Bài giảng Quản lý dự án - Chương 1+2: Vốn đầu tư. Dự án xây dựng

phi Chính phủ. Tổ chức này đãm nhiệm vai trò của chủ nhiệm điều hành
 dự án.
 - Tổ chức được giao trực tiếp quản lý dưÏ án, tổ chức này có nguồn thu
 từ đơn vị giao dự án. 
 9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 91
I- TỔÅ CHỨC VÀØ ẢÛNH HƯỞÛNG CỦẢ TỔÅ CHỨC ĐỐÁI VỚÙI DỰ ÁNÙ (tt)
 • Tổ chức quản lý dưÏ án là tổ chức áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, 
 kỹ thuật, vào các họat động thực tiển quản lý dự án để đạt hoặc vượt các yêu
 cầu của các bên tham gia dự án về mục tiêu: chất lượng, giá cả và thời gian. 
 Để đạt được yêu cầu này, tổ chức quản lý dưÏ án phải là một tổ chức chuyên
 nghiệp với các phòng ban bao gồm các chuyên gia ở các lĩnh vực kỹ thuật, 
 tài chính, sản xuất, thiết bị, marketing,  tương ứng. Như vậy tổ chức quản
 lý dưÏ án là một hệ thống các nhiệm vụ và báo cáo được khái quát hóa hình
 thành sơ đồ hoặc cấu trúc tổ chức.
 9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 92
I- TỔÅ CHỨC VÀØ ẢÛNH HƯỞÛNG CỦẢ TỔÅ CHỨC ĐỐÁI VỚÙI DỰ ÁNÙ (tt)
 Từsơđồcủamộttổchứctacóthểbiết:
 ¾ Các cấp độ của quản lý: Chỉ ra các phân lớp của quản lý.
 ¾ Các quan hệ giám sát: ai sẽ báo cáo đến ai
 ¾ Các kênh liên lạc: Chỉ ra dòng thông tin chính thức từ đâu đến đâu
 ¾ Các cấu trúc chính bên dưới: Các vị trí mà báo cáo đến nhà quản lý
 chung
 ¾ Sự phân chia công việc: Các vị trí và chức danh chỉ ra các trách
 nhiệm.
 9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 93
I- TỔÅ CHỨC VÀØ ẢÛNH HƯỞÛNG CỦẢ TỔÅ CHỨC ĐỐÁI VỚÙI DỰ ÁNÙ (tt)
 Nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản lý dưÏ án:
 ¾ Bảo đảm tính mục tiêu của tổ chức, quản lý để thực hiện mục tiêu dự án.
 ¾ Thống nhất về chức năng : Cho dù mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy QLDA 
 ở dạng nào thì các bộ phận phải thống nhất điều hành.
 ¾ Thứ bậc quản lý rỏ ràng và tinh gọn biên chế.
 ¾ Nêu rỏ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân. Xác
 định qui mô, phạm vi quản lý, phạm vi công việc, trách nhiệm pháp lý để
 đảm bảo vấn đề nào cũng có người quản lý.
 ¾ Có thể lãnh đạo thống nhất mang tính tập trung. Đảm bảo giám sát được
 thông qua các kế hoạch, báo cáo và kiểm soát thường xuyên
 9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 94
IIII-- MôMô hhììnhnh cacấuáu trutrúcùc totổå chchứứcc bobộä
mamáýy quaquảnûn lylýù ddựự aánùn
 1. Mô hình cấu trúc tổ chức theo chức năng
 truyền thống (classic functional 
 organization) :
 2. Mô hình cấu trúc tổ chức theo dự án:
 3. Mô hình cấu trúc tổ chức theo ma trận
 9/25/2007 95
 Giám đốc điều hành Điều phối dự án
 Chief executive Project 
 coordination
 Trưởng quản lý Trưởng quản lý Trưởng quản lý Trưởng quản lý
 Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận
 Chức năng Chức năng Chức năng Chức năng
 Functional Manager Functional Manager Functional Manager Functional 
 ( vd: Kỹ thuật) ( vd: tài chính) ( vd: Sản xuất) Manager
 ( vd: marketing)
 Tiểu bộ phận-nhóm Tiểu bộ phận-nhóm Tiểu bộ phận-nhóm Tiểu bộ phận-
 hoặc nhân viên hoặc nhân viên
