Bài giảng Hoạt động của cán bộ văn phòng trong quy trình tham vấn

HOẠT ĐỘNG CỦACÁN BỘ V Ă N PHÒNG TRONG QUY TRÌNH THAM VẤN 
NỘI DUNG CHÍNH 
Quy trình chung cần làm; 
Các kỹ n ă ng cần thiết dành cho cỏn bộ tham gia thiết kế và phục vụ Đoàn ĐBQH, HĐND tổ chức cỏc cuộc tham vấn, xử lý thụng tin phản hồi, tiếp thu  
KHỞI Đ ỘNG 
	 Theo Anh /ChÞ ®iÒu 	kiÖn	“cÇn” vµ “®ñ” 	trong c«ng t¸c chuÈn 	bÞ cho mét ho¹t ®éng 	TV lµ g×? 
	 QUY TRÌNH CHUNG 
 Xác định Yêu cầu tham vấn: 
Tập hợp thông tin yêu cầu tham vấn => Theo chỉ đạo của §oµn §BQH vµ Thường trực HĐND, Văn phòng §oµn giúp §oµn §BQH/TT HĐND tập hợp các thông tin theo yêu cầu tham vấn. 
 	 => các thông tin liên quan và văn bản gốc của những đề 	nghị (theo yêu cầu chủ đề của cuộc TV); 
 	=> nguồn xuất phát đề nghị tham vấn (gồm các văn kiện 	chính thức và những văn bản do Văn phòng yêu cầu vì 	có liên quan. . . 
Bản tập hợp Thông tin yêu cầu TV kết thúc bằng Bản tập hợp yêu cầu tham vấn gồm những nội dung cần TV, sử dụng ngôn từ trong thông tin yêu cầu TV. 
QUY TRÌNH CHUNG (TT) 
T rên cơ sở bản Tập hợp thông tin yêu cầu TV => 
Văn phòng §oµn dự thảo bản Tổng hợp yêu cầu TV 
gồm danh mục những nội dung cần TV thể hiện cụ thể 
bằng ngôn từ chính xác, khái quát và kèm theo mỗi nội 
dung cần TV danh mục những vấn đề nhỏ, cụ thể hoá, 
đại lượng hoá để phục vụ công tác chỉ đạo nội dung TV. 
Trên cơ sở bản Tập hợp thông tin yêu cầu TV và bản 
Tổng hợp yêu cầu TV, §oµn §BQH/ TT HĐND tổ chức 
họp c¸c bé phËn liªn quan hoặc họp mở rộng với các 
đại biểu có yêu cầu TV, Văn phòng §oµn và chuyên gia 
để cho ý kiến chỉ đạo hình thành ý kiến của §oµn 
§BQH/H§ND về nội dung TV chính sách. 
QUY TRÌNH CHUNG (TT) 
Ý kiến của §oµn §BQH/TT HĐND về Nội dung TV gồm: 
=> Tên của đợt TV; 
=> Mục đích cña TV; 
=> Nội dung TV; trong đó làm rõ những đại lượng cần được làm rõ để phục vụ các nội dung cần TV; 
=> Đối tượng TV, trong đó ghi chú các đối tượng ưu tiên, phạm vi TV liên quan tới yếu tố lãnh thổ, nhóm khảo sát theo mục đích tham vấn; 
=> Đối tượng liên quan cần tham gia trong đợt tham vấn chính sách hoặc lấy ý kiến 1 dự án luật  
QUY TRÌNH CHUNG (TT) 
Yêu cầu kỹ thuật đối với cơ quan tổ chức thực hiện TV: 
Hình thức - công cụ sử dụng tham vấn và yêu cầu xử lý 
phân tích mẫu; về bảo đảm độ tin cậy tối thiểu của các 
mẫu khảo sát; về nguồn lực sử dụng để TV; về thời gian 
TV; về công tác truyền thông của đợt TV. 
Trên cơ sở Ý kiến chỉ đạo của §oµn §BQH/ TT HĐND, 
Văn phòng §oµn soạn thảo Kế hoạch TV ý kiến nhân dân 
về chủ đề để trình §oµn §BQH/ Thường trực HĐND phê 
duyệt. 
Kế hoạch TV ý kiến nhân dân cần được công bố trên 
phương tiện truyền thông địa phương theo ý kiến chỉ đạo 
của §oµn §BQH/ TT HĐND ngay sau khi phê duyệt. 
CÙNG TRAO ĐỔI 
- Chuẩn bị kế hoạch tham vấn tr ình Đoàn 
ĐBQH/TT HĐND về vấn đề khám chữa 
bệnh người nghèo? 
 Gợi ý một số nội dung : 
+ Bối cảnh? Mục đích? 
+ Phân tích vấn đề => nội dung và phạm vi tham vấn ( tiếp cận, khai thác thông tin + đối tượng được TV)? 
+ Quyết định TV => chủ trương? (Chung? Riêng?) cách triển khai? 
+ Lập KH TV (chi tiết) + càng cụ thể -> hiệu quả càng cao  
QUY TRÌNH CHUNG (TT) 
Thiết kế các công cụ tham vấn 
Văn phòng §oµn thực hiện việc thiết kế chi tiết các 
công cụ tham vấn và các điều kiện tổ chức TV; bố trí và 
lên kế hoạch nguồn lực cho cuộc TV. 
Trong trường hợp §oµn §BQH/ TT HĐND quyết định 
thuê cơ quan độc lập thực hiện tham vấn, Văn phòng 
§oµn có trách nhiệm theo dõi và đánh giá; lên kế 
hoạch và thông báo để các đại biểu QH/HĐND và 
những người được phân công tham gia cuộc TV biết và 
tham gia. 
