Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương 1: Kỹ thuật soạn thảo văn bản nâng cao

BÀI GIẢNG MÔN TIN HỌC ỨNG DỤNG
 PHẦN 1
TIN HỌC VĂN PHÒNG 
 NÂNG CAO
 Khoa Hệ thống thông tin quản lý
 Trường ĐH Ngân hàng TP. HCM
 CHƯƠNG 1
KỸ THUẬT SOẠN THẢO 
 VĂN BẢN NÂNG CAO
Mục tiêu
• Sử dụng phần mềm MS Word để soạn
 thảo các văn bản yêu cầu chất lượng cao.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 3
 NỘI DUNG
 1 Kỹ thuật trình bày văn bản nâng cao
 2 Sử dụng các đối tượng trong văn bản
 3 Một số chức năng khác
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 4
1. Kỹ thuật trình bày văn bản nâng cao
a. Đánh số (Numbering)
b. Danh sách đa cấp (Multilevel list)
c. Sử dụng chủ đề (Theme)
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 5
Đánh số (Numbering)
• Thường xuên được sử dụng để đánh số
 các đoạn, các mục trong văn bản.
• Có thể kết hợp với các nhãn và kiểu định
 dạng (Style).
• Ví dụ: cách đánh số các ví dụ (bài giảng), 
 các bước (qui trình), các điều (qui chế), 
• Ưu điểm: Tự gán/cập nhật giá trị trong quá
 trình soạn thảo.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 6
Ví dụ
• Tạo numbering
 chuyên dùng để soạn
 các điều khoản trong
 một văn bản, qui chế.
 Hộp tùy biến Define 
 New Number Format
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 7
Đặt giá trị đánh số
 Bắt đầu
 danh sách 
 mới
 Tiếp tục
 danh sách
 Tùy cọn
 Giá trị nâng cao
 khởi đầu
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 8
Danh sách đa cấp (Multilevel List)
• Thích hợp cho đánh số các chương, mục, 
 tiểu mục trong các văn bản có cấu trúc
 (bài báo khoa học, giáo trình, khóa luận, 
 tiểu luận, ..)
• Sử dụng kết hợp với các style định dạng.
• Ví dụ: Danh sách đa cấp sử dụng cho việc
 đánh số các chương, mục khóa luận.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 9
Tạo danh
 sách đa
 cấp mới
 10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 10
Sử dụng chủ đề (Theme)
• Theme: Tập các yếu tố định dạng (màu
 sắc, font chữ, hiệu ứng hình ảnh) áp dụng
 cho các đoạn trong văn bản.
• Thay đổi theme => thay đổi màu sắc, font 
 chữ, hiệu ứng trong toàn văn bản.
• Thao tác Theme:
 – Word 2010 => Page Layout
 – Word 2013 => Design
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 11
 Word 2013
 Chọn
 Theme
 Tạo theme mới
 Lưu theme 
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 12
 Màu sắc 
 đi theo 
 theme
 Tùy chọn
 tạo màu
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văntheme bản nâng m ớcaoi 13
 Phông 
 chữ đi 
 theo 
 theme
 Tùy chọn tạo
 phông chữ 
10/1/2018 Chương 1 - Xửmlýớvăni bản nâng cao 14
2. Sử dụng các đối tượng trong văn bản
a. Dấu sách (Bookmark)
b. Siêu liên kết (Hyperlink)
c. Công thức trong bảng (Formula)
d. Trường dữ liệu (Field)
e. Sử dụng Quick Parts
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 15
Dấu sách (Bookmark)
• Đánh dấu các vị trí quan trọng trong tài
 liệu.
• Thao tác cơ bản:
 – Tạo bookmark
 – Di chuyển tới bookmark
 – Xóa bookmark
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 16
Tạo bookmark
• Đặt con trỏ tại vị
 trí bookmark;
• Insert| Bookmark;
• Nhập tên
 bookmark;
• Nhấp Add.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 17
 Di chuyển tới bookmark
• Nhấn Ctrl + G (hoặc Home | Find | Go 
 to);
• Hộp thoại Find and Replace: Chọn
 Bookmark => nhập tên Bookmark => Go To.
