Bài giảng Kỹ năng Tổ chức Hội nghị & Hội thảo

1 
Kỹ năng Tổ chứcHội nghị – Hội thảo 
Tâm Việt Group 
2 
Nội dung 
Tổng quan 
Quy trình tổ chức 
Lập kế hoạch 
Chuẩn bị 
Điều khiển 
Tổng kết 
3 
Nội dung 
Tổng quan 
Quy trình tổ chức 
Lập kế hoạch 
Chuẩn bị 
Điều khiển 
Tổng kết 
4 
Cuộc họp là gì? 
Cuộc họp xảy ra khi hai hay nhiều người: 
trực tiếp gặp mặt nhau; 
thông qua phương tiện điện tử; 
thông qua điện thoại 
để: 
chia sẻ thông tin; 
ra quyết định, kế hoạch hay hành động. 
5 
Phân loại 
Theo cấp độ: 
Cấp tỉnh/ thành phố/ địa phương. 
Cấp bộ. 
Cấp chính phủ. 
Cấp quốc gia. 
Cấp quốc tế. 
6 
Phân loại 
Theo mục đích 
Cung cấp thông tin. 
Trao đổi thông tin. 
Đào tạo. 
Thu nhận ý kiến. 
Ra quyết định. 
Yêu cầu trợ giúp. 
7 
Phân loại 
Theo cách thức: 
Gặp mặt trực tiếp. 
Tele-conference. 
Video conference. 
8 
Khâu tổ chức quan trọng? 
Tạo khả năng truyền tải nội dung hiệu quả. 
Tạo khả năng lĩnh hội nội dung hiệu quả. 
Tạo ấn tượng và thiện cảm. 
9 
Thách thức khi tổ chức? 
Phối hợp. 
Xử lý tình huống bất thường. 
10 
Nội dung 
Tổng quan 
Quy trình tổ chức 
Lập kế hoạch 
Chuẩn bị 
Điều khiển 
Tổng kết 
11 
Quy trình tổ chức 
Bước 1. Lập kế hoạch. 
Bước 2. Chuẩn bị. 
Bước 3. Điều khiển. 
Bước 4. Tổng kết. 
12 
Nội dung 
Tổng quan 
Quy trình tổ chức 
Lập kế hoạch 
Chuẩn bị 
Điều khiển 
Tổng kết 
13 
Lập kế hoạch 
1. Mục tiêu. 
2. Thành phần. 
3. Thời gian. 
4. Chương trình. 
5. Địa điểm. 
6. Trang bị & tài liệu. 
7. Nguồn lực. 
14 
Lập kế hoạch 
Mục tiêu. 
Thành phần. 
Thời gian. 
Chương trình. 
Địa điểm. 
Trang bị & tài liệu. 
Nguồn lực. 
15 
Mục tiêu 
Xác định mục tiêu là gì? 
Điều cần đạt được sau hội nghị – hội thảo 
Tại sao phải xác định mục tiêu? 
Định hướng cho tất cả các hoạt động khác. 
16 
Mục tiêu 
Các loại mục tiêu: 
Cung cấp thông tin. 
Trao đổi thông tin. 
Đào tạo. 
Thu nhận ý kiến. 
Ra quyết định. 
Yêu cầu trợ giúp. 
17 
Mục tiêu 
Cách đặt mục tiêu: 
Rõ ràng. 
Ngắn gọn, súc tích. 
Trọng tâm. 
Ví dụ: 
Thông báo tiến độ giải ngân vốn XDCB 
Tập huấn kỹ năng phòng chống sốt rét 
Thông qua luật đất đai sửa đổi 
18 
Lập kế hoạch 
Mục tiêu. 
Thành phần. 
Thời gian. 
Chương trình. 
Địa điểm. 
Trang bị & tài liệu. 
Nguồn lực. 
19 
Thành phần 
Xác định thành phần là gì? 
Những cá nhân, tổ chức được mời tham gia vào hội nghị – hội thảo 
Tại sao phải xác định thành phần? 
Giúp đạt mục tiêu đề ra. 
Truyền tải nội dung. 
Tiếp nhận nội dung. 
20 
Thành phần 
Các thành phần chủ yếu: 
Tham dự. 
Thuyết trình. 
Điều khiển/ dẫn chương trình. 
Ban tổ chức. 
Thư ký. 
Hỗ trợ. 
Truyền thông báo chí. 
