Bài giảng Tin học văn phòng 2 - Bài 4: Email. Lưu trữ trực tuyến. Google Forms - Thiều Quang Trung

 BÀI 4
EMAIL – LƯU TRỮ TRỰC TUYẾN –
 GOOGLE FORMS
 GV Th.S. Thiều Quang Trung
 Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại
 Nội dung
1 • Dịch vụ Email
2 • Điện toán đám mây
3 • Google Drive
4 • Google Forms
 GV Thiều Quang Trung 2
Dịch vụ email
• Email client phần mềm dùng để truy cập 
 và quản lý email của người dùng.
 – Truy cập mail theo chế độ offline
 – Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes, 
• Ứng dụng web cung cấp các dịch vụ truy cập 
 và quản lý email Webmail
 – Truy cập mail theo chế độ online
 – Gmail, Outlook.com, Yahoo! Mail, 
 GV Thiều Quang Trung 3
Dịch vụ email
• SMTP server máy chủ mail sử dụng giao thức 
 SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) để gửi thư điện 
 tử.
• POP3 server máy chủ sử dụng giao thức POP3 
 (Post Office Protocol phiên bản 3) để lấy thư, truy cập 
 mail theo chế độ offline. 
• IMAP server máy chủ sử dụng giao thức IMAP 
 (Internet Message Access Protocol) để lấy thư, có thể 
 truy cập mail theo 3 chế độ: offline, online và 
 disconnected.
 GV Thiều Quang Trung 4
Dịch vụ email của Google
• Dạng Webmail hoặc cài đặt truy cập offline
• Dung lượng lưu trữ
 – 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí
 – Có thể sử dụng lưu trữ cho Google Drive và Google Plus
• Bảo mật
 – Bảo mật tốt nhất, gồm: HTTPS, malware & phishing 
 protection và best anti-spam shield.
 – Cung cấp tính năng bảo mật xác thực hai bước (2 steps 
 verification)
 GV Thiều Quang Trung 5
Dịch vụ email của Google
• Nguyên tắc xác thực 2 bước trong Gmail:
 GV Thiều Quang Trung 6
 Dịch vụ email của Google
• Cách thiết lập xác thực 2 bước, truy cập link:
 GV Thiều Quang Trung 7
Dịch vụ email của Google
• Sau khi khai báo xong
 GV Thiều Quang Trung 8
 Dịch vụ email của Google
• Cách cài đặt kiểm tra Gmail qua app khác:
 – Kích hoạt chế độ enable IMAP:
 • Đăng nhập vào tài khoản Gmail, vào liên kết Settings, 
 chọn tab Forwarding and POP/IMAP, chọn tùy 
 chọn enable POP hoặc enable IMAP và nhấn Save 
 Changes.
 – Cài đặt trên phần mềm Email client MS Outlook:
 • Máy chủ cho email gửi đến: pop.gmail.com với truy cập 
 POP3 (cổng SSL 995) và imap.gmail.com với truy cập 
 IMAP (cổng SSL 993). 
 • Máy chủ email gửi đi: smtp.gmail.com (cổng SSL 465, 
 cổng TLS 587)
 GV Thiều Quang Trung 9
 Cài đặt Gmail với MS Outlook 
• Bước 1: Thiết lập Gmail cho phép truy cập kém bảo mật
• Truy cập link: 
 https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps
 GV Thiều Quang Trung 10
 Cài đặt Gmail với MS Outlook 
• Bước 2: Kích hoạt settings: enable IMAP
 GV Thiều Quang Trung 11
 Cài đặt Gmail với MS Outlook 
• Bước 3: Mở trình MS Outlook, khai báo tài khoản Gmail 
 bằng thiết lập manual
 GV Thiều Quang Trung 12
Cài đặt Gmail với MS Outlook 
 GV Thiều Quang Trung 13
Cài đặt Gmail với MS Outlook 
 GV Thiều Quang Trung 14
Cài đặt Gmail với MS Outlook 
 GV Thiều Quang Trung 15
 Cài đặt Gmail với MS Outlook 
• Bước 4: kiểm tra gửi thử mail
 GV Thiều Quang Trung 16
Lưu trữ trực tuyến
• Lưu trữ trực tuyến là một phần trong điện 
 toán đám mây
 – Điện toán đám mây là một công nghệ sử dụng 
 internet và trung tâm máy chủ từ xa để duy trì dữ 
 liệu và các ứng dụng. 
