Bài giảng Kế hoạch hành động - Từ ý tưởng đến kết quả thực tế

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG TỪ Ý TƯỞNG ĐẾN KẾT QUẢ THỰC TẾ 
MỤC TIÊU 
Chương này được thiết kế nhằm giúp các bạn : 
Hiểu rõ khái niệm và lợi ích của công tác lập kế hoạch 
Phân tích quy trình lập kế hoạch triển khai công việc 
Thực hành lập kế hoạch triển khai một công việc 
KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ CÔNG VIỆC  
CHỦ ĐỘNG 
THÀNH CÔNG 
THẤT BẠI 
RỐI LOẠN 
Thấp 
Thấp 
Cao 
Cao 
KHẢ NĂNG 
LẬP KẾ HOẠCH 
MỨC ĐỘ PHỨC TẠP 
CỦA CÔNG VIỆC 
Đi hướng nào hả sếp! 
LỢI ÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH  
Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả  
KH chứng tỏ sự cân nhắc , suy tính và tầm nhìn của bạn 
KH giúp bạn tập trung vào những vấn đề quan trọng 
KH giúp bạn nhận biết và hạn chế những rủi ro khi thực hiện 
KH giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua các chỉ tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện 
KH nêu rõ cách thức , nguồn lực sử dụng và thời hạn để bạn hoàn thành công việc 
KH là phương tiện truyền thông giữa bạn với các bộ phận và nhân sự liên quan 
DATA 
KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 
Kế hoạch là một bản hướng dẫn cho biết  
Nhân sự thực hiện 
Công việc phải làm 
Cách thức xử lý công việc 
Thời hạn và tiến độ xử lý công việc 
Nguồn lực được phép sử dụng 
HIỆN TẠI 
TƯƠNG LAI 
MỤC ĐÍCH chỉ cho bạn NƠI ĐẾN 
 KẾ HOẠCH chỉ cho bạn ĐƯỜNG ĐI và PHƯƠNG TIỆN 
CẤP QUẢN LÝ VÀ KẾ HOẠCH  
Tùy theo cấp quản lý , bạn có trách nhiệm lập các kế hoạch như sau : 
QUẢN LÝ CẤP CAO 
QUẢN LÝ CẤP TRUNG 
QUẢN LÝ CẤP THẤP 
NHÂN VIÊN 
Kế hoạch chiến lược 
Kế hoạch chiến thuật 
Kế hoạch hành động 
Thực hiện kế hoạch 
QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH  
Phân chia nhỏ công việc (WBS) 
Xác định mục đích và mục tiêu thực hiện 
Hoạch định nhân sự và ma trận trách nhiệm 
Hoạch định thời gian và tiến độ công việc 
Phân bổ nguồn lực và ước tính chi phí 
Phân tích rủi ro và giải pháp 
Giám sát và phản hồi kết quả công việc 
PHÂN CHIA CÔNG VIỆC  
Phân tích cấu trúc công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là phương pháp phân chia công việc thành những công việc với mức độ chi tiết và cụ thể hơn . 
