Giáo trình Kỹ năng quản lý thời gian

quyền lực mềm và quyền lực thông minh. 
Thứ ba, khát vọng lớn là đặt trong ý thức cao độ về quyền lợi và trách nhiệm của 
thanh niên với Tổ quốc Việt Nam. Mọi di sản của cha ông để lại từ tinh thần đến vật 
chất, là văn hóa hay lãnh thổ, chúng ta đều phải bảo vệ bằng mọi giá, đồng thời phải 
mở biên, phục hưng, làm thăng hoa những di sản đó lên một cách tối đa. Cộng đồng 
kinh tế ASEAN sẽ trở thành hiện thực vào năm 2015 tới đây, 25 triệu thanh niên Việt 
Nam không chỉ thuộc cộng đồng hơn 90 triệu dân nước ta mà còn thuộc cộng đồng 
chung hơn 600 triệu công dân ASEAN. Chúng ta đã chuẩn bị tâm thế gì cho một mái 
nhà chung ASEAN đã rất gần kề? 
Thứ tư, khát vọng lớn là phải được nuôi dưỡng bằng những niềm đam mê lớn. Đam 
mê là điều kiện cần cho sáng tạo, mà sáng tạo lại chính là điều kiện cần cho thành 
công. Phải biết sử dụng những niềm đam mê đó cho những mục tiêu lớn lao và nhiều 
ý nghĩa. 
Thứ năm, khát vọng lớn được xác lập bằng ý chí kiên định, tính kỷ luật cao độ và 
lòng quả cảm mạnh mẽ. Có rất nhiều thử thách chờ đợi thanh niên trên chặng đường 
hiện thực hóa hoài bão của mình. Thanh niên Việt Nam cần có cho mình một tinh 
thần chiến binh thường trực, sẵn sàng chiến đấu và chấp nhận hy sinh. Tinh thần đó 
bên trong thì tạo ra sự đoàn kết, tạo ra hiệu quả làm việc nhóm, cho tổ chức; bên ngoài 
thì tạo ra sự nể sợ cho mọi đối thủ. Hãy dùng tinh thần chiến binh đó vào cuộc chiến 
kinh tế, vào việc tạo ra quyền lực của Việt Nam phục vụ hòa bình và thịnh vượng của 
khu vực và thế giới. 
 151 
 Kỹ năng Quản lý thời gian 
Thế hệ trẻ – Những chủ nhân tương lai của đất nước, những con người đi tiên phong 
về khát vọng cần thể hiện rõ hơn vai trò của mình, ý thức sâu sắc hơn sứ mệnh của 
mình. Giới trẻ có nhiều thế mạnh đặc biệt: dám dấn thân, sáng tạo và nhiệt huyết tuy 
nhiên hay bị vướng phải những cám dỗ đời thường. Tuy nhiên hàng nghàn năm kịch 
sử đã là minh chứng hùng hồn cho phẩm chất và trí tuệ người Việt. Hãy luôn giữ cho 
mình một khát vọng lớn và một tinh thần khởi nghiệp tốt để Việt Nam sớm hùng 
mạnh và phồn thịnh. 
 (Theo Trungnguyen) 
 152 
 Kỹ năng Quản lý thời gian 
2. Tám lỗi cơ bản thường gặp khi lập kế hoạch kinh doanh 
Lỗi cơ bản thứ nhất: Lần lữa, lâu dài trong việc lập kế hoạch kinh doanh. 
Đây là lỗi cơ bản nhiều người từng làm nhất. bạn không nên chờ đợi cho tới khi bạn 
bắt buộc cần phải có một kế hoạch kinh doanh. Rất nhiều doanh nghiệp chỉ lập kế 
hoạch kinh doanh khi bị ngân hàng hoặc các nhà đầu tư thúc ép về vấn đề này. 
Bạn đừng bao giờ chờ đợi cho tới khi thời gian rảnh sẽ lập kế hoạch kinh doanh. Ai 
cũng từng than thở rằng: "Không có thời gian rảnh để lập kế hoạch kinh doanh". Trên 
thực tế, công việc càng nhiều, càng bận rộn, càng cần chú tâm cho việc lên kế hoạch. 
