Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 4: Kỹ năng thuyết trình - Đoàn Thị Hồng Vân

Ch ương 4 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 
PGS.TS. ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN 
Nội dung nghiên cứu : 
Tổ chức một buổi thuyết trình thành công . 
Thu hút sự chú ý của khán thính giả . 
Sử dụng các công cụ hỗ trợ một cách hiệu quả . 
4.1. Tổ chức một buổi  thuyết trình thành công . 
 Để có những buổi thuyết trình thành công , cần phải : biết mình , biết người , biết chọn chủ đề thuyết trình phù hợp , xây dựng đề cương bài nói một cách khoa học , rèn luyện nghệ thuật diễn thuyết , biết sử dụng các công cụ phụ trợ một cách hiệu quả , làm cho người nghe phải tập trung theo dõi bài nói của mình . 
Quy trình TOPP 
 Quy trình TOPP ( T he O ral P resentation P rocess) gồm 5 giai đoạn : 
Giai đoạn 1 : Phân tích khán thính giả . 
Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình . 
Giai đoạn 3 : Phác thảo bài thuyết trình . 
Giai đoạn 4 : Hoàn chỉnh bài thuyết trình . 
Giai đoạn 5 : Thuyết trình thử . 
Giai đoạn 1 : Phân tích khán thính giả 
Cần xác định rõ khán thính giả của bạn là ai ? 
Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết trình của bạn ? 
Hãy chú ý đến câu hỏi : “ Vấn đề này có lợi ích gì cho tôi ?” (What’s in it for me – WIIFM) – câu hỏi mà người nghe luôn đặt ra trong suốt quá trình nghe bạn nói . 
 ( Câu hỏi thảo luận 1, tr.111) 
Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và  nội dung thuyết trình 
 Để làm việc này cần sử dụng quy tắc ABC , trong đó : 
A nalyse 
B rainstorm 
C hoose 
Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và  nội dung thuyết trình ( tt ) 
A nalyse – phân tích để xác định rõ chủ đề và nội dung chính của bài thuyết trình . 
B rainstorm – động não suy nghĩ để tìm ra những nội dung cần thuyết trình , những điểm cần nhấn mạnh trong bài diễn văn và nguồn tài liệu cần thiết để phục vụ cho việc thuyết trình . 
C hoose – lựa chọn những tài liệu tốt nhất , phù hợp nhất cho bài diễn văn và những nội dung, điểm nhấn quan trọng nhất , cần đặc biệt lưu ý trong bài . 
 ( Câu hỏi thảo luận 2 và 3, tr. 113 và 114) 
Giai đoạn 3 : Phác thảo  bài thuyết trình 
Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trình . 
Hãy xác định bạn sẽ mở đầu , phát triển và kết thúc bài thuyết trình như thế nào . 
Hãy hạ bút viết những điều bạn dự định thuyết trình ra giấy . 
Giai đoạn 3 : Phác thảo  bài thuyết trình ( tt ) 
Các cách trình bày có thể lựa chọn : 
Chữ cái ưu tiên (Acrostic) . 
Theo thứ tự tăng hay giảm dần (Ascending/Descending). 
So sánh và đối chiếu (Comparison and Contrast) . 
Theo trình tự thời gian (Chronological). 
Nguyên nhân và kết quả (Cause and Effect) . 
Giai đoạn 3 : Phác thảo  bài thuyết trình ( tt ) 
Chung đến riêng / từ tổng quát đến cụ thể / từ rộng đến hẹp (General to Specific). 
POP (Problem, Options, Proposal). 
Vấn đề và giải pháp (Problem and Solution) . 
Sắp xếp theo không gian (Spatial). 
 ( xem chi tiết tr. 115 – 118) 
 ( Câu hỏi thảo luận 4, tr.118) 
Giai đoạn 3 : Phác thảo  bài thuyết trình ( tt ) 
Bố cục một bài diễn thuyết : 
Phần giới thiệu (hay phần mở đầu ). 
Phần thân bài . 
Phần kết luận . 
 ( Xem chi tiết tr. 118 – 121) 
Giai đoạn 4 : Hoàn chỉnh  bài thuyết trình 
Hãy đọc bài diễn văn đã được phác thảo , tự đọc một mình kết hợp với canh thời gian xem có phù hợp không và đọc cho người khác nghe . Lắng nghe ý kiến phản hồi về bài thuyết trình . Đặc biệt chú ý những ý kiến đánh giá chất lượng của bài thuyết trình : bài có hay không ? Có dễ hiểu không ? Có khả năng cuốn hút người nghe không ? Những nhược điểm cần khắc phục . 
Giai đoạn 4 : Hoàn chỉnh  bài thuyết trình ( tt ) 
Trên cơ sở đó tiến hành sửa chữa , bổ sung, hoàn thiện lại bài thuyết trình . Chú ý: sử dụng các biện pháp tu từ để chuốt lại bài diễn văn cho hay hơn , đẹp hơn . 
Sử dụng những phương tiện nghe nhìn thích hợp để làm cho bài thuyết trình đạt hiệu quả cao hơn . 
