Bài giảng Tin học (Phần 2) - Chương 1: Làm quen với Microsoft Excel 2010

TIN HỌC PHẦN 2 (6 TRÌNH)
 CHƯƠNG 1. LÀM QUEN VỚI EXCEL 2010
 CHƯƠNG 2. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
 CHƯƠNG 3. TỔ CHỨC THÔNG TIN TRÊN BẢNG TÍNH
 CHƯƠNG 4. CÁC TÙY CHỌN HỮU ÍCH KHÁC
 CHƯƠNG 5. TẠO BIỂU ĐỒ TRONG BẢNG TÍNH
 CHƯƠNG 6. CÔNG THỨC VÀ HÀM TRONG EXCEL
 CHƯƠNG 7. CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL
CHƯƠNG 1
1.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2010
• Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi
 chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này
 giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:
 • Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
 • Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
 • Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
 • Vẽ đồ thị và các sơ đồ
 • Tự động hóa các công việc bằng các macro
 • Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình
 bài toán khác nhau.
1.2 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT CHƯƠNG TRÌNH
 1.2.1. Khởi động Excel 2010
 Cách 1: Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office
 Excel 2010
 Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel trên Desktop
 Cách 3: Start Run Excel.exe
1.2.2. Thoát khỏi Excel (Biểu tượng Excel)
 Cách 1: File Exit.
 Cách 2: Click vào nút Close ( ).
 Cách 3: Alt+F4.
1.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010
 Thanh tiêu đề (Title bar)
 Thanh Menu (Menu bar)
 Thanh công thức (Formula)
 Ô (Cell) hiện hành Ribbon
 Tên bảng tính (Sheet Tab)
1.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010
 Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn
 truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên
 màn hình gọi là Ribbon.
 HomeReview:Formulas:Data:View:InsertPage: Layout Các:ThiếtLà ChènCácnơi nút Chèn lậpnút:chứacác lệnhChứa các lệnhcôngloại cácthaochếcác kiễmđối thức,nút độđốinúttượng lỗilệnhhiển vớiđặtlệnh chính dữđượcvàothịtênvề liệu của tả,vùngbảngviệcsử hỗtrongbảngdụng hiển(range), tínhtrợ tính vàthịdịchnhưthường ngoài bảngnhư: :côngtừ,bảng xuyênthêmExcel,tínhphóng cụbiểu, kiểm vàchú trongcác to,thiếtvẽ trathích danhthusơquá lậptheo đồ, nhỏ, vàosách,intrình đồdõi ấncácchia thị,.phâncônglàm ô, mànký cácviệc thức,tíchhiệu, hìnhthiếtnhư dữ  :
 lậpđiềuliệu, bảo khiển vệ bảng việc tínhtính. toán của Excel.
 cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột,
 sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu 
1.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010
 Cấu trúc của một workbook
 • Workbook: là một tập tin của Excel 2010, có phần tên mở rộng là .xlsx. Một
 Workbook có tối đa 255 Worksheet (Sheet).
 • Worksheet : một bảng tính gồm các cột và hàng.
 • Hàng (Row): Có tối đa là 1.048.576 (220) hàng, được đánh số thứ tự từ 1,
 2,3,, 1048575, 1048576
 • Cột (Column): Có tối đa là 16.384(214) cột, được đánh số từ A, B,, Z, AA,
 AB  ZZ, AAA, AAB, , XFD.
 • Ô (Cell): Là giao của cột và hàng. Ví dụ: A1
 • Vùng (Range): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau. Địa chỉ vùng được xác định bởi
 địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. Ví dụ: A5:F10
 • Gridline: là các lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô.
1.4. DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH
 Sử dụng phím hoặc tổ hợp phím Di chuyển tới
 , , , Sang ô bên cạnh theo hướng đã chọn
 Ctrl+,Ctrl+,Ctrl+ ,Ctrl +  Tới ô có chứa dữ liệu gần nhất theo mũi tên.
