Bài giảng Quản trị kênh phân phối - Chương 8: Phân phối hàng hoá vật chất - Nguyễn Hoài Long

QUẢN TRỊ KÊNH PHÂN PHỐI 
GV: TS. Nguyễn Hoài Long 
Contact: longnguyenhoai@neu.edu.vn/ 0913229867 
CHƯƠNG 8 
PHÂN PHỐI HÀNG HOÁ VẬT CHẤT 
MỤC TIÊU 
Hiểu được nội dung phân phối hàng hoá vật chất 
Hiểu được mức độ dịch vụ của hệ thống vật chất và xây dựng chiến lược cung ứng dịch vụ trong phân phối vật chất 
Hiểu và có khả năng phân tích chi phí hoạt động trong phân phối vật chất 
NỘI DUNG 
Khái quát chung về phân phối vật chất 
Khái niệm và tầm quan trọng 
PPVC làm tăng thêm giá trị hàng hóa 
Mức độ cung ứng dịch vụ của hệ thống PPVC 
Các tiêu chuẩn đánh giá 
Tính toán hiệu quả hoạt động cung ứng dịch vụ 
Chiến lược cung ứng dịch vụ của hệ thống PPVC 
Phân tích chi phí của hoạt động PPVC 
Phân tích tổng chi phí PPVC 
Phân tích độ nhạy của tổng chi phí dịch vụ 
GV: TS. Nguyễn Hoài Long 
Contact: longnguyenhoai@neu.edu.vn/ 0913229867 
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ PHÂN PHỐI VẬT CHẤT 
KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA PPVC 
Khái niệm: Là công tác thiết kế và quản trị hệ thống kiểm soát việc vận chuyển và định vị địa lý sản phẩm trong Kênh phân phối với tổng chi phí thấp nhất. 
Bản chất: Là hoạt động quản lý dòng chảy vật chất trong kênh, tức là dòng vận động của hàng hóa từ địa điểm và thời điểm sản xuất đến địa điểm và thời điểm tiêu dùng. 
MỤC ĐÍCH CỦA QUẢN LÝ PPVC 
Mục đích: Thỏa mãn các yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng về việc giao sản phẩm với chi phí thấp nhất. 
Mục tiêu: 
Đảm bảo sự sẵn có của sản phẩm về mặt thời gian và địa điểm. 
Đảm bảo chất lượng/độ tin cậy của dịch vụ cung ứng sản phẩm (dịch vụ giao hàng). 
TẦM QUAN TRỌNG CỦA PPVC 
Nhằm đảm bảo việc cung ứng sản phẩm – dịch vụ thông suốt, hàng hóa được cung ứng đúng địa điểm và thời gian , với số lượng mà khách hàng mục tiêu cần đến, với chất lượng cung ứng thỏa mãn yêu cầu khách hàng là một công cụ đắc lực trong xây dựng lợi thế cạnh tranh 
Chi phí PPVC thường chiếm tỷ lệ lớn trong chi phí phân phối; quản lý được chi phí PPVC có thể làm gia tăng đáng kể hiệu quả kinh doanh. 
Có nhiều đối tượng tham gia vào và liên quan đến việc PPVC. 
Những gánh nặng và rủi ro đi cùng với quá trình PPVC có thể ảnh hưởng tới tất cả các thành viên, không phụ thuộc vào vị trí cụ thể của họ trong kênh. 
PPVC LÀM TĂNG THÊM GIÁ TRỊ HÀNG HOÁ 
PPVC là một chuỗi các hoạt động trao đổi trong kênh, nhằm đáp ứng yêu cầu của KHMT ở cuối kênh 
	 là một bộ phận trong tất cả những hoạt động của Marketing nhằm sáng tạo và cung ứng giá trị cho khách hàng. 
Giá trị thực của một SP sẽ chưa được công nhận cho đến khi SP đó sẵn sàng để chuyển quyền sở hữu cho khách hàng mục tiêu và làm họ hài lòng. 
	 Nếu chuỗi các hoạt động trao đổi trong kênh đạt được mục tiêu này thì quá trình PPVC đã làm cho giá trị của sản phẩm được nhận ra và công nhận (làm gia tăng giá trị SP). 
Quá trình làm tăng thêm giá trị trong PPVC cũng đồng thời tạo ra sự “kết dính” giữa công ty với nhà cung cấp và khách hàng tiêu dùng cuối cùng 
PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG PPVC 
Luồng lưu chuyển NVL (Phạm vi hoạt động bên trong DN) : PPVC đóng vai trò trung gian, điều hòa sự khác biệt giữa các bộ phận bên trong DN, kết hợp giữa hoạt động SX và hoạt động marketing. 
