Bài giảng Tin học ứng dụng nâng cao - Chương: Quản trị Cơ sở dữ liệu trong Excel - Lê Viết Mẫn

 Quản trị Cơ sở dữ liệu 
 trong Excel
 v 1.1 - 04/2013
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 1 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Nội dung
 1. Khái niệm Cơ sở dữ liệu
 2. Tạo lập Cơ sở dữ liệu
 3. Quản trị Cơ sở dữ liệu
 3.1. Data Form
 3.2. Sort
 3.3. Filter
 3.4. Data Validation
 3.5. Consolidation
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 2 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Khái niệm Cơ sở dữ liệu
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 3 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Cơ sở dữ liệu (1/3)
 • Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được tổ chức và lưu trữ 
 trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống 
 chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều 
 người sử dụng khác nhau với mục đích khác nhau
 • Danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ 
 nhân viên
 • Thực thể (Entity) là một lớp các đối tượng cùng loại mà nhà 
 quản lý muốn lưu trữ thông tin
 • Khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, máy móc, hợp đồng,...
 • Thực thể khác hàng sẽ bao gồm tất cả các khách hàng của một doanh 
 nghiệp cụ thể
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 4 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Cơ sở dữ liệu (2/3)
 • Một đối tượng cụ thể, xác định trong một thực thể được gọi là 
 một thể hiện của thực thể đó
 • Khách hàng Nguyễn Văn An, nhân viên Nguyễn Thu Hồng,...
 • Trong hệ quản trị CSDL, gọi là bản ghi
 • Thuộc tính (Attribute) là các đặc điểm, đặc trưng riêng của thực 
 thể
 • Thực thể Sinh viên có các thuộc tính như : Mã sinh viên, Họ tên sinh viên, 
 Ngày sinh, Địa chỉ,...
 • Để lưu trữ thông tin về mỗi thực thể, người ta thiết lập cho nó một bộ các 
 thuộc tính
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 5 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Cơ sở dữ liệu (3/3)
 • Hệ cơ sở dữ liệu (Database System) là tập hợp các CSDL có 
 liên quan với nhau tạo thành một hệ CSDL
 • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là 
 một hệ thống các chương trình máy tính giúp cho việc tạo lập, 
 duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu.
 • Foxpro, Acces, SQL Server, MySQL
 • Chức năng chính :
 • Tạo lập cơ sở dữ liệu
 • Cập nhật dữ liệu
 • Xử lý và tìm kiếm thông tin từ cơ sở dữ liệu
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 6 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Cơ sở dữ liệu trong Excel
 • Cơ sở dữ liệu trong Excel còn được gọi là danh sách (List) hay 
 bảng dữ liệu (Data Table)
 • CSDL trong Excel là một bảng dữ liệu (Data Table) hai chiều 
 gồm các hàng và các cột dữ liệu
 • Mỗi dòng trong bảng được gọi là một bản ghi (record) ghi giá trị của các 
 thuộc tính về một thực thể
 • Mỗi cột trong bảng được gọi là một trường (field) ghi giá trị của một thuộc 
 tính của tất cả các thực thể
 • Excel thu hẹp khái niệm cơ sở dữ liệu về chỉ với một bảng 
 (worksheet)
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 7 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Ví dụ
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 8 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Tạo lập Cơ sở dữ liệu
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 9 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Thiết kê cấu trúc bảng
 • Trước khi thao tác trên Excel cần xác định cấu trúc bảng
 • Cấu trúc bảng bao gồm:
 • Tên bảng • Độ rộng trường
 • Các trường • Kiểu dữ liệu của trường
 • Ví dụ : quản lý bán hàng
 BAN HANG
 Số hiệu Number 5
 Tên hàng Character 20
 Đơn vị tính Character 6
 Đơn giá Number 10
 Số lượng Number 10
 Thành tiền Number 12
 Ngày bán Date 10
 Người bán Character 20
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 10 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Tạo lập CSDL
 • Bước 1 : Nhập các tên trường vào dòng đầu tiên
 • Header Row
 • Bước 2 : Hiệu chỉnh kích thước cột và định dạng dữ liệu
 • Bước 3 : Nhập các bản ghi vào sau header row
 • Bước 4 : Đặt tên cơ sở dữ liệu hoặc Chuyển thành bảng CSDL
 • Ribbon Formulas > Define Name
 Nhập tên CSDL vào đây
 Chọn vùng CSDL sẵn
 hay nhập vào đây
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 11 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Chuyển thành bảng CSDL
 Chọn một ô bất kỳ bên 
 trong vùng CSDL đã nhập
 Vùng CSDL được tự động 
 Vùng CSDL có bao gồm chọn
 dòng tiêu đề cột ?