 – Điện toán đám mây cho phép người dùng và 
 doanh nghiệp sử dụng ứng dụng mà không cần 
 cài đặt và truy cập các tập tin cá nhân tại bất kỳ 
 máy tính nào có truy cập internet. 
 GV Thiều Quang Trung 17
Lưu trữ trực tuyến
• Đặc trưng của lưu trữ trực tuyến
 – Không gian lưu trữ trên internet
 – Có thể truy cập bất cứ nơi đâu
 – Truy cập bằng nhiều thiết bị khác nhau
 GV Thiều Quang Trung 18
Các dịch vụ lưu trữ thông dụng
 GV Thiều Quang Trung 19
OneDrive
• https://onedrive.live.com
• Dịch vụ lưu trữ trực tuyến của
 Microsoft.
• Miễn phí 5GB.
• Hỗ trợ các hệ điều hành thông dụng.
• Cung cấp dịch vụ Office Online miễn phí.
• Trả phí $1.99/tháng cho 50GB
 GV Thiều Quang Trung 20
Dropbox
• https://www.dropbox.com
• Dịch vụ lưu trữ trực tuyến của Dropbox.
• Miễn phí 2GB.
• Trả phí $9.99/tháng cho 1TB với 
 Dropbox Pro
 GV Thiều Quang Trung 21
Google Drive
• https://drive.google.com/
• Có thể tạo, chia sẽ, cộng tác, lưu giữ tất cả 
 các nội dung với 15 định dạng tập tin khác 
 nhau.
• Hỗ trợ 15 GB dung lượng lưu trữ.
• Trả phí $1.99/tháng cho 100GB, hoặc 
 $9.99/tháng cho 1TB
 GV Thiều Quang Trung 22
Google Drive
• Có 2 cách sử dụng Google Drive:
 1. Online version.
 2. Drive client software.
 GV Thiều Quang Trung 23
 Google Drive
• Với Online 
 version, 
 người dùng 
 chỉ đăng ký 
 qua truy 
 cập tài 
 khoản 
 Google
 GV Thiều Quang Trung 24
 Google Drive
• Màn hình sau khi đăng nhập
 GV Thiều Quang Trung 25
 Google Drive
• Với phần mềm Drive client, người dùng cần cài 
 đặt trên máy tính PC hoặc các thiết bị đầu cuối.
• Cài đặt gồm 3 bước:
 − Truy cập link sau và chọn download 
 https://www.google.com/drive/download
 − Sign-up hoặc sign-in với account của bạn
 − Drag và drop dữ liệu (storing và sharing)
 GV Thiều Quang Trung 26
Google Drive
 GV Thiều Quang Trung 27
Ưu điểm của Google Drive
• Thay đổi trực tiếp: Người dùng có thể tạo và hiệu 
 chỉnh documents, spreadsheets, presentations,trực 
 tiếp trên internet.
• Truy cập mọi lúc: các tập tin và tài liệu được lưu tại 
 các data centers của Google có thể được truy cập tại 
 bất kỳ đâu trên thế giới chỉ đơn giản bằng cách đăng 
 nhập vào tài khoản Google drive.
• Không phụ thuộc vào thiết bị : Không phụ thuộc nền 
 tảng, bất kỳ thiết bị nào kết nối mạng cũng có thể 
 truy cập file lưu trữ trên ổ Google drive
 GV Thiều Quang Trung 28
Ưu điểm của Google Drive
• Trở lại thay đổi trước đó: Google Drive theo dõi mọi 
 thay đổi khi file được tạo và sẽ lưu lại phiên bản mới 
 khi người dùng nhấn nút save. Người dùng có thể 
 xem lại thay đổi cũ trên file với thời gian 30 ngày.
