Giáo trình Soạn thảo văn bản (Phần 1)

i rõ nh ững nguyên t ắc, th ủ t ục để 
xác định giá. 
 - Điều ki ện điều ch ỉnh giá: 
 Hai bên c ần quy đị nh rõ nh ững bi ến độ ng b ất l ợi nào thì hai bên g ặp nhau 
để th ảo lu ận l ại giá. 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản 
 Trang 96 
 Điều kho ản thanh toán 
 Hai bên c ần th ống nh ất ph ươ ng th ức thanh toán theo nh ững n ội dung sau: 
 - Tổng s ố ti ền thanh toán các bên ph ải kh ẳng đị nh rõ: T ổng s ố ti ền thanh 
toán cho nhau là bao nhiêu, thanh toán v ới nhau làm bao nhiêu l ần, b ằng đồ ng 
ti ền nào. 
 - Cách th ức thanh toán: Đố i v ới hàng n ội đị a, vi ệc thanh toán ph ải theo 
quy định c ủa nhà n ước, đố i v ới hàng hoá xu ất nh ập kh ẩu thì tu ỳ theo tính ch ất 
của lo ại giao d ịch kinh t ế. Các quan h ệ chi tr ả mà các bên có th ể ch ọn các cách 
th ức thanh toán nh ư: 
 - Thanh toán b ằng ti ền m ặt, ngân phi ếu. 
 - Thanh toán b ằng đổ i hàng (kh ấu tr ừ). 
 - Thanh toán b ằng séc. 
 - Thanh toán u ỷ nhi ệm chi. 
 - Thanh toán b ằng th ẻ tín d ụng qu ốc t ế (Letter of 
 credit – L/C). 
 - Hợp đồ ng c ũng ph ải ghi rõ th ời h ạn thanh toán. N ếu h ợp đồ ng không ghi 
th ời h ạn thanh toán thì theo thông l ệ, sau m ười l ăm ngày k ể t ừ ngày nh ận được 
hoá đơ n đòi ti ền vi ệc thanh toán ph ải được th ực hi ện. Có th ể hai bên th ống nh ất 
các chi ết kh ấu c ần thi ết để thúc đẩ y nhanh quá trình thanh toán. 
 - Điều ki ện ràng bu ộc v ới thanh toán: Các bên ph ải quy đị nh rõ vi ệc thanh 
toán ch ậm thì c ần ph ải có bi ện pháp gì. Trong th ực t ế trao đổ i các n ước th ường 
quy định n ếu bên thanh toán ch ậm theo th ời h ạn quy đị nh thì ph ải ch ịu lãi su ất 
ph ạt g ấp 3 l ần so với lãi su ất cho vay c ủa ngân hàng. 
 Vi ệc thanh toán ch ỉ có th ể coi nh ư hoàn thành khi bên bán nh ận được đầ y 
đủ các kho ản ti ền c ần thanh toán ghi trong h ợp đồ ng, b ằng các cách th ức thanh 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản 
 Trang 97 
toán đã nêu trên ho ặc b ằng các tài s ản th ế ch ấp, c ầm c ố ho ặc b ảo lãnh có giá tr ị, 
tươ ng đươ ng v ới s ố ti ền ph ải tr ả. 
 Điều kho ản v ề trách nhi ệm c ủa các bên trong th ực hi ện h ợp đồ ng 
 Hợp đồ ng mua bán hàng hóa c ần ph ải quy đị nh rõ trách nhi ệm c ủa các 
bên trong th ực hi ện h ợp đồ ng. Đây là nh ững cam k ết c ụ th ể v ề quy ết tâm th ực 
hi ện nghiêm ch ỉnh m ọi điều kho ản tho ả thu ận. Trách nhi ệm c ủa các bên th ường 
được vi ết theo các kho ản sau: 
 - Trách nhi ệm tinh th ần: Các bên ph ải cam k ết th ực hi ện nghiêm ch ỉnh 
các điều kho ản đã th ỏa thu ận. 