Một kế hoạch kinh doanh sẽ giúp công việc của bạn tiến hành một cách dễ dàng, 
không bị chồng chéo lên nhau, bạn có thể hoàn toàn chủ động được thời gian của 
mình khi bạn cần phải giải quyết nhiều công việc đồng thời. 
Lỗi cơ bản thứ hai: Lạm dụng ý tưởng 
Bạn không bán được các ý tưởng, các nhà đầu tư chỉ rót tiền cho những kế hoạch khả 
thi và có thể đưa lại lợi ích cho họ. Vậy nên bạn hãy coi kế hoạch chỉ là một cách để 
trình bày thông tin cần thiết chứ không nên lạm dụng nó. 
Ý tưởng không nên đặt vào vị trí cao nhất. Một người kinh doanh không cần phải có 
ý tưởng đặc biệt khi bắt đầu, điều cần thiết là thời gian,sự kiên trì, tiền, kinh nghiệm. 
Số doanh nghiệp thành công được mà chỉ dựa trên các ý tưởng mới là rất ít. So với 
một ý tưởng hiện có, bạn ít khi bán được một ý tưởng mới, bởi các nhà đầu tư không 
hiểu hết và họ cũng không chắc chắn rằng ý tưởng mới đó sẽ thành công hay thất bại. 
Lỗi cơ bản thứ ba: tiền được vận hành không hợp lý 
Lợi nhuận hoặc bất kỳ điều gì trong một kế hoạch kinh doanh đều chịu ảnh hưởng 
của dòng tiền. Mọi người đều chỉ chú ý tới lợi nhuận chứ ít khi quan tâm tới sự vận 
hành của dòng tiền trong kinh doanh. Công thức kinh doanh mà chúng ta được học 
là: 
doanh số - (giá thành + chi phí) = lợi nhuận 
 153 
 Kỹ năng Quản lý thời gian 
Trên thực tế, suy nghĩ đó không hoàn toàn đúng vì chúng ta không thể sử dụng lợi 
nhuận trong kinh doanh, thứ mà chúng ta dùng chính là tiền mặt. Vậy nên chúng ta 
cần hiểu rất rõ về cách vận hành của dòng tiền. Hãy kèm một bảng dòng tiền vào kế 
hoạch kinh doanh của bạn. 
Lỗi cơ bản thứ tư: kế hoạch kinh doanh được lập một cách dập khuôn và máy móc 
Bạn không cần quá nhiều sáng tạo trong việc lập kế hoạch kinh doanh, nhưng bạn 
cần điều chỉnh sao cho phù hợp với mục đích kinh doanh thực tế của mình. Kế hoạch 
kinh doanh mang ý nghĩa rộng, bao gồm: kế hoạch hành động chi tiết,mục tiêu, kế 
hoạch tài chính, kế hoạch marketing và cũng có thể là kế hoạch của một người. 
Lỗi cơ bản thứ 5: Sợ khi phải làm kế hoạch kinh doanh: 
Lập kế hoạch kinh doanh không đến nỗi phức tạp như bạn nghĩ. Công việc này không 
khó như viết một cuốn tiểu thuyết hay là tác phẩm mang tính triết lý thật cao. Trong 
sách, trên mạng có rất nhiều mẫu để bạn tham khảo, thêm vào đó bạn cũng nên sử 
dụng các mẫu có sẵn trong các phần mềm chuyên nghiệp hay xin ý kiến của các 
chuyên gia, có điều kiện thì nên tham gia một lớp học ngắn hạn nào đó về kinh doanh. 
Lỗi cơ bản thứ 6: Lập kế hoạch kinh doanh phát triển theo kiểu đột phát 
Bạn sẽ không có khả năng ứng phó, đối mặt với các vấn đề xảy ra ngoài dự liệu khi 
bạn phát triển ý tưởng của mình theo những kế hoạch kinh doanh nhu thế này. Khi 
bạn thất bại, bạn sẽ mất niềm tin để tiếp tục công việc của mình. 
