Bài giảng Quản lý dự án - Chương 6: Kết thúc dự án - Nguyễn Thị Đức Nguyên

 15/8/2014
 Chương 6:
 KẾT THÚC DỰ ÁN
 1. Các vấn đề khi kết thúc dự án
 2. Quảnlývề nhân sự
 3. Quảnlýtruyền thông
 4. Quản lý thông tin
 5. Quản lý chuyểngiaoquyềnlực
 GV: NGUYEN Thi Duc Nguyen, PhD 1
 1. CÁC VẤN ĐỀ KHI 
 KẾT THÚC DỰ ÁN
 2
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 1
 15/8/2014
 CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN
  Các vấn đề cần lưu tâm
  Con người
  Truyền thông
  Thông tin
  Quyền lực
 3
 CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN
  Các thành viên củatổ dự án sẽ
  Lo lắng về tương lai củahọ
  Giảmsự quan tâm đốivới các nhiệmvụ còn lại
  Giảm động cơ làm việc
  Không gắnbóvớidự án như lúc ban đầu
  Khách hàng củadự án sẽ
  Giảmsự quan tâm ở các mức độ tổng thể, bao quát
  Gia tăng sự quan tâm theo mức độ củangườisẽ vận hành
 dự án
  Gia tăng sự quan tâm về các chi tiết, các kếtquả củadự án
  Thường ít tham gia các cuộchọpcủadự án 4
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 2
 15/8/2014
 CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN
  Dự án sẽ cần
  Xác định và hoàn tấtcáckếtquả còn tồn đọng
  Kết thúc các hợp đồng và các yêu cầu công việc
  Thanh lý các tài sản
  Đốichiếuvàsosánhnhững việc đãlàmvớicácdữ liệu đã đề ra
 trong quá khứ
  Thựchiệnvàđảmbảocamkết
  Nhà quảnlýdự án cầnnhậnthứcrằng
  Quyềnhạncủa nhà quảnlýbị giảm đi
 • Nguồn lực, thời gian, ngân sách bị giảm đi
  Sựđồng ý, chấpthuậncủa khách hàng cũng bị giảm đi
  Số nhân viên củadự án cũng bắt đầugiảm đi
 Bốn nhân tố trên kếthợpvới nhau để tạoramộtsựđộc đáo và
 mộttậphợpcácvấn đề đòi hỏiphảicókỹ năng quảnlýở mức
 độ cao
 5
 2. QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ
 6
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 3
 15/8/2014
 QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ
  Nhân sự ít quan tâm đếnmụctiêucủadự án,
 bắt đầu nghĩđếnmụctiêudàihạn
  Câu hỏicủa thành viên tổ dự án
  Dự án có bị giải tán hay không?
  Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp?
  Khi nào họ rờikhỏidự án?
  Việctrở về công việccũ như thế nào, có được không?
  Câu hỏicủa khách hàng
  Khi nào sẽđượcvận hành dự án?
  Dự án sẽ vậnhànhđúng như các yêu cầumongmuốn
 hay không?
  Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp?
  Những việccầnlàmđể có thể kết thúc dự án?
  Những chuyên gia chủ chốtcủadự án có thể
 chuyển đi
 7
 QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ
  Khó khăn trong quản lý nhân sự giai đoạnkết
 thúc dự án
  Dự án cần duy trì một độingũ nhân sự kinh nghiệm
  Nhân sự dự án chỉ thựchiệntốtkhihọ có sự chắcchắn
 nào đóvề tính liên tụcvàvị trí củasự thuê mướnlaođộng
 tương lai
 Hướng giải quyếtvấn đề:
  Nhà quảnlýdự án cần
  Động viên và duy trì để mọingườigắnbóvớidự án
  Làm sao để khuyếnkhíchmọingườitự quảnlýđể hoàn
 thành nhiệmvụ
  Phải cung cấp đầy đủ thông tin và nguồnlực để hoàn
 thành các nhiệmvụ còn lạicủadự án
 8
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 4
 15/8/2014
 3. QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG
 9
 QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG
  Nhà QLDA thành công: 
  Đảmbảosự cam kết và nhiệt tình củangườicóliên hệ vớidự
 án được duy trì và động viên nhờ sự phân quyền và cung cấp đủ
 nguồnlực
  Truyềnthônghaichiềumộtcáchhiệuquả (effective two
 way communication) là nhân tố quan trọng dẫn đếnsự
 thành công củadự án.