 hoặc nhân viên nhóm
 (subsection or staff) (subsection or staff) (subsection or staff)
 Vd: Thiết kế Vd: Tài vụ Vd: Xây dựng hoặc nhân viên
 (subsection or staff)
 Vd: Hành chánh VP
 Tiểu bộ phận-nhóm Tiểu bộ phận-nhóm Tiểu bộ phận-nhóm Tiểu bộ phận-
 hoặc nhân viên hoặc nhân viên
 hoặc nhân viên nhóm
 (subsection or staff) (subsection or staff) (subsection or staff)
 Vd: Điện Vd: kế tóan Vd: Hạ tầng hoặc nhân viên
 (subsection or staff)
 Vd: Chiến lược
 Tiểu bộ phận-nhóm Tiểu bộ phận-nhóm Tiểu bộ phận-nhóm Tiểu bộ phận-
 hoặc nhân viên hoặc nhân viên
 hoặc nhân viên nhóm
 (subsection or staff) (subsection or staff) (subsection or staff)
 Vd: cơ khí Vd: kế họach TC Vd: CC hàng hóa hoặc nhân viên
 (subsection or staff)
 Vd: Quảng cáo
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 96
 Cấutrúctổchứctheochứcnăng
 AA-- MôMô hhììnhnh cacấuáu trutrúùcc totổå chchứứcc theotheo chchứứcc
 năngnăng truyetruyềànn thothốángng (classic(classic functionalfunctional 
 organization)organization)
 Mô hình cấu trúc tổ chức theo chức năng truyền thống là cấu trúc chức năng
 tập hợp các con người với kỹ năng tương tự để làm những nhiệm vụ tương tự, 
 đây là lọai hình tổ chức theo cấp bậc, quản lý theo chức năng của các đơn vị
 trong tổ chức. Các đơn vị tham gia quản lý theo chuyên môn của các bộ phận. 
 Các nhân viên trong từng nhóm hay tiểu bộ phận thực hiện nhiệm vụ của nhóm
 và được giám sát chỉ đạo hướng dẩn sát sao.
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 97
 Ưu điểåm củûa mô hình cấáu trúùc chức năng:
 Quản lý theo chức năng không làm thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức và nhân sự. Phù
 hợp và có lợi thế cho dự án qui mô nhỏ-trung bình, hiệuquảquảnlývàsửdụngcácnguồn
 lực khi đơn vị có ít dự án hoặc chỉ một dự án. 
 Nhiệm vụ phân công phù hợp với khả năng chuyên môn. Các nhân viên hiểu rõ
 công việc, thuận lợi trong hướng dẩn và tiếp tục đào tạo. 
 Mô hình thường áp dụng cho các dự án xây dựng, trong đó các chức năng về thiết kế
 và thi công có thể biệt lập nhau, giảm tác động lẫn nhau. 
 Có khả năng giải quyết các vấn đề thuộc về chuyên môn chất lượng cao.
 Đào tạo chuyên sâu và phát triển các kỹ năng theo các nhiệm vụ các chức năng.
 Dể dàng phát triển nghề nghiệp, nâng cao chuyên môn khi làm việc.
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 98
Nhượïc điểåm củûa mô hình cấáu trúùc chức năng
 Thiếu sự phối hợp và giao tiếp chéo giữa các chức năng
 Tính đáp ứng thấp, khả năng phản ứng kém với các thay đổi của môi trường xung
 quanh, dễ dẩn đến trì trệ.
 Hiệu quả đối với dự án nhỏ có thời gian vận hành ngắn.
 Nhấn mạnh vào chuyên môn có thể gây ra những cạnh tranh mâu thuẫn, kỹ thuật
 có thể phân tán
 Phòng ban hay các bộ phận chức năng tập trung vào các công việc nội bộ có thể
 kém quan tâm đến các hoạt động của nhau, không có cái nhìn tổng thể của
 dự án. Kênh giao tiếp theo hàng dọc với người chịu trách nhiệm trực tiếp, 
 giao tiếp theo hàng ngang kém và chậm, phải thông qua người chịu trách
 nhiệm trực tiếp của các bộ phận, phối hợp không nhanh gọn.
