Công chứng điện tử tại Việt Nam trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0

ân sự và pháp luật về giao dịch
điện tử, có thể thực hiện việc ký và đóng dấu
6 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
7 Điều 24 Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Điều 8 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, ngày 27 tháng 9 năm
2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực
chữ ký số.
45Số 20 (420) - T10/2020
NGHIÊN CỨU
LẬP PHÁP
THỰC TIỄN PHÁP LUẬT
điện tử trên văn bản công chứng mà vẫn đáp
ứng các quy định của Luật Công chứng.
Tuy nhiên, ngay cả khi áp dụng các quy
định của Bộ luật Dân sự và pháp luật về giao
dịch điện tử thì hành lang pháp lý cho việc
thực hiện công chứng điện tử vẫn còn là vấn
đề nhiều tranh luận và cần làm rõ. Luật Giao
dịch điện tử không áp dụng đối với việc cấp
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền
sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn
bản về thừa kế8, căn cước công dân vẫn được
cấp dưới hình thức “thẻ” vật lý9... nên người
yêu cầu công chứng vẫn phải nộp hồ sơ công
chứng bản giấy, CCV vẫn phải thụ lý và xử
lý yêu cầu công chứng theo hồ sơ giấy. 
Do sản phẩm của công chứng điện tử là
văn bản công chứng dưới dạng dữ liệu điện
tử, trong khi chưa có quy định minh thị giá
trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử
nên việc tiếp nhận và sử dụng văn bản
CCĐT trong các thủ tục mà văn bản công
chứng là “hồ sơ đầu vào”, như thủ tục đăng
ký biến động đất đai, nhà ở, đóng thuế... là
không thể thực hiện được. Ví dụ, tại Tp. Hồ
Chí Minh, cho đến nay, các dịch vụ công
trực tuyến liên quan đến đăng ký biến động
đất đai, nhà ở đều chưa thực hiện việc nộp
hồ sơ trực tuyến (mức độ 3, 4)10. Nếu chỉ
triển khai CCĐT trong nội bộ ngành công
chứng thì không phát huy được tác dụng, mà
còn gây khó khăn cho người dân khi cần
thực hiện các thủ tục tiếp theo.
Thứ hai, việc xây dựng cơ sở dữ liệu
công chứng hiện nay chưa thật sự phục vụ
cho thực hiện công chứng điện tử.
Điều 62 Luật Công chứng quy định cơ
sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin
về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của
tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn
chặn được áp dụng đối với tài sản có liên
quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công
chứng. Quy định trên hàm chứa nội dung
điều chỉnh đối với “dữ liệu” (thông tin)
nhiều hơn là quy trình. 
Do vậy, khi xây dựng cơ sở dữ liệu công
chứng tại địa phương, Sở Tư pháp và Ủy ban
nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương cũng tập trung nhiều hơn vào
việc tạo lập cơ chế lưu trữ và chia sẻ dữ liệu,
ít quan tâm đến việc xây dựng quy trình điện
tử thay thế cho quy trình công chứng truyền
thống (ngoài ra còn do pháp luật không quy
định về công chứng điện tử, như đã nêu ở
phần trên). Định hướng này làm cho các
phần mềm dùng trong hoạt động công chứng
chủ yếu mang tính chất hỗ trợ cho hoạt động
công chứng, vận hành bên cạnh quy trình
công chứng truyền thống và quy trình công
chứng truyền thống mới là chính và có hiệu
lực thi hành.
Bên cạnh đó, tuy Điều 62 Luật Công
chứng quy định cơ sở dữ liệu công chứng
bao gồm 3 nhóm thông tin chính, trong đó
có thông tin về nguồn gốc tài sản, nhưng
trong thực tế, để xây dựng một cơ sở dữ liệu
công chứng với đầy đủ các thông tin như quy
định của Luật Công chứng hiện đang gặp
nhiều khó khăn. 
