Tính chuyên nghiệp trong việc soạn thảo thông cáo báo chí

ôi tr ưng xung quanh”. Cu c thi nh m nêu b t th c 
tr ng và các thách th c v  môi tr ưng t i ðà N ng-thành ph  c a nh ng bãi bi n, ng n núi và 
con sông ñp. Phát tri n ñô th  m t ñ th p và phân tán khi n vi c ti p c n h  th ng giao thông 
công c ng tr  nên khó kh ăn. T c ñ m  r ng và chuy n ñi ñt nông nghi p ñô th  nhanh chóng 
to s c ép lên h  th ng thoát n ưc và làm t ăng nguy c ơ ng p l t nghiêm tr ng. Ngoài ra, do v  
trí và ña hình t  nhiên, ðà N ng r t d  b  t n th ươ ng tr ưc nh ng tác ñng c a bi n ñi khí 
hu. Cùng v i s  phát tri n c a thành ph , các thách th c này càng tr  nên ña d ng, ñc bi t  
khu trung tâm v i m c ñ ñô th  hóa cao. 
 Cu c thi kêu g i các b n tr  trong ñ tu i t  16 ñn 30 ñang sinh s ng t i ðà N ng 
tham gia, th  hi n nh ng góc nhìn c a b n thân v  môi tr ưng và nh ng thách th c c a thành 
ph  qua các b c nh ch p v  môi tr ưng xung quanh. Nh m ñm b o tính công b ng v  tiêu 
chu n k  thu t và ch t l ưng, thí sinh ch  ñưc phép s  d ng máy nh c ơ m t chi u ( analog-
one-way camera) do Ban T  ch c c p ñ ch p nh. Ngoài ra, k  thu t ch p nh analog giúp 
to nên tính ñc ñáo cho các b c nh. Sau cu c thi, máy nh-ñưc làm b ng 82% v t li u tái 
ch  s  ñưc nhà cung c p thu h i ñ ti p t c tái ch . 
 S l ưng thí sinh tham d  gi i h n là 200 ng ưi. Ban Giám kh o g m các chuyên gia 
và ñi di n t  các t  ch c trong l ĩnh v c ngh  thu t và môi tr ưng. nh d  thi ñưc ñánh giá 
da trên các tiêu chí: phù h p v i n i dung cu c thi, có ý nghĩa, sáng t o và có ch t l ưng ngh  
thu t. L  trao gi i và tri n lãm các b c nh l t vào vòng chung k t s  di n ra t  ngày 22-24 
tháng 8 n ăm 2012 t i ti n s nh tòa nhà Công viên Ph n m m (the Software Building), s  2 
Quang Trung, T.p ðà N ng. 
 ECUD là d  án ñưc th c hi n b i T  ch c H p tác Phát tri n ðc GIZ. M c tiêu dài 
hn c a d  án là h  tr  T.p ðà N ng th c hi n có hi u qu  ch ươ ng trình ngh  s  v  môi tr ưng 
và bi n ñi khí h u thông qua h p tác liên ngành. 
------------- 
ð bi t thêm thông tin chi ti t v  cu c thi, m i truy c p các trang web sau: 
 155 
TP CHÍ KHOA H C VÀ CÔNG NGH , TR ƯNG ðH KHOA H C HU  TP 1, S  2 (2014) 
 T nh ng thông tin c a thông cáo, nhà báo có th  ch n nh ng thông tin quan 
tr ng  các ñon ñ ñư a vào tin. Nhà báo cũng có th  l y l i tít c a thông cáo trên ñ ñt 
tít cho tin. Ch ng h n,trên trang  ngày 1/8/2013 ñã ñă ng l i tin 
ca tác gi  Tùng Lâm, báo Quân ñi nhân dân (01/08/2012) nh ư sau: 
“Thanh niên thành ph  c m nh n v  môi tr ưng xung quanh” 
 QðND Online – Ngày 1 – 8, V ăn phòng D  án Phát tri n ñô th  ðà N ng 
thân thi n v i Môi tr ưng và Khí h u (ECUD) ñã t  ch c khai m c cu c thi nh ðà 
Nng 2012 v i ch  ñ: “Thanh niên thành ph  c m nh n v  môi tr ưng xung 
quanh”. 
