Bài giảng Quản lý dự án - Chương 1: Mở đầu - Nguyễn Thị Trang

Chương 1  MỞ ĐẦU 
Đặc tính của một dự án 
Giới thiệu về quản lý dự án 
Giới thiệu về nhà quản lý dự án 
1 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
DỰ ÁN LÀ GÌ? 
2 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
Nhiệm vụ 
Công việc 
Mục tiêu 
Thời gian 
Nguồn lực 
Ngân sách 
ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN 
Có một/ một số mục tiêu rõ ràng 
Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể 
Có một thời hạn nhất định 
Dự án là một chuỗi các hoạt động nhất thời 
Sử dụng nguồn lực hạn chế 
Nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách 
Tính độc đáo/ duy nhất 
Mục tiêu, phương thức thực hiện dự án 
3 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰ ÁN 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
4 
1. Giai đoạn khởi đầu 
Khái niệm 
Định nghĩa dự án 
Thiết kế 
Thẩm định 
Lựa chọn 
Bắt đầu triển khai 
2. Giai đoạn triển khai 
Hoạch định 
Lập tiến độ 
Tổ chức công việc 
Giám sát 
Kiểm soát 
3. Giai đoạn kết thúc 
Chuyển giao 
Đánh giá 
CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT DỰ ÁN 
5 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
% hoàn thành dự án 
Thời gian 
Khởi đầu 
Triển khai 
Kết thúc 
Điểm bắt đầu 
Điểm kết thúc 
Chậm 
Chậm 
Nhanh 
100% 
NỖ LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN 
6 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
Mức nỗ lực của DA 
Lựa chọn 
Khái niệm 
HĐ, lập tiến độ, giám sát, kiểm soát 
Đánh giá & kết thúc 
Đỉnh (Peak) 
Tgian 
ƯỚC TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN 
7 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
Tgian 
CP dự án 
t 1 t 2 
CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN, NHIỆM VỤ 
Chương trình kế hoạch dài hạn 
Dự án 
Nhiệm vụ nỗ lực ngắn hạn 
8 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
Chương trình 1 
Chương trình 2 
... 
Chương trình i 
... 
Chương trình n 
(Program) 
Dự án 1 
Dự án 2 
... 
Dự án i 
... 
Dự án n 
(Project) 
Nhiệm vụ 1 
Nhiệm vụ 2 
... 
Nhiệm vụ i 
... 
Nhiệm vụ n 
(Task) 
Hệ thống 
(System) 
DỰ ÁN VS. PHÒNG BAN CHỨC NĂNG 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
9 
Chu kỳ hoạt động rõ ràng 
Thời hạn nhất định 
Có thể kết thúc đột ngột 
Công việc không lặp lại 
Ràng buộc về thời gian, nguồn lực 
Khó dự báo thời gian, CP 
Nhiều kỹ năng, nguyên tắc; thay đổi theo giai đoạn 
Tỷ lệ, loại CP thay đổi liên tục 
Bản chất năng động 
Tồn tại lâu dài 
Không có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày lịch 
Tồn tại liên tục 
Công việc đã biết 
Ngân sách trần hàng năm 
Tương đối đơn giản 
Một vài kỹ năng, nguyên tắc 
Tương đối ổn định 
Bản chất ổn định 
DỰ ÁN 
PHÒNG BAN CHỨC NĂNG 
CÁC LOẠI DỰ ÁN 
Dự án hợp đồng 
Dự án nghiên cứu và phát triển 
Dự án xây dựng 
Dự án hệ thống thông tin 
Dự án đào tạo và quản lý 
Dự án bảo dưỡng lớn 
Dự án viện trợ phát triển/ phúc lợi công cộng 
10 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
QUẢN LÝ DỰ ÁN 
11 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
Công việc 
Nguồn lực 
Hoạch định 
Tổ chức 
Lãnh đạo 
Kiểm soát 
Mục tiêu về: 
Kỹ thuật 
Tài chính 
Thời gian 
TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 
Hoàn thành trong thời gian quy định 
Hoàn thành trong chi phí cho phép 
Đạt được thành quả mong muốn 
Sử dụng nguồn lực được giao một cách: 
Hiệu quả 
Hữu hiệu 
12 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
Chi phí 
Thời gian 
Thành quả 
Thời hạn quy định 
Yêu cầu về thành quả 
Mục tiêu 
Ngân sách cho phép 
TRỞ LỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Độ phức tạp của dự án 
Yêu cầu đặc biệt của khách hàng 
Cấu trúc lại tổ chức 
Rủi ro trong dự án 
Thay đổi công nghệ 
Kế hoạch và giá cả cố định 
13 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Hoạch định cái gì cần phải làm? 
