Hệ thống chứng thực văn bản pháp lý - Giải pháp thúc đẩy chính phủ điện tử

 ách tắc về hồ sơ, giấy tờ là một trong những mục tiêu quan trọng của các 
chương trình xây dựng Chính phủ điện tử và Cải cách hành chính trên thế giới. Tiết kiệm 
được thời gian cho việc xử lý các dịch vụ công, sẽ tạo ra những hiệu quả kinh tế, xã hội 
trực tiếp. Việc triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin và dịch vụ một cửa liên thông 
đã chứng tỏ được hiệu quả trong việc nâng cao chất lượng và rút ngắn thời gian xử lý các 
dịch vụ hành chính công. Để cải tiến hơn nữa việc cung cấp các dịch vụ hành chính công, 
nhiều nơi trên thế giới đã tách một số bước liên quan tới kiểm tra hồ sơ công văn giấy tờ, 
chụp ảnh, lấy vân tay, trong các dịch vụ hành chính công thành các dịch vụ độc lập, có 
thể giao cho các đơn vị chuyên trách hoặc các doanh nghiệp tổ chức thực hiện [8-9]. Tại 19 
bang ở Mỹ đã có trên 100 trạm thực hiện các dịch vụ lấy vân tay, chụp ảnh, công chứng, 
chứng nhận lý lịch pháp lý, để sử dụng cho các dịch vụ công. 
 Với các dịch vụ như vậy, hàng đợi tại các cơ quan công quyền cung cấp dịch vụ hành 
chính công được giảm thiểu đáng kể. Do việc nhận hồ sơ trở nên đơn giản, thời gian xử lý 
một hồ sơ có thể ước lượng được chính xác, công dân có thể lấy giờ hẹn qua Internet hoặc 
Call Center, để không phải chờ đợi nộp hồ sơ. Các cơ quan công quyền cung cấp dịch vụ 
hành chính công không cần đầu tư thời gian và nhân sự vào việc kiểm soát, thẩm định hồ 
sơ, tinh giản được biên chế, tránh được sai sót, mà vẫn nâng cao được chất lượng dịch vụ. 
Trong bài này chúng tôi đề xuất một hệ thống chứng thực văn bản pháp lý cho phép 
người dân và doanh nghiệp có thể mở tài khoản lưu tất cả các văn bản pháp lý như hộ 
khẩu, chứng minh thư, giấy đăng ký kết hôn, chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký 
xe, đăng ký kinh doanh, sau khi đã được thẩm định tính pháp lý. Hệ thống này sẽ được 
kết nối với tất cả các dịch vụ công, cho phép tiến hành kiểm định các giấy tờ này nhanh 
hơn. Đặc biệt, các dịch vụ công yêu cầu bản chính vẫn có thể tiến hành song song không 
cần phải chờ đợi lẫn nhau. Bên cạnh đó, những giấy tờ thất lạc hoặc hư hại do hỏa hoạn, 
nước lụt, mối mọt, trong thời gian chờ cấp lại vẫn có thể được thay thế bằng thông tin 
trong hệ thống. Hệ thống này có thể là giải pháp đột phá đẩy mạnh Chính phủ điện tử. Tuy 
nhiên, cần có những văn bản quy định để đảm bảo cơ sở pháp lý cho việc ứng dụng hệ 
thống này. 