 ði t ưng tham gia là thanh niên t  16 ñn 30 tu i, ñang sinh s ng và làm vi c 
ti thành ph  ðà N ng. Thí sinh ñưc Ban T  ch c c p m t máy nh (lo i s  d ng m t 
ln) ñ ch p nh d  thi. nh d  thi không ñưc s  d ng k  thu t photoshop ñ ch nh 
sa. 
 Ban t  ch c b t ñu nh n nh d  thi t  ngày 1 ñn 5 – 8. L  trao gi i và tri n 
lãm các b c nh l t vào vòng Chung k t s  di n ra t  ngày 22 ñn ngày 24 – 8 t i Công 
viên Ph n m m ðà N ng. 
 Cu c thi nh m t o cho thanh niên c ơ h i chia s  quan ñim v  s  ña d ng c a 
môi tr ưng thành ph , c ũng nh ư các v n ñ và thách th c v  môi tr ưng hi n trong b i 
cnh hi n nay. 
 Mt v ăn b n PR thành công nên ñm b o ba y u t : Ph i rõ ràng, d ñc, d  
xem; Hp d n; Gi m thi u công tác biên t p ñ có th  ngay l p t c ñưc s  dng . Tuy 
nhiên, trong th c t  không th  tránh kh i vi c các phóng viên, biên t p viên ch nh s a, 
ct g t, thêm b t so v i n i dung trong TCBC ñ phù h p v i n i dung và phong cách 
t báo c a h . Nhi u khi, m t b n TCBC rt công phu nh ưng ch  ñưc nhà báo thu g n 
thành m t tin ng n. Dù không ki m soát ñưc n i dung tin bài ñă ng báo, ng ưi làm PR 
vn ph i có m t b n vi t chuyên nghi p ñ thu hút s  chú ý c a các phóng viên,biên t p 
viên báo chí. 
 Do v y, TCBC c n ñưc vi t ng n g n, t p trung vào ch  ñ, nêu b t ý quan 
tr ng, gi ng nh ư m t tin báo chí ñ giúp cho nhà báo d  dàng ch n l c và biên t p. Và 
mt tiêu chí không kém quan tr ng c a m t TCBC ñó là kích thích s  tò mò nh m thu 
hút s  quan tâm c a báo gi i. S  kích thích ñó th  hi n qua nhi u y u t : thông tin c t 
lõi, n i dung h p d n, hình th c trình bày,và ñc bi t là title (tít) và lead (li m  ñu) 
ca TCBC. 
 ði v i m i s n ph m báo chí mà nói thì tiêu ñ (tít) là vô cùng quan tr ng. Nó 
là y u t  kích thích s  tò mò, s  “ b t m t” ñi v i c a công chúng. Th  nên, h u h t 
các nhà báo ñu chú ý ñn y u t  này khi vi t tin, bài. Cách làm c a h  là ñt tít tr c 
ti p, ng n, nêu b t thông tin c t lõi và th m chí gi t gân... C ũng gi ng nh ư nhà báo luôn 
mu n gi  chân ñc gi  thông qua nh ng tít báo, ng ưi so n TCBC c ũng ph i ñt tiêu ñ 
sinh ñng, hp d n, gây s  chú ý và ng n g n. Tiêu ñ ph i nêu lên ch  ñ, n i dung 
chính c a TCBC. Mc ñích c a tiêu ñ là giúp phóng viên có s  nhìn nh n nhanh chóng 
v ni dung c a TCBC. Do v y, tiêu ñ phi ñưc vi t làm sao ñ cho nhà báo “ ñ mt” 
 156 
TP CHÍ KHOA H C VÀ CÔNG NGH , TR ƯNG ðH KHOA H C HU  TP 1, S  2 (2014) 
ti. Nhi u chuyên viên PR c ũng khuyên không nên vi t tiêu ñ quá dài, “ch  nên kho ng 
14 ñn 16 ch ” [3; 56]. 