 Enter Về ô liền kề phía dưới
 Tab Về ô liền kề bên phải
 Shift + Enter Về ô liền kề phía trên
 Home Về cột A trong cùng hàng
 PageUp Lên một màn hình
 PageDown Xuống một màn hình
 Alt + PageDown Sang phải một màn hình
 Alt + Page Up Sang trái một màn hình
 Ctrl + Home Tới ô A1
 Ctrl + End Tới ô ở hàng cuối và cột cuối có chứa dữ liệu
1.4. DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH
Di chuyển đến một ô bất kỳ bằng Menu: Home (Editing) Find & Select 
Go To (F5)
 Gõ địa chỉ ô cần đến
 Ô chứa giá trị đặc biệt
1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô
1.5.1. Các kiểu dữ liệu và cách nhập
a. Kiểu dữ liệu số
• Bao gồm: giá trị số: 0..9
 giá trị %
 giá trị tiền tệ $
 giá trị thời gian: ngày, giờ
• Kiểu dữ liệu số khi nhập đúng quy cách sẽ mặc định canh lề phải trong ô
• Để đặt lại quy định về cách nhập và hiển thị kiểu dữ liệu số trong Windows:
 chọn lệnh Start Control Panel Regional and Language Formats 
 Additional Settings Number
1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô
b. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)
• Bắt đầu bằng ký tự chữ (A Z) hoặc dấu nháy trên (‘)
• Bao gồm: ký tự chữ, số và các ký hiệu khác
• Khi nhập thì mặc định là canh lề trái trong ô
(Khi nhập dữ liệu số sai quy cách mặc định canh lề trái trong ô thì cũng được
hiểu đó là dữ liệu kiểu chuỗi)
1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô
c. Công thức (Formula)
• Công thức bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu +
• Giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức còn công thức được hiển thị
 trên thanh công thức
• Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng.
• Các toán tử gồm:
 • Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*), Chia (/), Luỹ thừa (^), Phần trăm (%)
 • Nối chuỗi (&). Ví dụ: =“Hà Nội” & " - " & “Việt Nam” Hà Nội – Việt Nam
 • So sánh: =, >, =, 
• Các toán hạng gồm:
 • Hằng số
 • Hàm và các tham số
 • Địa chỉ ô, địa chỉ vùng
1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô
 1.5.2. Nhập chú thích
 • Chọn ô cần ghi chú thích
 • Review (Comment) New Comment (Hoặc click phải chuột Insert
 Comment)
 • Nhập nội dung, kết thúc bằng cách click trỏ chuột ra ngoài.
1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô
 1.5.2. Nhập chú thích
• Sửa chú thích: Review (Comment) Edit Comment (hoặc click phải chuột
 Edit Comment)
• Xem tất cả các chú thích: Review (Comment ) Show All Comments
• Tắt chú thích: Review Comment hủy lệnh Show All Comments
• Xóa chú thích: Review (Comment) Delete ( hoặc click phải chuột 
 Delete Comment
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
 1.6.2. Canh lề cho dữ liệu trong ô
 a. Sử dụng menu lệnh
• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
  Cách 1: Home click vào mũi tên trong nhóm Number
  Cách 2: Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ
 Number
 1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Các kiểu dữ liệu
 Ví dụ mẫu
 Số chữ số thập phân 
 (<=30)
 Có dấu phân cách hàng 
 nghìn, triệu, tỷ, 
 Định dạng số âm
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
b. Sử dụng thanh công cụ Decrease 
Home nhóm Number Decimal
 Currency
 Increase 
 Decimal
 Percent Style Comma Style
 • Currency: Định dạng kiểu tiền tệ.
 • Percent Style : Định dạng kiểu phần trăm.
 • Comma Style: Định dạng có dấu phân cách ngàn.
 • Increase Decimal: Tăng thêm một số ở phần thập phân.
 • Decrease Decimal: Giảm bớt một số ở phần thập phân.
