Bài giảng Tin học văn phòng - Chương 2: Sử dụng Email - Hoàng Thanh Hòa

Giáo viên: Hoàng Thanh Hòa
 hthoa@cofer.edu.vn
• Mục tiêu:
- Sử dụng cơ bản Email (Gmail)
- Hiểu khi nào thì To, CC và Bcc
- Ích lợi tầm quan trọng của Subject
- Sắp xếp thư theo từng Label (Folder)
- Chắn lọc thư : nhận dạng thư và xử lý các loại thư một 
 cách tự động
- Tùy chọn trong Setting và khám phá mới trong Labs
- Sử dụng tốt phần mềm Microsoft Outlook
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 2
 Mỗi ngày có 193.3 tỷ Email được gửi đi trên thế giới
Với số lượng email của các doanh nghiệp chiếm 108.7 tỷ Email
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 3
hthoa@cofer.edu.vn Trang 4
hthoa@cofer.edu.vn Trang 5
• Gmail : cung cấp dịch vụ mail miễn phí
• An toàn : cao, tin cậy
• Tốc độ : nhanh, ổn định
• Các dịch vụ: tuyệt vời. Dựa vào nền Gmail, có thể đăng 
 ký nhiều dịch vụ khác như:
 - Google driver
 - Picasa, Videos
 - Google site
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 6
hthoa@cofer.edu.vn Trang 7
hthoa@cofer.edu.vn Trang 8
hthoa@cofer.edu.vn Trang 9
hthoa@cofer.edu.vn Trang 10
hthoa@cofer.edu.vn Trang 11
hthoa@cofer.edu.vn Trang 12
• Nhãn:
 Là Folder trong hộp thư, dùng để chứa các thư đã 
chọn lọc.
• Nguyên tắc sử dụng:
 - Tạo Label
 - Vào hộp thư, đánh dấu chọn thư
 - Bấm vào mục “Nhãn”, chọn nhãn để di chuyển
 - Bấm vào “Lưu trữ” để di chuyển thực sự vào nhãn
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 13
hthoa@cofer.edu.vn Trang 14
1. Nhập thông tin: Tên nhãn
2. Chọn vị trí của nhãn
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 15
hthoa@cofer.edu.vn Trang 16
hthoa@cofer.edu.vn Trang 17
• Tìm mail theo tên nhãn:
 - label:unread
 - label:inbox
 - label:send
• Tìm thư có file đính kèm:
 - has:attachment
• Tìm thư theo tiêu đề:
 - subject:facebook
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 18
• Tìm mail theo kích cỡ:
 - size:5M
 - larger:5M
 - smaller:5M
• Tìm thư theo thời gian:
 - after:2014/01/01
 - before:2014/01/01
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 19
• Tìm mail theo các thông số cơ bản:
 - to:Hoa Truong
 - from:Hoa Truong
 - from:Hoa Truong cc:Hang Tran
• Tìm tập tin theo tên và định dạng:
 - filename:.mp3
 - filename:baigiang.docx
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 20
• Ý nghĩa:
 - Nhận dạng thư, xử lý thư
• Nhận dạng 1 thư tới, qua các yếu tố:
 - From
 - To NgườiTo: gởi có dc cố định như : bạn bè, công ty, 
 - Subject cácMình forum,Có có subject nhiều ngân dc hàngđặc khác trưng nhau dể cầnnhận xử dạng lý, như: như Hi!, 
 - Nội dungNgườiMột KTdc gởi 12teo@yahoo.ca màA, Tram!!,dc thay OkiYes, đổidùng thường đăngRocknRoll xuyên: ký chứng quảng khoán 
• Xử lý thư: cáo,Một quấy dc Cóty@yahoo.fr rốichứa mộtdùngtừ/cụm giaotừ dịchđặc ngânbiệt như hàng: “sale 
 - Move to Label (*)off”, “giảm giá”, “bỏ qua rất uổng”.
 - Delete
 - Forwarding
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 21
Lọc thư : nhận dạng thư đến thông qua 1 
trong 4 yếu tố đã nêu : From, To, Subject, 
Body text, nhận dạng xong, xử lý thư đã
nhận dạng bằng cách : di chuyển, xóa, 
thông báo, đánh dấu hoặc chuyển tiếp
thư
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 22
 Thư gởi tới từ các email 
 này sẽ
hthoa@cofer.edu.vn Trang 23
 Di chuyển thư vào label 
 Bộ môn KHCB
 Kết thúc
hthoa@cofer.edu.vn Trang 24
Thư đã gửi, hối hận có kịp không?
 Bạn có khoảng 10s kể từ khi bấm nút GỬI
 Thư sẽ được thu hồi, yên tâm nhé, 
 lần sao đừng bộp chộp nữa!