21 
Thành phần 
Cách xác định thành phần – gắn với mục tiêu: 
Nội dung thông tin cần truyền đạt và thu nhận. 
Khả năng đề xuất ý kiến. 
Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc ra quyết định. 
Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc trợ giúp. 
Quyền hạn và ảnh hưởng đến cung cấp nguồn lực cho việc tổ chức hội nghị – hội thảo. 
22 
Lập kế hoạch 
Mục tiêu. 
Thành phần. 
Thời gian. 
Chương trình. 
Địa điểm. 
Trang bị & tài liệu. 
Nguồn lực. 
23 
Thời gian 
Xác định thời gian là gì? 
Xác định thời điểm tổ chức 
Xác định khoảng thời gian phù hợp 
Tại sao phải xác định thời gian? 
Truyền tải thông tin. 
Thu nhận và xử lý thông tin. 
Ra quyết định. 
24 
Thời gian 
Các phân loại thời gian: 
Ban ngày. 
Buổi tối. 
Ngày làm việc. 
Ngày nghỉ. 
25 
Thời gian 
Xác định thời gian gắn với mục tiêu, thành phần: 
Tạo thuận lợi cho truyền tải thông tin. 
Tạo thuận lợi cho thu nhận thông tin/ quyết định. 
Tối đa không quá 6 tiếng/ ngày, chia làm 4 phần. 
Đạt mục tiêu, phù hợp với thành phần tham dự. 
Lưu ý phương án dự phòng cho thời gian. 
Sử dụng kinh nghiệm quá khứ. 
26 
Lập kế hoạch 
Mục tiêu. 
Thành phần. 
Thời gian. 
Chương trình. 
Địa điểm. 
Trang bị & tài liệu. 
Nguồn lực. 
27 
Chương trình 
Xác định chương trình là gì? 
Trình tự phối hợp của các hoạt động. 
Tại sao phải xác định chương trình? 
Thu nhận thông tin. 
Tiếp nhận và xử lý thông tin. 
28 
Chương trình 
Các phần của chương trình: 
Đón tiếp. 
Khai mạc. 
Nội dung. 
Kết thúc. 
29 
Chương trình 
Đón tiếp: 
Chào mừng. 
Chuyển tài liệu. 
Hướng dẫn chỗ ngồi. 
30 
Chương trình 
Khai mạc: 
Thông báo mục đích – chủ đề. 
Thông báo chương trình. 
Thành phần tham dự. 
Diễn văn/ tiết mục khai mạc. 
Khen thưởng – ghi nhận. 
31 
Chương trình 
Nội dung: 
Thứ tự các nội dung. 
Cách thức chuyển tiếp. 
Người chịu trách nhiệm 
Người hỗ trợ. 
Các hoạt động chung: 
Thư giãn giữa giờ giải lao 
Sổ xố vui... 
32 
Chương trình 
Kết thúc: 
Thông qua nghị quyết. 
Kêu gọi cam kết. 
Diễn văn bế mạc. 
Hoạt động chung: 
Chụp hình 
Liên hoan 
33 
Chương trình 
Cách xác định chương trình: 
Đủ để đạt mục tiêu. 
Phù hợp với đối tượng tham dự. 
Phù hợp với phân bổ thời gian. 
34 
Chương trình 
Lưu ý: 
Lập thời gian chi tiết cụ thể. 
Các phương án dự phòng. 
35 
Lập kế hoạch 
Mục tiêu. 
Thành phần. 
Thời gian. 
Chương trình. 
Địa điểm. 
Trang bị & tài liệu. 
Nguồn lực. 
36 
Địa điểm 
Xác định địa điểm là gì? 
Địa điểm diễn ra. 
Địa điểm ăn nghỉ và phương tiện đi lại. 
Tại sao phải xác định địa điểm? 
Tạo thuận lợi cho việc tham dự. 
37 
Địa điểm 
Địa điểm tổ chức: 
Số lượng phòng. 
Cách bố trí: lớp học, nhà hát, chữ U, bàn tròn. 
Diện tích phòng: tuỳ theo cách bố trí và yêu cầu trưng bày/ trang trí. 
Khu vực nghỉ giải lao – trà/ cafe. 
38 
Địa điểm 
Địa điểm tổ chức (tiếp): 
Khu vực thảo luận theo nhóm. 
Khu vực đi lại, lối thoát hiểm, khu vệ sinh. 
Hệ thống điện, điều hoà, ánh sáng. 
Bảng chỉ dẫn. 
Địa điểm của các hoạt động chung. 