Lỗi cơ bản thứ 7: Các mục tiêu không cu thể, chặt chẽ và rõ ràng 
Người đọc sẽ cảm thấy bạn thổi phồng quá mức kế hoạch khi bạn dùng những từ ngữ 
hoa mỹ, hào nhoáng. Bạn nên nhớ là mục tiêu kế hoạch kinh doanh là kết quả công 
việc, trong đó bạn là người đề ra, theo dõi quá trình thực hiện những công việc này. 
Cung cấp những con số, thời gian cụ thể, trách nhiệm quản lý, ngân sách và các mốc 
để hoàn thành là một việc làm rất thông minh và thuyết phục. Một kế hoạch kinh 
 154 
 Kỹ năng Quản lý thời gian 
doanh có được trình bày một cách thuyết phục nhưng vẫn có thể là vô nghĩa nếu 
không mang lại kết quả khả quan. 
Lỗi cơ bản thứ 8: Đặt ưu tiên cho quá nhiều việc 
Một chiến lược cần có sự tập trung, nhất quán. Vì vậy, bạn nên có một danh sách ưu 
tiên có từ 3-4 mục. Khi danh sách đó có tới 20 mục ưu tiên, đó không còn được gọi 
là một kế hoạch kinh doanh chiến lược bởi thiếu đi tính tập trung. Những kế hoạch 
như vậy sẽ thiếu đi tính hiệu quả. 
 155 
 Kỹ năng Quản lý thời gian 
3. “5W” và “1H” trong tổ chức sự kiện 
“Nguyên tắc “5H” và “1H” cũng được áp dụng trong Event, hãy theo sát những 
nguyên tắc này khi lên kế hoạch cho một sự kiện. 
WHY: Tại sao? 
WHY đề cập đến mục đích tổ chức sự kiện? Hãy để nó bắt nguồn từ những gì bạn 
muốn từ sự kiện này. Ví dụ: Bạn muốn tổ chức sự kiện để nâng cao hình ảnh thương 
hiệu công ty, để tăng doanh thu của công ty, quảng bá sản phẩm/dịch vụ hoặc để thúc 
đẩy một chương trình cộng đồng v v 
Xác định mục tiêu của sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện rất là rất quan trọng 
vì nó cung cấp cho bạn các hướng mà bạn nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu của 
bạn. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một sự lãng phí rất lớn về 
thời gian và nguồn lực. 
WHAT: Cái gì? 
Có nghĩa là những gì bạn sẽ làm trong sự kiện của mình, bao gồm: 
Tên sự kiện: Tên của sự kiện này là gì? Ví dụ “Lễ hội hoa Đà lạt” 
Thực đơn cho thức ăn và đồ uống: Danh sách các mặt hàng thực phẩm và đồ uống 
bạn sẽ phục vụ trong các sự kiện để khách hàng và đối tượng mục tiêu. Hãy luôn luôn 
tham khảo ý kiến của phía cung cấp (như nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị nơi 
đặt tiệc) khi quyết định chọn menu cho thức ăn và đồ uống, vì họ sẽ là những người 
biết rõ về vấn đề này hơn bạn, ví dụ như rượu vang được phục vụ như thế nào cho 
phù hợp (vang trắng khi ăn với thịt đỏ và vang đỏ dùng với hải sản) vì họ đã qua các 
khóa đào tạo. Hãy luôn nhớ thực đơn cũng nên đi theo chủ đề của sự kiện cũng như 
sở thích và tôn giáo của khách hàng khi quyết định chọn. Nếu đa số các khách mời 
của bạn là người ăn chay, thì hãy nên phục vụ nhiều các món chay trong bữa tiệc của 
sự kiện đó. Tương tự như vậy, nếu đa số khách hàng của bạn là những người có ý 
thức về sức khỏe (như bác sĩ, chuyên gia dinh dưỡng) thì hãy nên có một số mặt hàng 
 156 
 Kỹ năng Quản lý thời gian 
thực phẩm ít calo trong thực đơn mà bạn chọn, nếu nạn không muốn họ về nhà với 
một cái dạ dày trống rỗng. Cũng nên lưu ý về điều kiện khí hậu. Tránh phục vụ đồ ăn 
và thức uống trái mùa. Như phục vụ kem / đồ uống lạnh vào mùa đông, thực phẩm 
làm nóng (như thức ăn cay) trong mùa hè. 