 - Trách nhi ệm ph ối h ợp v ới nhau trong th ực hi ện: Các b ện ph ải cam k ết 
ph ối h ợp đầ y đủ trong th ực hi ện h ợp đồ ng nh ư: Thông báo cho nhau trong 
chuy ển giao, thông báo các tr ục tr ặc trong th ực hi ện h ợp đồ ng, thông báo cho 
nhau các khó kh ăn g ặp ph ải trong th ực hi ện 
 - Trách nhi ệm gi ải quy ết các tr ục tr ặc trong th ực hi ện h ợp đồ ng: Các bên 
ph ải cam k ết ph ối h ợp v ới nhau đầ y đủ trong gi ải quy ết các tr ục tr ặc x ảy ra để 
đảm b ảo hi ệu qu ả cao trong ph ối h ợp hành động. 
 Trong quan h ệ ngo ại th ươ ng ph ải ghi rõ khi x ảy ra nh ững tr ường h ợp trên 
cần l ập biên b ản để c ơ quan có th ẩm quy ền ở n ước ng ười mua hàng ki ểm tra, 
xác nh ận để đính kèm vào đơ n khi ếu n ại v ề n ội dung vi ph ạm. 
 Điều kho ản v ề tranh ch ấp h ợp đồ ng (các ch ế tài cho h ợp đồ ng) 
 Các bên ph ải xác đị nh các ch ế tài cho h ợp đồ ng để các bên ph ải có trách 
nhi ệm trong th ực hi ện h ợp đồ ng. Ch ế tài h ợp đồ ng th ường có ba lo ại sau: 
 - Các điều kho ản mi ễn trách: 
 Các bên c ần d ẫn ra các tr ường h ợp tr ục tr ặc khi th ực hi ện ở m ức độ nh ỏ 
mà các bên có th ể thông c ảm cho nhau nh ư: Ch ậm trong chuy ển giao d ưới 1 gi ờ, 
ch ậm ngày chuy ển giao mà các bên đã thông báo cho nhau, thanh toán ti ền cho 
nhau ch ậm m ột vài ngày 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản 
 Trang 98 
 - Các điều kho ản th ươ ng l ượng: 
 Các bên c ần quy đị nh rõ các tr ường h ợp tr ục tr ặc mà các bên ph ải g ặp 
nhau để th ươ ng l ượng. N ếu các tr ường h ợp tr ục tr ặc mà có th ể xác đị nh được 
ngay hình th ức x ử ph ạt thì c ần quy đị nh rõ nh ư: 
 Các tr ường h ợp ph ải b ồi th ường, các m ức ph ạt c ụ th ể do không th ực hi ện 
được các điều kho ản c ủa h ợp đồ ng (giao ho ặc nh ận hàng ch ậm, hàng giao 
không đủ s ố l ượng, không đúng quy cách ph ẩm ch ất, thi ếu ph ụ tùng ph ụ ki ện, 
ch ậm thanh toán v.v...). 
 - Các tr ường h ợp x ử lý tr ước tòa: 
 Các bên c ần ph ải nêu ra các tr ường h ợp c ụ th ể không gi ải quy ết được 
thông qua th ươ ng l ượng mà ph ải c ần tòa án gi ải quy ết. 
 Điều kho ản v ề hi ệu l ực c ủa h ợp đồ ng 
 Hợp đồ ng mua b ản hàng hóa có hi ệu l ực t ừ ngày ký ho ặc sau m ột s ố ngày 
là do các bên tho ả thu ận. Hợp đồng ch ấm d ứt hi ệu l ực t ừ ngày ký biên b ản thanh 
lý h ợp đồ ng. C ần quy đị nh rõ bên nào đứng ra t ổ ch ức thanh lý h ợp đồ ng và 
th ời điểm ký biên b ản thanh lý. 
