viết hiệu quả
 1. Giai đoạn chuẩn bị viết:
 1.1. Xác định chủ đề chung của văn 
 bản
1.2. Nghiên cứu các tài liệu cần thiết
 1.3. Lập dàn ý cho văn bản
 - Xác định các ý lớn
 - Xác định các ý nhỏ
 - Sắp xếp các ý
 2. Giai đoạn viết:
 2.1. Phần mở đầu
 - Giới thiệu chủ đề chung
 - Thu hút sự chú ý của người đọc
IV. Kỹ năng đặt câu hỏi:
1. Tầm quan trọng của việc đặt câu hỏi?
 27
 2. Các loại câu hỏi:
2.1.Câu hỏi đóng và Câu hỏi mở:
• Anh có hút thuốc không?
• Phòng dành cho người hút thuốc ở chỗ nào vậy?
2.2.Câu hỏi trực tiếp và câu hỏi gián tiếp:
• Ý kiến của anh về vấn đề này là gì?
• Nếu chúng ta chọn phương án A để giải quyết vấn 
 đề, anh thấy có hạn chế gì?
 Dùng câu hỏi với các mục đích 
 khác nhau
  Câu hỏi tiếp xúc: Nêu vấn đề phụ, thông thường
  Câu hỏi có tính đề nghị: Mang tính thăm dò, thoát khỏi bế tắc.
  Câu hỏi hãm thắng: Giảm tốc độ phát biểu của đối tượng
  Câu hỏi kết thúc vấn đề: “Có phải việc đã xong rồi?”
  Câu hỏi thu thập ý kiến: “Theo ý của quý vị thì?”
  Câu hỏi xác nhận: “Bạn có nhận thấy rằng.?”
  Câu hỏi lựa chọn: “Anh chọn loại màu xanh hay màu đỏ?”
  Câu hỏi đối lập: “Chẳng lẽ một sản phẩm có thương hiệu nổi 
 tiếng như thế này là mau hỏng lắm sao?”
  Câu hỏi thay câu khẳng định: “Chắc bạn không nghĩ rằng sản 
 phẩm này mau hỏng chứ?”
 28
 3. Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả:
 THỰC HÀNH
• Trong 1 buổi tiệc, bạn rất muốn đến làm quen 
 với 1 chàng trai/1 cô gái mà bạn chưa biết 
 trước đó. 
• Bạn sẽ chuẩn bị những câu hỏi gì để đến 
 làm quen với người đó?
 29
 CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG THUYẾT 
 TRÌNH HIỆU QUẢ
1. Một số loại hình thuyết trình
2.Tầm quan trọng của hoạt động thuyết trình
3. Chuẩn bị bài thuyết trình
4. Cấu trúc bài thuyết trình
5. Truyền tải nội dung thuyết trình
 CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH
- Xác định tình huống
- Phân tích thính giả và diễn giả
- Thu thập thông tin
- Tập luyện
 30
 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH
- Dàn bài cơ bản
- Cách thể hiện các phần chính
 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH
 31
 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH
* PHẦN MỞ BÀI:
 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH
* PHẦN THÂN BÀI:
 32
 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH
• PHẦN KẾT LUẬN:
 TRUYỀN TẢI NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH
 Vấn đề:
 Không phải nói cái gì,
 mà người nghe 
 cảm nhận như thế nào.
 66
 33
 Thuyết trình thành công
Người nghe Thay đổi
 thay đổi
 Cảm nhận
 Như thế nào
 Người nói 
 Cái gì thể hiện
 67
 Khái niệm phi ngôn từ
 68
 34
 Sức mạnh thông điệp
 Hình ảnh
 55%
Giọng nói
 38% Ngôn từ
 7%
 69
 Các loại phi ngôn từ
 70
 35