Bài giảng Tin học văn phòng - Chương 2: Sử dụng Email - Hoàng Thanh Hòa

Giáo viên: Hoàng Thanh Hòa
 [email protected]
• Mục tiêu:
- Sử dụng cơ bản Email (Gmail)
- Hiểu khi nào thì To, CC và Bcc
- Ích lợi tầm quan trọng của Subject
- Sắp xếp thư theo từng Label (Folder)
- Chắn lọc thư : nhận dạng thư và xử lý các loại thư một 
 cách tự động
- Tùy chọn trong Setting và khám phá mới trong Labs
- Sử dụng tốt phần mềm Microsoft Outlook
 [email protected] Trang 2
 Mỗi ngày có 193.3 tỷ Email được gửi đi trên thế giới
Với số lượng email của các doanh nghiệp chiếm 108.7 tỷ Email
 [email protected] Trang 3
[email protected] Trang 4
[email protected] Trang 5
• Gmail : cung cấp dịch vụ mail miễn phí
• An toàn : cao, tin cậy
• Tốc độ : nhanh, ổn định
• Các dịch vụ: tuyệt vời. Dựa vào nền Gmail, có thể đăng 
 ký nhiều dịch vụ khác như:
 - Google driver
 - Picasa, Videos
 - Google site
 [email protected] Trang 6
[email protected] Trang 7
[email protected] Trang 8
[email protected] Trang 9
[email protected] Trang 10
[email protected] Trang 11
[email protected] Trang 12
• Nhãn:
 Là Folder trong hộp thư, dùng để chứa các thư đã 
chọn lọc.
• Nguyên tắc sử dụng:
 - Tạo Label
 - Vào hộp thư, đánh dấu chọn thư
 - Bấm vào mục “Nhãn”, chọn nhãn để di chuyển
 - Bấm vào “Lưu trữ” để di chuyển thực sự vào nhãn
 [email protected] Trang 13
[email protected] Trang 14
1. Nhập thông tin: Tên nhãn
2. Chọn vị trí của nhãn
 [email protected] Trang 15
[email protected] Trang 16
[email protected] Trang 17
• Tìm mail theo tên nhãn:
 - label:unread
 - label:inbox
 - label:send
• Tìm thư có file đính kèm:
 - has:attachment
• Tìm thư theo tiêu đề:
 - subject:facebook
 [email protected] Trang 18
• Tìm mail theo kích cỡ:
 - size:5M
 - larger:5M
 - smaller:5M
• Tìm thư theo thời gian:
 - after:2014/01/01
 - before:2014/01/01
 [email protected] Trang 19
• Tìm mail theo các thông số cơ bản:
 - to:Hoa Truong
 - from:Hoa Truong
 - from:Hoa Truong cc:Hang Tran
• Tìm tập tin theo tên và định dạng:
 - filename:.mp3
 - filename:baigiang.docx
 [email protected] Trang 20
• Ý nghĩa:
 - Nhận dạng thư, xử lý thư
• Nhận dạng 1 thư tới, qua các yếu tố:
 - From
 - To NgườiTo: gởi có dc cố định như : bạn bè, công ty, 
 - Subject cácMình forum,Có có subject nhiều ngân dc hàngđặc khác trưng nhau dể cầnnhận xử dạng lý, như: như Hi!, 
 - Nội dungNgườiMột KTdc gởi [email protected] màA, Tram!!,dc thay OkiYes, đổidùng thường đăngRocknRoll xuyên: ký chứng quảng khoán 
• Xử lý thư: cáo,Một quấy dc Có[email protected] rốichứa mộtdùngtừ/cụm giaotừ dịchđặc ngânbiệt như hàng: “sale 
 - Move to Label (*)off”, “giảm giá”, “bỏ qua rất uổng”.
 - Delete
 - Forwarding
 [email protected] Trang 21
Lọc thư : nhận dạng thư đến thông qua 1 
trong 4 yếu tố đã nêu : From, To, Subject, 
Body text, nhận dạng xong, xử lý thư đã
nhận dạng bằng cách : di chuyển, xóa, 
thông báo, đánh dấu hoặc chuyển tiếp
thư
 [email protected] Trang 22
 Thư gởi tới từ các email 
 này sẽ
[email protected] Trang 23
 Di chuyển thư vào label 
 Bộ môn KHCB
 Kết thúc
[email protected] Trang 24
Thư đã gửi, hối hận có kịp không?
 Bạn có khoảng 10s kể từ khi bấm nút GỬI
 Thư sẽ được thu hồi, yên tâm nhé, 
 lần sao đừng bộp chộp nữa!