	 Dễ dàng quản lý và thực hiện 
	 Cơ sở để ước tính các nguồn lực : thời gian , 	 	 chi phí , nhân sự , 
	 Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý 
Tiệc sinh nhật 
Hoạch định 
Bố trí 
Thức ăn 
Dọn dẹp 
Tiếp khách 
Phòng tiệc 
Giải trí 
Đón tại cổng 
Nhận quà 
Sắp chổ ngồi 
Bàn ghế 
Trang trí 
Sân khấu 
Trò chơi 
Karaoke 
MỤC TIÊU, TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ  
MỤC ĐÍCH – Thể hiện kỳ vọng 
MỤC TIÊU – Dẫn đến kết quả cụ thể 
TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ – Đo lường kết quả 
CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH – Lượng hóa kết quả 
CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH  
Mục đích 
Mục tiêu  
Tiêu thức đánh giá  
Chỉ tiêu kế hoạch  
MT 1 
MT 2 
MT3 
TT 1 
TT 2 
TT3 
CT 1 
CT 2 
CT3 
STT 
CÔNG VIỆC 
MỤC TIÊU 
TIÊU THỨC 
CHỈ TIÊU 
ĐIỀU CHỈNH 
01 
Công việc A 
02 
Công việc B 
03 
Công việc C 
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 
Để hoàn thành một công việc , nhà quản trị cần xem xét : 
Kiến thức và kỹ năng 
Động cơ và thái độ 
Cơ hội thực hiện 
Sự hỗ trợ và nguồn lực thực hiện 
Phân tích cấu trúc 
công việc 
Lựa chọn và đánh giá 
Nhân sự 
Ma trận giao 
trách nhiệm 
LỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ 
STT 
Tiêu thức 
Yêu cầu 
1 
2 
3 
4 
5 
Trao đổi / Hỗ trợ 
01 
Kiến thức và kỹ năng 
02 
Động cơ và thái độ 
03 
Kinh nghiệm 
04 
Quan hệ đồng nghiệp 
1: Kém ;	 2: Cần cố gắng ; 3: Trung bình ; 4: Khá ; 5: Tốt 
Công việc: 
Mục tiêu : 
Nhân viên: 
MA TRẬN TRÁCH NHIỆM 
Ma trận trách nhiệm (RAM – Responsibility Assignment Matrix) mô tả mối tương quan giữa các phần tử công việc cụ thể với những người thực hiện . 
Cấu trúc công việc - WBS 
Nhân sự thực hiện 
Chủ thể khác 
Hùng 
Linh 
Hà 
Lan 
PGĐ 
KTT 
Hoạt động A 
1 
2 
5 
4 
5 
Hoạt động B 
2 
1 
2 
2 
5 
6 
Hoạt động C 
3 
3 
1 
6 
4 
Hoạt động D 
3 
1 
3 
2 
1. Thực hiện chính	2. Hỗ trợ	3. Tư vấn	4. Giám sát 
5. Phải được thông báo	5. Phải được chấp nhận  
HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ 
Phân tích cấu trúc 
 công việc 
Quan hệ giữa các công việc 
và các yêu cầu 
Ước tính thời gian 
bắt đầu và kết thức 
Cấu trúc công việc – WBS 
Thời hạn 
Điều chỉnh 
Hoạt động A 
Tuần 2 – Tuần 5 
Hoạt động B 
Tuần 1 – Tuần 4 
Hoạt động C 
Tuần 2 – Tuần 3 
Hoạt động D 
Tuần 4 – Tuần 5 
NHÓM CÔNG VIỆC VÀ ĐIỀU CHỈNH 
Cấu trúc công việc – WBS 
Thời hạn 
Điều chỉnh 
Hoạt động A 
Tuần 2 – Tuần 5 
Hoạt động B 
Tuần 1 – Tuần 4 
Hoạt động C 
Tuần 2 – Tuần 3 
Hoạt động D 
Tuần 4 – Tuần 5 
Cấu trúc công việc – WBS 
T1 
T2 
T3 
T4 
T5 
Hoạt động A 
Hoạt động B 
Hoạt động C 
Hoạt động D 
	HOẠCH ĐỊNH CHI PHÍ 
Cấu trúc công việc – WBS 
FC 
VC 
TC 
Điều chỉnh 
Hoạt động A 
Hoạt động B 
Hoạt động C 
Hoạt động D 
Phân tích cấu trúc 
công việc 
Xác định các YTXS 
cố định và biến đổi 
Ước tính các chi phí 
FC, VC và TC 
PHÂN BỔ CHI PHÍ THEO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC 
Cấu trúc công việc – WBS 
FC 
VC 
TC 
Điều chỉnh 
Hoạt động A 
Hoạt động B 
Hoạt động C 
Hoạt động D 
Cấu trúc công việc – WBS 
T1 
T2 
T3 
T4 
T5 
Hoạt động A 
5 triệu 
15 triệu 
20 triệu 
Hoạt động B 
5 triệu 
25 triệu 
Hoạt động C 
32 triệu 
Hoạt động D 
22 triệu 
PHÂN TÍCH RỦI RO VÀ GIẢI PHÁP 
Tính không chắc chắn đó là sự thiếu thông tin, kiến thức , hay sự hiểu biết về kết quả của một hành động , quyết định hay sự kiện . 