Luồng lưu chuyển SP từ DN đến KH và dòng thu hồi SP hỏng, vỏ bao hay phế liệu (Phạm vi hoạt động bên ngoài DN) : PPVC đóng vai trò điều hòa những sự khác biệt cơ bản giữa các phương thức kinh doanh của các TVK, giảm xung đột và tăng hiệu quả hợp tác. 
NỘI DUNG CÔNG VIỆC QUẢN LÝ PPVC 
Xử lý đơn hàng: là việc tiếp nhận và chuyển các yêu cầu của khách hàng đến chuỗi cung ứng. 
Điều phối kho bãi và các phương tiện : là việc tính toán và phối hợp các cơ sở vật chất hạ tầng PPVC một cách tối ưu 
Hàng tồn kho: tính toán và lưu trữ số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho một cách hợp lý. 
Vận chuyển và giao hàng: là lĩnh vực hoạt động nhằm vận chuyển hàng hóa về mặt địa lý. 
Lưu kho, xử lý hàng hóa và đóng gói: là các hoạt động nhằm giúp đẩy nhanh tốc độ và tạo điều kiện vận chuyển sản phẩm dễ dàng hơn. 
PHÂN BIỆT PPVC VÀ HẬU CẦN 
Phân phối vật chất 
Hậu cần 
Chỉ nhìn từ góc độ phân phối thành phẩm từ nhà sản xuất đến khách hàng 
Liên quan đến sản phẩm và cả các nguyên vật liệu thô, hàng tồn kho bán thành phẩm 
Chỉ nhìn từ nhà sản xuất xuống phía “dưới” của chuỗi cung ứng (downward) 
Nhìn trong toàn bộ chuỗi cung ứng (upward & downward) 
Chỉ nghiên cứu hoạt động phân phối sản phẩm thành phẩm 
Ngoài việc phân phối sản phẩm còn nghiên cứu các hoạt động thu mua, sản xuất hay điều phối trong chuỗi cung ứng 
GV: TS. Nguyễn Hoài Long 
Contact: longnguyenhoai@neu.edu.vn/ 0913229867 
MỨC ĐỘ DỊCH VỤ CỦA PHÂN PHỐI VẬT CHẤT 
QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ PPVC 
B1: Thiết lập các mục tiêu về dịch vụ 
Thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá mức độ cung ứng dịch vụ: sự sẵn có của hàng hóa, khả năng cung cấp dịch vụ, chất lượng của dịch vụ 
Phân đoạn dịch vụ chọn lọc 
B2: Xử lý đơn hàng trong phân phối vật chất 
Xử lý nhu cầu kho dự trữ trong PPVC: số lượng kho, địa điểm kho, khoảng cách kho 
Xử lý lượng hàng hóa cần thiết cho dự trữ: lượng dự trữ tối thiểu, thời điểm đặt hàng 
Xử lý vận chuyển trong PPVC: phương tiện vận chuyển 
B3: Quản lý các chi phí trong PPVC : D=T+FW +VW+S 
Chi phí vận chuyển: quy mô lô, chiều dài quãng đường vận chuyển 
Chi phí lưu kho: số lượng lưu kho, thời gian lưu kho (tốc độ quay vòng hàng hóa 
CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ 
Có 3 tiêu chuẩn để đánh giá mức độ cung ứng dịch vụ của hệ thống PPVC: 
Sự sẵn có của hàng hóa 
Khả năng cung cấp dịch vụ 
Chất lượng phục vụ 
CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ 
Sự sẵn có của hàng hóa 
Là đánh giá khả năng đáp ứng những yêu cầu của KH về mặt số lượng hàng hóa. 
Có 3 cách đánh giá: 
Tỷ lệ hàng trong kho : 
Cho biết khối lượng SP hoặc đơn vị hàng dự trữ trong kho sẵn sàng để chuyển cho khách hàng tại một thời điểm nhất định, 
Được tính bằng số lượng hàng có mặt thực tế trong kho so với kế hoạch dự trữ yêu cầu. 
CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ 
Sự sẵn có của hàng hóa 
Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng : 
Cho biết mức độ đáp ứng các yêu cầu theo đơn hàng của khách hàng, 
Được tính bằng số hàng có mặt thực tế có thể giao ngay cho KH so với số lượng yêu cầu. 
Để duy trì tỷ lệ này cao thì phải cân đối được tổng số lượng hàng dự trữ và tổng lượng hàng hóa khách yêu cầu (kể cả sửa đổi). 
Tỷ lệ những đơn hàng đã được thực hiện đầy đủ và giao cho khách : 
Cho biết mức độ thường xuyên hoặc số lần mà một hãng cung ứng đủ 100% các yêu cầu của KH 
Nói cách khác: là mức độ thường xuyên mà công ty dự trữ trong kho đúng chủng loại và khối lượng mà khách hàng mong muốn. 