 9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 99
 BB-- MôMô hhììnhnh cacấuáu trutrúùcc totổå chchứứcc theotheo ddựự
 aánùn ((projectizedprojectized organization)organization)
 Mô hình có cấu trúc là các dự án riêng biệt, trong đó mỗi một dự án tập hợp
 những cá nhân hoặc bộ phận làm việc chung nhằm thực hiện mục tiêu của chính dự án
 đó. Như vậy việc tăng thêm dự án đồng nghĩa thành lập bộ phận mới quản lý dự án, độc
 lập về quản lý với các bộ phận chức năng của dự án đã có. Các cá nhân trong dự án có
 thể tập họp thành nhóm để thực hiện chung một nhiệm vụ cụ thể. Các trưởng nhóm báo
 cáo trực tiếp lên trưởng dự án. Các trưởng dự án (project manager) có tính độc lập và có
 quyền hạn cao, chịu sự điều hành của giám đốc các dự án (chief executive)
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 100
 Điều phối dự án
 Project Giám đốc điều hành
 coordination Chief executive
 Trưởng Trưởng Trưởng
 quản lý dự án quản lý dự án quản lý dự án
 Project Project Manager Project Manager
 Manager ( Proj. B ) ( Proj. C )
 ( Proj. A )
 bộ phận-nhóm bộ phận-nhóm bộ phận-nhóm
 hoặc nhân viên hoặc nhân viên hoặc nhân viên
 (section or staff) (section or staff) (section or staff)
 Vd: Bộ phận Kỹ thuật Vd: Bộ phận Kỹ thuật Vd: Bộ phận Kỹ thuật
 bộ phận-nhóm bộ phận-nhóm bộ phận-nhóm
 hoặc nhân viên hoặc nhân viên hoặc nhân viên
 (section or staff) (section or staff) (section or staff)
 Vd: Bộ phận Tài chính Vd: Bộ phận Tài chính Vd: Bộ phận Tài chính
 Tiểu bộ phận
 Nhân viên
 bộ phận-nhóm bộ phận-nhóm bộ phận-nhóm
 hoặc nhân viên hoặc nhân viên hoặc nhân viên
 (section or staff)
 (section or staff) subsection (section or staff)
 Vd: Bộ phận Sản xuất
 Vd: Bộ phận Sản xuất staff Vd: Bộ phận Sản xuất
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 101
 ƯƯuu đđieiểåmm cacấuáu trutrúùcc totổå chchứứcc theotheo ddựự aánùn
 Rất linh động trong phản ứng với các thay đổi của môi trường. Khuyến
 khích tính chủ động, tính chịu trách nhiệm trong quản lý, đòi hỏi đủ nhân lực để
 đáp ứng các hoạt động điều hành dự án
 Cải thiện sự phối hợp chéo giữa các bộ phận chức năng
 Tài chuyên môn tập trung vào các đối tương cụ thể
 Dể dàng thay đổi qui mô bằng việc thêm vào hay bớt ra các dự án. Phù
 hợp cho tổ chức có nhiều dự án với các qui mô khác nhau. 
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 102
NhNhưươợïcc đđieiểåmm cacấuáu trutrúùcc totổå chchứứcc theotheo ddựự aánùn
 Có thể làm giảm lợi thế theo quy mô, thiếu hỗ trợ chuyên môn, lực lượng
 cán bộ chuyên gia không đáp ứng kịp.
 Có thể làm gia tăng chi phí bởi sự trùng lắp trong nguồn lực và nổ lực của
 các dự án khác nhau.
 Nếu quá nhấn mạnh vào một dự án có thể làm tổn hại đến các dự án còn
 lại dẩn đến khả năng phá vỡ toàn bộ các dự án.
 Có thể tạo ra cạnh tranh không lành mạnh xuất phát từ các bộ phận tương
 tự trong các dự án
 9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 103
 CC-- MôMô hhììnhnh cacấuáu trutrúùcc totổå chchứứcc theotheo mama 
 tratrậnän (matrix(matrix organization)organization)
 Mô hình cấu trúc ma trận là cách thức kết hợp giữa cấu trúc
 chức năng và cấu trúc dự án nhằm cố gắng để duy trì lợi điểm của mỗi
 mô hình tổ chức. Mô hình cấu trúc ma trận nhằm mở rộng các thông tin 
 đến đến các cấp quản lý trong dự án thông qua truyền đạt, báo cáo và
 nhận thông tin từ các trưởng dự án, trưởng nhóm-bộ phận và các nhân
 viên từ đó mỗi thành viên trong dự án hiểu rỏ về nhiệm vụ của mình
 về tiến trình đãm bão qui mô, chất lượng, chi phí dự án.
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 104
 CC-- MôMô hhììnhnh cacấuáu trutrúùcc totổå chchứứcc theotheo mama 
 tratrậnän (matrix(matrix organization)organization) ((tttt))
 Việc kết hợp cấu trúc chức năng và cấu trúc dự án có thể tạo ra
 các mô hình cấu trúc ma trận mạnh, ma trận cân đối, ma trận yếu. Mô
 hình cấu trúc ma trận mạnh tạo quyền lực tối đa cho trưởng dự án
 (PM), Mô hình cấu trúc ma trận yếu tạo quyền lực cho các trưởng
 nhóm chức năng, trong khi đó mô hình ma trận cân đối chia sẻ quyền
 lực cho các trưởng dự án và trưởng nhóm chức năng.
