Bài giảng Tin học (Phần 2) - Chương 7: Cơ sở dữ liệu trong Excel

CHƯƠNG 7
7.1. CƠ SỞ DỮ LIỆU
Cơ sở dữ liệu trong Excel gồm:
• Trường (Field): là một thuộc tính nào đó của đối tượng. Ví dụ: Họ
 tên, Giới tính, Ngày sinh, HSL, vv
• Bản ghi (Record): là giá trị của các trường tương ứng. Ví dụ:
 Nguyễn Văn A, Nam, 23/04/1978, 3.67, vv
7.2. SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU
7.2.1. Hiển thị chức năng FORM
• Chọn File/Options/Chọn Customize Ribbon
• Tại Choose commands from: chọn All commands, trong phần này
 bạn chọn Form/Nhấn Add/Chọn Tab và nhấn OK.
7.2. SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU
• 7.2.2 Chức năng form
• Bước 1: Bôi đen vùng cơ sở dữ liệu
• Bước 2: Thực hiện Data/Form
• Bước 3: Thực hiện các chức năng trên hộp thoại.
 Nhập mới
 Xóa bản ghi
 Xóa bản ghi
 Tìm đến bản ghi 
 trước đó Tìm đến bản ghi 
 kế tiếp
 Tìm theo điều 
 kiện
 Đóng hộp thoại 
 form
 7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)
 • Bôi đen vùng dữ liệu cần đặt điều kiện nhập.
 • Chọn Data/Data Validation/Data Validation. Xuất hiện hộp thoại:
 Chọn mức độ quy 
 định nhập dữ liệu
Đặt quy tắc nhập dữ 
liệu Hiển thị lời nhắc khi di 
 chuyển đến vùng nhập
 7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)
• Thẻ Settings:
- Allow:
 + Any value: giá trị bất kỳ
 + Whole number: quy định cho dữ liệu kiểu số
 + Decimal: quy định cho dữ liệu kiểu thập phân.
 + List: Dữ liệu nhập vào theo danh sách (nhập
vào source hoặc bôi đen vùng danh sách)
 + Date: quy định cho dữ liệu kiểu ngày.
 + Time: quy định cho dữ liệu kiểu thời gian.
 + Text length: quy định theo chiều rộng của dữ
liệu kiểu ký tự.
 + Custom: quy tắc xác định theo công thức, bắt
đầu bởi dấu =
 7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)
• Thẻ Input Message
- Show input message when cell is
 selected: Tích chọn nếu di chuyển
 chuột vào thì hiển thị lời nhắc.
- Title: Tiêu đề của trên hộp thoại
 thông báo.
- Input Message: Nội dung thông
 báo.
 7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)
• Thẻ Error Alert
- Show error alert after invalid data is entered: Tích
 chọn để hiển thị thông báo lỗi khi dữ liệu nhập
 vào không đúng quy định nhập.
- Style: Chọn mức độ quy định
 +STOP: mức độ cao nhất, không cho nhập
dữ liệu nếu vi phạm quy tắc.
 + WARNING: vẫn cho phép nhập dữ liệu khi
vi phạm quy tắc nhưng người dùng nhấn YES.
 + INFORMATION: vẫn cho nhập dữ liệu khi
vi phạm quy tắc nhưng người dùng nhấn OK.
- Title: tiêu đề của cửa sổ thông báo.
- Error Message: Nội dung thông báo khi nhập dữ
 liệu vi phạm quy tắc.
7.4. SẮP XẾP CSDL
• Bước 1: Chọn vùng
 CSDL.
• Bước 2: Chọn
 Data\Sort. Xuất
 hiện hộp hội thoại:
 7.5. SỬ DỤNG AUTOFILTER, ADVANCED FILTER
7.5.1. Chức năng AutoFilter
Auto Filter là tính năng cho
phép người dùng lọc ra
những bản ghi thỏa mãn điều
kiện. Để thực hiện lọc ta thực
hiện như sau:
• Bước 1: Bôi đen vùng
 CSDL (cả hàng tiêu đề)
• Bước 2: Chọn Data/Filter.
Tại trường có điều kiện lọc,
kích chọn:
 7.5.1. Auto Filter
• + Equals: lọc ra bản ghi có giá trị
 bằng giá trị bạn gõ vào hộp thoại.