Thứ ba, mức độ ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động công chứng tại các
địa phương chưa đồng đều.
Hai điều kiện quan trọng để thực hiện
công chứng điện tử là độ phủ sóng của
Internet và nền tảng (phần mềm), trong đó
Internet là điều kiện tiên quyết. 
Theo một bản báo cáo xếp hạng mức độ
8 Điều 1 Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
9 Luật Căn cước công dân năm 2014, Thông tư số 61/2015/TT-BCA, ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ
Công an quy định về mẫu thẻ căn cước công dân và Thông tư số 33/2018/TT-BCA, ngày 10 tháng 10 năm
2018 sửa đổi một số điều của Thông tư số 61/2015/TT-BCA.
10 https://dichvucong.hochiminhcity.gov.vn/icloudgate/version4/ps/page/bs/proc/hanhchinhcong.cpx?
secrd=zxaku0SS0y0SmxJwQcmtEw3JlhIFIdwPXEjuYt+uNiVyr0XYauqrx6U8qaZRYb+dxWSXGJpKK
UrIlNA8i3ipDRBgvkvlrcadXPgXt+fXBWDMBzi1sFW1jABzQ6ua6/W7apXLh5EwrVQ=.
Số 20 (420) - T10/202046
NGHIÊN CỨU
LẬP PHÁP
THỰC TIỄN PHÁP LUẬT
11 
559359/.
12 https://viettimes.vn/viet-nam-dung-o-dau-tren-ban-do-internet-toc-do-cao-cua-the-gioi-297949.html.
13 https://www.internetworldstats.com/stats3.htm.
phát triển Internet của 75 quốc gia trên thế
giới được công bố trên tạp chí Economist
năm 2017, Việt Nam đứng ở vị trí thứ 40/75
về chất lượng của hạ tầng mạng lưới Internet
và mức độ sử dụng Internet, và ở vị trí thứ
42/75 về khả năng truy cập Internet, bao
gồm: kỹ năng của người dân, văn hóa và các
chính sách của cơ quan quản lý, do có hạn
chế về sự hiểu biết về kỹ thuật số cũng như
kỹ năng truy cập Internet11. Trong khi đó,
theo dữ liệu nhận được từ M-Lab, một tổ
chức nghiên cứu được thành lập dựa trên sự
hợp tác giữa Google, đại học Princeton và
Viện khoa học công nghệ mở thì tốc độ truy
cập Internet của Việt Nam năm 2018 tụt một
bậc so với năm 2017, bằng tốc độ trung bình
của thế giới12. Theo số liệu thống kê của
World Internet Users vào tháng 1 năm 2020
thì chỉ có 70,4% dân số Việt Nam sử dụng
Internet13. 
Các đánh giá trên phản ánh thực trạng
của Việt Nam là, dù tỷ lệ người dân sử dụng
Internet tại các khu vực thành thị của Việt
Nam hiện khá cao, song vẫn còn một lượng
lớn người dân ở các khu vực nông thôn,
vùng sâu, vùng xa đang thiếu hạ tầng,
phương tiện và kỹ năng sử dụng Internet. 
Như vậy, việc triển khai công chứng
điện tử sẽ gặp khó khăn ở các khu vực không
phải là đô thị, trong khi đó, Luật Công chứng
quy định, CCV chỉ được công chứng hợp
đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm
vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi
tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, tức
là người yêu cầu công chứng không thể yêu
cầu CCV hành nghề tại địa phương khác
công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động
sản tại địa phương mình.
Bên cạnh đó, độ phủ sóng các phần
mềm dùng trong hoạt động hoạt động công
chứng tại các địa phương đã có Internet cũng
chưa đều khắp, nhiều nơi chưa có phần
mềm. Chức năng các phần mềm cũng khác
nhau, một số phần mềm cho phép xử lý hồ
sơ trực tiếp, cùng lúc với việc công chứng
hồ sơ giấy, một số phần mềm chỉ sử dụng để
nhập thông tin sau khi đã công chứng xong...