  Truyền thông là quá trình 2 chiều
 Mục tiêu, yêu cầu
 Nhà quản Tổ dự án, 
 lý dự án khách hàng
 Phản hồi về quy trình, 
 kết quả
  Trong giai đoạnkết thúc, nhà quảnlýdự án cầnphải đảm
 bảoluồng thông tin giữa nhà quảnlýdự án vớitổ dự án
 và với khách hàng. 10
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 5
 15/8/2014
 QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG
  Yêu cầuthêmcủa khách hàng
  Lậpkế hoạch huấnluyện cho nhân viên củahọđểtiếp
 nhậnvàvận hành dự án
  Khảo sát nhu cầu để thích nghi và điềuchỉnh các quy trình
 và các hệ thống vận hành
  Lậpkế hoạch cho sự gia tăng NVL thô khác nhau hay
 hoặcdự trữ sảnphẩm
  Lậpkế hoạch quảng cáo hoặc bán sảnphẩmsẽ có của
 dự án
  Nhu cầuthêmcủa nhà QLDA
  Lậpkế hoạch tái phân công nhân viên
  Đảmbảokết thúc dự án theo trậttự
  Tậphợptấtcả thông tin cầnthiết để đảmbảoviệclưutrữ
 các bài học và kinh nghiệmthuđượctừ dự án 11
 QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG
 Hướng giải quyết:
 Tổ chức những cuộc họp thường xuyên hơn
  để so sánh, đánh giá, rút kinh nghiệm – đóng gói dự án (wrapped up)
 Mở rộng sự tham dự bao gồm
  Tất cả các thành viên của tổ dự án (càng lúc càng ít dần)
  Mời nhân sự phía khách hàng: Nhân viên của khách hàng có liên 
 quan đến các công việc còn tồn đọng/sai sót
 Tại những cuộc họp này: Cho phép cuộc họp xem xét những 
 vấn đề chi tiết hơn mà trước đó không được xem xét, đề cập 
 đến.
 Phải có cuộc họp riêng giữa nhà quản lý dự án và tổ dự án
  Tổ chức những cuộc họp cùng với nhóm để thảo luận các vấn đề trong 
 nhóm: tái phân công, thay đổi nhiệm vụ các thành viên
 12
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 6
 15/8/2014
 4. QUẢN LÝ THÔNG TIN
 13
 QUẢN LÝ THÔNG TIN
 Vấn đề đặt ra trong giai đoạn này là chúng ta cầnnhững thông
 tin gì và tại sao lạicần nó?
 Trong giai đoạn này: những yếu tố cần lưu ý trong quá trình 
 quản lý thông tin:
  Hầu như tiền bạc đã được tiêu dùng và phân bổ
  Đa số các kết quả đã được hình thành
  Đa số các nguồn lực đã được sử dụng
 Trả lời câu hỏitrênlà:
 Những thông tin cần trong giai đoạn cuối dự án:
  Xác định các công việc còn tồn đọng
  Ghi nhận lại bản chất thực sự của các kết quả
  Tạo ra một tài liệu về dự án
  Kiểm soát những gì chúng ta đạt được so với những gì đã đề ra 14
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 7
 15/8/2014
 QUẢN LÝ THÔNG TIN
  Hoạt động quản lý thông tin nhằm
  Hoàn thành dự án
  Đảm bảo khách hàng có thể quản lý một cách 
 hiệu quả sự vận hành và bảo trì các thành quả 
 dự án
  Thực hiện sự kiểm toán và thẩm định sau dự 
 án
 15
 HOÀN THÀNH DỰ ÁN
  Để hoàn thành dự án (project completion) cần xác 
 định:
  Những gì đã thực hiện?
  Những gì chưa hoàn tất, còn phải được thực 
 hiện?
 Muốn trả lời các câu hỏi này phải dựa vào:
  Nguồn tham khảo
 • Bản tiêu chuẩn & các đặc trưng của dự án
 • Hệ thống kiểm soát sự thay đổi trong quá trình thực 
 hiện dự án.
 • Who, what, why của các sự thay đổi này
  Who: Ai là người chịu trách nhiệm?
  What: Cái gì thay đổi? 