39 
Địa điểm 
Địa điểm nơi ăn nghỉ: 
Khoảng cách đến nơi tổ chức. 
Danh sách ghép phòng (nếu cần). 
Thực đơn. 
Phương tiện di chuyển. 
40 
Địa điểm 
Cách xác định địa điểm phụ thuộc: 
Số lượng thành phần tham dự. 
Thời điểm và thời gian diễn ra sự kiện. 
Yêu cầu của chương trình. 
41 
Lập kế hoạch 
Mục tiêu. 
Thành phần. 
Thời gian. 
Chương trình. 
Địa điểm. 
Trang bị & tài liệu. 
Nguồn lực. 
42 
Trang bị và tài liệu 
Xác định trang bị & tài liệu là gì? 
Liệt kê các trang bị cần phải sử dụng. 
Liệt kê các tài liệu cần sử dụng. 
Tại sao phải xác định trang bị & tài liệu? 
Đảm bảo truyền tải thông tin. 
Đảm bảo tiếp nhận và xử lý thông tin. 
43 
Trang bị và tài liệu 
Các yếu tố liên quan đến Trang bị: 
LCD, Projector, Slide, VCR, TV, micro. 
Flip chart, bảng, bút viết. 
Dụng cụ trình diễn và trang trí. 
Tai nghe, giấy bút. 
Công cụ cho các hoạt động chung. 
44 
Trang bị và tài liệu 
Các yếu tố liên quan đến tài liệu: 
Nghị quyết, thoả thuận, báo cáo, số liệu. 
Các biểu mẫu cần dùng. 
Phần thưởng, kỷ niệm chương, quà. 
45 
Trang bị và tài liệu 
Cách xác định Trang bị & Tài liệu: 
Phù hợp với thành phần tham dự. 
Phù hợp với thời gian phân bổ. 
Phù hợp với từng nội dung. 
Phù hợp với địa điểm tổ chức. 
46 
Lập kế hoạch 
Mục tiêu. 
Thành phần. 
Thời gian. 
Chương trình. 
Địa điểm. 
Trang bị & tài liệu. 
Nguồn lực. 
47 
Nguồn lực 
Xác định nguồn lực là gì? 
Nhân lực. 
Vật lực. 
Tài lực. 
Tại sao phải xác định nguồn lực? 
Triển khai tổ chức thành công. 
48 
Nguồn lực 
Các yếu tố liên quan đến nhân lực: 
Đón tiếp. 
Chỉ dẫn. 
Bảo vệ. 
Điều khiển âm thanh, ánh sáng. 
Điều khiển thiết bị, phát tài liệu. 
Điều khiển các hoạt động chung. 
49 
Nguồn lực 
Các yếu tố liên quan đến vật lực: 
Trang thiết bị. 
Công cụ dụng cụ 
Tài liệu. 
50 
Nguồn lực 
Các yếu tố liên quan đến tài lực: 
Địa điểm. 
Thành phần tham dự. 
Trang thiết bị và tài liệu. 
51 
Nguồn lực 
Cách xác định nguồn lực: 
Phương án chi tiết cụ thể cho từng khoản. 
Tham khảo số liệu để lập kế hoạch chính xác. 
Đưa ra các phương án dự phòng. 
52 
Nội dung 
Tổng quan 
Quy trình tổ chức 
Lập kế hoạch 
Chuẩn bị 
Điều khiển 
Tổng kết 
53 
Chuẩn bị 
Nguồn lực 
Địa điểm 
Trang bị & tài liệu 
Thành phần 
Diễn tập 
54 
Nguồn lực 
Chuẩn bị nguồn lực gì? 
Nhân lực. 
Vật lực. 
Tài lực. 
55 
Nhân lực 
Phê duyệt. 
Điều động. 
Phổ biến mục tiêu. 
Huấn luyện đào tạo. 
Động viên tinh thần. 
56 
Vật lực 
Phê duyệt. 
Điều động. 
Bảo dưỡng/ chuẩn bị. 
Kiểm tra 
57 
Tài lực 
Phê duyệt. 
Giải ngân. 
Phân bổ cho các phần. 
58 
Cách thức chuẩn bị nguồn lực 
Tiếp cận các nguồn lực cần thiết: 
Lập đề xuất và kế hoạch chi tiết. 
Nêu bật lợi ích và tầm quan trọng của các nội dung chuẩn bị. 
Đặc biệt lưu ý các nguồn lực liên quan đến kế hoạch dự phòng. 