Thứ tư, tâm lý e ngại khi thực hiện
chuyển đổi số trong hoạt động công chứng.
Việc chuyển đổi từ công chứng truyền
thống sang CCĐT không chỉ đơn thuần là
việc gán chữ ký và con dấu điện tử vào một
văn bản công chứng hay là vấn đề tiết kiệm
văn phòng phẩm cho tổ chức hành nghề công
chứng. Đây là một cuộc cách mạng làm thay
đổi toàn bộ cách thức thực hiện việc công
chứng cũng như hình thức của văn bản công
chứng, kéo theo đó là sự thay đổi của các thủ
tục, quy trình có liên quan khác (như đăng ký
quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản, đóng
thuế...). Khi thực hiện công chứng điện tử,
không chỉ thay đổi về quy định của pháp luật
có liên quan và quy trình công chứng mà
người thực hiện công chứng (tổ chức hành
nghề công chứng, CCV, thư ký ...) và người
yêu cầu công chứng cũng phải có những thay
đổi lớn về cách tiếp cận, kỹ năng thực hiện
công chứng cũng như tiếp nhận sản phẩm
đầu ra của hoạt động công chứng. Kinh
nghiệm từ những cải cách hoạt động công
chứng như chuyển đổi sang bắt buộc sử dụng
phần mềm... cho thấy, thay đổi này luôn gây
ra tâm lý dè chừng, lưỡng lự, không sẵn sáng
chấp nhận và sử dụng cái mới. Đây là một trở
ngại lớn trong quá trình triển khai CCĐT, đặc
biệt trong giai đoạn đầu, và cần sự quyết tâm
các cơ quan, tổ chức có liên quan, đặc biệt là
các cơ quan quản lý nhà nước như Bộ Tư
pháp và Sở Tư pháp địa phương.
Bên cạnh đó, tình trạng giấy tờ giả hiện
47Số 20 (420) - T10/2020
NGHIÊN CỨU
LẬP PHÁP
THỰC TIỄN PHÁP LUẬT
nay trong hoạt động công chứng đang trở
thành vấn nạn, đặc biệt là giả giấy tờ chứng
nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản.
CCV chủ yếu sử dụng kỹ năng và kiến thức
để nhận diện giấy tờ giả khi thụ lý hồ sơ
công chứng. Nói cách khác, CCV phải tiếp
xúc trực tiếp với giấy tờ bản giấy, sử dụng
các giác quan để tìm kiếm các dấu hiệu bảo
mật hoặc dấu vết giả mạo. Nếu thực hiện
CCĐT mà không có thông tin về chủ sở hữu
thật, về nguồn gốc tài sản từ phía cơ quan
quản lý đất đai thì nguy cơ bị giả mạo là rất
cao, làm ảnh hưởng đến hoạt động nghề
nghiệp của CCV cũng như tính an toàn của
giao dịch. Tương tự, tình trạng giả mạo người
yêu cầu công chứng cũng đang ngày càng
tăng, trong khi cơ sở dữ liệu công chứng
chưa thể kết nối với dữ liệu dân cư nên CCV
vẫn phải dựa vào việc kiểm tra giấy tờ nhân
thân bản giấy để xác định tính thật, giả của
giấy tờ. Đây là một nguyên nhân rất lớn gây
tâm lý dè dặt khi triển khai CCĐT. 
Ngoài ra, theo quy định của Luật Công
chứng, Văn phòng công chứng là doanh
nghiệp, nên luôn có sự cân đối về chi phí và
lợi nhuận. Trong khi đó, chi phí cho việc
triển khai CCĐT dự kiến sẽ cao. Ở các đô
thị, nơi có nhiều giao dịch, doanh thu từ hoạt
động công chứng có thể bù đắp cho chi phí
đầu tư, Văn phòng công chứng có thể sẵn
sàng đầu tư để nâng cao chất lượng hoạt
động của mình. Tuy nhiên, tại các vùng có
số lượng hợp đồng, giao dịch không cao, chi
phí cho trang thiết bị, đường truyền... để
thực hiện CCĐTsẽ là một trở ngại ảnh hưởng
đến quyết tâm áp dụng công chứng điện tử
của tổ chức hành nghề công chứng. 