  Why: Tại sao thay đổi? 16
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 8
 15/8/2014
 HOÀN THÀNH DỰ ÁN
  Vấn đề liên quan đến công việccòntồn đọng
  Thỏathuậngiữa nhà QLDA và khách hàng/chủđầutư
 chương trình hoàn thành phần công việccòntồn đọng
  Thiếtlậpnhững mụctiêuưutiêntrongchương trình
 Khiếnchoviệckết thúc dự án đượcquảnlýtốt
 và có thứ tự
 bảng kiểm tra quá trình kết thúc dự án
 17
 BẢN KIỂM TRA QUÁ TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN
 Các hoạt động Ngày hoàn thành Người thực hiện
 1. Bản dự án chi tiết
 A. Thiết lập những thay đổi về bản dự án chi tiết
 B. Xem & duyệt lại bản chi tiết
 2. Kế hoạch dự án
 A. Ngày phân phát thực tế trên giấy tờ
 B. Ngày hoàn thành thực tế trên giấy tờ
 C. Tổ chức cuộc họp dự án cuối cùng
 3. Tài chính
 A. Thiết lập chi phí & trách nhiệm cuối cùng
 B. Chuẩn bị & phân phát bản báo cáo tài chính cuối cùng
 4. Các yêu cầu công việc & hợp đồng
 A. Kết thúc tất cả yêu cầu công việc & hợp đồng
 B. Chuẩn bị báo cáo của nhà thầu
 5. Các hoạt động ở công trường
 A. Kết thúc các hoạt động ở công trường
 B. Chuyển nhượng trang thiết bị ở công trường
 6. Nhân sự
 A. Cập nhật các báo cáo nhân sự
 B. Hoàn tất việc phân công lại
 C. Tổ chức cuộc họp đội ngũ dự án lần cuối
 7. Khách hàng
 A. Hoàn tất sự bàn giao dự án
 8. Tổng quát
 A. Hoàn tất bản báo cáo dự án
 18
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 9
 15/8/2014
 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN
  Kiểm định/kiểm toán sau dự án (post 
 project audit)
  Mụctiêucủabảnkiểm toán sau dự án
 • Nhậnratìnhtrạng hiệntạicủadự án
 • Nhậnranhững sai lầmtiềm ẩncủadự án
 • Xem xét có cần thay đổicáchthứcquảnlýhoặc
 hoạch định dự án hay không
 19
 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN
  Kiểm định/kiểmtoánsaudự án (post
 project audit)
  Mụctiêukiểmtoánđốivới khách hàng
 • Nhậndạng sự hoàn thành củakếtquả dự án
 • Nhậndạng những tồn đọng cầnphải đượcthựchiện
 • Lý do củanhững chi phí bị vượt quá
  Mụctiêukiểmtoánđốivới nhà QLDA
 • Xem xét chi phí hoạch định có đạt được không?
 • Nhậndạng tính thích hợpcủakỹ thuậtquảnlýdự án
 • Nhậndạng những công việcsử dụng tài sảndự án
 20
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 10
 15/8/2014
 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN
  Kích thước, cấu trúc, trọng tâm củabản
 báo cáo kiểm toán?
  Chi phí dự án
  Bảnchấtdự án
  Kếtquả dự án
  Báo cáo kiểm toán không phải là báo cáo
 kế toán chi phí
  Báo cáo là cơ sở cho hoạt động pháp lý giữa
 khách hàng và nhà QLDA
  Là cơ sở cho các phê chuẩn/ướclượng tương lai
 21
 THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN
  Được thực hiện vì lý do công bằng hoặc sự hài 
 lòng về kỹ thuật của bên thứ 3
  Ở những tổ chức lớn, DA có chi phí vốn cao, 
 thẩm định được thực hiện bởi một bộ phận độc 
 lập chịu trách nhiệm đến quản lý cấp cao
  Xem xét toàn bộ dự án từ giai đoạn khái niệm 
 đến 2-3 năm sau khi hoàn thành
  Đánh giá giai đoạn đề cương dự án
  Đánh giá sự quản lý & thực hiện dự án
  Đánh giá sự phù hợp với việc vận hành của khách hàng
 đánh giá sự đáng giá kết quả của dự án đã đạt so 
 với những gì đã hoạch định 22
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 11
 15/8/2014
 THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN
  Giúp cải tiến sự thực hiện dự án về mặt 
 tổ chức
  Ước lượng chi phí tốt hơn bởi dựa vào dự liệu 
 quá khứ chính xác hơn
  Đánh giá nhà thầu phụ tốt hơn bởi dữ liệu cho 
 hoạch định và đánh giá rủi ro tốt hơn
  Đánh giá nhà thầu phụ tốt hơn bởi công tác 
 đánh giá và giám sát cẩn thận hơn
  Quản lý dự án tốt hơn bởi sử dụng công cụ tốt 