 Biên b ản thanh lý h ợp đồ ng c ần ghi nh ận ưu, khuy ết điểm c ủa các bên, 
nếu còn v ấn đề t ồn t ại, ph ải quy đị nh rõ các ngh ĩa v ụ còn ph ải th ực hi ện để hoàn 
tất h ợp đồ ng (trong nhi ều tr ường h ợp n ếu còn t ồn t ại thì ch ưa nên thanh lý h ợp 
đồng). Thông th ường trong h ợp đồ ng mua bán hàng hóa có câu thông l ệ v ề th ời 
hạn nh ư: 
 “H ợp đồ ng này có hi ệu l ực t ừ ngàythángn ămvà ph ải được hoàn t ất 
đến h ết ngàythángn ăm Sau khi h ợp đồ ng h ết h ạnngày, các bên g ặp 
nhau t ại làm thanh lý h ợp đồ ng.” 
 Điều kho ản v ề các tho ả thu ận khác ( điều kho ản tùy nghi n ếu th ấy 
cần) 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản 
 Trang 99 
 Trong các tr ường h ợp xét th ấy c ần thi ết, các bên có th ể đưa vào h ợp đồ ng 
nh ững v ấn đề c ụ th ể nào đó mà pháp lu ật v ề h ợp đồ ng kinh t ế th ươ ng m ại ch ưa 
quy định để tho ả thu ận cho đầ y đủ và rõ ràng vì l ợi ích c ủa m ột bên ho ặc tránh 
các kh ả n ăng x ấu có th ể x ảy ra. 
 Ph ần này có th ể do kinh nghi ệm ký k ết và th ực hi ện nhi ều h ợp đồ ng đã 
cho h ọ bài h ọc v ề s ự th ận tr ọng và th ẳng th ắn, mi ễn là s ự tho ả thu ận này không 
trái v ới pháp lu ật nhà n ước. 
8. Ph ươ ng pháp so ạn th ảo quy ết đị nh 
8.1. Khái ni ệm 
 Quy ết đị nh là v ăn b ản r ất thông d ụng, được nhi ều c ơ quan, t ổ ch ức, cá 
nhân có th ẩm quy ền ban hành. Quy ết đị nh g ồm nhi ều lo ại: quy ết đị nh tr ực ti ếp 
đư a ra quy ph ạm pháp lu ật; quy ết đị nh ban hành v ăn b ản quy ph ạm pháp lu ật 
ph ụ; quy ết đị nh cá bi ệt. Ở đây chúng ta nghiên c ứu m ột lo ại quy ết đị nh đó là 
quy ết đị nh cá bi ệt. 
 Quy ết đị nh (văn b ản cá bi ệt) là v ăn b ản dùng để c ụ th ể hóa nh ững ch ủ 
tr ươ ng, chính sách, ch ế đọ hay c ụ th ể hóa nh ững quy ết đị nh của c ơ quan nhà 
nước, c ấp trên ho ặc quy ết đị nh về t ổ ch ức b ộ máy, đề b ạt cán b ộ, khen th ưởng, 
kỷ lu ật. quy ết đị nh có b ố c ục n ội dung g ầm hai ph ần: 
 - Căn c ứ ra quy ết đị nh (ph ần vi ện d ẫn) 
 Căn c ứ vào v ăn b ản pháp quy c ủa nhà n ước và c ấp trên, đó là c ăn c ứ pháp 
lý (ch ức n ăng, nhi ệm v ụ, quy ền h ạn), thông th ường đây là c ăn c ứ th ứ nh ất; c ăn 
cứ th ực ti ễn (theo đề ngh ị), thông th ường đó là c ăn c ứ th ứ ba; c ăn c ứ vào pháp 
quy c ủa nhà n ước (theo biên b ản), c ăn c ứ này r ất linh độ ng, đó là c ăn c ứ th ứ 
hai. Thông th ường m ột quy ết đị nh có ba căn c ứ. 
