Bài giảng Thông tin trong quản lý hành chính

THÔNG TIN 
I. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH: 
1. Khái niệm: 
Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu , truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết. 
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH : 2. Vai trò của thông tin : 
Là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị 
Là cơ sở để ban hành các quyết định quản lý 
Là đối tượng, là công cụ đắc lực của nhà QL 
Là nhu cầu thương xuyên trong cuộc sống và của các cơ quan doanh nghiệp 
Thông tin làm phát triển dân trí 
Quaù trình xöû lyù thoâng tin trong cô quan 
Söï phaûn hoài thoâng tin 
T hoâng tin vaøo 
Thoâng tin ra 
I. TRUYỀN THÔNG TRONG GIAO TIẾP: 1. Quá trình truyền thông giữa các cá nhân 
Quá trình trao đổi thông tin gồm nhiều thành tố: người gửi,người nhận, thông điệp, các kênh trao đổi thông tin, thông tin phản hồi và những yếu tố cản trở quá trình trao đổi. 
Mã hóa là quá trình biểu đạt ý nghĩ thành lời nói, chữ viết hay đấu hiệu, ký hiệu, các phương tiện phi ngôn ngữ khác..... 
Kênh là phương tiện qua đó thông điệp di chuyển từ người gửi đến người người nhận. 
Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn đạt bởi người nhận 
Sau khi giải mã và nhận thức bản thông điệp, người nhận phản hồi tới người gửi thực sự là thông điệp khác thể hiện hiệu quả của việc thông tin. 
Trong việc truyền thông điệp và nhận sự phản hồi, thông điệp có thể bị nhiễu 
b. Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân : 
* Yêu cầu đối với người phát : 
Tại sao bạn phải giao tiếp (Why) ? 
- Bạn sẽ giao tiếp về cái gì (What 
- Bạn sẽ giao tiếp với ai (Who) 
- Bạn sẽ giao tiếp như thế nào (How) 
Khi nào thì nên giao tiếp (When) 
Nên giao tiếp ở đâu (Where ) 
b. Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân : 
Khi thiết kế và truyền tải thông điệp đó đến người nhận cần phải chú ý đến một số nguyên tắc sau : 
- Nguyên tắc ABC : 
+ Chính xác (accuracy) 
+ Ngắn gọn (brevity) 
+ Rõ ràng (clarity) 
- Nguyên tắc 5Cs : 
+ Rõ ràng (Clear) 
+ Hoàn chỉnh (Complete) 
+ Ngắn gọn, xúc tích (Concise) 
+ Chính xác (correct) 
+ Lịch sự (courteous) 
2. Truyền thông trong tổ chức: 
a. Khái niệm về tổ chức: 
Tổ chức là tập hợp người có cơ cấu nhất định, cùng tiến hành một hoạt động nào đó vì lợi ích chung 
b. Các hình thức truyền thông trong tổ chức: 
- Truyền thông chính thức: 
Là truyền thông theo hình thức được quy định hoặc bản thân quá trình truyền thông là một bộ phận của công việc. Những hình thức truyền thông chính thức phổ biến trong tổ chức là báo cáo, tờ trình, thông báo, biên bản 
- Truyền thông không chính thức:người phát đi bản thông điệp đó chỉ với tư cách cá nhân, không thay mặt ai hay đại diện cho ai chính thức 
b. Các hình thức truyền thông trong tổ chức: 
3. Chiều truyền thông: 
- Thông tin từ trên xuống 
- Thông tin từ dưới lên 
- Thông tin theo chiều ngang 
4. Mạng truyền thông: 
Mạng truyền thông có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của tổ chức vì chính nó là mạch máu của tổ chức. Có 5 loại mạng 
4. Mạng truyền thông: 
4. Mạng truyền thông: 
Mạng dây chuyền : Trưởng nhóm chỉ có thể giao tiếp với 1 người gần mình nhất Tính chính xác của thông tin cao, tuy nhiên nó không tạo ra nhiều mối quan hệ và tốc độ truyền thông chậm. 