QUY TRÌNH CHUNG (TT) 
Tập huấn cán bộ hỗ trợ tham vấn 
Văn phòng §oµn tổ chức tập huấn cán bộ hỗ trợ TV, 
nếu cuộc tham vấn do Văn phòng §oµn tổ chức. Tập 
huấn hỗ trợ tham vấn cần tiến hành trước khi tiến hành 
tham vấn . 
Các bước cần tiến hành tập huấn 
	+ Lập danh sách triệu tập. 
	+ Nội dung tập huấn => tập huấn vấn đề gì? 
	- Phần khái quát chung. 
	- Phần kỹ năng: 
	1) Những điều nên làm và nên tránh của người điều hành; 
	2) Lỗi của người làm biên bản, tổng hợp. 
	- Phần truyền thông. 
	- Những quy tắc cơ bản trong ứng xử. 
QUY TRÌNH CHUNG (TT) 
	+ Kế hoạch tập huấn 
	- Cấu trúc của đợt tập huấn; 
	- Thời gian; 
	- Sơ đồ đi lại (tính hợp lý khi sử dụng các công cụ); 
	- Tài liệu; 
	- Kế hoạch triệu tập triển khai. 
	+ Phương pháp tập huấn 
	- Thảo luận nhóm? Thảo luận chung? 
	- Thực tập đóng vai; 
	- Hội nghị TV diện rộng; 
	- Hội nghị các bên liên quan; 
	- Tham vấn qua thư công dân. 
 + Tài liệu tập huấn 
	- Chương trình tập huấn; 
	- Bộ tài liệu đọc; 
	- Cẩm nang thực hành. 
QUY TRÌNH CHUNG (TT) 
 Triển khai cuộc tham vấn 
Chương trình truyền thông của địa phương về cuộc TV phải 
	được tiến hành đầy đủ trên phương tiện thông tin đại chúng và ưu tiên tới những nơi và đối tượng cần TV trước và trong khi tiến hành cuộc TV cho tới khi kết thúc cuộc tham vấn. 
Nội dung truyền thông bao gồm: 
Truyền thông về chủ trương, mục đích tham vấn; 
Thông báo nội dung chính sách cần TV, các vấn đề cần TV và 
kế hoạch TV, các hình thức TV, địa chỉ gửi ý kiến và hình thức 
phản hồi ý kiến của nhân dân; 
- Tuỳ theo mỗi hình thức TV cụ thể, §oµn §BQH/TT HĐND có kế 
hoạch bố trí đại biểu tham gia kèm theo nhiệm vụ cụ thể. 
QUY TRÌNH CHUNG (TT) 
Đối với hình thức TV bằng hội nghị lấy ý kiến, khảo sát tại chỗ, phải bố trí: 
Ghi âm ; 
Ghi Biên bản nguyên văn và ghi Biên bản theo cấu trúc nội dung và thống kê . 
	Biên bản theo cấu trúc nội dung và thống kê cần được gửi ngay tới §oµn §BQH/TT HĐND hoặc cơ quan chỉ đạo TV để chỉ đạo VP §oµn tổng hợp và báo cáo . 
Tổng hợp báo cáo nhanh phục vụ lãnh đạo 
 + Có cấu trúc đơn giản do người lập biên bản làm; 
	+ Phục vụ lãnh đạo theo dõi, chỉ đạo TV, kiểm tra kết quả tổng hợp chung; 
	+ Là những kết luận với những phát hiện có giá trị; 
	+ Ngắn gọn khoảng 1- 2 trang, nếu cần thì kèm phụ lục để giải thích thêm. 
QUY TRÌNH CHUNG (TT) 
Báo cáo tổng hợp ý kiến TV 
	 Báo cáo tổng hợp thư công dân; Báo cáo phân tích xử lý kết quả TV phiếu hỏi và các hình thức phỏng vấn, hình thức khảo sát khác là nguồn để §oµn §BQH/TT HĐND xem xét, tổ chức thảo luận để hình thành Báo cáo tổng kết TV và đề xuất các hoạt động tiếp theo cña việc TV. 
	Báo cáo tổng hợp TV là tài liệu của quá trình TV, với đầy đủ các thông tin trực tiếp, gián tiếp => kết quả của báo cáo sẽ giúp cho ĐBDC có những quyết sách cụ thể phù hợp hơn trong thực tiễn. 
QUY TRÌNH CHUNG (TT) 
 Xử lý các ý kiến và tiếp thu, phản hồi 
Báo cáo tổng kết tham vấn của TT HĐND là nền tảng để chỉ đạo việc nghiên cứu tiếp thu và phản hồi ý kiến tới những người được tham vấn và công chúng. 
Hình thức phản hồi bằng thư và các hình thức khác trên phương tiện truyền thông đại chúng. HĐND nên chọn một nơi để chuyên đăng tải các thông tin phản hồi để nhân dân và các phương tiện thông tin đại chúng biết để tìm hiểu và theo dõi. 
QUY TRÌNH CHUNG (TT) 
	Theo dõi việc tiếp thu các ý kiến TV tại phiên 
	thảo luận chính sách và quyết định: 
+ Đoàn ĐBQH / HĐND có kế hoạch theo dõi việc xử lý 
các ý kiến đã thu thập được, tổ chức các cuộc họp giải 
trình, họp với cơ quan soạn thảo chính sách để theo dõi 
việc tiếp thu và lý do tại sao không tiếp thu, các phương 
án thay đổi sau khi tiếp thu tham vấn; 
+ Kết quả của việc theo dõi giúp Đoàn ĐBQH / HĐND tiếp 
tục nghiên cứu hoàn thiện chính sách qua giám sát thi 
hành.