 - Nội dung quy ết đị nh th ể hi ện b ằng các điều: 
 Ví d ụ: Quy ết đị nh nhân s ự g ồm 3 điều: Điều độ ng ai, làm gì ở đâu nay làm 
gì? Ở đâu; quy ền l ợi và ngh ĩa v ụ? Trách nhi ệm, th ời h ạn thi hành. 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản 
 Trang 100 
8.2. Nh ững yêu c ầu c ủa Quy ết đị nh: 
 Tính hi ệu qu ả, tính pháp lý, khoa h ọc và kh ả thi, quàn cúng, k ịp th ời. trình 
bày cô đọng, được s ắp x ếp theo trình t ự logic nh ất đị nh. 
8.3. Bố cục Quy ết định: 
 Gồm 3 ph ần: 
 Ph ần m ở đầ u: 
 - Qu ốc hi ệu 
 - Tên c ơ quan ban hành 
 - Số và ký hi ệu 
 - Địa danh, ngày tháng n ăm 
 - Tên lo ại v ăn b ản (quy ết đị nh của ai?) 
 - Trích y ếu n ội dung (v ề vi ệc gì?) 
 - Căn c ứ ban hành (th ẩm quy ền ban hành) 
 - Lo ại hình văn b ản: Quy ết đị nh 
 Ph ần tri ển khai: 
 Nội dung quy ết đị nh th ường được vi ết theo ki ểu v ăn điều kho ản, các điều 
được trình bày cô đọng, không dùng các câu và t ừ chuy ển ti ếp, được s ắp x ếp 
theo trình t ự logic. Điều kho ản thi hành c ần được nêu rõ, c ụ th ể các đố i t ượng 
ch ịu trách nhi ệm thi hành. 
 Phần k ết: 
 - Th ẩm quy ền ký. 
 - Hình th ức đề ký. 
 - Con d ấu c ủa c ơ quan ban hành. 
 - Nơi nh ận. 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản 
 Trang 101 
 Quy ết đị nh tr ực ti ếp đưa ra pháp lu ật: 
 TÊN C Ơ QUAN CỘNG HÒA XÃ H ỘI CH Ủ NGH ĨA VI ỆT NAM 
 .. (1). Độc l ập – Tự do – Hạnh phúc 
 ------- -------------- 
 Số: . (2)/2011/Q Đ- . (3). , ngày .. tháng .. n ăm 20 
 HĐND 
 QUY ẾT ĐỊ NH C ỦA (ai?). 
 Về vi ệc (gì?).. (4) .. 
 (ai?).. 
 ------------------------- 
 Căn c ứ ..; 
 Căn c ứ ...; 
 Theo đề ngh ị c ủa . . 
 QUY ẾT ĐỊNH: 
 Điều 1. ........................................... (2) ................................................ 
 ............................................................................................................... 
 Điều ... (2).. 
 Điều . Các (c ơ quan, cá nhân, t ổ ch ức)ch ịu trách nhi ệm thi hành Quy ết 
định này./. 
 Nơi nh ận: ..(3) 
- Nh ư Điều ; (Ch ữ ký và d ấu) 
- ..; Họ và tên 
- Lưu: VT, . (9) A.xx (10) 
 Ghi chú: 
 (1) Vi ết t ắt tên c ơ quan ho ặc th ẩm quy ền ban hành 
 (2) N ội dung c ủa quy ết đị nh 
 (3) Th ẩm quy ền ký và đề ký 
 Mẫu Quy ết đị nh ban hành v ăn b ản quy ph ạm pháp lu ật ph ụ: 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản 
 Trang 102 
 TÊN C Ơ QUAN CỘNG HÒA XÃ H ỘI CH Ủ NGH ĨA VI ỆT NAM 
 .. (1). Độc l ập – Tự do – Hạnh phúc 
 ------- -------------- 
 Số: . . .. , ngày .. tháng .. n ăm 20 
 (1)/2000/Q Đ-HĐND 
 QUY ẾT ĐỊ NH C ỦA (ai?) .. 
