Xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu lưu học sinh Lào học tập tại trường Đại học Tây Bắc

97 
TẠP CHÍ KHOA HỌC 
Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, Số 14 (4/2019) tr.97-106 
XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỮ LIỆU LƯU HỌC SINH LÀO 
HỌC TẬP TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC 
Nguyễn Văn Long 
Trường Đại học Tây Bắc 
Tóm tắt: Trong bài báo này, tác giả tìm hiểu phân tích việc quản lý dữ liệu lưu học sinh (LHS) Lào học 
tập tại Trường Đại học Tây Bắc. Thông qua việc phân tích tác giả đã xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu LHS 
Lào. Hệ thống có chức năng cập nhật, tìm kiếm, thống kê thông tin LHS, đặc biệt hệ thống đưa ra cảnh báo gia 
hạn hộ chiếu/thị thực cho mỗi LHS, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý LHS cho các đơn vị chức năng. 
Từ khoá: LHS Lào, dữ liệu LHS Lào, hệ thống quản lý, Trường Đại học Tây Bắc. 
1. Mở đầu 
Ngày nay, cùng với sự phát triển khoa học kĩ thuật, nhu cầu ứng dụng tin học trong công 
tác quản lý ngày càng gia tăng. Đối với các trường giáo dục chuyên nghiệp, việc sử dụng các 
phần mềm để quản lý dữ liệu là một việc cần thiết. Số lượng LHS Lào ngày một tăng, do đó 
phần mềm quản lý dữ liệu LHS Lào học tập tại trường Đại học Tây Bắc ra đời sẽ giúp giải 
phóng công sức cho người quản lý, truy xuất thông tin thuận tiện, hiệu quả và chính xác. 
2. Nội dung 
2.1. Khảo sát hiện trạng lưu học sinh Lào đang theo học tại Trường Đại học Tây Bắc 
Hiện nay, có 590 lưu học sinh Lào (LHS) đang theo học tại Trường [1], số lượng tăng 
lên theo từng năm. Nhu cầu để có thể truy xuất, thống kê, cảnh báo gia hạn thị thực cho LHS 
Lào một cách nhanh chóng, thuận tiện và chính xác là rất cần thiết. 
Trong công tác đào tạo, Nhà trường đang sử dụng hệ thống Edusoft [2] cho trường đại 
học và cao đẳng bao gồm 10 phân hệ quản lý. Trong 10 phân hệ của Edusoft có thể kể đến 
phân hệ quản lý sinh viên bao gồm các chức năng cập nhật thông tin sinh viên; tìm kiếm và 
thống kê thông tin sinh viên. Trong công tác quản lý LHS Lào, Nhà trường phải phối hợp với 
các cơ quan chức năng trong tỉnh quản lý công tác xuất/nhập cảnh cho LHS Lào thông qua hộ 
chiếu và thị thực. Như vậy, để quản lý dữ liệu chung cho sinh viên Việt Nam và LHS Lào thì 
hệ thống Edusoft chưa có chức năng đưa ra cảnh báo thời gian hết hạn hộ chiếu/thị thực cho 
LHS Lào. Do đó, công việc quản lý gia hạn vẫn đang được thực hiện bằng cách lọc dữ liệu 
thời gian hết hạn hộ chiếu/thị thực trên phần mềm Excel, điều này cho thấy công việc quản lý 
gia hạn hộ chiếu/thị thực vẫn còn thủ công, dữ liệu dễ bị mất mát. 
Hiện tại, Cục Đào tạo với nước ngoài thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo đang triển khai 
phần mềm quản lý LHS người nước ngoài [3], cũng tại Phòng Xuất nhập cảnh Công an tỉnh 
Ngày nhận bài: 10/11/2018. Ngày nhận đăng: 13/12/2018. 
Liên lạc: Nguyễn Văn Long, e-mail: thanhlong868@gmail.com 
98 
Sơn La đang triển khai phần mềm quản lý tạm trú cho LHS [4]. Tuy nhiên, cả hai hệ thống 
đều chưa có chức năng cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho LHS Lào. Từ thực tế yêu cầu 
đặt ra cần xây dựng một hệ thống riêng quản lý dữ liệu LHS Lào học tập tại Trường. 
2.2. Phân tích thiết kế hệ thống[5] 
2.2.1. Yêu cầu hệ thống 
Hệ thống gồm có hai phần: 
a. Phần dành cho khách xem 
Khách xem là những người có nhu cầu xem thông tin và liên hệ hoặc phản hồi ý kiến. 
b. Phần dành cho người quản trị 
Là người quản trị tối cao, có quyền kiểm soát mọi hoạt động của hệ thống. Người này 
được cấp một tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống thực hiện những chức năng 
của mình. 