KHẢ NĂNG CUNG CẤP DỊCH VỤ 
Là tiêu chuẩn đánh giá các hoạt động hoàn thành đơn đặt hàng (hay vòng quay đơn đặt hàng , gồm các hoạt động: chuyển đơn – chấp nhận thanh toán – chuẩn bị hàng sẵn sàng – vận chuyển – làm vận đơn và giao hàng). 
Có 3 tiêu thức đánh giá: 
Tốc độ cung ứng dịch vụ: 
Là thời gian mà KH phải chờ đợi để được phục vụ cho một lần đặt hàng. 
Việc tăng tốc độ cung ứng thường làm tăng chi phí, do đó cần tìm ra kênh PPVC có tốc độ cung ứng dịch vụ với chi phí phù hợp. 
KHẢ NĂNG CUNG CẤP DỊCH VỤ 
Sự phù hợp: 
Là việc so sánh giữa thời gian cung ứng thực tế và thời gian dự kiến theo kế hoạch, và đánh giá đơn hàng đã được cung cấp như thế nào so với nhận thức và yêu cầu của khách hàng. 
Khả năng thực hiện đơn đặt hàng càng cao thì sự phù hợp càng lớn. 
Tính linh hoạt: 
Là khả năng điều tiết để đáp ứng các yêu cầu riêng, đặc biệt, bất thương và bất ngờ của khách hàng. 
CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ 
Đề cập tới khả năng thực hiện hoàn hảo các hoạt động đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng; hay còn gọi là “độ tin cậy của dịch vụ” 
Ngoài 2 chỉ tiêu trên, chất lượng phục vụ còn đề cập đến những vấn đề như: 
Sự an toàn, có nghĩa là vận chuyển hàng không gây ra thiệt hai; 
Sự chính xác hoặc hoàn hảo: hóa đơn không có sai sót 
Sự nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh không trong kế hoạch 
 Khó định lượng các chỉ tiêu này 
Để cung ứng chất lượng phục vụ tốt, các công ty có thể áp dụng các cách: 
Cơ cấu chuyển giao và tiếp nhận thông tin với khách hàng nhanh chóng, kịp thời và chính xác 
Tổ chức phân quyền, tránh bị trì hoãn do những thủ tục hành chính 
Sử dụng những cá nhân có khả năng phản xạ nhanh, linh hoạt 
TÍNH TOÁN HỆU QUẢ HĐ CUNG ỨNG DV CỦA HTKPP 
Nhà cung ứng luôn cố gắng cung ứng cho KH những hàng hóa họ yêu cầu tại thời điểm và địa điểm họ muốn, tuy nhiên việc cung ứng dịch vụ PPVC tốt thường đi đôi với dự trữ không hiệu quả (dự trữ vượt quá hạn mức quy định); và ngược lại. 
	 C ác công ty thường đặt ra một “khung mức độ dịch vụ” có thể chấp nhận được. 
Hiệu ứng số 0 : là tình hình HTPPVC thực hiện được mức độ dịch vụ một cách tối ưu, tương ứng với mức độ chi phí PPVC tối ưu. 
	Thực tế điều này khó thực hiện được và người quản lý kênh cố gắng tiến tới mục tiêu này bằng cách: dự tính các yêu cầu đặt hàng, sử dụng CNTT, xác định mức lưu kho tối ưu dựa trên nghiên cứu khách hàng, áp dụng các phương tiện vận tải tốt với các chương trình sử dụng chúng tối ưu  
ĐƠN HÀNG HOÀN HẢO 
Đơn hàng hoàn hảo - cấp cao nhất trong dịch vụ hậu cần- là đơn đặt hàng: 
Được giao đầy đủ 
Được giao đúng giờ 
Được giao đúng nơi 
Được giao trong điều kiện hoàn hảo 
Được giao với giấy tờ đầy đủ và chính xác 
 Đòi hỏi phải thực hiện toàn bộ chu kỳ đặt hàng mà không phạm sai sót nào. 
CẢI THIỆN CHU KỲ HOẠT ĐỘNG 
Kỹ thuật EDI (Electronic Data Interchange= trao đổi dữ liệu điện tử) và/hoặc quản lý và theo dõi đơn đặt hàng qua Internet. 
Kỹ thuật nhận dạng bằng sóng vô tuyến hay theo dõi bằng hệ thống mã vạch/mã ma trận 
Hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động 
Hệ thống nhận đặt hàng tự động 
Liên hệ trực tiếp với khách hàng để xác định nhu cầu của họ 
Liên hệ với các bên có liên quan để xác định năng lực của họ 
Các kỹ thuật khác 
CHIẾN LƯỢC CUNG ỨNG DV PPVC 
Dịch vụ PPVC hoàn hảo cho khách hàng có thể trở thành một lợi thế cạnh tranh hay tạo sự khác biệt cho một công ty. Để làm được điều đó công ty thường thiết kế chiến lược dịch vụ khách hàng theo 2 tiêu thức cơ bản: 
Dịch vụ phải được cung ứng với mức độ tin cậy cao, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu do khách hàng đặt ra, trong một khoảng thời gian xác định. 