 hơn và nhà quản lý có kinh nghiệm hơn
 23
 5. QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO 
 QUYỀN LỰC
 24
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 12
 15/8/2014
 QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC
  Bản chất là: 
  Chuyển giao quyền lực giữa người quản lý dự án và 
 người vận hành dự án
 1. Trong giai đoạn kết thúc dự án, vai trò của nhà 
 quản lý dự án trở thành một trong những trọng 
 tâm của giai đoạn chuyển đổi từ:
  Đạt được mục tiêu sang hoàn thành tất cả
  Giải quyết các vấn đề tổng thể sang hoàn thiện các chi tiết
  Thiết lập & duy trì quyền hành sang giao phó và chuyển 
 giao quyền hành
 25
 QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC
  Những khó khăn trong giai đoạn này:
  Khách hàng gặp khó khăn khi chấp nhận một sự chuyển 
 đổi căn bản trong hành vi nhà quản lý dự án
  Nhà QLDA cũng phải chịu đựng những khó khăn khi chấp 
 nhận sự chuyển đổi đó
  Những hoạt động cần có
  Một buổi lễ chính thức biểu thị sự chuyển giao quyền 
 hành
  Giới thiệu một vai trò mới của nhà QLDA – vai trò của nhà 
 quản lý kết thúc dự án
  Điều kiện thành công
  Hoạt động chuyển giao được thực hiện với kỹ năng 
 chuyên nghiệp
  Phản ánh bản chất thực tế của phần kết thúc dự án 26
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 13
 15/8/2014
 Summary。。。
 Kết thúc dự án
 Project Closure/Termination
 • Kết thúc dự án không phải lúc nào cũng dễ dàng!
 • Các công việc kêt thúc thường tẻ nhạt!
 Qui trình kết thúc dự án(KTDA)
  Các hoạt động chính của giai đoạn KTDA;
  Lập kế hoạch (kết thúc)- Developing a plan
  Tổ chức nhân sự _Staffing
  Truyền thông kế hoạch-communicating the plan
  Áp dụng kế hoạch –Implementing the plan
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 14
 15/8/2014
 Lập kế hoạch (kết thúc)
 Kế hoạch phải trả lời được các câu hỏi:
  WHAT: công việc gì cần thực hiện để kết 
 thúc?
  WHO: ai chịu trách nhiệm?
  WHEN: khi nào bắt đầu và chấm dứt?
  HOW: bàn giao sản phẩm bằng cách nào?
 Tổ chức nhân sự(TCNS)
 • Nếudự án không chấmdứt độtngộtthì
 TCNS không phảilàvấn đề lớn.
 • Nếudự án chấmdứt độtngột, nên tìm người
 khác kết thúc dự án.
 • Nếudự án kết thúc thành công, nên cho nhà
 QLDA biết công tác (dự án) tiếptheolàgìđể
 gia tăng lòng nhiệt tình.
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 15
 15/8/2014
 Truyền thông kế hoạch
 Cần truyền thông kế hoạch sớm để các thành 
 viên:
 -Chuẩn bị tâm lý chấp nhận dự án sắp kết 
 thúc
 -Chuẩn bị di dời/thay đổi công việc làm
 Lí tưởng nhất: thành viên biết trước công 
 việc sắp tới là gì. Ngược lại, họ lo lăng 
 thăm dò công việc tương lai nên lơ là công 
 tác dự án, dẫn tới nguy cơ trễ hạn.
 Áp dụng kế hoạch
  Liệt kê danh sách công việc cần kết thúc: có 5 
 công việc chính:
 1. Khách hàng chấp nhận sản phẩm
 2. Khóa nguồn lực để chuyển cho dự án khác.
 3. Tái phân công thành viên dự án.
 4. Đóng các tài khoản và kiểm lại các hóa đơn đã 
 được thanh toán hết chưa.
 5. Đánh giá đội dự án,thành viên dự án, và nhà Quản 
 lý DA
  Tổ chức lễ tổng kết, khen thưởng, và tiệc chia tay
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 16
 15/8/2014
 Tổng thể quá trình QLDA
 Xác Xây dựng phác Công bố 
 định DA thảo công việc dự án
 Lập kế Danh sách Ước Lên lịch Lên ngân 
 hoạch 
 công việc lượng biểu sách
 DA
 Lập tài liệu dự án và Lập tổ dự Phân bổ tài 
 Tổ hoạt động QLDA án nguyên
 chức 
 DA
 Xác định cách 
 làm lại
 không
 Kiểm Quản lý Theo dõi và Phân tích 
 Lập KH lại?
 soát DA DA QL tiến độ khác biệt
 có
 Kết thúc Kết thúc 
 DA DA Xác định sửa Thực hiện 
 đổi cần thiết sứa đổi
 Questions?
 34
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 17