 Bấm OK để hoàn tất
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 12 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Chuyển thành bảng CSDL
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 13 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Sửa đổi CSDL
 • Thêm bản ghi
 • Chèn dòng vào trước dòng cuối cùng của CSDL đã thiết lập
 • Chèn dòng vào sau dòng cuối cùng của CSDL đã thiết lập
 • Xoá bản ghi
 • Xoá hàng
 • Thêm trường
 • Chèn trường vào trước trường cuối cùng của CSDL đã thiết lập
 • Chèn trường vào sau trường cuối cùng của CSDL đã thiết lập
 • Excel tự động mở rộng vùng CSDL
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 14 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Định nghĩa lại vùng CSDL
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 15 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Quản trị Cơ sở dữ liệu
 Data Form - mẫu nhập liệu
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 16 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Data Form - cài đặt
 Vào File > 
 Options
 3. Có hai 
 1 cách : Chọn 
 Form rồi bấm 
 Add hoặc bấm 
 3 giữ chuột và 
 kéo sang
 2. Tạo Group 
 2
 mới trong 
 ribbon Data 
 và đổi tên
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 17 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Data Form
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 18 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Data Form
 New - tạo bản ghi mới
 Delete - xoá bản ghi hiện tại
 Find Pre - chuyển đến bản 
 ghi trước
 Find Next - chuyển đến bản 
 ghi sau
 Criteria - lập tiêu chuẩn lọc
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 19 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Data Form - New
 Nhập dữ liệu vào 
 các ô trống
 New - tiếp tục 
 tạo bản ghi mới
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 20 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Data Form - Criteria
 Nhập điều kiện lọc 
 vào các ô trống
 Find Prev - tìm 
 bản ghi trước phù 
 hợp điều kiện
 Find Next - tìm 
 bản ghi sau phù 
 hợp điều kiện
 Ví dụ : đây là điều 
 kiện bằng Form - bỏ lọc
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 21 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Data Form - Criteria
 Sau khi bấm Find Next, kết quả :
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 22 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Quản trị Cơ sở dữ liệu
 Sort - sắp xếp dữ liệu
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 23 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Sort
 1
 2
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 24 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Sort
 Thêm một điều kiện Xoá một điều kiện 
 sắp xếp mới sắp xếp
 Bấm OK để thực 
 hiện sắp xếp
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 25 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Quản trị Cơ sở dữ liệu
 Filter - lọc bản ghi
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 26 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Filter
 1
 2
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 27 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Filter - trường số
 Lựa chọn hoặc 
 nhập giá trị cần 
 so sánh
 Lựa chọn phép so 
 sánh
 Chọn AND hoặc 
 OR cho hai biểu 
 thức so sánh
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 28 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Filter - trường văn bản
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 29 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Criteria Table - bảng tiêu chuẩn
 • Bảng tiêu chuẩn là một vùng gồm ít nhất hai hàng. Hàng trên 
 để ghi tên các trường của CSDL và các hàng dưới để ghi các 
 điều kiện tiêu chuẩn tìm kiếm ứng với tên trường phía trên nó
 • Nếu điều kiện ghi trên cùng một 
 hàng thì tiêu chuẩn sẽ hội đủ các 
 điều kiện đó từ trái qua phải theo 
 phép AND
 • Nếu điều kiện ghi trên cùng một cột 
 thì tiêu chuẩn sẽ hội đủ các điều 
 kiện đó từ trên xuống theo phép OR
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 30 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Advanced Filter
 2
 1
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 31 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Dùng kết quả của công thức
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 32 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Toán tử so sánh và ký tự thay thế
 Ký hiệu Giải thích và ví dụ
 = Bằng
 Khác
 > Lớn hơn
 < Nhỏ hơn
 >= Lớn hơn hoặc bằng
 <= Nhỏ hơn hoặc bằng
 Đại diện cho nhiều ký tự trước và sau khí tự kèm theo
 *
 Ví dụ : *east thì các từ “Northeast”, “Southeast” thoả điều kiện
 Đại diện cho ký tự tại vị trí đặt nó
 ?
 Ví dụ : sm?th thì từ “smith”, “smyth” thoả điều kiện
 Huỷ chức năng của các ký tự thay thế
 ~
 Ví dụ : Fulbright~? thì từ Fulbright? thoả điều kiện
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 33 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Quản trị Cơ sở dữ liệu
 Data Validation
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 34 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Kiểm soát nhập liệu
 • Chức năng Data Validation giúp người sử dụng nhập chính xác 
 dữ liệu vào bảng tính
 • Kiểm tra dữ liệu, giá trị nhập vào một ô nào đó và cảnh báo người dùng khi 
 nhập sai
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 35 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Data Validation
 Thông điệp 
 Chọn kiểu xuất hiện 
 dữ liệu khi 1 ô 
 được chọn
 Chọn kiểu 
 ràng buộc 
 cho dữ liệu
 Nhập tiêu 
 đề và nội 
 dung thông 
 điệp
 Cảnh báo khi dữ 
 liệu nhập bị sai
 Nhập tiêu đề và 
 nội dung cho 
 thông báo lỗi
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 36 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Drop Down List (1/2)
 Tạo danh sách 
 1
 các dữ liệu ở 
 vùng trống
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 37 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Drop Down List (2/2)
 2 Mở Data Validation
 Chọn List 
 cho kiểu dữ 
 liệu Chọn toàn bộ 
 1
 cột H
 Nhập vùng 
 dữ liệu danh 
 sách
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 38 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Quản trị Cơ sở dữ liệu
 Consolidate
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 39 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Hợp nhất dữ liệu
 • Chức năng Consolidation cho phép hợp nhất dữ liệu từ nhiều 
 bảng dữ liệu khác nhau
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 40 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Ví dụ
 Công ty A
 Công ty B
 Công ty C
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 41 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Consolidate (1/2)
 2
 Chọn hàm hợp 
 nhất
 Chọn vùng dữ 
 liệu muốn hợp 
 nhất và bấm nút 
 Add
 1
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 42 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Consolidate (2/2)
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 43 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13
 Cảm ơn sự chú ý
 Câu hỏi ?
 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 44 Quản trị CSDL
Wednesday, May 22, 13