Giai đoạn 5 : Thuyết trình thử 
Chuẩn bị về mặt ngôn ngữ : 
Hãy đọc to, truyền cảm bài diễn văn như đang diễn thuyết trước công chúng . 
Hãy chèn thêm những từ ngữ , câu chuyển ý, chuyển đoạn cho bài diễn văn sinh động , thể hiện logic chặt chẽ và có sức thuyết phục cao . 
Sử dụng những tờ giấy nhỏ ( thẻ ) để ghi lại những điểm chính cần nhấn mạnh trong bài thuyết trình ( những người có trí nhớ tốt không cần làm việc này ). 
Giai đoạn 5 : Thuyết trình thử ( tt ) 
Thuyết trình thử kết hợp với các thẻ gợi ý ( nếu có ). Và những slide đã được chuẩn bị . 
Hãy suy nghĩ bạn sẽ mặc gì , trang điểm ra sao khi thuyết trình và chuẩn bị trang phục cho buổi thuyết trình đó ; 
Tổng hợp lại tất cả . Hãy tưởng tượng bạn đang diễn thuyết trước công chúng và tập dượt lại một lần nữa . 
Giai đoạn 5 : Thuyết trình thử ( tt ) 
Chuẩn bị về ngôn ngữ cơ thể : 
Những điều nên làm : 
Nét mặt tươi tắn , ánh mắt ấm áp . 
Người đứng thẳng , phần trên hướng về phía khán giả , thể hiện sự tự tin, nhiệt tình . 
Đưa tay ra , cử động tay một cách chủ động ( có thể dang rộng hai tay , thể hiện sự tự tin, cởi mở hoặc giơ một tay khi cần nhấn mạnh một điểm nào đó ) để lôi cuốn khán giả chú ý lắng nghe . 
Luôn kiểm soát được mọi cử động của cơ thể . Kiểm soát được bài nói . 
Giai đoạn 5 : Thuyết trình thử ( tt ) 
Những điều nên tránh : 
Đứng im , mặt tái nhợt , tay chân run lập cập , thể hiện sự mất bình tĩnh , không tự tin, quá căng thẳng . 
Tay để trong túi quần , túi áo thể hiện sự thiếu nhiệt tình , hoặc làm cao , không tạo được sự gần gũi với người nghe . 
Hai tay để sau lưng , hoặc thu trước bụng , người đung đưa liên tục thể hiện sự thiếu tự tin, tư duy không mạch lạc , không làm chủ được bài nói . 
Giai đoạn 5 : Thuyết trình thử ( tt ) 
Những điều nên tránh (tt ) 
Không kiểm soát được mọi hành động của cơ thể : đầu cúi gằm , mắt nhìn chằm chằm vào slide, vào màn hình , vào bài viết đã chuẩn bị sẵn và đọc như máy một cách vô cảm , không biết điều gì diễn ra xung quanh ; Hoặc đứng một cách vô thức , tuỳ tiện , chân co chân duỗi , tì cả người vào bàn , hay bục giảng ,( xem hình 4.6). 
Nhìn lên trần nhà , nhìn vào tường , không dám nhìn vào khán giả , nhăn trán suy nghĩ , nhưng nghĩ mãi không ra  
Hình thức bề ngoài khi thuyết trình : 
Một phong thái tự tin, đĩnh đạc , giọng nói rõ ràng , mạch lạc , truyền cảm . 
Trang phục chỉnh tề lịch sự , được ủi ( là ) phẳng phiu , cẩn thận , phù hợp với lứa tuổi của người thuyết trình . Lưu ý: Thuyết trình viên nên ăn mặc chỉnh tề hơn khán giả . 
Đầu tóc gọn gàng , phụ nữ nên trang điểm nhẹ . 
Hình thức bề ngoài khi thuyết trình -tt 
Trước khi khán giả đến , nên đến tận nơi quan sát hiện trường , thử âm thanh , ánh sáng , công cụ hỗ trợ nghe nhìn để chọn chỗ đứng và thế đứng gây ấn tượng tốt nhất . 
Sau khi được giới thiệu , hãy tiến đến vị trí đã chọn trước để diễn thuyết , đi một cách tự tin, người thẳng , đầu ngẩng cao , miệng mỉm cười , giao tiếp bằng mắt với khán giả và bắt đầu nói một cách tự tin. 
4.2. Thu hút sự chú ý  của khán thính giả 
Sử dụng thuật hùng biện hoặc phép tu từ ( Rhetorie or Word Painting). 
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể 
Chất lượng giọng nói 
 ( Xem bảng tr. 140) 
4.3. Sử dụng các công cụ hỗ trợ  một cách hiệu quả . 
Slide sử dụng trong thuyết trình 
Những lưu ý khi sử dụng Power Point và Projectors ( xem bảng tr. 143 – 144). 
Những lưu ý khi sử dụng Overhead ( xem bảng tr. 145-146) . 
Bài tập nhóm : 
 Mỗi nhóm chọn một chủ đề nghiên cứu ( một mặt hàng hoặc một thị trường ) vận dụng quy trình TOPP để chuẩn bị thuyết trình và thuyết trình trước lớp .