Nếu như quá trình đăng nhập thành công thì người quản trị có những chức năng sau: 
 Chức năng quản lý cập nhật (thêm, xóa, sửa) các thông tin LHS Lào. 
 Thống kê thông tin LHS Lào theo các trường (tỉnh, lớp học, diện học tập...). Hiển 
thị xuất thông tin thống kê thành file excel. 
 Tìm kiếm thông tin LHS Lào theo các trường (mã sinh viên, lớp học, nơi ở). 
 Hệ thống đưa ra cảnh báo hết hạn hộ chiếu/thị thực cho từng LHS Lào và người 
quản trị đồng thời gửi danh sách các LHS Lào hết hạn hộ chiếu/thị thực trong 
tháng tới người quản trị. 
Hình 1. Biểu đồ phân cấp chức năng 
2.2.2.Các tác nhân của hệ thống 
Từ các yêu cầu và tổ chức hoạt động của hệ thống, có thể nhận thấy hệ thống quản lý 
dữ liệu LHS có các tác nhân sau: 
Hệ thống quản lý dữ liệu LHS 
Người quản trị Khách hàng 
Cập nhật thông tin LHS
Tìm kiếm thông tin LHS
Thống kê thông tin LHS
Cảnh báo gia hạn hộ chiếu, visa
Xem thông tin
Phản hồi ý kiến
99 
 Khách xem: Những người quan tâm ghé thăm website xem, tìm kiếm thông tin, 
liên hệ hoặc phản hồi ý kiến. 
 Người quản trị: Người có quyền cao nhất trong hệ thống, chịu trách nhiệm quản 
lý, cập nhật các thông tin LHS, thay đổi thông tin của LHS, xóa bỏ các thông tin 
LHS khi cần, cấp quyền người dùng. 
Từ đó, ta có biểu đồ các tác nhân của hệ thống: 
Hình 2. Tác nhân hệ thống 
2.2.3. Gói tác nhân người quản trị 
2.2.3.1. Biểu đồ UseCase tổng quát 
a. Đặc tả 
Đối tượng người quản trị đại diện cho phòng chức năng sau khi đăng nhập hệ 
thống sẽ có quyền truy nhập trang quản trị của phòng chức năng. Một quản trị sẽ có những 
quyền như: Cập nhật các thông tin mới về LHS, quản lý tìm kiếm thông tin LHS, quản lý 
thống kê thông tin LHS, quản lý gia hạn thông tin hộ chiếu/visa, phân quyền người dùng. 
b. Biểu đồ UseCase 
Biểu đồ UseCase quản trị. 
Hình 3. Biểu đồ UseCase người quản trị 
Guest
System Actors
Admin
100 
2.2.3.2. UseCase Quản lý dữ liệu LHS (LHS Manage) 
a. Đặc tả 
Đây chính là chức năng chính mà hệ thống cung cấp cho người quản trị quản lý. Chức 
năng này cho phép người quản trị có thể quản lý toàn bộ dữ liệu của LHS trên hệ thống: Thêm 
mới thông tin LHS, thay đổi, xóa thông tin LHS, tìm kiếm thông tin LHS, thống kê thông tin 
LHS, cảnh báo gia hạn hộ chiếu/visa của LHS. 
Tác nhân khởi động: Admin. 
Tiền điều kiện: Người quản trị đăng nhập thành công vào hệ thống với tài khoản và 
quyền được cấp phát. 
Hậu điều kiện: Hiển thị thông báo cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực, thống kê và tìm 
kiếm thông tin. 
Luồng sự kiện chính: Công việc được thực hiện. 
Luồng sự kiện rẽ nhánh: Nhập lại thông tin đăng nhập. 
b. Quá trình thực hiện 
- Người quản trị quản lý chọn chức năng “quản lý LHS” từ trang quản trị. Sau đó, 
người quản trị quản lý theo dõi danh sách và thông tin chi tiết các LHS của hệ thống rồi chọn 
lựa LHS cần xóa bỏ hoặc thay đổi thông tin 
- Việc thêm một LHS mới sẽ được hệ thống kiểm tra kỹ lưỡng về cả thông tin nhập 
liệu lẫn sự tồn tại của LHS thêm mới trong cơ sở dữ liệu (thông qua việc kiểm tra LHS cần 
thêm mới). Nếu cả hai yêu cầu trên đều được đáp ứng thì LHS cần thêm sẽ được cập nhật vào 
kho dữ liệu của hệ thống. 
c. Biểu đồ UseCase phân rã 
Hình 4. Biểu đồ UseCase quản lý dữ liệu LHS 
101 
d. Biểu đồ trình tự 
Biểu đồ trình tự thêm thông tin LHS. 