Rủi ro thực tế là số đo mức độ không chắc chắn tồn tại với kết quả mong muốn . 
Không có thông tin 
Một số thông tin 
Thông tin đầy đủ 
Rủi ro có thể dự đoán 
Rủi ro có thể xác định 
Rủi ro không thể dự đoán 
Mức độ rủi ro ! 
CÁC BƯỚC QUẢN LÝ RỦI RO 
Bạn phải làm gì để hạn chế rủi ro  
1. Nhận biết rủi ro 	4. Dự kiến hậu quả 
2. Phân tích rủi ro 	5. Giải pháp dự kiến 
3. Ước tính khả năng xảy ra rủi ro 	6. Tài liệu xử lý tình huống 
Cơ hội luôn đồng hành với nguy cơ! 
QUY TRÌNH 
Xác định 
Phân tích 
Lượng hóa 
Giải pháp 
Tài liệu 
Lĩnh vực 
(1) 
Rủi ro 
(2) 
Xác suất 
(3) 
Hậu quả 
(4) 
(5) 
(6) 
XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH RỦI RO 
Cơ sở để phân tích và xác định rủi ro : 
Cấu trúc công việc 
Biểu đồ hoạch định thời gian và tiến độ 
Ma trận trách nhiệm 
Kinh nghiệm từ những kế hoạch tương tự đã thực hiện 
Môi trường làm việc và kinh doanh 
Lĩnh vực 
Mô tả 
Thông tin cần tìm thêm 
Phạm vi 
Thời gian 
Chi phí 
Trang thiết bị 
LƯỢNG HÓA RỦI RO 
Xác suất : 1 – Thấp 	 2 – Trung bình 	 3 – Cao 
Hậu quả : 1 – Thấp 	 2 – Trung bình 	 3 – Cao 
Lĩnh vực 
Mô tả rủi ro 
Xác suất 
Hậu quả 
Xếp hạng 
Quy mô 
2 
1 
2 
Thời gian 
2 
2 
4 
Chi phí 
3 
3 
9 
Nhân sự 
3 
2 
6 
Thấp (1,2,3) 
Trung bình (4) 
Cao (6) 
Rất cao (9) 
LƯỢNG HÓA RỦI RO 
3 
6 
9 
2 
4 
6 
1 
2 
3 
Thấp (1,2,3) 
Trung bình (4) 
Cao (6) 
Rất cao (9) 
Xác suất – Sự kiện xảy ra 
Hậu quả - Nếu sự kiện xảy ra 
1 
2 
3 
1 
2 
3 
HOẠCH ĐỊNH GIẢI PHÁP 
Né tránh rủi ro 
Chuyển giao rủi ro 
Hạn chế rủi ro 
Chấp nhận rủi ro 
GIÁM SÁT VÀ PHẢN HỒI KẾT QUẢ 
Bạn cần làm gì ? 
Xác định tiêu chuẩn đánh giá 
Đo lường kết quả thực hiện thực tế 
So sánh với kết quả để phát hiện sai lệch 
Phát triển giải pháp điều chỉnh 
Kế hoạch 
Thực tế 
Điều chỉnh ... 
PHẢN HỒI KẾT QUẢ 
Mục tiêu và tiêu chuẩn 
Thảo luận kết quả 
công việc 
Khiển trách 
Đánh giá kết quả thực hiện 
Khen thưởng 
Theo dõi và hỗ trợ 
thực hiện 
Quy trình đánh giá và phản hồi 
kết quả công việc 
Cảm ơn các bạn đã quan tâm đến chúng tôi 
... và chia sẻ kinh nghiệm! 
Mong được đồng hành cùng quý Nhà Hàng!