Lựa chọn khách hàng để cung ứng những dịch vụ đặc biệt: 
Chia nhóm khách hàng, mỗi nhóm đòi hỏi cách phục vụ riêng (Phân đoạn dịch vụ chọn lọc) 
Tập trung vào những đoạn thị trường chủ yếu hoặc những khách hàng hứa hẹn sẽ mang lại thị trường lớn, trung thành với nhà cung ứng. 
GV: TS. Nguyễn Hoài Long 
Contact: longnguyenhoai@neu.edu.vn/ 0913229867 
PHÂN TÍCH CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG PPVC 
PHÂN TÍCH TỔNG CHI PHÍ PPVC 
Chi phí PPVC là chi phí tích hợp của 
Chi phí vận chuyển 
Chi phí lưu kho 
PHÂN TÍCH TỔNG CHI PHÍ PPVC 
Chi phí vận chuyển 
Là chi phí lưu chuyển hàng hóa qua những khoảng cách địa lý. 
Các sản phẩm khác nhau thường có chi phí vận tải khác nhau do có sự khác nhau về mật độ, tính dễ hư hỏng 
Hai yếu tố cơ bản ảnh hưởng tới chi phí vận chuyển: 
Quy mô lô hàng vận chuyển; 
Chiều dài quãng đường vận chuyển; 
	 Xuất hiện hiệu quả kinh tế theo quy mô 
PHÂN TÍCH TỔNG CHI PHÍ PPVC 
Chi phí lưu kho 
Chi phí lưu kho phụ thuộc vào thời gian. Nói chung, để giảm chi phí và rủi ro trong kinh doanh, các công ty mong muốn giữ hàng hóa trong kho càng ít càng tốt. 
Các CP điển hình có liên quan tới việc lưu kho hàng hóa bao gồm: bảo quả, chi phí vốn, dịch vụ lưu kho, thuế, bảo hiểm, hao mòn vô hình, đặt hàng, thông tin giao dịch, xử lý đặt hàng, cập nhật thẻ kho, quản trị 
Các yếu tố ảnh hưởng đến mức chi phí lưu kho là sản lượng hàng hóa hoặc tốc độ quay vòng hàng hóa, mức độ phân tán về mặt địa ký trong thiết kế phân phối. 
Các vấn đề cần cân nhắc liên quan đến chi phí lưu kho: 
Quyết định bao nhiêu địa điểm lưu kho cần có để phục vụ khách hàng 
Mặt hàng/ nhóm hàng nào nên giữ lại ở từng địa điểm 
Thời gian lưu kho 
Số lượng lưu kho 
PHÂN TÍCH TỔNG CHI PHÍ PPVC 
Chi phí tích hợp 
Chi phí tích hợp = chi phí vận chuyển + chi phí lưu kho 
Trong mỗi hệ thống phân phối, hai loại chi phí có ảnh hưởng qua lại và tại ra cơ hội chuyển đổi chi phí: nếu chi phí vận chuyển tăng thì có thể giảm đáng kể chi phí lưu kho. 
Tổng chi phí phân phối thấp nhất không nằm ở điểm có chi phí vận chuyển thấp nhất mà cũng không nằm tại điểm có chi phí lưu kho thấp nhất. Nhà quản lý kênh phải cố gắng thiết kế hệ thống phân phối vật chất đạt được điểm tổng chi phí phân phối thấp nhất này. 
PHÂN TÍCH TỔNG CHI PHÍ PPVC 
Phân tích ”độ nhạy” của chi phí dịch vụ 
Nhằm tìm ra các mối quan hệ giữa những lợi ích lớn hơn về dịch vụ với chi phí phân phối tương ứng. 
2 công việc cơ bản để phân tích “độ nhạy” của CPDV: 
Thay đổi thiết kế kênh cơ bản 
Sự phân phối nguồn lực có lựa chọn 
TÓM TẮT CHƯƠNG 
Chương này giới thiệu những kiến thức về quản trị hoạt động phân phối vật chất 
Dòng chảy phân phối vật chất có đóng góp quan trọng vào chi phí phân phối, cũng như thời gian và địa điểm mà người tiêu dùng tiếp cận được sản phẩm. 
Đánh giá mức độ cung ứng dịch vụ của hệ thống phân phối vật chất của sản phẩm theo 3 chỉ tiêu: sự sẵn có của hàng hóa, khả năng cung cấp dịch vụ và chất lượng phục vụ 
Nhà quản lý kênh phải cố gắng thiết kế hệ thống phân phối vật chất đạt được điểm tổng chi phí phân phối thấp nhất. Để làm được điều này, cần cân đối giữa chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển và các chi phí khác.