Mô hình này được đề xuất lần đầu tiên trong mô hình cơ quan điện tử 3 cấp cho Thành 
phố Hà Nội [6] như một giải pháp đột phá. Tuy nhiên, mô hình này cần được triển khai 
thực hiện trong một giải pháp kỹ thuật, kèm theo mô hình triển khai dịch vụ trong đó có 
xét tới các vấn đề pháp lý. Năm 2013, tác giả cũng đã triển khai thử nghiệm một mô hình 
với quy mô nhỏ tại Thừa Thiên Huế. Trong thực tế, việc triển khai hệ thống này trong địa 
TP CH KHOA HC − S
 18/2017 175 
bàn của một địa phương là hoàn toàn đầy đủ cơ sở pháp lý và thuộc về thẩm quyền của 
chính quyền địa phương. Tuy nhiên mô hình này còn thiếu nhiều chức năng, đặc biệt là các 
chức năng về đảm bảo an ninh dữ liệu, phân quyền, quản lý ở các phòng công chứng và 
tích hợp với các dịch vụ công ở cấp quận huyện do đó chưa thể triển khai rộng rãi. Từ năm 
2015, tác giả đã hoàn thiện hệ thống này để ứng dụng thử nghiệmtrên địa bàn Hà Nội với 
hiệu quảđược phát huy ở mức độ cao hơn. Nếu đưa được ra đại trà, đây sẽ là giải pháp đột 
phá đưa việc ứng dụng CNTT tại thành phố Hà Nội thêm một bước tiến dài trở thành điểm 
sáng tiên phong của cả nước trong lĩnh vực này. 
Trước mắt, hệ thống có thể áp dụng ngay ở các quy mô nhỏ hơn ở các văn phòng công 
chứng hoặc tại các cơ sở giáo dục đào tạo cấp bằng và chứng chỉ. Tại Mỹ, việc cung cấp 
bảng điểm và chứng nhận tốt nghiệp (tương đương với bằng) tại các trường đại học cũng 
trở thành dịch vụ. Với một lệ phí, sinh viên có thể yêu cầu trường đại học gửi bảng điểm, 
chứng nhận tốt nghiệp trực tiếp tới nơi họ yêu cầu, tránh sửa đổi, giả mạo. 
2. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA GIẢI PHÁP 
Hiện nay, Chính phủ đã chủ trương sớm hoàn tất các dịch vụ hành chính công ở mức 
độ 2 để nhanh chóng chuyển sang mức độ 3, tiến tới giao dịch và tương tác hoàn toàn trực 
tuyến. Một trong những yếu tố có thể gây khó khăn cho việc giao dịch hoàn toàn trực tuyến 
là việc nhiều thủ tục hành chính công yêu cầu phải có bản chính của các các văn bản, giấy 
tờ có giá trị pháp lý như giấy phép kinh doanh, giấy khai sinh, hộ khẩu, chứng minh 
thư,. 
Các giấy tờ văn bản này thường phải sử dụng thường xuyên cho các mục đích và các 
thủ tục hành chính công khác. Như vậy, các thủ tục hành chính công kéo dài sẽ cản trở các 
thủ tục khác.Mặt khác, các dịch vụ công đều yêu cầu có các chuyên viên đủ năng lực giám 
định tính pháp lý của các văn bản. Yêu cầu này không hề dễ dàng trong thực tế, do đó có 
thể dẫn tới việc phải chứng nhận, thẩm định lại các giấy tờ, gây ách tắc, tốn thời gian và 
công sức của công dân, doanh nghiệp và cơ quan công quyền. Đặc biệt các hồ sơ đăng ký 
kinh doanh, mô tả hàng hóa có thể lên tới hàng trăm trang, phải sao chép đóng quyển nhiều 
lần, không phù hợp với chủ trương giảm giấy tờ của Chính phủ. 
Do đó, nếu các văn bản, giấy tờ pháp lý được xác thực, kiểm soát kỹ càng, đưa vào 
một cơ sở dữ liệu, các dịch vụ công có thể lấy kết quả xác thực bằng cách truy vấn vào cơ 
sở dữ liệu này, tính xác tín sẽ được bảo đảm. Khi đó sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, tiền 
bạc và công sức của công dân, doanh nghiệp và của các cơ quan công quyền. Hiệu quả 
kinh tế và xã hội sẽ rất lớn.Trong mô hình hoạt động nghiệp vụ này, công dân và doanh 
nghiệp chỉ cần nộp các mã số của các văn bản, giấy tờ đã đăng ký tại các trung tâm dịch vụ 
176 TRNG I HC TH  H NI 
xác thực pháp lý cùng với hồ sơ khi sử dụng dịch vụ hành chính công. Việc nộp bản sao 
các văn bản này có thể cần thiết hoặc không. Tại dịch vụ một cửa, chuyên viên chỉ cần sử 
dụng các mã số để truy vấn để nhận được xác thực và bản sao. Các thông tin này sẽ được 
bổ sung vào hồ sơ để đưa đến cho bộ phận giải quyết hồ sơ. 