59 
Địa điểm 
Chuẩn bị địa điểm là gì? 
Kiểm soát quyền sử dụng các địa điểm và phương tiện cần thiết. 
Tại sao phải chuẩn bị địa điểm? 
Tạo thuận lợi truyền tải nội dung. 
Tạo thuận lợi thu nhận nội dung. 
60 
Địa điểm 
Các yếu tố liên quan đến đặt chỗ: 
Hợp đồng – văn bản. 
Đặt cược – cam kết. 
Làm rõ khung thời gian (giờ cụ thể). 
Thời gian để chuẩn bị. 
Phương tiện đi lại giữa các địa điểm. 
61 
Địa điểm 
Các yếu tố liên quan đến bố trí: 
Chữ U. 
Bàn tròn. 
Theo nhóm. 
Lớp học. 
Đặc biệt 
62 
Địa điểm 
Cách thức chuẩn bị địa điểm: 
Văn bản – văn bản – văn bản. 
Lưu ý các phương án dự phòng. 
63 
Trang bị và Tài liệu 
Chuẩn bị trang bị & tài liệu là gì? 
Hoàn tất và tập kết trang bị & tài liệu. 
Các yếu tố liên quan: 
Hợp đồng cung ứng. 
Tập kết, kết nối thử. 
Duyệt nội dung các tài liệu. 
In ấn, đóng tập, chia bộ. 
64 
Trang bị và Tài liệu 
Cách thức chuẩn bị trang bị & tài liệu: 
Văn bản – văn bản – văn bản. 
Mắt thấy – Tai nghe. 
Lưu ý các phương án dự phòng. 
65 
Thành phần 
Chuẩn bị thành phần là gì? 
Thông báo cho các thành phần tham dự. 
Phối hợp với các thành phần tham dự. 
Các yếu tố liên quan: 
Giấy mời, thông báo trước. 
Phối hợp với các nhân sự thuyết trình. 
Kế hoạch các cơ quan truyền thông báo chí 
Họp phân công các nhân sự hỗ trợ. 
66 
Thành phần 
Cách thức chuẩn bị thành phần: 
Đảm bảo chắc chắn về địa điểm và thời gian. 
Đánh giá mức độ ưu tiên của các thành phần. 
Kiểm chứng lại để xác nhận thông tin. 
Lưu ý các phương án dự phòng. 
67 
Diễn tập 
Diễn tập là gì? 
Tự kiểm định diễn biến thực tế. 
Tại sao phải diễn tập? 
Tìm ra các thiếu sót để điều chỉnh. 
68 
Diễn tập 
Các yếu tố liên quan đến diễn tập: 
Địa điểm như dự kiến. 
Thời gian như dự kiến. 
Chương trình như dự kiến. 
Trang bị – tài liệu như dự kiến. 
Nhân sự hỗ trợ, thuyết trình như dự kiến 
69 
Diễn tập 
Cách thức diễn tập: 
Diễn tập nhiều lần. 
Điều chỉnh ngay những khiếm khuyết. 
Lưu ý diễn tập cả các p/ án dự phòng. 
70 
Nội dung 
Tổng quan 
Quy trình tổ chức 
Lập kế hoạch 
Chuẩn bị 
Điều khiển 
Tổng kết 
71 
Điều khiển 
Đón tiếp 
Khai mạc 
Nội dung 
Kết thúc 
72 
Tại sao phải đón tiếp? 
Hướng dẫn vị trí. 
Gây ấn tượng 
Tạo không khí thân thiện. 
73 
Các yếu tố liên quan 
Chào hỏi xã giao. 
Chuyển các văn kiện, tài liệu. 
Chỉ dẫn về địa điểm. 
74 
Điều khiển phần đón tiếp 
Bố trí nhân lực đầy đủ. 
Bố trí cửa vào – tránh nhầm lẫn. 
Nhận diện thành phần tham dự. 
Thông tin kịp thời các tình huống. 
Lưu ý các phương án dự phòng. 
75 
Khai mạc 
Chính thức mở đầu. 
Làm rõ mục đích. 
Tạo sự tập trung. 
Tạo không khí và ấn tượng. 
76 
Điều khiển phần khai mạc 
Tuân thủ thời gian. 
Nếu chậm trễ -> thông báo công khai. 
Các nhân sự hỗ trợ vào vị trí. 
Gây chú ý cho những người tham dự. 
Tránh các tác động gây mất tập trung. 