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
 1.6.2. Canh lề cho dữ liệu trong ô
 a. Sử dụng menu lệnh
• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
  Cách 1: Home click vào mũi tên trong nhóm Alignment
  Cách 2: Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ
 Alignment
 1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Canh chỉnh dữ liệu theo Chọn hướng của dữ 
 chiều ngang liệu
Canh chỉnh dữ liệu theo 
 Độ xoay dữ liệu trong 
 chiều dọc
 ô (từ -90 90)
 Dữ liệu tự động xuống 
dòng nếu quá kích thước Lùi vào đầu dòng dữ 
 liệu trong ô
Dữ liệu tự động vừa với 
 kích thước của ô
 Trình tự đọc và canh lề 
 nội dung
 Trộn các ô thành một ô
 1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
b. Sử dụng thanh công cụ
 Orientation
Home nhóm Alignment
 Vertical
 Increase Indent
 Horizontal Decrease Indent
 • Horizontal: Canh chỉnh theo chiều ngang.
 • Vertical : Canh chỉnh theo chiều dọc.
 • Orientation: Chọn hướng xoay cho dữ liệu
 • Increase Indent: Tăng thêm khoảng cách lùi vào đầu dòng
 • Decrease Indent: Giảm bớt khoảng cách lùi vào đầu dòng
 • Wrap Text: Dữ liệu trong ô tự động xuống dòng
 • Merge & Center: Trộn các ô thành một ô và canh giữa
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
 1.6.3. Định dạng ký tự
 a. Sử dụng menu lệnh
• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
  Cách 1: Home click vào mũi tên trong nhóm Font
  Cách 2: Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ
 Font
 1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Chọn kiểu font chữ
 Chọn kiểu chữ đậm, 
 nghiêng
 Chọn gạch chân
 Kích cỡ chữ
Có đường kẻ ngang
 Về dạng bình thường
 Chỉ số trên
 Màu chữ
 Chỉ số dưới Mẫu xem thử
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
b. Sử dụng thanh công cụ Font Size
Home nhóm Font
 Increase Fontsize
 Font
 Decrease Fontsize
 Font Style Border Fill Color Font Color
 • Font: Chọn kiểu font chữ
 • Font Style: Chọn kiểu đậm (B), nghiêng (I), gạch chân (U)
 • Font Size: Chọn cỡ chữ
 • Increase Font size: Tăng thêm một cỡ chữ
 • Decrease Font size: Giảm một cỡ chữ
 • Font Color: Màu chữ; Fill Color: màu nền
 • Border: Chọn đường viền
 1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
 1.6.4. Kẻ khung cho bảng tính
 Chọn vùng dữ liệu kẻ khung
  Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Border
 Chọn kiểu đường viền Không kẻ viền khung
 Chọn màu đường viền
 Kẻ các đường ngoài
 Kẻ các đường trong
Kẻ đường trực quan theo 
 yêu cầu
 1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
 1.6.5. Tô nền cho bảng tính
 Chọn vùng dữ liệu cần tô màu nền
  Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Fill
 Không tô màu nền Mẫu màu nền
 Chọn màu nền
 Mẫu kiểu nền
 Hiệu ứng cho màu nền
 Ví dụ mẫu
Bổ sung thêm màu nền
1.7. ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING
 • Định dạng bằng chức năng
 Conditional Formatting là
 định dạng theo điều kiện.
 Chức năng này cho phép áp
 dụng định dạng cho một ô
 (cell) hay nhiều ô (range of
 cells) trong bảng tính và sẽ
 thay đổi định dạng tùy theo
 giá trị của ô hay giá trị của
 công thức.
