Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 12: Quản trị dữ liệu - Nguyễn Thị Phương Thảo

 BÀI 12
 QUẢN TRỊ DỮ LIỆU
Môn : Tin học văn phòng
Giảng viên : Nguyễn Thị Phương Thảo
 Khoa Công nghệ thông tin – ĐH Thủy Lợi
Email : thaont@tlu.edu.vn
Bài giảng : https://sites.google.com/a/wru.vn/thaont/tin-hoc-van-phong
NỘI DUNG
.Khái niệm cơ bản
.Sắp xếp dữ liệu
.Lọc dữ liệu
.Các hàm cơ sở dữ liệu
.Tổng kết theo nhóm
KHÁI NIỆM
.Cơ sở dữ liệu:
 . Là tập hợp các dữ liệu, thông tin được tổ chức theo cấu trúc dạng
 bảng để có thể liệt kê, truy tìm, xóa, rút trích những dòng dữ
 liệu thỏa mãn điều kiện nào đó.
.Vùng CSDL: 
 . Gồm ít nhất 2 dòng:
 . Dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột
 . Dòng thứ 2 trở đi chứa dữ liệu
SẮP XẾP DỮ LIỆU
.Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp
. Vào ribbon Data chọn Sort
 . Sort by: chọn cột để sắp xếp
 . Sort on: sắp xếp dựa trên giá trị
 . Order: Chiều sắp xếp
 . Add Level: thêm các trường để sắp xếp
 . Delete Level: bỏ các trường ra khỏi danh sách sắp xếp
 . Copy Level: sao chép trường sắp xếp
TRÍCH - LỌC DỮ LIỆU
.Lọc dữ liệu:
 . Chỉ hiện ra những giá trị cần thiết, rút gọn bảng tính để
 dễ quan sát
. Trích dữ liệu:
 . Lọc nâng cao, cho phép đặt các điều kiện và di chuyển kết quả
 tới một vùng khác
LỌC DỮ LIỆU
.Lọc tự động
 . Chọn vùng dữ liệu cần lọc, kể cả dòng tiêu đề
 . Vào ribbon Data chọn Filter
 . Nhấp chuột vào biểu tượng tam giác ở góc cột tiêu đề để
 thêm điều kiện lọc
TRÍCH DỮ LIỆU
.Lọc nâng cao
 . Vào ribbon Data chọn Advanced
 . List range: chọn vùng dữ liệu
 . Criteria range: chọn vùng tiêu chuẩn
 . Copy to: chọn vùng trích rút dữ liệu
 . Filter the list, in-place: Lọc và trả về kết
 quả ngay tại chỗ
 . Copy to another location: rút trích dữ
 liệu ra vùng khác.
LỌC DỮ LIỆU
.Vùng tiêu chuẩn (criteria):
 . Chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích
 . Gồm ít nhất 2 dòng:
 . Dòng đầu tiên chứa tiêu đề các cột
 . Dòng còn lại chứa điều kiện
. Vùng trích dữ liệu:
 . Chứa các bản ghi của vùng dữ liệu thỏa mãn điều kiện của
 vùng tiêu chuẩn.
LỌC DỮ LIỆU
.Ví dụ
 . Vùng A1:D8: vùng dữ liệu
 . Vùng F1:F2: vùng tiêu chuẩn
 . Vùng A11:D14: vùng trích rút
LỌC DỮ LIỆU
.Vùng tiêu chuẩn trực tiếp
 . Dòng đầu: lấy tên trường làm tiêu đề
 . Dòng thứ 2: 
 . Ghi các tiêu chuẩn so sánh như >,>=,<,<= 
.Các tiêu chuẩn trên cùng hàng (điều kiện và) được
 thực hiện đồng thời
.Các tiêu chuẩn trên các hàng khác nhau thực hiện
 không đồng thời
LỌC DỮ LIỆU
.Ví dụ
LỌC DỮ LIỆU
.Ví dụ
LỌC DỮ LIỆU
.Vùng tiêu chuẩn gián tiếp
 . Dòng đầu: lấy tên bất kỳ nhưng không trùng với tên trường
 . Dòng thứ 2: 
 . Chứa các công thức trả về giá trị TRUE hoặc FALSE
 . Công thức này phải ghi địa chỉ của bản ghi đầu tiên.
LỌC DỮ LIỆU
.Ví dụ:
CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
.DSUM
 . Cộng các số trong môṭ trườ ng (cột) bản ghi trong danh 
 sách hoặ c cơ sở dữ liêụ khớ p vớ i các điêù kiện xác định.
 . Cú pháp: DSUM(database, field, criteria)
 . Database: vùng dữ liệu
 . Field: chỉ rõ cột dùng để tính trong hàm
 . Criteria: là vùng tiêu chuẩn
 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
 Cây Chiêù cao Tuôỉ thọ Hoa lợi Lợi nhuâṇ Chiêù cao
 .Ví dụ ="=Tao"́ >10 <16
 ="=Lê"
 Cây Chiêù cao Tuôỉ thọ Hoa lợi Lợi nhuâṇ
 Taó 18 20 14 $105
 Lê 12 12 10 $96
 Anh đaò 13 14 9 $105
 Taó 14 15 10 $75
 Lê 9 8 8 $77
 Taó 8 9 6 $45
CôngCông ththứứcc MôMô ttảả KêKêt́t́ quaquả̉
==DSUMDSUM(A(A55::EE1111),","LLợợi i nhuânhuân",Ạ n",Ạ 11:A:A22)) TôTông̉ng̉ llợợi i nhuânhuâṇṇ ttừừ cacaćć câycây tataóó ((hahang̀ng̀ 66, , 99 vavà̀ 1010).). ?$225
 TôTông̉ng̉ llợợi i nhuânhuâṇṇ cucuảả nhnhữữngng câycây tataóó caocao ttừừ 1010 đđêêńń 
==DSUMDSUM((AA55::EE1111,,""LLợợi i nhuânhuân",̣n",̣ AA11:F:F33)) ?$248
 1616 feetfeet vavà̀ tâtât́t́ cacả̉ câycây lêlê ((hahang̀ng̀ 77, , 99 vavà̀ 1010).).
CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
.DAVERAGE
 . Tính trung bình các giá trị trong một trường (cột) trong
 danh sách hoặ c cơ sở dữ liêụ khớ p vớ i các điêù kiêṇ xác 
 đinh.̣
 . Cú pháp: DAVERAGE(database, field, criteria)
 . Database: vùng dữ liệu
 . Field: chỉ rõ cột dùng để tính trong hàm
 . Criteria: là vùng tiêu chuẩn
 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
 Cây Chiêù cao Tuôỉ thọ Hoa lợi Lợi nhuâṇ Chiêù cao
 .Ví dụ ="=Tao"́ >10 <16
 ="=Lê"
 Cây Chiêù cao Tuôỉ thọ Hoa lợi Lợi nhuâṇ
 Taó 18 20 14 $105
 Lê 12 12 10 $96
 Anh đaò 13 14 9 $105
 Taó 14 15 10 $75
 Lê 9 8 8 $77
 Taó 8 9 6 $45
Công thức Mô tả Kêt́ quả
 Hoa lợi trung binh̀ cuả những cây taó cao trên 10 
=DAVERAGE(A4:E10, "Hoa lợi", A1:B2) ?12
 feet.
 Tuôỉ trung binh̀ cuả tât́ cả cać cây trong cơ sở dữ
=DAVERAGE(A4:E10, 3, A4:E10) ?13
 liêu.̣
CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
.DCOUNT
 . Đếm số ô chứa số trong một trường (cột) trong danh sách hoặ c 
 cơ sở dữ liêụ khớ p vớ i các điêù kiêṇ xác đinḥ .
.DMAX
 . Trả về số lớn nhất trong một trường (cột) trong danh sách hoặ c 
 cơ sở dữ liêụ khớ p vớ i các điêù kiêṇ xác đinḥ .
.DMIN
 . Trả về số nhỏ nhất trong một trường (cột) trong danh sách 
 hoặ c cơ sở dữ liêụ khớ p vớ i các điêù kiêṇ xác đinḥ .
CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
.DGET
 . Trích một giá trị trong một trường (cột) trong danh sách 
 hoặ c cơ sở dữ liêụ khớ p vớ i các điêù kiêṇ xác đinh.̣
 . Cú pháp: DGET(database, field, criteria)
 . Database: vùng dữ liệu
 . Field: chỉ rõ cột dùng để tính trong hàm
 . Criteria: là vùng tiêu chuẩn
 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
 Cây Chiêù cao Tuôỉ thọ Hoa lợi Lợi nhuâṇ Chiêù cao
 .Ví dụ ="=Tao"́ >10 <16
 ="=Lê" >12
 Cây Chiêù cao Tuôỉ thọ Hoa lợi Lợi nhuâṇ
 Taó 18 20 14 $105
 Lê 12 12 10 $96
 Anh đaò 13 14 9 $105
 Taó 14 15 10 $75
 Lê 9 8 8 $77
 Taó 8 9 6 $45
Công thức Mô tả Kêt́ quả
 Trả về giá trị lôĩ #NUM! vì có nhiêù ban̉ ghi cung̀ đaṕ ứng tiêu chí (bât́ kỳ
=DGET(A5:E11, "Hoa lợi", A1:A3) #NUM!
 cây taó hoặc cây lê nao).̀
 Trả về 10 (hoa lợi cuả cây taó ở hang̀ 9) vì đây là ban̉ ghi duy nhât́ đaṕ 
=DGET(A5:E11, "Hoa lợi", A1:F3) 10
 ứng cać điêù kiêṇ trong A1:F3.
CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
.DPRODUCT
 . Nhân các giá trị trong một trường (cột) trong danh sách 
 hoặ c cơ sở dữ liêụ khớ p vớ i các điêù kiêṇ xác đinh.̣
 . Cú pháp: DPRODUCT(database, field, criteria)
 . Database: vùng dữ liệu
 . Field: chỉ rõ cột dùng để tính trong hàm
 . Criteria: là vùng tiêu chuẩn
 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
 Cây Chiêù cao Tuôỉ thọ Hoa lợi Lợi nhuâṇ Chiêù cao
 .Ví dụ ="=Tao"́ >10 <16
 ="=Lê"
 Cây Chiêù cao Tuôỉ thọ Hoa lợi Lợi nhuâṇ
 Taó 18 20 14 $105
 Lê 12 12 10 $96
 Anh đaò 13 14 9 $105
 Taó 14 15 10 $75
 Lê 9 8 8 $77
 Taó 8 9 6 $45
Công thức Mô tả Kêt́ quả
 Tich́ cuả hoa lợi từ những cây taó cao từ 10
=DPRODUCT(A5:E11, "Hoa lợi", A1:F3) $800
 đêń 16 feet và bât́ kỳ cây lê nao.̀
TỔNG KẾT THEO NHÓM
.Tạo các dòng tổng kết trong một cơ sở dữ
 liệu
.Các bước thực hiện:
 . Sắp xếp dữ liệu trên các cột cần tính tổng
 . Vào ribbon Data chọn Subtotal
 . At each change in: tại mỗi vị trí thay đổi
 của trường này sẽ thêm subtotal
 . Use function: chọn hàm để tính toán
 . Add subtotal to: chọn trường cần tính
 toán
THỰC HÀNH