Lưu ý các phương án dự phòng. 
77 
Điều khiển phần nội dung 
Phối hợp diễn biến các phần chính của chương trình. 
78 
Điều khiển phần nội dung 
Tuân thủ thứ tự các phần. 
Theo dõi tiến độ, tuân thủ thời gian. 
Nhân sự hỗ trợ cho các phần chuyển tiếp. 
Hướng dẫn khu vực ngồi (nếu thay đổi). 
Hướng dẫn những người đến muộn. 
Sự ổn định của âm thanh, ánh sáng. 
Lưu ý các phương án dự phòng. 
79 
Kết thúc 
Tóm tắt kết quả của buổi họp. 
Tạo sự cam kết. 
Tạo không khí và ấn tượng. 
80 
Điều khiển phần kết thúc 
Các nội dung đã thống nhất – nghị quyết. 
Phối hợp trong các hoạt động chung. 
Hướng dẫn lối đi. 
Trao quà lưu niệm. 
Kiểm soát thời gian. 
Lưu ý phương án dự phòng. 
81 
Nội dung 
Tổng quan 
Quy trình tổ chức 
Lập kế hoạch 
Chuẩn bị 
Điều khiển 
Tổng kết 
82 
Tổng kết 
1. Thanh quyết toán 
2. Đánh giá kết quả 
3. Rút kinh nghiệm 
4. Chuẩn hoá quy trình 
83 
Thanh, quyết toán 
Địa điểm. 
Trang bị & tài liệu. 
Thành phần. 
Cách thức: 
Theo hợp đồng. 
Lên kết toán tổng thể trước khi TQT. 
Giải trình đối với tình huống bất thường. 
84 
Đánh giá kết quả 
Đánh giá: 
Kết quả đạt được so với mục tiêu. 
Thực tế diễn biến so với kế hoạch ban đầu. 
85 
Cách thức đánh giá 
So sánh kết quả thực tế với mục tiêu. 
Tập trung vào các mục tiêu quan trọng. 
Số liệu – số liệu – số liệu. 
Khách quan – khách quan – khách quan. 
Đánh giá việc chuẩn bị các p/ án dự phòng 
Xen xét đến các tình huống bất thường. 
86 
Rút kinh nghiệm 
Phát hiện các điểm mạnh – điểm yếu. 
Phát huy điểm mạnh, loại trừ điểm yếu. 
87 
Cách thức rút kinh nghiệm 
Liệt kê các điểm đã làm tốt. 
Liệt kê các điểm còn thiếu sót. 
Liệt kê các điểm có thể làm tốt hơn. 
Mọi người cùng tham gia. 
Ghi nhận các tình huống bất thường. 
88 
Chuẩn hóa quy trình 
Đảm bảo khiếm khuyết không lặp lại. 
Cách thức chuẩn hoá quy trình: 
Trọng tâm vào các quy trình then chốt. 
Mọi người cùng tham gia góp ý. 
Bổ sung các tình huống bất thường. 
 Công thức hoá các phần chuẩn bị. 
89 
Ôn tập nội dung 
Bước 1. Lập kế hoach. 
Mục tiêu: 6 mục tiêu. 
Thành phần: khả năng, quyền hạn, ảnh hưởng 
Thời gian: trong giờ – ngoài gìờ. 
Chương trình: 4 phần. 
Địa điểm: 3 yếu tố. 
Trang bị và tài liệu: truyền đạt, thu nhận, xử lý 
Nguồn lực: 3 loại nguồn lực. 
90 
Ôn tập nội dung 
Bước 2: Chuẩn bị. 
Nguồn lực: phê duyệt – điều động. 
Địa điểm: văn bản – văn bản – văn bản. 
Trang bị & tài liệu: mắt thấy – tai nghe. 
Thành phần: kiểm chứng – phối hợp. 
Diễn tập: sát thực – thời gian. 
91 
Ôn tập nội dung 
Bước 3: Điều khiển. 
Đón tiếp: thông tin – điều chỉnh. 
Khai mạc: thời gian – gây chú ý. 
Nội dung: tiến độ – phối hợp. 
Kết thúc: thoả thuận – tồn đọng. 
92 
Ôn tập nội dung 
Bước 4: Tổng kết. 
Thanh quyết toán: kết toán, thanh toán. 
Đánh giá: trọng tâm, khách quan. 
Rút kinh nghiệm: ưu điểm, nhược điểm. 
Chuẩn hoá: tình huống, công thức hoá