Bên cạnh đó, các dịch vụ cung cấp giấy tờ pháp lý như chứng minh thư, hộ khẩu, bằng 
cấp, chứng chỉ, giấy đăng ký kết hôn, đăng ký xe, khai sinh, khai thuế, đăng ký kinh 
doanh, đều có thể cho phép người dân sử dụng dịch vụ chứng thực ngay khi cấp. Các 
thông tin về văn bản này đều được đưa thẳng vào hệ thống ngay khi cấp, với một lệ phí sử 
dụng nhỏ như vậy việc đảm bảo tính pháp lý rất an toàn ở mức cao. 
Để đảm bảo tính riêng tư về thông tin cá nhân, người dùng có thể đặt các chế độ 
“riêng tư” để chỉ bản thân họ có thể xem các văn bản này. Khi sử dụng dịch vụ công, họ có 
thể đặt chế độ “sử dụng”, khi đó các văn bản này sẽ được cấp mật mã truy cập tạm thời 
trong một khoảng thời gian nhất định. Các nhân viên hành chính làm việc trong các dịch 
vụ công, cũng có tài khoản trên hệ thống có thể sử dụng các mật mã này để truy cập vào 
các văn bản. Việc sử dụng các văn bản này được lưu vết, do đó các nhân viên không thể sử 
dụng các văn bản này vào các mục đích khác. Mặt khác, hết thời hạn sử dụng, văn bản tự 
động trở về chế độ “riêng tư”. 
Như vậy, về mặt nghiệp vụ, hệ thống hoạt động theo quy trình mô tả trong sơ đồ sau: 
Kinh nghiệm quốc tế 
Dịch vụ lấy vân tay và các dịch vụ định danh các nhân (Finger Printing and 
Identity Services), ở Mỹ, chính phủ Liên bang cho phép thành lập một công ty theo hình 
thức Trust, để tạo điều kiện cho việc xã hội hoá. Trust này đã triển khai mạng lưới dịch vụ 
TP CH KHOA HC − S
 18/2017 177 
tại 17 bang, với gần 100 trạm dịch vụ chính thức và nhiều trạm dịch vụ uỷ quyền. 
 Để nhanh chóng mở rộng mạng lưới này, Trust cũng cho 
phép các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân đăng ký tham gia. Bên cạnh đó, nhiều công ty 
khác cũng được phép độc lập triển khai dịch vụ. 
 Chính các mô hình này sẽ quyết định kiến trúc công nghệ và yêu cầu hệ thống đối 
với phần mềm, phần cứng và giải pháp kết nối.Các mô hình nói trên hoàn toàn có thể mở 
rộng được cho các văn bản, giấy tờ tuỳ ý, đặc biệt là các văn bản, giấy tờ có nhu cầu thông 
dụng tại Việt Nam như hồ sơ đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận sở hữu nhà đất, giấy 
phép đăng ký hành nghề, các văn bằng chứng chỉ đào tạo, hồ sơ bệnh án, lý lịch pháp lý và 
các giấy tờ tuỳ thân khác,. 
 Trong nghiệp vụ chứng thực văn bản pháp lý, cần phân biệt các khái niệm “sao y 
bản chính”, “bản sao lục”, “bản sao chụp” và “bản công chứng”. Các bản “sao y bản 
chính” và “bản sao lục” có giá trị như bản chính. Bản sao chụp chỉ có giá trị tham khảo. 
“Bản công chứng” là việc người có chuyên môn được các cơ quan công quyền chứng nhận 
văn bản sao chụp phản ánh đúng nội dung của văn bản gốc, nhưng không chịu trách nhiệm 
về tính pháp lý của văn bản gốc. 