Thông tin về sự kiện: Tất cả các thông tin về sự kiện? Ví dụ như “Sự kiện hội nghị 
khách hàng tiêu biểu của Vietcombank” 
Thông tin khách mời: Ai sẽ là khách mời chính? Danh sách khách mời có thể bao 
gồm các tổ chức, nhà tài trợ, các đối tác, khách hàng và đặc biệt người phương tiện 
truyền thông. 
Chủ đề sự kiện (Theme): Một sự kiện có thể dựa trên một chủ đề cụ thể như: Đất, đại 
dương, đỏ, trắng, Chủ đề dựa trên các sự kiện nói chung hoặc đám cưới. Như chúng 
ta có thể chọn chủ đề hoa cho một đám cưới chẳng hạn. Trong một sự kiện có chủ đề, 
tất cả mọi thứ từ ăn mặc, trang trí, trò chơi, âm nhạc, quà tặng, thực phẩm và đồ uống 
đều dựa trên một chủ đề cụ thể. 
Các nhà cung cấp dịch vụ: Ai sẽ là nhà cung cấp dịch vụ? Bất kì một sự kiện nào 
cũng cần những nhà cung cấp về trang thiết bị hay là nhân sự như: Âm thanh ánh 
sáng, thiết bị nghe nhìn, hoa tươi, quà tặng, quay phim, nhiếp ảnh, nghệ sĩ, biểu diễn, 
trang trí, 
Quy định đối với khách mời: Đây là những quy định đối với các vị khách như cách 
ăn mặc hoặc kiến thức về sản phẩm của công ty mà họ đang tham gia sự kiện này. 
Vào cửa: Xác định hình thức vào cửa. Có thể là bán vé, vào cửa tự do hoặc gửi thư 
mời – tùy loại hình và tính chất Event. 
Quà tặng: Hãy xác định bạn sẽ tặng quà gì cho khách và tặng họ khi nào: khi họ vào 
cửa, khi họ chiến thắng một trò chơi hoặc khi họ rời bữa tiệc. 
 157 
 Kỹ năng Quản lý thời gian 
Chiến dịch truyền thông quảng cáo: Làm thế nào để truyền thông đến các các nhà tài 
trợ, đối tác và các sự kiện khách hàng trước, tại sự kiện và sau sự kiện một cách tốt 
nhất. Bạn có thể xem thêm bài Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả. 
Lịch trình: Các hoạt động sẽ xảy ra trong sự kiện: thời gian, nội dung cụ thể 
Ngân sách: Để xác định ngân sách cho sự kiện của bạn, hãy tìm hiểu chi phí cho sản 
xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự kiện. Để xác định chi phí 
sản xuất, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các dịch vụ hậu cần được sử dụng trong 
sự kiện này và sau đó tổng hợp các chi phí thuê, sản xuất. Bạn có thể xác định chi phí 
marketing trên cơ sở chi phí quảng cáo trước đây của một sự kiện tương tự. Nếu là 
lần đầu tiên làm, hãy hỏi kinh nghiệm của những người làm trước hoặc nhờ một đơn 
vị chuyên nghiệp trong việc thực hiện những chiến dịch quảng cáo như thế này (đối 
với những sự kiện có quy mô lớn). Dựa trên phí sản xuất và chi phí marketing, xác 
định chi phí quản lý (tức là chi phí để điều hành kinh doanh) trong chi phí quản lý 
này là bao gồm lệ phí và tiền lương của nhân viên. Thường thì phí quản lý sẽ được 
tính vào khoảng từ 10% – 15% tùy tính chất sự kiện và quy định của các công ty. Là 
một người làm sự kiện, bạn phải có khả năng tận dụng các hạng mục sản xuất, tiếp 
thị và chi phí vận hành cũng như bạn phải có khả năng tạo ra lợi nhuận đáng kể. Quản 
lý các sự kiện và quản lý ngân sách trước, trong và sau sự kiện là một bài toán khá 
khó khăn và đòi hỏi sự giúp đỡ từ một chuyên gia có kinh nghiệm. Tốt hơn hãy để 
việc này cho kế toán hoặc cấp trên nếu bạn chưa đủ kinh nghiệm. 