• + Does Not Equal: lọc ra các bản ghi
 có giá trị khác giá trị mà bạn gõ vào
 hộp thoại
• + Greater Than: lọc ra các bản ghi lớn
 hơn giá trị mà bạn gõ vào
• + Greater Than Or Equal To: lọc ra
 các bản ghi có giá trị lớn hơn hoặc
 bằng giá trị mà bạn gõ vào
• + Less Than: lọc ra bản ghi có giá trị
 nhỏ hơn giá trị gõ vào.
• + Less Than Or Equal To: lọc ra các
 bản ghi có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng
 giá trị bạn gõ vào.
7.5.1. Auto Filter
• + Between: lọc ra những bản ghi nằm trong
 khoảng giá trị mà bạn gõ vào.
• + Top 10: giữ lại 10 bản ghi có giá trị lớn
 nhất
• + Above Average: lọc ra những bản ghi có
 giá trị lớn hơn trung bình cộng của tất cả các
 bản ghi trong cột.
• + Below Average: lọc ra những bản ghi có
 giá trị nhỏ hơn trung bình cộng của tất cả
 các bản ghi trong cột.
• + Begins With: Lọc ra bản ghi bắt đầu bởi ký
 tự mà bạn gõ vào.
• + Ends With: Lọc ra bản ghi kết thúc bởi ký
 tự mà bạn gõ vào.
• + Contains: Lọc ra bản ghi chứa ký tự mà
 bạn gõ vào.
• + Does Not Contain: Lọc ra bản ghi không
 chứa ký tự mà bạn gõ vào.
7.5.1. Auto Filter
+ Custom Filter: tùy chọn khác, hiển
thị hộp thoại:
Tại vị trí 1 tích chọn vào hộp thả, xuất
hiện các tùy chọn như trên, gõ giá trị
vào vị trí 3, nếu có hai điều kiện đồng
thời thì tích chọn And, điều kiện hoặc
thì tích chọn Or và chọn tại vị trí 2, gõ
giá trị vào vị trí số 4.
• * Hủy lọc:
• Để hủy tính năng lọc, chọn
 Data/Filter.
7.5.2. ADVANCED FILTER
a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)
- Vùng điều kiện có hai loại: điều kiện trực tiếp và điều kiện gián tiếp.
* Vùng điều kiện trực tiếp:
Được thành lập bằng cách sau: Gồm tối thiểu hai hàng, hàng đầu tiên
phải là tên trường trong CSDL, từ hàng thứ hai trở đi gõ giá trị cần so
sánh với nó, có thể kết hợp dấu >, ,>=, <=, =.
Nếu điều kiện đồng thời (and) thì giá trị bản ghi của các trường cùng
hàng, còn điều kiện hoặc thì phải khác hàng.
7.5.2. ADVANCED FILTER
a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)
* Vùng điều kiện trực tiếp:
Ví dụ 1:
+ Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh lớn
hơn 5 triệu:
7.5.2. ADVANCED FILTER
a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)
* Vùng điều kiện trực tiếp:
Ví dụ 1:
+ Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5 triệu:
7.5.2. ADVANCED FILTER
a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)
* Vùng điều kiện gián tiếp:
Được thiết lập gồm hai hàng và một cột, hàng đầu tiên lấy tên bất kỳ (không
được trùng với bất kỳ tên trường nào trong CSDL), hàng thứ hai là biểu thức
logic, có thể kết hợp nhiều hàm, so sánh trên bản ghi đầu tiên của CSDL, kết
quả trả về TRUE hoặc FALSE.
Ví dụ: + Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh
lớn hơn 5 triệu:
7.5.2. ADVANCED FILTER
a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)
* Vùng điều kiện gián tiếp:
Ví dụ: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5
triệu:
 + Điều kiện lọc ra những người ở phòng "Kế hoạch" và Thực lĩnh khác 6 triệu:
7.5.2. ADVANCED FILTER
b. Sử dụng tính năng Advanced
Filter
• Bước 1: Bôi đen vùng cơ sở dữ liệu
 (hàng tiêu đề không được trộn –
 Merge cell)
• Bước 2: Chọn Data/Tại Sort & Filter
 chọn Advanced. Xuất hiện hộp
 thoại:
 7.5.2. ADVANCED FILTER
b. Sử dụng tính năng Advanced Filter
Action:
+ Filter the list, in-place: Lọc và để kết quả tại
bảng csdl đang chọn.