 ði v i ph n lead, TCBC c ũng nên tr  li câu h i: Câu chuy n/ s  ki n/thông 
tin chính  ñây là gì? Theo ñó, ñon ñu tiên c a TCBC s  làm cho nhà báo chú ý và lôi 
kéo nhà báo vào câu chuy n.Áp d ng mô hình hình tháp ng ưc thì ñon ñu tiên là r t 
quan tr ng. ðó là ñon m  rng c a tiêu ñ và nên ñưc vi t nh ư m t tin ng n. Ph n 
này cũng không nên vi t quá dài và lan man, ph i tóm t t ñưc toàn b  câu chuy n. 
Trong công vi c c a nhà báo, nu h  ch  có ý ñnh vi t m t m u tin kho ng 100 ch  thì 
th ưng m u tin ñó là ñon ñu tiên c a TCBC v i nh ng thông tin quan tr ng nh t c a 
câu chuy n, s  ki n. Nh ư v y,  mt s  tr ưng h p, m t TCBC hi u qu  là có th  ct t  
dưi lên trên cho t i khi ch  còn m t ñon mà v n không m t ñi thông tin c t lõi c a s  
ki n. 
 Báo chí là kênh thông tin ñáng tin c y mà qua ñó các t  ch c, doanh nghi p tìm 
ñn các nhà báo ñ gi g m thông tin và mong mu n n i dung nh ng TCBC thành tin 
bài ñă ng báo theo ñúng ý ñ ca t  ch c. ð nh ng n i dung c a TCBC có th  có trong 
tin, bài c a phóng viên, ng ưi so n TCBC c n bi t cách th  hi n chuyên nghi p nh ư 
trình bày m t tin báo chí, th t ng n g n, thông tin quan tr ng nên ñư a lên ñon ñu ñ 
nhà báo tránh b  sót trong quá trình ch n l c và x  lý thông tin. 
 b. S dng trích d n trong TCBC 
 Gi ng nh ư m t tin báo chí, TCBC có trích d n l i phát bi u s  tăng ñ tin c y và 
tăng tính thuy t ph c. Các ñon trích th ưng là phát ngôn c a ng ưi ñng ñu t ch c. 
Yu t  trích d n trong TCBC là vô cùng quan tr ng. Th  nh t, ph n l n các trích d n 
trong TCBC s  ñưc ñư a vào các s n ph m tin, bài c a nhà báo. Chính vi c “dàn x p” 
các phát ngôn ñã ñem l i th  ch  ñng cho t  ch c khi mà thông tin chính ñi ñúng ý ñ 
ca mình trong vi c qu ng bá hình nh th ươ ng hi u ñn v i các ñi t ưng công chúng. 
Do v y, ng ưi vi t TCBC ph i ch n trích d n hay, có thông tin, c  th , rõ ràng và “ có 
li” cho t  ch c ñ qu ng bá, truy n thông, ñc bi t là thông tin “c n thi t” ñi v i báo 
gi i. Th  hai , khi ng ưi làm PR s  dng trích d n trong TCBC s  ti t ki m th i gian 
cho c  hai bên, c  th   mt s  tình hu ng, nhà báo không ph i “t n công” ñ ph ng 
vn và b n thân ng ưi tr  li ph ng v n (  ñây là ng ưi c a t  ch c c n PR) c ũng 
không m t nhi u th i gian b i s  “ b a vây” c a các phóng viên. Th  ba , trong m t vài 
tr ưng h p, ñc bi t là kh ng ho ng, chính vi c ch n s n trích d n ñ ñư a vào TCBC s  
hn ch  ñưc vi c “ s ăn” tin, “hóng” tin gây b t l i cho t  ch c  nh ng n ơi không 
chính th c.  mt góc ñ nào ñó, “ phát ngôn” c a ng ưi ñi di n t  ch c s  là m t 
ph n c a công vi c ki m soát tin ñn. 