4. Mạng truyền thông: 
Mạng chữ Y: Thông tin chỉ truyền theo chiều dọc , không có trao đổi thông tin theo chiều ngang 
4. Mạng truyền thông: 
- Mạng bánh xe: Một người đóng vai trò trưởng nhóm và giao tiếp với tất cả thành viên còn lại, nhưng các thành viên khác không thể giao tiếp với nhau và chỉ giao tiếp với trưởng nhóm. 
4. Mạng truyền thông: 
- Mạng vòng tròn : Một thành viên có thể giao tiếp với hai người gần mình. 
4. Mạng truyền thông: 
Mạng đan chéo : tất cả thành viên đều giao tiếp được với nhau , quan hệ không bị hạn chế, tốc độ truyền thông nhanh 
3.Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong giao tiếp 
I. KV CHUNG - khu vực mở tương ứng với những gì mà chúng ta biết về mình và người khác cũng biết về chúng ta. 
II – khu vực MÙ tương ứng với những gì mà chúng ta không biết được về mình, nhưng đối tượng giao tiếp lại biết.. 
III – khu vực RIÊNG tương ứng với những gì mà chỉ chúng ta biết về mình còn đối tượng giao tiếp lại không biết. Nó có thể được coi là riêng vì trong giao tiếp chúng ta không cởi mở để bộc lộ với người khác. 
IV – KV KHÔNG NHẬN BIẾT ĐƯỢC tương ứng với những gì mà cả chúng ta lẫn người khác không biết, thông thường bao gồm lĩnh vực vô thức và tiềm thức. 
II. NHẬN THỨC TRONG GIAO TIẾP: 3. Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong GT 
Mỗi khu vực có thể được mở rộng hay bị thu hẹp phụ thuộc chủ yếu vào hai yếu tố : sự phản hồi và tính cởi mở. 
Sự phản hồi là sự truyền thông tin ngược trở về đối tượng giao tiếp đến chúng ta, nó cho chúng ta biết suy nghĩ, cảm tưởng, đánh giá, nhận xét của đối tượng giao tiếp về chúng ta. Sự phản hồi làm cho khu vực chung được mở rộng và làm cho khu vực mù thu hẹp đi. 
Sự cởi mở l à sẵn sàng chia sẻ những suy nghĩ, những tình cảm, ước muốn, niềm tin và những phẩm chất tâm lý khác của mình với đối tượng giao tiếp. 
Trong giao tiếp mọi người đều cởi mở với nhau thì khu vực chung của mỗi người sẽ được mở rộng, lấn át khu vực riêng, làm cho họ hiểu biết nhau nhiều hơn và xích lại gần nhau hơn 
Bài tập 
Tháng trước T được nhận vào làm việc tại bộ phận tiếp thị của Tập đoàn HP. Tại Văn phòng, ngoài ông John là trưởng văn phòng đại diện, ở mỗi bộ phận còn có người phụ trách. Bộ phận tiếp thị là ông M. Công việc của T là chào bán các sản phẩm của HP. 
Một hôm, có một khách hàng đề nghị một hợp đồng lớn nhưng theo T là hơi mạo hiểm. Ngay hôm sau, T vội vàng lên gặp ông John trình bày về hợp đồng đó và xin ý kiến ông ta. Ông John chăm chú nghe T trình bày nhưng ông không đưa ra ý kiến gì. Hôm sau nữa, ông M gọi T đến gặp và phê bình T. 
Theo bạn Ông M phê bình T về vấn đề gì? Bạn hãy bình luận cách xử sự của T 
Thuyết phục là một phương pháp tác động ảnh hưởng có mục đích nhằm thay đổi các quan điểm, thái độ của người khác, hoặc xây dựng quan điểm mới . 
Sự thuyết phục và ám thị có những điểm khác nhau nhất định. Am thị là tạo ra trạng tâm lý chấp nhận một cách trực tiếp mà không cần phải có sự giải thích, lập luận, chứng minh. Ngược lại, thuyết phục được xây dựng trên cơ sở tính logic, tính chặt chẽ, xác đáng của các lập luận để làm cho đối tượng hiểu được các lý lẽ và đồng thời đồng tình với các lý lẽ đó.