 Cấu trúc ma trận phù hợp cho yêu cầu cho cả về trách nhiệm
 phải báo cáo cho bộ phận dự án và bộ phận chức năng trong một cơ
 quan quản lý.
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 105
 Giám đốc điều hành
 Chief executive
 Trưởng quản lý Trưởng quản lý Trưởng quản lý
 Bộ phận Bộ phận Bộ phận Trưởng quản lý
 Chức năng Chức năng Functional Chức năng Functional Các trưởng dự án
 Functional Manager Manager Manager Manager of project 
 ( vd: Kỹ thuật) ( vd: tài chính) ( vd: Sản xuất) managers
 Tiểu bộ phận, Tiểu bộ phận, Tiểu bộ phận, 
 nhân viên nhân viên nhân viên
 Vd: Thiết kế Vd: Tài vụ Vd: Xây dựng
 Tiểu bộ phận, nhân Tiểu bộ phận, nhân Tiểu bộ phận, nhân
 viên viên viên
 Vd: Điện Vd: kế tóan Vd: Hạ tầng
 Tiểu bộ phận, nhân Tiểu bộ phận, nhân Tiểu bộ phận, nhân
 viên viên viên
 Vd: cơ khí Vd: kế họach TC Vd: CC hàng hóa Trưởng dự án B
 P. manager B
 Trưởng dự án B
 P. manager B
 Trưởng dự án C
 PM C
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân Điều phối dự án 106
 Project 
 coordination
 ƯƯuu đđieiểåmm
 MôMô hhììnhnh cacấuáu trutrúùcc totổå chchứứcc theotheo mama 
 tratrậnän (matrix(matrix organization)organization)
 1. Có sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng và bộ phận dự án
 trong vận hành và xử lý các tình huống bất thường.
 2. Gia tăng sự linh động trong việc bổ sung thêm, hoặc giảm thiểu
 dự án mà không thay đổi bộ phận chức năng, dể phù hợp với nhu
 cầu đòi hỏi mới.
 3. Trách nhiệm của các thành viên được gia tăng thông qua điều
 hành của các chủ nhiệm dự án (project manager).
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 107
 ƯƯuu đđieiểåmm
 MôMô hhììnhnh cacấuáu trutrúùcc totổå chchứứcc theotheo mama 
 tratrậnän (matrix(matrix organization)organization)
 4. Tiến trình ra quyết định của nhóm dự án (project team) được cải
 thiện thiện đáng kể và kịp thời vì có sự tham mưu của nhóm chức
 năng. 
 5. Việc phân cấp quản lý cho các nhóm dự án và nhóm chức năng
 giúp cho giám đốc điều hành tăng cường quản lý các vấn đề
 chiến lược không rơi vào tình trạng phải xử lý các vấn đề sự vụ.
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 108
 NhNhưươợïcc đđieiểåmm
 MôMô hhììnhnh cacấuáu trutrúùcc totổå chchứứcc theotheo mama 
 tratrậnän (matrix(matrix organization)organization)
 1. Bộ phận thực hiện có thể có thông tin hoặc lệnh từ trưởng dự
 án và trưởng bộ phận chức năng, trong trường hợp có mâu
 thuẫn sẽ tạo ra khó khăn và không thống nhất trong các hoạt
 động thường xuyên của dự án.
 2. Hệ thống hai “xếp” có thể gây ra những trục trặc do có nhiều
 kênh giao tiếp chú ý rằng nhân viên của cấu trúc ma trận có
 thể nhận nhiệm vụ mơ hồ và mâu thuẫn.
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 109
 NhNhưươợïcc đđieiểåmm
 MôMô hhììnhnh cacấuáu trutrúùcc totổå chchứứcc theotheo mama 
 tratrậnän (matrix(matrix organization)organization)
 3. Chi phí quản lý điều hành có thể gia tăng vì sự gia tăng chi phí
 cho các trưởng nhóm chức năng và dự án.
 4. Lòng trung thành cao với nhóm chức năng hay nhóm dự án có
 thể gây ra thiệt hại cho các mục tiêu chung của dự án.
9/25/2007 Trình bày: Ph.D. Phạm Hồng Luân 110