 [email protected] Trang 25
• Ý nghĩa:
 - Thường xuyên trao đổi với nhóm người này ( 200 
 khách hàng, 50 nhân viên, 100 SV)
 - Gửi thư cho nhóm: nhập vào trong mục To: chỉ duy 
 nhất một tên nhóm K.HANG
 - Kết quả : 200 khách hàng sẽ nhận thư
 - Yêu cầu: phải thiết lập danh bạ, từ đó mới lập danh 
 sách nhóm nhỏ
 [email protected] Trang 26
[email protected] Trang 27
Tạo địa chỉ liên 
 hệ mới
 Thêm vào 
 nhóm mới
[email protected] Trang 28
 2. Chọn nhóm
 1. Đánh dấu chọn 
 số liên lạc
[email protected] Trang 29
• Vào mục Soạn thư
• Mục Tới : gõ vào ký tự đầu tiên của nhóm
• Chọn nhóm
 [email protected] Trang 30
• Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email khác (không 
 phải Gmail, chẳng hạn Yahoo, Hotmail, miển là có hổ 
 trợ POP3
• Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể nhận thư từ Yahoo, 
 mà không cần chuyển qua Yahoo Mail
• Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải hổ trợ POP3
 [email protected] Trang 31
 1. Chọn: Cài đặt
 2. Chọn: tài 
 khoản và nhập
 3. Chọn: Thêm tài 
[email protected] khoản thư POP3 Trang 32
 1. Nhập email
 2. Nhập username 
 và pass
[email protected] Trang 33
[email protected] Trang 34
• Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email khác (không 
 phải Gmail, chẳng hạn Yahoo, Hotmail, miễn là có hổ 
 trợ POP3)
• Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể gởi thư từ Yahoo 
 mà không cần chuyển qua Yahoo Mail
• Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải hổ trợ POP3
 [email protected] Trang 35
 1. Chọn thêm địa 
 chỉ email
 2. Đánh địa chỉ 
 Email khác
[email protected] Trang 36
[email protected] Trang 37
[email protected] Trang 38
[email protected] Trang 39
[email protected] Trang 40
• Giới thiệu:
 - Là trình duyệt mail đi kèm với bộ Microsoft Office.
 - Cho phép check mail ở trạng thái offline, tích hợp
 nhiều tính năng hữu ích.
 - Cho phép check cùng lúc nhiều loại email khác nhau.
 [email protected] Trang 41
[email protected] Trang 42
[email protected] Trang 43
[email protected] Trang 44
[email protected] Trang 45
 Điền tên người 
 dùng
 Tài khoản Email
 Chọn giao thức 
 Pop.gmail.comPOP3
 smtp.gmail.com
 Tên email
 Mật khẩu
[email protected] Trang 46
 Chọn cổng 
 SMTP là 587
 Chọn TLS
[email protected] Trang 47
[email protected] Trang 48
[email protected] Trang 49
[email protected] Trang 50
• Máy chủ thư đến (POP3) : pop.mail.yahoo.com
• Cổng thư đến (với SSL): 995
• Máy chủ thư đi (SMTP): smtp.mail.yahoo.com
• Cổng thư đi (với TLS): 25
• Bật TLS cho máy chủ SMTP gửi đi.
• Địa chỉ email: ([email protected])
• Mật khẩu: Mật khẩu Yahoo Mail
 [email protected] Trang 51
• Phải đăng xuất/sign out
• Kiểm tra có ai dùng mail của mình không
• Chọn đăng xuất hoàn toàn, mọi nơi
• Di chuyển xuống cuối đáy màn hình
 [email protected] Trang 52
 Nên sử dụng Email khi nào?
- Nội dung liên lạc cần lưu trữ lại
- Đối tượng liên lạc không tiện trao 
đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại
- Nội dung trả lời không có tính tức
thì
- Nội dung Email phải gửi cho 
nhiều người ở nhiều địa điểm khác 
nhau
- Nội dung Email không đòi hỏi 
tranh luận trực tiếp
 [email protected] Trang 53
 Cài đặt Email chuyên nghiệp?
- Nên dung Background đơn giản
- Chỉ dùng màu chữ đen, xanh đậm
- Dùng Fond Unicode thông dụng
- Không tô đậm, in hoa hết nội dung 
Email
- Luôn có phần chữ ký
- Lấy tên email chuyên nghiệp
 [email protected] Trang 54
[email protected] Trang 55
[email protected] Trang 56
[email protected] Trang 57
 Người nhận: To, CC, Bcc
 Subject
 Kết cấu Email
 Chú ý khi trình bày
 Kiểm tra trước khi gửi
[email protected] Trang 58
 Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
 ThS. Hoàng Thanh Hòa
Email: [email protected]
Di động: 0396935167