 c. Vi t ng n g n, súc tích và không vi t theo l i m nh l nh 
 Hng ngày, các phóng viên, biên t p viên nh n r t nhi u thông cáo báo chí t  
nhi u n ơi g i ñn, n u ñc chi ti t và h t toàn b  nh ng thông cáo báo chí thì c n m t 
lưng th i gian l n. Các biên t p viên th ưng ñc l ưt qua, ñc ph n ñu c a thông cáo 
 157 
TP CHÍ KHOA H C VÀ CÔNG NGH , TR ƯNG ðH KHOA H C HU  TP 1, S  2 (2014) 
báo chí. Do v y, ng ưi so n TCBC c n ph i l ưu ý ñn dung l ưng ch  . Theo ñó, 
TCBC không nên vi t dài, lý t ưng nh t là 1 trang, n u có thêm nh ng thông tin liên 
quan mà không th  ct b  ñưc thì c ũng không nên vi t quá 2 trang kh  gi y A4. Vi t 
ng n, t p trung vào các chi ti t quan tr ng và các chi ti t b  tr  cho thông ñip chính là 
cách th  hi n tính chuyên nghi p c a ng ưi vi t. 
 Ng ưi vi t c ũng không nên dùng c m t  “Dùng ñ ñă ng ngay” ngay góc trái 
ho c gi a c a TCBC. Trong cu n “ Phong cách PR chuyên nghi p”, tác gi  Hoàng 
Xuân Ph ươ ng và Nguy n Th  Ng c Châu cho r ng “ Theo cách vi t TCBC c ũ, d ưi 
dòng ch  TCBC là dòng “for immediate release” ( ñ ñă ng ngay). Hi n nay, dòng ñ 
ñă ng ngay ít ñưc s  dng” [ 3, tr.44]. Các tác gi  này lý gi i “ t t nh t không nên s  
dng trên b t c  tin t c thông báo nào vì câu này ñã l i th i và không có ngh ĩa. Vì ñi 
vi nhà báo, khi nh n ñưc TCBC là h  s vi t và g i ñă ng ngay ch  không trì hoãn” 
[3, tr.44]. Theo chúng tôi, cách lý gi i này ch ưa th t s  thuy t ph c. B i vì, ch ưa h n 
mi TCBC ñu ñưc nhà báo s  dng ñ ñă ng tin, ngay c  vi c có ghi dòng ch  “ dùng 
ñ ñă ng ngày” . Th c t , có m t lý do khác khi n nó tr  nên “ l i th i” và c ũng chính vì 
vy mà chúng tôi không ng h  vi c s  dng c m t  này khi vi t TCBC. ðó là cách vi t 
mang tính ch t m nh l nh, vô hình trung, chính ñiu này nh h ưng ñn m i quan h  
gi a t  ch c v i nhà báo, c ơ quan báo chí. V  lý thuy t m i quan h  gi a t  ch c và 
báo chí là m i quan h  qua l i, hay còn g i là m i quan h  cho và nh n, ñôi bên cùng có 
li, là m i quan h  “ win-win” ( hai bên cùng th ng). Ngh ĩa là t  ch c, doanh nghi p 
cn báo chí ñ qu ng bá, xây d ng th ươ ng hi u và tình c m ñi v i công chúng, còn 
gi i báo chí c n thông tin c a t  ch c ñ vi t bài. Tuy nhiên, trong th c t  mi quan h  
này, phía t  ch c th ưng có s  yu th  hơn, ngh ĩa là các t  ch c, doanh nghi p luôn c n 
truy n thông, qu ng bá ra bên ngoài b ng kênh báo chí h ơn là báo chí c n ngu n tin ñ 
ñă ng bài ( do ngu n tin báo chí là phong phú ). Vì vy vi c “ l nh” cho báo chí ñă ng 
ngay là ñiu ñôi khi gây hi u ng tr  li. 