3. Kiến nghị
Như đã phân tích trên đây, CCĐT là một
xu thế chung trong hoạt động công chứng
trên toàn thế giới và Việt Nam cũng không
nằm ngoài xu thế đó. Hơn thế nữa, nhu cầu
CCĐT tại Việt Nam là một nhu cầu có thật,
đặc biệt với người yêu cầu công chứng ở
nước ngoài, thường xuyên di chuyển hoặc
muốn giảm chi phí về thời gian, chi phí và
công sức đi lại... Đối với cơ quan quản lý
nhà nước về hoạt động công chứng và tổ
chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng
viên thì CCĐT là một công cụ hữu hiệu
trong việc quản lý hoạt động công chứng,
thông qua việc kiểm tra, kiểm soát các bước
công chứng trong phần mềm. Để thực hiện
công chứng điện tử tại Việt Nam, chúng tôi
kiến nghị một số giải pháp sau:
Một là, xây dựng hành lang pháp lý cho
CCĐT:
Hành lang pháp lý cho CCĐT không
nên và không thể chỉ dừng lại ờ Luật Công
chứng (chủ yếu quy định về hình thức và
trình tự, thủ tục thực hiện công chứng), mà
cần có sự thay đổi cơ bản về giá trị và cách
sử dụng văn bản công chứng điện tử với các
thủ tục khác mà văn bản công chứng là một
thành phần “đầu vào” (như thủ tục đăng ký
quyền sở hữu, sử dụng tài sản sau khi
chuyển nhượng, thủ tục nộp thuế...). Để thực
hiện được điều này, tất yếu là quy định về
các thủ tục hành chính và thủ tục (không
phải hành chính) của tổ chức có liên quan
(tổ chức tín dụng..) cũng cần thay đổi, cho
phép nhận và xử lý hồ sơ điện tử. Điều này
dẫn đến một thay đổi lớn trong toàn bộ hệ
thống pháp luật Việt Nam, đặc biệt là các
quy định về đất đai, dân sự, nhà ở, thương
mại, doanh nghiệp, thuế.
Ngày 08/4/2020, Chính phủ đã ban hành
Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về về thực
hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện
tử, trong đó có quy định về yêu cầu chứng
thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài
liệu (chứng thực bản sao từ bàn chính là một
trong các chức năng của CCV). Đây là một
quy định mới, hết sức phù hợp của Chính
phủ trong tiến trình xây dựng Chính phủ
điện tử và cung cấp dịch vụ công trực tuyến.
Tuy nhiên chứng thực từ bản chính chỉ là
một thủ tục trong rất nhiều thủ tục thuộc
thẩm quyền CCV. Một sự thay đổi lớn hơn
trong hệ thống pháp luật là hết sức cần thiết
để Việt Nam xây dựng được thể chế cho
CCĐT.
Số 20 (420) - T10/202048
NGHIÊN CỨU
LẬP PHÁP
THỰC TIỄN PHÁP LUẬT
Hai là, xây dựng nền tảng kỹ thuật cho
CCĐT: 
Như đã phân tích ở các phần trên, để có
CCĐT, nền tảng kỹ thuật (Internet, phần
mềm...) là rất quan trọng. Nền tảng kỹ thuật
cho công chứng điện tử không chỉ dừng lại
trong phạm vi các tổ chức hành nghề công
chứng mà cần kết nối với các tổ chức khác
như cơ quan đăng ký đất đai, cơ quan thuế,
các tổ chức tín dụng... để trở thành một
mạng lưới chia sẻ và liên kết thông tin. Bên
cạnh đó, việc kết nối được dữ liệu về dân cư,
bất động sản với cơ sở dữ liệu công chứng,
cơ chế và hệ thống bảo mật thông tin công
chứng cũng như bảo đảm an toàn cho chữ ký
điện tử trên văn bản công chứng điện tử, là
yếu tố then chốt để CCĐT có hiệu quả, đặc
biệt trong tình hình vấn nạn giấy tờ giả, lừa
đảo... như hiện nay.
