Bài giảng Quản trị bán hàng - Chương 5: Tổ chức lực lượng bán

CHƯƠNG 5 :TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN
1. Cấu trúc tổ chức lực lượng bán
2. Các loại mô hình tổ chức lực lượng bán
3. Một số vấn đề cần quan tâm khi tổ chức lực lượng bán
Tài liệu tham khảo
Thomas N. Ingram et all (2000), Sales management: Analysis and decision making,
South-Western Thomson learning, ch. 4 & 5; James M. Commers (2002), Quản trị bán
hàng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, chương 2 ; Mark W. Johnston and Greg W.
Marshall (2006), Sales force management, 8th edition, NXB McGraw Hill, ch. 4; The
Sasakawa Peace Foundation, Các tình huống trong giảng dạy cao học quản trị kinh
doanh tại Việt Nam, NXB Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2009
101
1. CÁC ĐẶC TÍNH CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC LLBH
Cấu trúc tổ chức một lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp
được đặc trưng bởi bốn đặc tính:
Tính chuyên môn hóa lực lượng bán hàng
Tính tập quyền – phân quyền trong tổ chức
Mức độ quản lý
Tổ chức quản trị lực lượng bán hàng và quản lý bán hàng chức
năng
2. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CHIỀU RỘNG
Giám đốc bán hàng
quốc gia
Giám đốc
bán hàng cấp
tỉnh
Giám đốc bán
hàng cấp
tỉnh
Giám đốc
bán hàng cấp
tỉnh
Giám đốc
bán hàng cấp
tỉnh
Giám đốc
bán hàng cấp
tỉnh
NVBH NVBH NVBH NVBHNVBH NVBH
3. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CHIỀU DỌC
Giám đốc bán hàng
quốc gia
Nhân viên
bán hàng
Giám đốc bán
hàng cấp vùng
Nhân viên
bán hàng
Giám đốc bán
hàng cấp vùng
Nhân viên
bán hàng
Giám đốc
bán cấp
tỉnh
Giám đốc
bán cấp
tỉnh
Giám đốc
bán cấp
tỉnh
Giám
đốc bán
cấp tỉnh
Giám
đốc bán
cấp tỉnh
Giám đốc
bán cấp
tỉnh
4. QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHỨC NĂNG VÀ
QUẢN TRỊ LLBH
Trong DN, tổ chức lực lượng bán hàng có thể phân ra thành hai
loại quản lý bán hàng là:
Quản lý bán hàng chức năng, trong đó người quản lý chỉ phụ
trách nội dung chuyên môn trong lĩnh vực chức năng bán hàng
được giao mà không phụ trách trực tiếp lực lượng nhân viên
bán hàng tạo doanh thu
Quản lý lực lượng bán hàng là những người chịu trách nhiệm
quản lý các nhân viên bán hàng và hoạt động bán hàng tạo
doanh thu cho doanh nghiệp.
5. CÁC YẾU TỐ CẦN CÂN NHẮC KHI CƠ CẤU
TỔ CHỨC LLBH
Các yêu cầu:
Các hoạt động bán hàng cần được phân chia và sắp xếp theo chuyên môn
hóa lao động.
Tổ chức lực lượng bán hàng nên đảm bảo tính ổn định và liên tục trong nỗ
lực bán hàng của doanh nghiệp
Việc tổ chức lực lượng bán hàng cần đảm bảo tính hợp tác giữa các hoạt
động khác nhau
Ba đặc tính:
Tính hiệu quả: Cơ cấu có thực hiện tốt những mục tiêu về doanh số và lợi
nhuận không? Khách hàng phản ứng như thế nào với cơ cấu đó?
Năng lực: Công ty có thể trang trải được chi phí cho cơ cấu tổ chức này
không? Những chi phí nào gắn liền với cơ cấu tổ chức góp phần làm tăng
doanh thu và thị phần?
Tính khả thi: Đề cập đến khả năng thực hiện cơ cấu tổ chức lực lượng bán
hàng, khả năng thích nghi của cơ cấu đó khi điều kiện thị trường thay đổi.
6. TỔ CHỨC THEO KHU VỰC ĐỊA LÝ
 Đây là cách bố trí lực lượng bán hàng đơn giản nhất.
 Mỗi nhân viên bán hàng được giao phụ trách một khu vực
riêng để bán hàng và họ có toàn quyền quyết định việc kinh
doanh sản phẩm của công ty cho tất cả khách hàng trong khu
vực địa lý ấy.
Mỗi giám đốc kinh doanh vùng sẽ phụ trách giám sát một vài
khu vực.