+ Copy to another location: Lưu kết quả sau khi
lọc sang một vị trí khác, vị trí này được xác định
bởi phần Copy to (chỉ cần chọn 1 cell trong vùng
trống để lưu)
List range: vùng csdl
Criteria range: vùng điều kiện (được thiết lập
bằng vùng điều kiện gián tiếp hoặc trực tiếp)
Unique records only: tích chọn này để giữ lại
một bản ghi nếu trùng nhau.
Nhấn OK
7.6. CHỨC NĂNG SUBTOTAL
• Bước 1: Sắp xếp
 vùng CSDL, sắp xếp
 theo trường phân
 nhóm.
• Bước 2: Bôi đen
 vùng CSDL đã được
 sắp xếp, chọn
 Data/Subtotal. Xuất
 hiện hộp hội thoại:
 7.6. CHỨC NĂNG SUBTOTAL
At each change in: Chọn
trường đã tham gia phân
nhóm.
Use function: Chọn hàm
tham gia tổng hợp.
+ Sum: tính tổng (hàm mặc
định)
+ Count: Đếm số bản ghi
+ Max: Tính giá trị lớn nhất
+ Min: Tính giá trị nhỏ nhất
+ Product: Tính tích các giá
trị
 7.6. CHỨC NĂNG SUBTOTAL
• Add subtotal to: Chọn trường mà
 thực hiện tính toán trên dữ liệu
 của trường đó.
• Replace current subtotals: Tích
 chọn để thay thế Subtotal hiện tại.
• Page break between group: Đặt
 dấu ngắt trang giữa các nhóm.
• Summary below data: Kết quả
 tổng hợp để cuối mỗi nhóm.
• Remove all: Xóa bỏ chức năng
 Subtotal.
• Nhấn OK: Chấp nhận các thiết
 lập.
• Cancel: Bỏ qua.
7.7. HÀM SUBTOTAL
Subtotal là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc
bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất.
• Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...)
• Function_num là các con số từ 1 đến 11 và từ 101 đến 111 qui định hàm
 nào sẽ được dùng để tính toán trong subtotal
• Ref1, ref2,... là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép
 tính trên đó.
7.7. HÀM SUBTOTAL
 Function_num
 Hàm tính toán
 Tính toán cả các giá Không tính toán các 
 trị ẩn (bằng Hide) giá trị ẩn (bằng Hide)
 1 101 AVERAGE
 2 102 COUNT
 3 103 COUNTA
 4 104 MAX
 5 105 MIN
 6 106 PRODUCT
 7 107 STDEV
 8 108 STDEVP
 9 109 SUM
 10 110 VAR
 11 111 VARP
7.8. NHÓM HÀM CSDL
CÚ PHÁP CHUNG:
DTên hàm(database, field, criteria)
Trong đó:
- D Tên hàm có thể là các hàm: DAVERAGE, DSUM, DMAX, DMIN, DCOUNT,
DCOUNTA.
- database: vùng cơ sở dữ liệu bao gồm cả tên các trường và các bản ghi.
- field: thứ tự xuất hiện tên trường trong cơ sở dữ liệu, hoặc địa chỉ ô chứa tên
trường hoặc tên trường đặt trong cặp dấu “”, là trường tham gia tính toán trên
nó.
- criteria: vùng điều kiện để thực hiện tính toán, vùng này có thể là vùng trực
tiếp hoặc gián tiếp.
 7.8. NHÓM HÀM CSDL
1. DSUM (database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Sử dụng để tính tổng trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu
kiểu số.
* Ví dụ: Dựa vào Bang luong, tính tổng Thực lĩnh của những người có giới tính nữ
hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu:
 7.8. NHÓM HÀM CSDL
2. DMAX(database, field, criteria)
Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra giá trị lớn nhất trên trường field theo điều
kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
3. DMIN(database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra giá trị nhỏ nhất trên trường field theo
điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
4. DAVERAGE(database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra trung bình cộng trên trường field theo
điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
 7.8. NHÓM HÀM CSDL
5. DCOUNT(database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Đếm số bản ghi trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
* Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu:
 7.8. NHÓM HÀM CSDL
6. DCOUNTA(database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Đếm số bản ghi trên trường field theo điều kiện, dữ liệu của trường đếm có thể là kiểu số,
ký tự, vv.
* Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu:
 7.9. CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
• Chức năng Consolidate cho phép tổng hợp dữ liệu trên nhiều sheet
 hoặc trên các sheet của các Book khác nhau. Với điều kiện là CSDL
 đó có cấu trúc giống nhau, và kết quả được lưu ở một sheet bất kỳ.
* Thao tác thực hiện chức năng Consolidate
- Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí ô cần để bảng tổng hợp, thực hiện lệnh
Data/Tại Data Tools chọn Consolidate.
- Bước 2: Xuất hiện hộp hội thoại:
 7.9. CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
* Function:
- Sum: tính tổng
- Average: tính trung bình cộng
- Max: tính giá trị lớn nhất
- Min: tính giá trị nhỏ nhất.
- Count: Đếm số bản ghi.
• Reference: vùng dữ liệu tham gia tổng hợp.
• Browse: thêm vùng dữ liệu nếu dữ liệu ở
 tệp khác
• All reference: hiển thị vùng dữ liệu tham gia
 tổng hợp.
 7.10. TẠO CÁC BẢNG PIVOT
 Để thực hiện việc tạo bảng tổng hợp bằng Pivot Table, bạn thực hiện các bước sau:
 - Bước 1: Bôi đen bảng CSDL.
 - Bước 2: Chọn Insert/Pivot Table/Pivot Table. Xuất hiện hộp thoại:
 Chọn vị trí lưu bảng 
Chọn vùng dữ Pivot
 liệu
 7.10. TẠO CÁC BẢNG PIVOT
Xuất hiện bảng có dạng:
 7.10. TẠO CÁC BẢNG PIVOT
• Một số khái niệm:
+ Report Filter:Chọn trường lọc dữ liệu
trên bảng Pivot.
+ Column Labels: Kéo trường hiển thị
dưới dạng cột trong bảng Pivot.
+ Row Lables: Kéo trường hiển thị dưới
dạng hàng trong bảng Pivot.
+ Values: Trường tham gia quá trình tính
toán (sử dụng các hàm trong Function).
 7.10. TẠO CÁC BẢNG PIVOT
Ví dụ: Tính tổng thực lĩnh theo Chức vụ và Phòng ban, lọc theo giới tính.
 7.10. TẠO CÁC BẢNG PIVOT
Chú ý: Có thể thay đổi các trường bằng việc kéo thả, thay đổi hàm tính toán bằng
cách tích chọn vào phần Sum of Thực lĩnh trong Values, chọn Value Field Settings.
Xuất hiện hộp hội thoại:
 7.11. TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART
Pivot Chart là chức năng cho phép tổng hợp dữ liệu dưới dạng biểu đồ.
Để thực hiện được chức năng này:
• Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần tạo biểu đồ.
• Thực hiện Insert/Pivot Table/Pivot Chart
 Chọn vùng lưu 
 biểu đồ Pivot
 Chọn vùng dữ 
 liệu
 7.11. TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART
+ Report Filter: Những Field nào 
được thêm vào trong vùng này, sẽ 
được dùng để lọc toàn bộ dữ liệu 
nguồn. Nói cách khác, PivotChart chỉ 
hiển thị những dữ liệu nào thỏa mãn 
điều kiện của Report Filter.
 + Axis Field: Chọn trường hiển 
thị trên biểu đồ theo trục hoành (nằm 
ngang)
 + Legend Field: trường hiển thị 
chú giải theo trục tung (nằm dọc).
 + Value: Tính toán trên trường 
để hiển thị dữ liệu trên biểu đồ mặc 
định là hàm SUM. Bạn có thể chọn 
hàm khác bằng việc tích vào trường 
trên vùng Value, chọn Value Field 
Settings (giống như trong Pivot Table).
 7.11. TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART
Mặc định là hàm SUM. Chọn hàm khác bằng việc tích vào trường trên vùng Value, 
chọn Value Field Settings (giống như trong Pivot Table). 
Ví dụ: Biểu đồ tổng thực lĩnh theo chức vụ, hiển thị theo phòng ban.