 Ban hành.. (2) 
 ..(ai?) 
 ------------------------- 
 Căn c ứ ..; 
 Căn c ứ ...; 
 Theo đề ngh ị c ủa . . 
 QUY ẾT ĐỊ NH: 
 Điều 1. Ban hành kèm theo Quy ết đị nh này b ản(2) ............... 
 ............................................................................................................... 
 Điều 2 ................................................................................................... 
 Điều 3 Các (c ơ quan, cá nhân, t ổ ch ức)ch ịu trách nhi ệm thi hành Quy ết 
định này./. 
 Nơi nh ận: (3) 
- Nh ư Điều ; (Ch ữ ký và d ấu) 
- ..; Họ và tên đầy đủ 
- Lưu: VT, . (9) A.xx (10) 
 Ghi chú: 
 (1) Vi ết t ắt c ơ quan ho ặc th ẩm quy ền ban hành 
 (2) Nêu rõ tên lo ại và trích y ếu n ội dung v ăn b ản quy ph ạm pháp lu ật. 
 (3) Th ẩm quy ền ký và đề ký 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản 
 Trang 103 
 Mẫu Quy ết đị nh cá bi ệt: 
 TÊN C Ơ QUAN CỘNG HÒA XÃ H ỘI CH Ủ NGH ĨA VI ỆT NAM 
 .. (1). Độc l ập – Tự do – Hạnh phúc 
 ------- -------------- 
 Số: . (1) . .. , ngày .. tháng .. n ăm 20 
 ./Q Đ- 
 QUY ẾT ĐỊ NH C ỦA (ai?) .. 
 Về vi ệc (.. (gì?).. 
 (ai?) 
 ------------------------- 
 Căn c ứ ..; 
 Căn c ứ ...; 
 Theo đề ngh ị c ủa . . 
 QUY ẾT ĐỊ NH: 
 Điều 1. ( 2) ........... 
 ............................................................................................................... 
 Điều ... .................................................................................................. 
 Điều . Các (c ơ quan, cá nhân, t ổ ch ức)ch ịu trách nhi ệm thi hành Quy ết 
định này./. 
 Nơi nh ận: .(3) 
- Nh ư Điều ; (Ch ữ ký và d ấu) 
- ..; Họ và tên đầy đủ 
- Lưu: VT, . (9) A.xx (10) 
 Ghi chú: 
 (1) Vi ết t ắt c ơ quan ho ặc th ẩm quy ền ban hành 
 (2) Nêu rõ tên lo ại và trích y ếu n ội dung v ăn b ản quy ph ạm pháp lu ật. 
 (3) Th ẩm quy ền ký và đề ký 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản 
 Trang 104 
Mẫu Quy ết đị nh v ề nhân s ự: 
 TÊN C Ơ QUAN CỘNG HÒA XÃ H ỘI CH Ủ NGH ĨA VI ỆT NAM 
 .. (1). Độc l ập – Tự do – Hạnh phúc 
 ------- -------------- 
 Số: .(1) ./Q Đ-.. . .. , ngày .. tháng .. n ăm 20 
 QUY ẾT ĐỊ NH C ỦA (ai?) .. 
 Về vi ệc .. (gì?).. 
 (ai?) 
 ------------------------- 
 Căn c ứ ..; 
 Căn c ứ ...; 
 Theo đề ngh ị c ủa . . 
 QUY ẾT ĐỊ NH: 
 Điều 1. Tuy ển d ụng ông (bà) ., sinh ngày.., quê 
quán ................................. 
 về công tác t ại.., 
 kể t ừ ngày... ......................................... 
 Điều 2. Ông (bà) được h ưởng..% m ức l ươ ng kh ởi điểm c ủa ng ạch, 
..mã s ốh ệ s ố.và các kho ản ph ụ c ấp theo quy đị nh c ủa pháp 
lệnh hi ện hành. 