 10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 18
Siêu liên kết (Hyperlink)
• Chuỗi ký tự (hoặc hình ảnh) liên kết tới
 một tập tin, một vị trí tài liệu, một địa chỉ
 email hoặc một tài liệu cần tạo.
• Chèn hyperlink:
 – Chọn chuỗi ký tự/hình ảnh muốn gắn
 liên kết;
 – Insert | Hypelink;
 – Chỉ định đối tượng liên kết tới.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 19
Liên kết tới tập tin
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 20
Liên kết tới vị trí tài liệu
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 21
Liên kết tạo tài liệu mới
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 22
Liên kết địa chỉ email
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 23
Chèn công thức trong bảng
• Lệnh Layout | Formula.
• Nhập công thức, định dạng.
• Tham số hàm: ABOVE, BELOW, LEFT, 
 RIGHT.
• Tính toán lại: nhấn F9.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 24
Hộp thoại Formula
 DOANH SỐ DOANH SỐ
 ĐẠI DIỆN BÁN HÀNG
 THÁNG 1 THÁNG 2
Nguyễn Thị Lan Anh 100000000 52000000
Trần Mai Khôi 59750000 47500000
Dương Ái Lan 47300000 64300000
Nguyễn Quỳnh Chi 50125000 51200000
Tạ Quang Hùng 47123000 43400000
 Tổng 304298000 258400000
 10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 25
Chụp và chỉnh sửa hình màn hình
• Chụp màn hình: Insert | Screen shot
• Chỉnh sửa hình:
 – Cắt (Picture Style), Xén hình (Crop);
 – Lật (Flip), xoay (Rotate);
 – Thay đổi độ sáng tối;
 – Xóa nền
 – Nén hình (Compress)
 – Định dạng (màu sắc, đường viền, hiệu
 ứng, kích thước, vị trí );
 – Chế độ wrap text
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 26
Đối tượng Quick Part
• Công cụ chèn nhanh các phần lặp lại
 trong văn bản => giảm thời gian, công sức
 soạn văn bản.
• Các loại Quick Part:
 – Chuỗi ký tự, sơ đồ, hình ảnh, bảng biểu;
 – Chuỗi tự động (AutoText);
 – Thuộc tính văn bản;
 – Trường dữ liệu (Field);
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 27
Các thao tác cơ bản
• Tạo Quick Part;
• Chèn Quick Part;
• Xóa Quick Part.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 28
Tạo Quick Part
• Chọn chuỗi, bảng, hình;
• Quick Part | Save Selection to Quick Part 
 Gallery.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 29
Xóa Quick Part
• Mở Quick Part 
 Gallery => chọn
 một Quick Part 
 muốn xóa => 
 nhấp Delete.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 30
Chuỗi tự động (AutoText)
• Chuỗi ký tự tắt thay cho chuỗi thường
 xuyên lặp lại trong văn bản.
VD: DHNH => Đại học Ngân hàng
HCM.
• Các thao tác:
 – Tạo AutoText;
 – Chèn AutoText;
 – Xóa AutoText.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 31
Trường dữ liệu (Field)
• Các vị trí được
 chèn dữ liệu từ
 một nguồn nào
 đó.
• VD: Công thức, 
 bảng, ngày tháng, 
 tên tác giả, địa
 chỉ, 
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 32
Thuộc tính tài liệu (Document Properties)
• Thông tin về tài liệu: • Thao tác:
 – Abstract; – Tạo;
 – Author; – Chèn.
 – Category;
 – Comments;
 – Company;
 – 
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 33
 Thêm các khối dữ liệu vào văn bản
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 34
3. Một số chức năng khác
a. Tạo mục lục
b. Tạo danh mục bảng, hình
c. Tạo danh mục trích dẫn tài liệu
d. Trộn thư
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 35
Tạo mục lục
• Các thao tác cơ bản:
 – Đánh dấu các mục;
 – Chèn mục lục;
 – Cập nhật mục lục;
 – Xóa mục lục.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 36
Đánh dấu các mục
• Hai cách:
 – Sử dụng các style Heading;
 – Đánh dấu các mục muốn đưa vào mục
 lục bằng References | Add Text
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 37
 Chèn và Hiệu chỉnh mục lục
 References | 
 Table of 
 Content
 Hiển thị số trang
 Sử dụng liên
 kết thay cho 
Canh phải số trang số trang
 Đường dẫn
 điều hướng Kiểu định
 dạng mục lục
 Cấp độ hiển thị
 Các tùy chọn Hiệu
 cho mục lục chỉnh
 10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 38
Cập nhật mục lục
• Chỉ cập nhật số trang
• Cập nhật toàn mục lục
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 39
Danh mục hình và bảng
• Tạo tiêu đề cho bảng/hình
• Tạo bảng danh mục bảng/hình
• Xóa bảng danh mục
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 40
Danh mục hình ảnh, bảng biểu
 Để thêm danh mục cho 
 hình ảnh hoặc bảng biểu, 
 ta làm như sau:
 • Vào thẻ References => 
 trong nhóm Captions, 
 chọn Insert Caption.