• Gửi file lớn: Người dùng có thể gửi và chia sẽ file từ 
 Google Drive mà không cần attach file kích thước lớn 
 khi gửi email.
 GV Thiều Quang Trung 29
Ưu điểm của Google Drive
• Tích hợp mạng xã hội: Hình ảnh và video lưu trong 
 Google Drive sẵn sàng được chia sẽ chung với tài 
 khoản Google Plus bằng cách chọn share với vòng kết 
 nối trong Google Plus.
• Kiểm soát file: Người dùng có thể chia sẽ file với 
 người dùng khác với quyền hiệu chỉnh hoặc chỉ xem 
 một cách tùy ý.
 GV Thiều Quang Trung 30
Hỗ trợ ứng dụng trực tuyến 
 • Google Drive cho phép tạo các dạng tài liệu 
 từ các ứng dụng trực tuyến sau: 
 – Google Docs
 – Google Sheets
 – Google Slides
 – Google Forms
 – 
 GV Thiều Quang Trung 31
Hỗ trợ ứng dụng trực tuyến 
 GV Thiều Quang Trung 32
Giới thiệu Google Forms
• Có thể sử dụng cho các bài kiểm tra quizzes, các 
 bảng surveys, thu thập thông tin
• Được lựa chọn kiểu câu hỏi và dạng khai báo bắt 
 buộc
• Cho phép thêm các section header hoặc page 
 break
• Tự động tạo bảng sheet trả lời Responses 
• Có thể cài đặt thêm các add-ons để quản lý bảng 
 Responses 
 GV Thiều Quang Trung 33
Tạo Form
• Truy cập link 
 https://drive.google.com/drive/my-drive
• Chọn New/More/Google Forms
 GV Thiều Quang Trung 34
Màn hình tạo form
 tiêu đề form
 chọn loại câu hỏi thêm câu hỏi
 nội dung câu hỏi
 câu hỏi có bắt buộc 
 trả lời hay không
 GV Thiều Quang Trung 35
Các loại câu hỏi trong Form
 GV Thiều Quang Trung 36
Các loại câu hỏi trong Form
Câu hỏi loại Short answer 
Câu hỏi loại Date 
Câu hỏi loại Multiple choice 
 GV Thiều Quang Trung 37
Các loại câu hỏi trong Form
Câu hỏi loại
Checkboxes 
Câu hỏi loại
Linear scale
 GV Thiều Quang Trung 38
Các loại câu hỏi trong Form
Câu hỏi loại 
Multiple
choice
grid
 GV Thiều Quang Trung 39
Gửi Form đến mọi người
• Sau khi tạo form, bạn có thể gửi đến người 
 dùng qua email, mạng xã hội, hoặc có thể 
 nhúng form chung với trang web.
• Thực hiện qua 2 bước:
 – Bước 1: kiểm tra các thiết lập cho form
 – Bước 2: gửi form tới người dùng
 GV Thiều Quang Trung 40
Gửi Form đến mọi người
• Bước 1: kiểm tra các thiết lập cho form
 1. Giới hạn người dùng chỉ trả lời một lần
 2. Cho phép người dùng hiệu chỉnh trả lời sau khi 
 gửi (submit)
 3. Cho phép người dùng thấy link kết quả
 4. Thêm thông điệp xác nhận cho người dùng thấy 
 sau khi gửi 
 GV Thiều Quang Trung 41
Gửi Form đến mọi người
• Bước 2: Gửi form tới người dùng, có 4 cách:
 1. Gửi qua Email
 2. Gửi link truy cập form
 3. Chia sẽ form qua các mạng xã hội
 4. Nhúng mã tạo form trên một website hoặc 
 trang blog
 GV Thiều Quang Trung 42
Gửi Form đến mọi người
 gửi mail lấy mã nhúng
 lấy link
 chia sẽ qua 
 mạng xã hội
 GV Thiều Quang Trung 43
GV Thiều Quang Trung 44