1.7. ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING
 • VÍ dụ
 Đánh dấu Top 5
 học sinh có điểm
 trung bình cao nhất
1.7. ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING
 • Ví dụ
 Đánh giá số lượng
 nhập hàng và đơn
 giá
 1.7. ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING
Lựa chọn qui luật Conditional Formatting (CF)
 Chọn các ô Home (Style) Conditional
 Formatting chọn luật CF
 • Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo
 một trong các điều kiện
 • Top/Bottom Rules: các quy luật về nhóm lớn
 nhất và nhỏ nhất, trung bình 
 • Data Bars: đánh giá dữ liệu theo biểu đồ
 ngang
 • Color Scales: đánh giá dữ liệu theo mức độ
 màu sắc
 • Icon Sets: đánh giá dữ liệu theo bộ biểu
 tượng.
 1.7. ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING
 Tạo quy luật mới
 • Chọn các ô Home (Style) Conditional Formatting New Rules
 Chọn kiểu luật
 Thiết lập luật theo yêu cầu
UseFormat a formulaonlyallonlyonlycellsunique cellsto basedtopdeterminethatororonduplicatecontaintheir bottomwhichvalues:values cellsĐịnhranked: to:dạngĐịnhQui 
formattheodạngvaluesluật nàyđiềutheo:: ápQuiQuikiệnđiềudụngluậtluậtcănkiện nàychonàycứ ápcăncácvào chỉdụngôcứchứanộiáp vàođịnhdungdụnggiágiá dạngtrịtrịchứađịnh sốdựadạnglàtrongdạng trênduysố 
côngcácchứanhómnhấtô hoặcthứctrongcác trùngôcácchứaôlặpbảnggiá. trịtínhsố. Hiểnlớn nhấtthị cácvà kiểunhỏ nhấtđịnh
dạng(tính theonhư phầnlà datatrăm)bars,. color scales, hoặc icon
sets.
1.8. ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ
a. Địa chỉ tương đối
• Các địa chỉ cột và hàng sẽ thay đổi khi ô chứa công thức được sao chép đến
 vị trí ô khác.
 • Cấu trúc: 
 • Ví dụ: (D2) =B2*C2 khi sao chép xuống (D3) =B3*C3
1.8. ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ
b. Địa chỉ tuyệt đối
• Các địa chỉ cột và dòng cố định (không thay đổi) khi ô chứa công thức được
 sao chép đến vị trí ô khác.
 • Cấu trúc: $$
 • Ví dụ: (D2) =$B$2*$C$2 khi sao chép xuống (D3) =$B$2*$C$2
1.8. ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ
c. Địa chỉ hỗn hợp
• Tương đối cột, tuyệt đối hàng: Chỉ có cột thay đổi, còn hàng không thay đổi
 khi ô chứa được sao chép công thức.
 • Cấu trúc: $
 • Ví dụ: địa chỉ A$1.
• Tuyệt đối cột, tương đối hàng: Chỉ có hàng thay đổi, còn địa chỉ cột không
 thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức.
 • Cấu trúc: $
 • Ví dụ: địa chỉ $A1.
• Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ:
 sử dụng phím F4
1.9 CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ TỆP
• Mở tệp mới
 C1: File New Blank workbook
 C2: Ctrl+N
• Mở một tệp đã có
 C1: File Open chọn tệp Open.
 C2: Ctrl+O
• Ghi tệp vào đĩa
 C1: File Save gõ tên tệp Save.
 C2: Ctrl+S
• Ghi tệp vào đĩa với tên mới: File Save As gõ tên mới Save.
• Đóng tệp hiện thời: File Close
1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU
Cách 1:
 • Bước 1: File Save (hoặc Save As (F12) )
 • Bước 2: Xuất hiện hộp thoại click vào Tool General Options...
 1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU
 • Bước 3: Nhập mật khẩu
 • Bước 4: Nhập lại mật khẩu OK
Mật khẩu cho phép mở tệp
 Mật khẩu cho phép chỉnh 
 sửa nội dung
 Cho phép chỉ đọc (không 
 thay đổi nội dung)
1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU
Cách 2:
 • Bước 1: File Info ProtectWorkbook Encrypt with Password
1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU
 • Bước 2: Nhập mật khẩu
 • Bước 3: Nhập lại mật khẩu OK