 Tiêu đề cho hình ảnh hoặc bảng biểu
 Chọn nhãn danh mục hình ảnh hoặc bảng biểu
 Vị trí của tiêu đề so với hình ảnh hoặc bảng biểu
 Loại trừ nhãn khỏi chú thích hình ảnh hoặc bảng biểu
 Cách đánh số hình ảnh hoặc bảng biểu
 Tạo nhãn mới
 Tạo tự động chú thích hình ảnh hoặc bảng biểu 41
 Danh mục hình ảnh, bảng biểu
Nhãn của chú thích
 Hiệu chỉnh 
Bao gồm nhãn và số danh mục 
 hình ảnh 
 hoặc bảng 
 10/1/2018 biểu
Trích dẫn tài liệu tham khảo
• Danh mục tài liệu tham khảo:
 – Tác giả/nhóm tác giả;
 – Tên tài liệu;
 – Nhà xuất bản;
 – Thành phố;
 – Năm xuất bản.
• Trình bày theo chuẩn xác định.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 43
Chọn chuẩn trích dẫn
• Reference | Citation & Bibliography | Style
 – IEEEE (khoa học – kỹ thuật);
 – APA;
 – ISO;
 – 
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 44
Thêm trích dẫn tài liệu
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 45
Quản lý nguồn tài liệu trích dẫn
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 46
 Kiểu trình bày tài
 liệu tham khảo
 Các kiểu danh sách tài
 liệu tham khảo có sẵn
10/1/2018 47
Làm việc với khung dàn ý
• Sử dụng bộ công cụ Outline Tools (Thẻ
 View | Outline).
• Các chức năng cơ bản:
 – Xem khung dàn ý (cấu trúc phân cấp đa
 mục đa cấp) tài liệu;
 – Tạo mục mới;
 – Thay đổi cấp (level) mục;
 – Xóa, di chuyển mục.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 48
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 49
Thư tín
• Bộ công cụ Mailings:
 – Tạo bìa thư (Envelopes);
 – Tạo nhãn (Labels);
 – Trộn thư (Mail merge).
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 50
Trộn thư
• Tạo và in thư gửi cho nhiều người nhận.
• Cấu trúc:
 – Nội dung chính (chung cho các thư);
 – Thông tin người nhận.
• Nguyên lý: Chèn thông tin người nhận (từ
 danh sách tạo sẵn) vào văn bản chính (nội
 dung thư).
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 51
Thực hiện
• Tạo & lưu danh sách người nhận (bảng
 excel, word,);
• Tạo văn bản chính (nội dung thư);
• Mở tập tin danh sách người nhận;
• Chèn thông tin người nhận (Field) vào văn 
 bản chính;
• Trộn & In thư.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 52
Cộng cụ
• Thực hiện thủ công các bước với các lệnh
 tương ứng trên thanh công cụ;
• Sử dụng trình thông minh Step by Step 
 Mail Merge Wizard.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 53
Danh sách người nhận
 Nhập 
 danh 
 sách mới
 Sử dụng danh 
 sách có sẵn trong 
 tập tin MS 
 Excel, MS 
 Access, 
Chỉnh sửa danh sách người nhận thư
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 55
Chèn trường dữ liệu để trộn thư
 Chọn trường 
 trong danh 
 sách để đưa 
 vào trộn thư
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 56
 Xem Hoàn 
 trước thành và
 kết quả trộn thư
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 57
 Q & A???
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 58
 Chương kế tiếp 
KỸ THUẬT BẢNG TÍNH
 NÂNG CAO