3. PHÂN TÍCH YÊU CẦU CÔNG NGHỆ CỦA GIẢI PHÁP 
Hệ thống chứng thực văn bản pháp lý là việc đưa các giao dịch nghiệp vụ về các giấy 
tờ, giao dịch lên môi trường điện tử nhằm tiết kiệm, thời gian, công sức và chi phí.Các hệ 
thống dịch vụ xác thực văn bản trên thế giới đều sử dụng ứng dụng trên nền Web based với 
kiến trúc ba lớp. Bao gồm lớp ứng dụng, lớp logic nghiệp vụ và lớp cơ sở dữ liệu như 
trong hình sau: 
178 TRNG I HC TH  H NI 
Trước hết để xây dựng hạ tầng công nghệ cho hệ thống nói trên, cần phải đưa ra một 
số tiêu chí bao gồm: 
a. Đảm bảo tính chính xác và tính đáp ứng của hệ thống 
b. Đảm bảo tính riêng tư về thông tin của công dân 
c. Đảm bảo hiệu năng, có thể phục vụ nhiều người 
d. Đảm bảo thân thiện, dễ dàng đối với người sử dụng 
e. Đảm bảo phối hợp dễ dàng giữa các cơ quan và các hệ thống hạ tầng khác nhau. 
Do đó, các công nghệ cần thiết cho hệ thống bao gồm: 
1. Cổng thông tin, sử dụng công nghệ Java hoặc.NET để có thể chuyển đổi giữa các 
nền khác nhau. 
2. Cơ sở dữ liệu tin cậy, có thể quản lý được khối lượng dữ liệu lớn và có thể chuyển 
đổi một phần sang dữ liệu có cấu trúc. Có thể dùng công nghệ Sharepoint của Microsoft, 
một hệ thống quản lý tài liệu mã nguồn mở hoặc hệ thống quản lý văn bản riêng của một 
công ty. 
3. Công nghệ mã hoá, chữ ký số và PKI 
4. Xử lý phân tán, phân tải để đảm bảo cho máy chủ hoạt động tốt. 
5. Xử lý ngôn ngữ, có chức năng tìm kiếm thông minh để đảm bảo thân thiện với 
người dùng. 
Các công nghệ này một số đã có dưới dạng mã nguồn mở hoặc sản phẩm của các công 
ty. Tuy nhiên việc, phối hợp các công nghệ theo một kiến trúc và phục vụ tốt các yêu cầu 
nghiệp vụ là những việc cần phát triển thêm. Mặt khác trong điều kiện Việt Nam, cần xử lý 
tiếng Việt để tìm kiếm thông minh, giảm tốc độ gõ, tự động nhận dạng để cập nhật dữ liệu 
có cấu trúc và những vấn đề nhóm đề tài sẽ nghiên cứu để phát triển. 
Hiện tại hệ thống đã được hoàn thiện với các luồng xử lý theo quy trình như sau: 
Bước 1: Người dân có nhu cầu đăng ký văn bản mang văn bản tới các trạm xác thực 
để sử dụng dịch vụ xác thực. Các cơ quan ban hành các văn bản này cũng có thể cung cấp 
dịch vụ xác thực này trên cơ sở hoàn toàn tự nguyện của người dân. 
Bước 2: Sau khi tính pháp lý của văn bản được thẩm định và xác thực bởi các chuyên 
viên, các chuyên viên sẽ nhập liệu và scan các văn bản cần thiết, người dân sẽ nhận được 
mã số cho văn bản của mình để sử dụng trong tương lai. Người dân có thể xem lại các mã 
số này nhờ việc truy cập tới một tài khoản trên một dịch vụ Web nối liền với tàng thư. 
Bước 3: Dữ liệu được đưa lên và lưu ở Tàng thư. 
Bước 4: Người dân nộp hồ sơ sử dụng dịch vụ công cùng với mã số của các văn bản 
cần xác thực. 
TP CH KHOA HC − S
 18/2017 179 
Bước 5: Dịch vụ công dùng mã số để xác thực hoặc yêu cầu tải về ảnh của các văn bản 
cần thiết. Chuyên viên xử lý dịch vụ công sẽ căn cứ vào kết quả xác thực để ra quyết định. 