Xác định mục tiêu 
Định phương hướng chiến lược 
Hình thành công cụ đạt đến mục tiêu 
Tổ chức công việc được tiến hành như thế nào? 
Làm việc gì? 
Ai làm? 
Phối hợp công việc ra sao? 
Ai báo cáo cho ai? 
Chỗ nào cần ra quyết định? 
14 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN (TT) 
Lãnh đạo 
Động viên, hướng dẫn phối hợp 
Chọn lựa kênh thông tin 
Xử lý mâu thuẫn 
Kiểm soát 
Giám sát 
So sánh 
Sửa sai 
 Quản lý dự án là sự kết hợp của nghệ thuật, khoa học và tư duy logic 
15 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Kết hợp nghệ thuật, khoa học và tư duy logic 
Kiến thức rộng: tài chính, tiếp thị, tổ chức 
Có thể bắt đầu ở những thời điểm khác nhau trong chu kỳ hoạt động của dự án 
Giải quyết các vấn đề tiến độ thực hiện, ngân sách, phân bổ và quản lý nguồn lực, mối quan hệ con người, thương lượng 
Chú ý tới toàn bộ bức tranh nhưng không làm tổn hại những chi tiết quan trọng 
16 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
VỊ TRÍ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Sống trong một thế giới mâu thuẫn 
Các dự án cạnh tranh về nguồn lực 
Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án 
Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu 
Tổ chức mẹ muốn giảm chi phí 
17 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
Project Team 
Client/ Beneficiary 
Parent Organization 
VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆMCỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Vai trò: 
Thấy được vị trí của mình trong bối cảnh chung của dự án, các mối tác động chính của các bên tham gia vào dự án, và những đóng góp của các đối tượng liên quan 
Giải quyết những mâu thuẫn phát sinh trong dự án 
Trách nhiệm: 
Cân đối mối liên hệ giữa Chi phí, Thời gian, Chất lượng 
18 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG LIÊN QUAN 
VAI TRÒ 
ĐÓNG GÓP 
Nhà quản lý dự án 
Định nghĩa, hoạch định, kiểm soát, điều khiển dự án: 
 - Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của dự án 
 - Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý và Kỹ thuật của dự án 
 - Đương đầu với rủi ro trong quá trình quản lý dự án 
 - Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của dự án 
Tổ dự án 
Những kỹ năng và nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụ 
Nhà bảo đảm 
Thẩm quyền, hướng dẫn, duy trì những ưu tiên của dự án 
Khách hàng 
Những yêu cầu của sản phẩm và ngân quỹ 
Nhà quản lý chức năng 
Hỗ trợ trong việc xây dựng chính sách công ty và cung cấp nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án: 
 - Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ 
 - Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu 
19 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
20 
Quản lý thời gian & lập tiến độ 
Kỹ thuật 
Lãnh đạo 
HR & quản lý nguồn lực 
Truyền đạt 
Thương lượng 
Tiếp thị & ký hợp đồng với khách hàng 
Lập ngân sách 
PHẨM CHẤT CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Thật thà và chính trực 
Khả năng ra quyết định 
Hiểu biết các vấn đề về con người 
Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài 
Khả năng giải quyết vấn đề 
21 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Yêu cầu: 
Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu 
Có sự cam kết với mục tiêu của dự án 
Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhau 
Hướng dẫn chung: 
Biết tổng quát > Chuyên sâu 
Đầu óc tổng hợp > Đầu óc phân tích 
Người làm cho mọi việc dễ dàng 
 thay đổi tùy theo quy mô của dự án 
22 
Chương 1: MỞ ĐẦU 
NGUỒN & QUÁ TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Nguồn lựa chọn: 
Từ các dự án khác 
Nhà quản lý sản xuất trực tiếp 
Nhà quản lý chức năng 
Các chuyên gia chức năng 
Quá trình lựa chọn: 
Việc lựa chọn cần được trình bày thẳng thắn với các ứng cử viên mà không có thành kiến 
23 
Chương 1: MỞ ĐẦU