Hãy luôn nắm nguyên tắc “5W và 1H” để tránh thiếu sót khi lên kế hoạch cho event 
WHEN: Khi nào? 
Khi nào tổ chức sự kiện (ngày và thời gian)? Hãy lưu ý những điều sau khi lựa chọn 
ngày và thời gian cho sự kiện: 
1) Chọn ngày và thời gian theo mục tiêu tiện lợi và có khán giả. Ví dụ như: không tổ 
chức các sự kiện trong những ngày làm việc, thời gian diễn ra các lễ hội khác. Thời 
gian tốt nhất để tổ chức sự kiện là những ngày cuối tuần như thứ bảy hoặc chủ nhật. 
 158 
 Kỹ năng Quản lý thời gian 
2) Hãy chắc chắn rằng thời gian sự kiện của bạn diễn ra không cùng thời điểm với 
những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn. Ví dụ: sẽ không phải là ý hay nếu bạn tổ 
chức buổi rockshow cùng thời điểm với rockshow miễn phí của Honda (cùng 1 tuần 
chẳng hạn), vì tất nhiên khán giả sẽ tham gia rockshow miễn phí hơn là mua vé để 
xem một show (có vẻ như) nhỏ hơn. 
3) Lưu ý về thời tiết và khí khậu. Thật là thảm họa nếu tổ chức các sự kiện ngoài trời 
vào một ngày khi thời tiết có bão hoặc mưa lớn đã được dự kiến. Ở đây, bạn có thể 
nhờ vào kinh nghiệm của chính bạn nếu bạn đã quen thuộc với các điều kiện khí hậu 
của khu vực nơi bạn dự định tổ chức các sự kiện hoặc thông qua chương trình dự báo 
thời tiết. Hãy tìm hiểu về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện của bạn và có những 
phương án dự phòng phù hợp. 
WHERE: Ở đâu? 
Nơi mà bạn sẽ tổ chức sự kiện (tức là địa điểm)? Có thể tham khảo thêm ở bài “Các 
loại hình địa điểm trong event” 
WHO: Ai? 
Bạn sẽ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ của bạn, đối tác, khách hàng và đối tượng 
mục tiêu? Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào 
sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Điều này sẽ làm cơ sở để bạn vận động 
tài trợ bởi vì nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện 
là khách hàng mục tiêu của họ. 
HOW: Như thế nào? 
Sự kiện đó sẽ được tiến hành như thế nào, điều này phụ thuộc vào tính chất của sự 
kiện (chương trình ca nhạc, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt, khai trương,), yêu cầu 
của khách hàng, ý tưởng của người lên kế hoạch. Không có một quy chuẩn chung cho 
việc này. 
 159 
 Kỹ năng Quản lý thời gian 
Tài liệu tham khảo 
 1. Stephen P. Robbins, Mary Coulter, Management, Tenth edition, New 
 Jersey, Pearson, 2009 
 2. Wallace D. Wattles, The science of getting rich, Tucson, Ariz, Iceni Books, 
 2002. 
 3. Lawrence J. Gitman, Carl McDaniel. The future of business, 6th edition, 
 Mason, Ohio, Thomson/South-Western, 2005 
 4. Richard Templar, Những quy tắc trong công việc: Những chỉ dẫn cụ thể để 
 mang lại thành công cá nhân; Trung Kiên dịch ; Hồng Duyên hiệu đính, Hà 
 Nội, NXB Tri thức, 2008 
 5. David Nive. Bí quyết của những người thành công, Nguyễn Văn Phước tổng 
 hợp và biên dịch, TP. Hồ Chí Minh, NXB Trẻ, 2006. 
 6. Cẩm nang kinh doanh Harvard: Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, 
 Trần thị Bích Nga, Phạm Ngọc Sáu dịch, TP. HồChí Minh, NXB Tổng Hợp 
 TP. HồChí Minh, 2007 
 7. Henry Mintzberg, Nghề quản lý, Kim Ngọc dịch, Hà Nội, NXB Thế giới, 
 2010 
 8. Nguyễn Quốc Tuấn, Nguyễn Thị Loan, Phát triển kỹ năng quản trị, Hà Nội, 
 NXB Tài chính, 2008 
 160