Hình 5. Biểu đồ chức năng quản trị thêm thông tin LHS 
Hình 6. Biểu đồ chức năng người quản trị quản lý cập nhật LHS 
102 
Hình 7. Biểu đồ chức năng người quản trị xóa thông tin LHS 
Hình 8. Biểu đồ lớp đăng nhập 
e. Biểu đồ lớp 
Hình 9. Biểu đồ lớp thêm thông tin LHS 
103 
f. Biểu đồ trình tự cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực 
Hình 10. Biểu đồ chức năng gia hạn hộ chiếu/thị thực 
2.3. Thiết kế giao diện 
2.3.1. Giao diện trang chủ 
Hình 11. Giao diện trang chủ 
2.3.1. Giao diện trang quản trị 
Hình 12. Giao diện trang quản trị 
104 
2.4. Kết quả kiểm thử 
Trong bài báo này, tác giả thử nghiệm sử dụng thông tin của 590 LHS theo thống kế 
của Phòng Khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế. Bên cạnh các chức năng cập nhật thông 
tin, tìm kiếm, thống kê thông tin LHS theo các tiêu chí, hệ thống đã sử dụng crontab [6] trong 
việc cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho LHS, cụ thể hệ thống lập lịch sau 01 giờ sáng sẽ 
tự động quét tất cả thông tin thời gian hết hạn hộ chiếu/thị thực của từng LHS, sau đó sẽ tự 
động gửi email cho LHS nào hết hạn trước 30 ngày biết để làm thủ tục gia hạn, đồng thời vào 
ngày mùng 1 hàng tháng hệ thống sẽ gửi email tới người quản trị danh sách LHS hết hạn hộ 
chiếu/thị thực trong tháng đó để người quản trị có thể bao quát và xử lý kịp thời các hộ 
chiếu/thị thực hết hạn. 
Hình 13. Thông báo hết hạn hộ chiếu 
Hình: Hệ thống gửi email thông báo hết hạn hộ chiếu cho LHS 
Hình 14. Thông báo hết hạn visa 
Hình 15. Thông báo danh sách hết hạn visa hàng tháng 
105 
Hình 16. Giao diện trang chủ 
Hình 17. Giao diện trang quản trị 
3. Kết luận 
Trên cơ sở yêu cầu của thực tiễn đặt ra, tác giả đã phân tích, xây dựng thành công hệ 
thống quản lý dữ liệu LHS Lào trên nền tảng Laravel [7], đặc biệt hệ thống đã đưa ra cảnh 
báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho từng LHS trước 30 ngày, đồng thời gửi danh sách hết hạn 
hộ chiếu/thị thực từng tháng vào ngày đầu tiên của tháng tới ban quản trị góp phần làm tăng 
hiệu quả việc quản lý LHS cho các phòng chức năng trực tiếp quản lý LHS trong Trường Đại 
học Tây Bắc. 
Trong thời gian tới,hệ thống sẽ mở rộng cung cấp hình thức cảnh báo gia hạn hộ 
chiếu/thị thực cho LHS thông qua tin nhắn (SMS) từ các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông 
như: Viettel, Vinaphone 
Bài báo là sản phẩm của đề tài Khoa học và Công nghệ cấp cơ sở mã số B2017-38. 
106 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
[1] Trường Đại học Tây Bắc (2018), Báo cáo về việc tiếp nhận và đào tạo lưu học sinh Lào 
năm học 2017 - 2018. 
[2] https://aqtech.vn/he-thong-phan-mem-quan-ly-dao-tao-edusoft--1.html 
[3] Bộ Giáo dục và Đào tạo (2016), Tài liệu hướng dẫn phần mềm quản lý lưu học sinh 
nước ngoài, 11tr. 
[4] Công an tỉnh Sơn La (2013), Hướng dẫn sử dụng "khai báo tạm trú qua internet"cho 
các cơ sở lưu trú, 22 tr. 
[5] Ba, N. V. (2005), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. 
[6] Reznick, Larry (1993), "Using cron and crontab". Sys Admin 2.4 29-32. 
[7] McCool, S. (2012), Laravel Starter. Packt Publishing Ltd. 
CONSTRUCTING THE DATA MANAGEMENT SYSTEM 
 OF LAOTIAN STUDENTS STUDYING ABROAD 
IN TAY BAC UNIVERSITY 
Nguyen Van Long 
Tay Bac University 
Abstract: In this article, the author analyzed the current data management system of Laotian students 
studying abroad in Tay Bac University in Vietnam. Through the analysis, the author constructed a new data 
management system which has the fuction of updating, searching, collecting Laotian student’s information, and 
especially providing warnings about passport expiration of visa to students for better administration of Laotian 
students in the school. 
Keywords: Laotian student studying abroad, data of Laotian students, Management system, Tay Bac 
University.