 d. Có thông tin liên h 
 Ph n thông tin liên h  nm  v trí cu i cùng c a TCBC. Ph n này th ưng là h  
tên, ña ch , s  ñin tho i, ña ch  hp th ư ñin t  ca ng ưi vi t TCBC ho c là ng ưi 
ph  trách s  ki n. Trong TCBC ph i h t s c chú ý ñn thông tin liên h . Nhi u TCBC 
b qua ph n này. ðó là ñiu sai l m. B n ch t c a ngh  báo là c n tin, nghe tin, tìm 
ki m tin và ñư a tin. TCCB là ngu n tin cho nhà báo nh ưng m t s  văn b n ch ưa h n ñã 
“ th a mãn” vi c khai thác c a h . Thông tin liên h  chính là ña ch  mà nhà báo s  liên 
lc ñ tìm ki m thêm thông tin ngoài TCBC. 
 4. K t lu n 
 TCBC là công c  quan tr ng và h u hi u trong vi c qu ng bá hình nh c a t  
ch c và cung c p thông tin c p nh t, có giá tr  ti các công chúng. H ng ngày các c ơ 
quan báo chí nh n nhi u TCBC. Làm th  nào ñ TCBC không b  “lãng quên” là ñiu h t 
sc quan tr ng. ð ho t ñng PR có hi u qu , ñc bi t là quan h  báo chí, TCBC ph i 
th  hi n s  chuyên nghi p, n t ưng, ch a hàm l ưng thông tin quan tr ng ñ thu hút s  
 158 
TP CHÍ KHOA H C VÀ CÔNG NGH , TR ƯNG ðH KHOA H C HU  TP 1, S  2 (2014) 
quan tâm c a nhà báo Thông cáo báo chí nên ng n g n, súc tích ñ nhà báo không t n 
nhi u th i gian trong vi c ch n l c và x  lý thông tin. TCBC càng chuyên nghi p nhà 
báo càng d  dàng ti p nh n và biên t p. Và h ơn h t, m t b n thông cáo báo chí hi u qu  
thì c n thi t ph i có n i dung ñ quan tr ng và thuy t ph c gi i truy n thông ch p nh n 
nó nh ư là thông tin c ơ s  ca m t bài vi t ñưc ñă ng t i. Th m chí, ñ vi t m t b n 
thông cáo báo chí c n ph i am hi u các ph ươ ng ti n truy n thông nói chung, nh n bi t 
rõ ràng nh ng ñc ñim c  th , khác bi t gi a các ph ươ ng ti n ñó, ñng th i ph i nhìn 
nh n n i dung thông cáo báo chí theo cách suy ngh ĩ c a m t phóng viên, biên t p viên. 
 TÀI LI U THAM KH O 
 [1]. ðinh Th  Thúy H ng (2007). PR ki n th c c ơ b n và ño ñc ngh  nghi p. Nxb 
 Lao ñng - Xã h i. 
 [2]. ðinh Th  Thúy H ng (2008). PR lý lu n và ng d ng . Nxb Lao ñng - Xã h i. 
 [3]. Hoàng Xuân Ph ươ ng, Nguy n Th  Ng c Châu. Phong cách PR chuyên nghi p. 
 Nxb Lao ñng - Xã h i. 
 PROFESSIONALISM IN WRITING PRESS RELEASES 
 Hoang Le Thuy Nga 
 Department of Journalism and Communication, Hue University of Sciences 
 E-mail:hoanglethuynga@gmail.com 
 ABSTRACT 
 Press Releases are the articles of official information that businesses, organizations, 
 associations or individuals send to press agencies. Press releases are often used by PR 
 experts as an important tool of conveying information to the public with the participation 
 of the third part – the Press. 
 Press agencies everyday receive a large number of Press releases which should not be 
 “forgotten”. In order that the PR activities, especially media relations, become effective, 
 Press releases have to indicate the professionalism, impression, obtain the highest value 
 of information and make sure of brief and concise features. 
 A good press release is usually required to provide the information important and 
 persuasive enough to convince the media accept it as a basic information of a published 
 article. This article will discuss content’s requirements to assure the professionalism for 
 writing press releases. 
 Key words : Public relations; Media relations; Press Releases. 
 159