4. MÔ HÌNH TỔ CHỨC DỊCH VỤ VÀ HÀNH LANG PHÁP LÝ CHO VIỆC 
MỞ RỘNG RA PHẠM VI TOÀN QUỐC 
Hệ thống chứng thực văn bản pháp lý có thể tổ chức thành dịch vụ, có thể sử dụng 
trung tâm tích hợp dữ liệu của thành phố nếu ứng dụng ở quy mô lớn. Ở một quy mô nhỏ 
hơn, có thể sử dụng dịch vụ của bên thứ ba theo mô hình sau đây: 
MÁY CHỦ ỨNG DỤNG
`
ĐĂNG KÝ VĂN BẢN PHÁP LÝ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN PHÁP LÝ
TƯỜNG LỬA
TRUNG TÂM TÍCH HỢP DỮ LIỆU 
CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI
MÁY CHỦ WEB
PHÒNG 
ĐĂNG KÝ 
VĂN BẢN
CƠ QUAN 
CÂP GIẤY 
TỜ
`
CHỨNG THỰC VĂN BẢN
TÀNG THƯ
INTERNET
Chính quyền địa phương như Thành phố Hà Nội hay tỉnh Thừa Thiên - Huế hoàn toàn 
có đủ thẩm quyền ban hành quy định công nhận tính pháp lý của việc sử dụng thông tin 
trong hệ thống. 
Tuy nhiên việc mở rộng mô hình này lên phạm vi cả nước để các văn bản cấp và 
chứng thực tại Hà Nội có thể sử dụng trong các dịch vụ công tại Thành phố Hồ Chí Minh 
và ngược lại, đòi hỏi triển khai đồng bộ hệ thống tại cả hai địa điểm. Tốt nhất là có một 
chủ trương của chính phủ cho phép triển khai dịch vụ này trên phạm vi cả nước. 
180 TRNG I HC TH  H NI 
5. KẾT LUẬN 
Hệ thống chứng thực văn bản điện tử đã được hoàn thiện về công nghệ. Nếu được ứng 
dụng đại trà sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và giấy tờ cho công dân, sẽ là bước tiến mới 
cho Chính phủ điện tử tại Việt Nam, thậm chí có thể so sánh về mức độ tiên tiến so với thế 
giới. Tuy nhiên, để hệ thống này có thể thực sự phát huy hết tiềm năng, cần một chủ trương 
thống nhất của Chính phủ. Trước mắt hệ thống này có thể dùng ở quy mô các trường đại 
học, các văn phòng công chứng nhằm cung cấp các dịch vụ giấy tờ tiện lợi cho sinh viên 
và nhân dân. 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Peri K. Blind (2007), “Building Trust in Government in Twenty First Century”, 7th Global 
Forum on Reinventing Government Building Trust in Government, 26-29 June 2007, Vienna, 
Austria 
2. Aiviet Nguyen (2007), “Public Information Network as Computing and E-Government 
Infrastructure in Developing Countries”, Invited Talk at International Conference on 
“Managing Knowledge to build Trust in Government”, organized by United Nations,Vienna. 
3. Aiviet Nguyen et al. (2007), E-government Interoperability Overview, UNDP. 
4. Aiviet Nguyen et al. (2007), E-government Interoperability Guide, UNDP. 
5. Aiviet Nguyen et al. (2007), E-government Interoperability Standards, UNDP. 
6. Nguyễn Ái Việt & Lương Thu Hà (2011), Mô hình cơ quan điện tử ba cấp Hà Nội. 
7. Nguyễn Ái Việt et al. (2013), Quy hoạch Quốc hội Điện tử. 
8. Kuriyan, R., & Ray, I. World Development (2009), doi:10.1016/ j.worlddev.2009.03.005 
9.  
THE SYSTEM OF LEGAL DOCUMENT VERIFICATION – A 
SOLUTION FOR PROMOTING E-GOVERNMENT 
Abstract: The article proposes a system of legal document verification allowing people 
and businesses to open an account to save all their legal documents after verified its 
legality. This system will connect with public services to verify these documents faster. It 
is considered as an effective solution aiming to enhance the process of administrative 
reform, heading towards an "E-government" to satisfy the requirements of 
macroadministrative management. 
Keywords: System of verification, legal document, administrative reform, E-government