Vài vùng lại được giám sát bởi một giám đốc hoặc phó giám
đốc kinh doanh của công ty
7. ƯU ĐIỂM CỦA TỔ CHỨC BÁN HÀNG THEO
KHU VỰC ĐỊA LÝ
Một là, trách nhiệm người bán được xác định rõ ràng, họ chịu trách
nhiệm toàn bộ các công việc từ chào bán hàng đến thu nợ của khách
hàng tại khu vực phụ trách
Hai là, triệt tiêu hoàn toàn khả năng hai hay nhiều nhân viên bán hàng
của cùng công ty đến tiếp xúc chào bán cho cùng một khách hàng
Ba là, khuyến khích người bán hàng gắn bó chặt chẽ với việc bán hàng
tại khu vực phụ trách
Bốn là, đảm bảo giảm được chi phí quản lý và cả chi phí đi lại của nhân
viên bán hàng
Cách thức tổ chức này thích hợp khi những sản phẩm bán ra tương đối
đồng dạng và không có đòi hỏi đặc biệt từ khách hàng
8. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO KHU VỰC ĐỊA LÝ
Giám đốc
bán hàng
Nhân viên
bán hàng
Giám đốc bán
hàng miền Nam
Nhân viên
bán hàng
Giám đốc bán
hàng miền Bắc
Nhân viên
bán hàng
QLBH
thành
phồ Hải
Phòng
QLBH
thành phồ
Hải Dương
QLBH
thành phồ
Hà Nội
QLBH
thành
phồ HCM
QLBH
thành
phồ
Vũng tàu
QLBH
thành phồ
Nha Trang
9. TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM
Áp dụng cho các công ty có số lượng hàng hóa nhiều,
phức tạp về mặt kỹ thuật hoặc các sản phẩm tương đối độc
lập nhau.
Cơ cấu tổ chức này phù hợp khi sản phẩm bán ra đòi hỏi
mức độ chuyên môn hóa cao, đòi hỏi nhân viên bán hàng có
trình độ kỹ thuật
Nhược điểm là nếu một khách hàng mua nhiều sản phẩm
khác loại của công ty thì phải liên lạc hoặc có tới vài nhân
viên bán hàng
Thông thường trong những trường hợp như vậy đòi hỏi có
sự kết hợp giữa cơ cấu theo sản phẩm và cơ cấu về mặt địa
lý
10. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM
Giám đốc
bán hàng
Nhân viên
bán hàng
Giám đốc bán
hàng KT số
Nhân viên
bán hàng
Giám đốc BH
điện lạnh DD
Nhân viên
bán hàng
QLMH
máy giặt
QLMH Ti vi
QLMH tủ
lạnh
QL mặt
hàng ĐT
QLMH
máy tính
để bàn
QLMH máy
tính cầm
tay
11. TỔ CHỨC THEO KHÁCH HÀNG
 Cơ cấu tổ chức ngày càng phổ biến và quan trọng
 Dựa vào đặc điểm của khách hàng để cơ cấu tổ chức (quy mô
khách hàng, hành vi mua sắm và việc sử dụng sản phẩm của
khách hàng)
 Có ưu điểm là nhân viên bán hàng biết rõ nhu cầu cụ thể của
nhóm khách hàng mình phụ trách
 Có nhược điểm nếu khách hàng rải rác trên phạm vi rộng,
nhân viên bán hàng phải đi lại nhiều.
12. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO KHÁCH HÀNG
Giám đốc
bán hàng
Giám BH khối
siêu thị
GĐ BH
Khối NHKS
Giám đốc
kênh bán lẻ
NVBH NVBH NVBH
14.TỔ CHỨC THEO CHỨC NĂNG
 Do các loại nhiệm vụ bán hàng thường yêu cầu những khả
năng và kỹ năng khác nhau ở người nhân viên bán hàng.
 Một nhóm bán hàng chuyên tìm kiếm và phát triển khách hàng
mới còn một nhóm bán hàng chuyên duy trì và phục vụ khách
hàng cũ
 Một nhóm nhân viên bán hàng chuyên phụ trách và bán các
sản phẩm trong giai đoạn đầu của chu kỳ đời sống sản phẩm
15. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CHỨC NĂNG
Giám đốc
bán hàng
Trưởng nhóm
phát triển TT
Trưởng nhóm
dịch vụ
Trưởng nhóm
CSKH
NVBH NVBH NVBH
16.TỔ CHỨC HỖN HỢP
 Khi bán nhiều loại sản phẩm khác nhau cho nhiều khách hàng
trên một địa bàn rộng lớn
 Một nhân viên bán hàng có thể chịu sự giám sát của một hoặc
nhiều giám đốc kinh doanh.