Với điều kiện của Việt Nam hiện nay,
khi mà việc ứng dụng cũng như điều kiện
để ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động công chứng ở các địa phương khác
nhau, thì việc xây dựng một nền tảng chung,
thống nhất cho cả nước là rất khó khả thi.
Do đó, cần có cơ chế khuyến khích để trước
mắt các địa phương có điều kiện tốt hơn
(như Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh...) có thể
triển khai CCĐT, ít nhất là đối với các giao
dịch về bất động sản - là những giao dịch
được công chứng theo thẩm quyền địa hạt-
tại từng địa phương, từ đó rút kinh nghiệm
và nhân rộng mô hình ra toàn quốc vào thời
điểm thích hợp
Ba là, nâng mức độ phủ sóng và sử dụng
Internet trong phạm vi cả nước:
Hoạt động công chứng không chỉ diễn
ra ở các đô thị lớn, mà có ở tất cả các địa
phương, do đó, tầm nhìn xây dựng CCĐT
cần có lộ trình triển khai đến tất cả vùng,
miền của Tổ quốc. 
Để thực hiện được điều đó, từng bước
nâng cao chất lượng của hạ tầng mạng lưới
Internet và mức độ sử dụng Internet cũng
như khả năng truy cập Internet để tất cả
người dân ở mọi khu vực khi có nhu cầu
đều có thể sử dụng CCĐT cần phải được
thực hiện n
các cơ sở chăm sóc y tế cho người dân địa
phương cũng như người lao động tại các khu
công nghiệp bằng các cơ chế khuyến khích,
hỗ trợ, ưu đãi cụ thể.
Thứ năm, đẩy mạnh đầu tư nâng cao
chuyên môn kỹ thuật y tế và tin học hóa;
trong đó, đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, cơ
sở vật chất và nhân lực cho hệ thống kiểm
chuẩn-tham chiếu đảm bảo chất lượng quan
trắc môi trường lao động, giám sát sức khỏe,
sàng lọc, phát hiện, chẩn đoán sớm bệnh
nghề nghiệp; 
Thứ sáu, xây dựng cơ chế, biện pháp
thanh tra hiệu quả hơn với các sai phạm về
y tế như tổ chức thanh tra đột xuất, phối hợp
với các cơ quan có liên quan cùng tổ chức
thanh kiểm tra. 
Thứ bảy, nâng cao hiệu quả tuyên
truyền, phổ biến chính sách pháp luật về y tế
trước hết là với các doanh nghiệp để doanh
nghiệp chủ động thực hiện trách nhiệm của
mình trước pháp luật, trước người lao động;
với người lao động, nâng cao hiểu biết để tự
bảo vệ các quyền và lợi ích chính đáng của
bản thân.
Hiệu quả của chính sách y tế cần phải
tính đến khả năng tiếp cận dịch vụ y tế của
người dân, của người lao động. Nhà nước,
các doanh nghiệp, xã hội cần đẩy mạnh đầu
tư vốn, nhân lực, khoa học kỹ thuật để phát
triển dịch vụ y tế, nâng cao chất lượng phục
vụ và đảm bảo giá thành hợp lý. Một chiến
lược y tế hiệu quả sẽ góp phần vào xây dựng
hệ thống an sinh xã hội hiệu quả, tạo động
lực cho sự ổn định và phát triển của xã hội n
tiếp cận dịch vụ y tế ... (Tiếp theo trang 40)