Những điều cần chú ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện, giấy phép biểu diễn

Những điều cần chú ý khi 
xin giấy phép tổ chức sự 
kiện, giấy phép biểu diễn 
Event Channel - Đã tổ chức sự kiện không ai không có lần đối diện với 
việc xin giấy phép tổ chức Event. Và cho dù bạn làm ở vị trí nào, từ lên 
kế hoạch cho đến thực thi, thì bạn cũng phải nắm được những điều cần 
lưu ý khi xin giấy phép cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ, không có trục 
trặc hay thậm chí bị hủy bỏ chương trình, bị phạt hành chánh. 
Đôi điều cần chú ý về thủ tục xin cấp phép 
Bạn cần chú ý đặc biệt về thời hạn hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp phép, đừng 
đợi sát thời hạn cấp phép rồi mới nộp hồ sơ. Có nhiều phát sinh bạn sẽ 
không lường trước được, chẳng hạn phải chỉnh sửa một số nội dung trong 
giấy phép, phải xin thêm giấy phép con... hay như chương trình biểu diễn 
thời trang, bạn cần phải được duyệt phác thảo các trang phục ít nhất 30 ngày 
trước chương trình. 
Nhất là những lần đầu tiên đi xin giấy phép, việc chưa có kinh nghiệm sẽ 
làm mất thời gian của bạn nhiều hơn so với dự tính. Chẳng hạn như thời gian 
nhận hồ sơ của Sở Văn hóa, thể thao, du lịch và của Cục Bản quyền tác giả 
là buổi sáng còn lại là thời gian trả hồ sơ. 
Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép đó là: Đơn xin cấp phép tổ 
chức sự kiện đứng tên công ty xin phép, Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký 
kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho 
khách hàng), giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép, 
hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình. Nếu chương trình 
có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền 
tác quyền, Bản ghi lời bài hát (lyric) (xem thủ tục).Với chương trình tổ chức 
biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về 
Việt Nam biểu diễn, bạn cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ 
đó. Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công 
Thương. Nếu sự kiện là một giải đấu thì cần phải có thêm Công văn đứng 
tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi 
nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện. Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay 
không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán. 
Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có 
Nộp lưu chiểu Nếu không chú ý những điều này bạn sẽ mất thời gian đi 
lại nhiều lần. 
Cũng cần chú ý thời gian nhận lại giấy phép, phải tính trước các ngày nghỉ, 
cần phải loại trừ các ngày thứ 7, chủ nhật cũng như ngày lễ ra khỏi bảng 
tính, vì nếu ngày diễn ra Event rơi vào Chủ nhật chẳng hạn thì bạn sẽ không 
thể có kịp giấy phép để chạy chương trình. Ở một số quận như 1, 3 có một 
số vấn đề nhạy cảm, nhất là nếu bạn tổ chức ở những nơi trung tâm, nơi 
mang tính chính trị nên bạn cần phải chú ý thời hạn cấp phép có thể kéo 
dài hơn ở những quận khác. 
Xin cấp phép tại các địa phương 
Nếu một sự kiện có quy mô ở nhiều tỉnh, bạn chỉ cần xin giấy phép ở một 
tỉnh, và nộp Giấy phép của tỉnh đó cho địa phương nơi tổ chức để nhận được 
công văn đồng ý cho phép tổ chức. 
Chúng ta cần chú ý đặc biệt đến thời gian và thời hạn nộp, xin các giấy phép 
con tại các tỉnh thành. Khi tổ chức các sự kiện như Festival, Gala mang 
tầm vóc địa phương, bạn cần trình đề án tổ chức có kèm công văn của 
UBND Tỉnh (thường bao gồm cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực 
hiện, nội dung chương trình, các kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, kế 
hoạch tài trợ nếu có). 
Ngoài ra tùy từng địa phương có những quy định cụ thể riêng mà bạn cần 
phải đến làm việc với cơ quan chức năng của tỉnh đó để tìm hiểu thêm. 
Chẳng hạn như một số tỉnh Bến Tre, Tiền Giang cấm tổ chức roadshow 
với phương tiện lớn như xe tải trong khi với một số tỉnh khác việc này là 
bình thường. Tại Tp.HCM bạn phải lưu ý 7 tuyến cấm chạy roadshow 
(đường Đồng Khởi, Lê Duẩn, Nguyễn Huệ, Hàm Nghi, Lê Lai, Lê Lợi, 
Nguyễn Thị Nghĩa) và 7 nơi cấm tập trung (Nhà hát Thành phố, tượng đài 
Bác Hồ trước UBND tP.HCM, Bưu điện, Nhà thờ Đức Bà, Dinh Thống 
nhất, Công viên 30/4, khu vực các đại sứ quán). 
Mặc dù đã xin cấp phép rồi nhưng với những sự kiện có nguy cơ gây mất an 
ninh trật tự, ách tắc giao thông, bạn nên gởi công văn thông báo cho chính 
quyền cấp phường xã sở tại để họ cùng biết và hỗ trợ khi cần thiết. Tránh 
trường hợp như một Event diễn ra cách đây cũng đã lâu, vì lý do gây mất an 
ninh trật tự và lấn chiếm lòng lề đường, đã bị cơ quan chức năng tịch thu 
phương tiện tổ chức, phải hủy bỏ chương trình và đền hợp đồng cho khách 
hàng. 
Bạn cũng không nên tuyệt đối tin vào lời hứa hẹn của các bên nào về việc 
xin dùm giấy phép, bảo lãnh chương trình... mà thực hiện các chương trình 
khi chưa có giấy phép trong tay. Đã từng có Event trị giá hàng tỷ đồng phải 
hủy bỏ và tháo dỡ vào giây phút cuối chỉ vì đơn vị tổ chức đánh liều tổ chức 
ở nơi nhạy cảm về mặt chính trị mà chưa có giấy phép đồng ý của cơ quan 
chức năng. 
Tóm lai, đối mặt với những vấn đề pháp lý trong Event là đối mặt với những 
thủ tục, giấy tờ cùng với những luật định riêng của từng Sở ban ngành, từng 
địa phương... đòi hỏi bạn cần phải thận trọng và am hiểu để tránh những sự 
cố không hay xảy ra cho Event của mình.