 Các dạng chuyên môn hóa hỗn hợp như: sản phẩm-khu vực,
khách hàng-sản phẩm, khách hàng-khu vực, khách hàng-sản
phẩm-khu vực
17. MÔ HÌNH TỔ CHỨC HỖN HỢP
Nhu cầu KH đa 
dạng
Định hướng 
tổ chức theo 
KH
Định hướng 
tổ chức 
theo SP-KH
Định hướng 
tổ chức 
theo SP
Định hướng 
tổ chức theo 
khu vực địa lý
Nhu cầu KH 
đồng nhất
SP đa 
dạng phức 
tạp
SP 
tương 
dối đồng 
nhất
18. XÁC ĐỊNH QUY MÔ CỦA LỰC LƯỢNG
BÁN HÀNG
Để thiết lập quy mô lực lượng bán hàng có thể sử dụng phương pháp
dựa vào sức ép công việc. Nội dung của phương pháp:
Phân nhóm các khách hàng thành từng loại riêng biệt theo quy mô, tình
trạng hoạt động hoặc những yếu tố khác
Xác định mức độ công việc lực lượng bán hàng phải dành cho từng
loại khách hàng:
∑M= SLi × Mdi
 (SLi – số lượng khách hàng thuộc nhóm i; MDi– mức độ công việc phải dành cho
1 khách hàng trong nhóm i)
Tính toán mức độ công việc mà trung bình một nhân viên bán hàng
trong doanh nghiệp có thể đảm nhận (M).
Khi đó quy mô lực lượng bán hàng hay số lượng nhân viên bán cần
thiết để phục vụ cho từng loại khách hàng trong khoảng thời gian mong
muốn – QM là:
QM = [∑ SLi × MDi]/ M 
19.TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG BÊN
TRONG VÀ BÊN NGOÀI
 Công ty có thể có lực lượng bán hàng bên ngoài và bên trong
hoặc cả hai.
 Lực lượng bán hàng bên ngoài đi tới các khách hàng để chào
bán cho các khách hàng tại hiện trường.
 Lực lượng bán hàng bên trong thực hiện công việc kinh doanh
từ văn phòng công ty thông qua điện thoại, mạng Internet hoặc
tiếp đón khách hàng ghé thăm văn phòng.
 Các nhân viên bán hàng bên trong không chỉ hỗ trợ cho bán
hàng bên ngoài mà còn bán hàng và thực hiện nhiều công việc
quan trọng khác
20. SỬ DỤNG ĐẠI LÝ BÁN HÀNG ĐỘC LẬP
Phân biệt hai loại đại lý bán hàng: Đại diện cho nhà SX và
đại lý ban
Các yếu tố quyết định sử dụng đại lý bán hàng độc lập
21.TỔ CHỨC BÁN HÀNG THEO NHÓM
Khi một sản phẩm phức tạp và khách hàng ngày càng phát triển lớn hơn
với yêu cầu cao hơn
Các nhóm bán hàng có thể khám phá những vấn đề, các giải pháp và cơ
hội bán hàng mà không một cá nhân nhân người bán hàng nào có thể làm
được điều đó
Những nhóm bán hàng phải có các chuyên gia từ những lĩnh vực khác
nhau hoặc từ các cấp khác nhau trong công ty bán
Trong bán hàng theo nhóm, nhân viên bán hàng chuyển vai trò từ “một
nghệ sĩ độc tấu” trở thành “một chỉ huy dàn nhạc”
Bán hàng theo nhóm có một số nhược điểm: (i) Nhóm bán hàng có thể
khiến khách hàng nhầm lẫn hoặc gây áp đảo với các khách hàng (ii)
Những người bán hàng cũng có thể gặp rắc rối trong việc học cách làm
việc (iii) Việc đánh giá đóng góp cá nhân đối với nỗ lực bán hàng của cả
nhóm có thể tạo ra một số khó khăn trong việc trả thù lao.
22. TELEMARKETING
Ưu điểm của telemarketing:
Cho phép các doanh nghiệp tạo nên những cuộc gọi hiệu quả
về mặt chi phí đặc biệt là với khách hàng nhỏ.
Người bán sử dụng telemarketing có đầy đủ các thông tin cụ
thể để giải quyết vấn đề khi liên lạc với khách hàng.
Giúp phát triển các chương trình marketing mới và thử
nghiệm mức độ hiệu quả của những chương trình hiện tại
TÓM TẮT CHƯƠNG
Chương 5 đề cập đến:
Việc tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp
Quy mô lực lượng bán hàng bên trong và bên ngoài
Việc sử dụng telemarketing trong hoạt động bán hàng
Tổ chức bán hàng theo nhóm hay đại lý bán hàng độc lập