 Điều 3. Th ủ tr ưởng các đơn v ị tr ực thu ộc có liên quan và ông (bà) 
.ch ịu trách nhi ệm thi hành Quy ết đị nh này./. 
 Nơi nh ận: ..(2) 
- Nh ư Điều ; (Ch ữ ký và d ấu) 
- ..; Họ và tên đầy đủ 
- Lưu: VT, . (9) A.xx (10) 
 Ghi chú: 
 (1) Vi ết t ắt c ơ quan ho ặc th ẩm quy ền ban hành 
 (2) Th ẩm quy ền ký và đề ký 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản 
 Trang 105 
 Mẫu quy ết đị nh t ăng l ươ ng: 
 CƠ QUAN. CỘNG HÒA XÃ H ỘI CH Ủ NGH ĨA VI ỆT NAM 
(CÔNG TY ........................) Độc l ập – Tự do – Hạnh phúc 
Số: /Q Đ-. ..................... , ngày  tháng  n ăm  
 QUY ẾT ĐỊ NH 
 V/v t ăng l ươ ng . 
 GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH CÔNG TY .................................... 
 - Căn c ứ quy ết định s ố .v/v b ổ nhi ệm giám đốc điều hành, 
ngày; 
 - Căn c ứ bản ch ức n ăng nhi ệm v ụ và quy ền h ạn c ủa giám đốc điều hành 
số; 
 - Căn c ứ quy ch ế lươ ng c ủa công ty. 
 - Xét đề ngh ị của Tr ưởng phòng HCNS; 
 QUY ẾT ĐỊNH: 
 Điều 1. Nay quy ết đị nh t ăng l ươ ng cho 
ông/bà.......................................(ho ặc danh sách đính kèm) .... k ể t ừ ngày ....... 
 Điều 2. Các ông Chánh V ăn Phòng (Tr ưởng phòng hành chính), Tr ưởng 
phòng t ổ ch ức cán b ộ và Ông (Bà) ............... ch ịu trách nhi ệm thi hành quy ết 
định này. 
 Nơi nh ận: GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH 
 - Nh ư Điều 3 (Ký tên và đóng d ấu) 
 - Lưu VP 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản 
 Trang 106 
 Th ực hành: 
 Yêu c ầu so ạn th ảo t ất c ả các lo ại v ăn b ản hành chính trên theo đúng v ề th ể 
th ức và n ội dung quy đị nh. 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản 
 Trang 107 
 CÂU H ỎI ÔN T ẬP 
 1. Trình bày th ể th ức và nội dung chính c ủa m ột công v ăn? 
 2. Trình bày th ể th ức và n ội dung chính c ủa m ột quy ết đị nh? 
 3. Trình bày th ể th ức và n ội dung chính c ủa m ột t ờ trình? 
 4. Trình bày th ể th ức và n ội dung chính c ủa m ột thông báo? 
 5. Trình bày th ể th ức và n ội dung chính c ủa m ột v ăn b ản? 
 6. Trình bày th ể th ức và n ội dung chính c ủa m ột h ợp đồ ng? 
 7. Trình bày th ể th ức và n ội dung chính c ủa m ột k ế ho ạch? 
Hãy so ạn th ảo m ột công v ăn đôn đố c, ch ỉ đạ o theo đúng quy đị nh v ề th ể th ức và 
nội dung (n ội dung tùy ch ọn) 
Chú ý: 
 - Cơ quan ban hành là UBND c ấp huy ện 
 - Ng ười ký v ăn b ản ch ỉ đuôc ghi: Nguy ễn V ăn A, Nguy ễn Th ị B, 
 - Sinh viên không trình bày ch ữ ký và con d ấu 
Hãy th ực hi ện so ạn th ảo v ăn b ản cho t ất c ả các lo ại v ăn b ản cá bi ệt? 
Giáo trình So ạn th ảo v ăn b ản