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 25
• Ý nghĩa:
 - Thường xuyên trao đổi với nhóm người này ( 200 
 khách hàng, 50 nhân viên, 100 SV)
 - Gửi thư cho nhóm: nhập vào trong mục To: chỉ duy 
 nhất một tên nhóm K.HANG
 - Kết quả : 200 khách hàng sẽ nhận thư
 - Yêu cầu: phải thiết lập danh bạ, từ đó mới lập danh 
 sách nhóm nhỏ
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 26
hthoa@cofer.edu.vn Trang 27
Tạo địa chỉ liên 
 hệ mới
 Thêm vào 
 nhóm mới
hthoa@cofer.edu.vn Trang 28
 2. Chọn nhóm
 1. Đánh dấu chọn 
 số liên lạc
hthoa@cofer.edu.vn Trang 29
• Vào mục Soạn thư
• Mục Tới : gõ vào ký tự đầu tiên của nhóm
• Chọn nhóm
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 30
• Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email khác (không 
 phải Gmail, chẳng hạn Yahoo, Hotmail, miển là có hổ 
 trợ POP3
• Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể nhận thư từ Yahoo, 
 mà không cần chuyển qua Yahoo Mail
• Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải hổ trợ POP3
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 31
 1. Chọn: Cài đặt
 2. Chọn: tài 
 khoản và nhập
 3. Chọn: Thêm tài 
hthoa@cofer.edu.vn khoản thư POP3 Trang 32
 1. Nhập email
 2. Nhập username 
 và pass
hthoa@cofer.edu.vn Trang 33
hthoa@cofer.edu.vn Trang 34
• Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email khác (không 
 phải Gmail, chẳng hạn Yahoo, Hotmail, miễn là có hổ 
 trợ POP3)
• Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể gởi thư từ Yahoo 
 mà không cần chuyển qua Yahoo Mail
• Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải hổ trợ POP3
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 35
 1. Chọn thêm địa 
 chỉ email
 2. Đánh địa chỉ 
 Email khác
hthoa@cofer.edu.vn Trang 36
hthoa@cofer.edu.vn Trang 37
hthoa@cofer.edu.vn Trang 38
hthoa@cofer.edu.vn Trang 39
hthoa@cofer.edu.vn Trang 40
• Giới thiệu:
 - Là trình duyệt mail đi kèm với bộ Microsoft Office.
 - Cho phép check mail ở trạng thái offline, tích hợp
 nhiều tính năng hữu ích.
 - Cho phép check cùng lúc nhiều loại email khác nhau.
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 41
hthoa@cofer.edu.vn Trang 42
hthoa@cofer.edu.vn Trang 43
hthoa@cofer.edu.vn Trang 44
hthoa@cofer.edu.vn Trang 45
 Điền tên người 
 dùng
 Tài khoản Email
 Chọn giao thức 
 Pop.gmail.comPOP3
 smtp.gmail.com
 Tên email
 Mật khẩu
hthoa@cofer.edu.vn Trang 46
 Chọn cổng 
 SMTP là 587
 Chọn TLS
hthoa@cofer.edu.vn Trang 47
hthoa@cofer.edu.vn Trang 48
hthoa@cofer.edu.vn Trang 49
hthoa@cofer.edu.vn Trang 50
• Máy chủ thư đến (POP3) : pop.mail.yahoo.com
• Cổng thư đến (với SSL): 995
• Máy chủ thư đi (SMTP): smtp.mail.yahoo.com
• Cổng thư đi (với TLS): 25
• Bật TLS cho máy chủ SMTP gửi đi.
• Địa chỉ email: (user@domain.com)
• Mật khẩu: Mật khẩu Yahoo Mail
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 51
• Phải đăng xuất/sign out
• Kiểm tra có ai dùng mail của mình không
• Chọn đăng xuất hoàn toàn, mọi nơi
• Di chuyển xuống cuối đáy màn hình
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 52
 Nên sử dụng Email khi nào?
- Nội dung liên lạc cần lưu trữ lại
- Đối tượng liên lạc không tiện trao 
đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại
- Nội dung trả lời không có tính tức
thì
- Nội dung Email phải gửi cho 
nhiều người ở nhiều địa điểm khác 
nhau
- Nội dung Email không đòi hỏi 
tranh luận trực tiếp
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 53
 Cài đặt Email chuyên nghiệp?
- Nên dung Background đơn giản
- Chỉ dùng màu chữ đen, xanh đậm
- Dùng Fond Unicode thông dụng
- Không tô đậm, in hoa hết nội dung 
Email
- Luôn có phần chữ ký
- Lấy tên email chuyên nghiệp
 hthoa@cofer.edu.vn Trang 54
hthoa@cofer.edu.vn Trang 55
hthoa@cofer.edu.vn Trang 56
hthoa@cofer.edu.vn Trang 57
 Người nhận: To, CC, Bcc
 Subject
 Kết cấu Email
 Chú ý khi trình bày
 Kiểm tra trước khi gửi
hthoa@cofer.edu.vn Trang 58
 Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
 ThS. Hoàng Thanh Hòa
Email: hthoa@cofer.edu.vn
Di động: 0396935167