Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh - Chương 8: Kỹ năng viết

“Tôi đã xin ông trưởng phòng cho phép ra 
 ngoài.” Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 67
 (tt)
 Đặc biệt có một dạng đặt sai từ bổ nghĩa được gọi 
 từ bổ nghĩa lơ lửng. “Lơ lửng” ám chỉ vị trí đơn 
 độc, không dính dáng đến cái gì cả, ở đầu câu.
 Ví dụ: Biết sự quan tâm của ông đối với nghiên 
 cứu này, ông sẽ sớm nhận được một bản sao báo 
 cáo.(Biết đứng một mình lơ lửng không liên hệ 
 với chủ ngữ theo sau: ông)- sửa lại
 Biết sự quan tâm của ông đối với nghiên cứu này, 
 tôi sẽ gửi cho ông một bản sao báo cáo.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 68
Cú pháp
Việc phải làm Cách thức
Nhấn mạnh từ quan trọng Đặt ở đầu câu hoặc cuối câu
 Đặt trong mệnh đề chính
Đặt động từ gần chủ ngữ Tránh ngăn cách chủ ngữ quá
 xa động từ
Đặt từ bổ nghĩa Đặt chúng càng gần từ bổ
 nghĩa càng tốt.
 Đoạn mở đầu câu phải bổ
 nghĩa cho chủ ngữ theo sau.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 69
 II-Độ dài của câu
 Một câu có thể dài tới 80 hay 100 từ mà vẫn đúng 
 về mặt ngữ pháp. Tuy nhiên, đúng ngữ pháp 
 không phải là vấn đề quan trọng duy nhất cần 
 xem xét. 
 Hầu hết các chuyên gia giao tiếp doanh nghiệp 
 khuyên nên viết câu trung bình từ 20 đến 25 từ. 
 bạn phải xem xét lại những câu dài hơn 40 hay 50 
 từ 
 Câu văn của bạn sẽ quá dài khi nào độ dài của nó 
 làm cho ý nghĩa của nó trở nên mơ hồ.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 70
Độ dài của câu(tt)
Chú ý:
Câu quá dài, câu kép
Câu thiếu tính biến hóa
Câu thiếu nhịp điệu
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 71
 Độ dài của câu (tt)
 Vấn đề Giải pháp khả dĩ
Quá dài: quá dài nên khó hiểu Rút ngắn lại:
quá nhiều từ “và” thêm từ chuyển tiếp:
quá phức tạp Một là hai là
 đánh số giữa câu:
 (1) (2)
 dùng chấm tròn:
Thiếu biến hóa: Thay đổi, biến hóa:
 có quá nhiều câu dài dùng những câu dài,
 bằng nhau ngắn khác nhau.
Thiếu nhịp điệu: đơn Thêm nhịp điệu:
 điệu, ê a viết lại để cho có thể lên giọng và
 xuống giọng.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 72
III-Sử dụng động từ có khí lực (mạnh)
  Doanh nghiệp là một “thế giới năng động thực 
 sự” đầy tính thực tế và tích cực, do đó khi viết 
 phải dùng những từ ngữ biểu hiện hành động 
 mạnh mẽ – những động từ có khí lực.
  Nhiều khi, người viết đã đánh mất cái khí lực của 
 từ ngữ và sa lầy trong thứ ngôn ngữ nặng nề, 
 không sức sống, đầy tính trừu tượng.
  Động từ “quyết định” trở thành “đưa ra quyết 
 định về việc”, “sản xuất” trở thành “được sản xuất 
 do”, “gia tăng” cho thấy “có sự gia tăng về”.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 73
(tt)-Cách thức sử dụng
 (1)Tránh lạm dụng danh từ: Có hai sai lầm 
 thường gặp
 Thứ nhất: lạm dụng danh từ thay cho động 
 từ:
  Chủ đề của bản báo cáo này là những kỹ 
 thuật của sự nâng cao sự hoạt động của 
 nhân viên với chi phí thấp. (sáu danh từ).
  Báo cáo này giải thích cách làm thế nào để 
 nâng cao sự hoạt động của nhân viên mà 
 không tốn nhiều chi phí. (ba danh từ).
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 74
(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực
 Đừng nói Nên thay thế 
 bằng
 là tác giả viết
 lấy con đường đi vào
 giao mặt gặp, thảo luận
 do xảy ra va chạm tác động, gây ảnh hưởng
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 75
(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực
Thứ hai: Dùng một danh từ và dùng sai như 
 một động từ bằng cách thêm chữ hóa.
Ví dụ:
  hạn định hóa
  ưu tiên hóa
  kịch bản hóa
  thái độ hóa
  chung quy hóa
  sản phẩm hóa
  ..
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 76
(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực
 (2) Tránh lạm dụng động từ yếu: là, trở nên, dường 
 như, ra vẻ, có vẻ, tỏ ra, nghe nhưđể làm cho câu 
 văn mạnh mẽ hơn.
  “Xí nghiệp A thành công về mặt sản xuất.” có thể 
 viết: “Xí nghiệp A sản xuất giỏi.”
  “Dường như có một khuynh hướng về phía khách 
 hàng” Có thể viết lại như sau: “Khách hàng của 
 chúng ta thiên về”
 sử dụng động từ “thiên về” mạnh mẽ hơn và cũng 
 rút ngắn được một số từ.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 77
(tt)-Cách thức sử dụng
(3) Tránh sử dụng động từ kéo dài: hãy ưu 
 tiên sử dụng những động từ “ngắn gọn” 
 thay cho những động từ kéo dài (hay hình 
 thức kéo dài của động từ). Thí dụ,”phân 
 tích” =>“thực hiện một sự phân tích”. Động 
 từ kéo dài (cộng danh từ và có thể cả giới 
 từ) làm cho người đọc phải đọc nhiều chữ.
 động từ kéo dài không phải luôn luôn dở; 
 đôi khi bạn cũng cần đến chúng. Nhưng 
 đừng lạm dụng để thay cho những động từ 
 ngắn gọn.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 78
(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực
 Nên viết Nên tránh
 Nên viết Nên tránh:
 hành động thực hiện hành động
 cho phép tạo cơ hội để có thể
 phân tích thực hiện sự phân tích
 giả định đưa ra sự giả định về
 tin có quan điểm rằng
 sửa chữa để sửa chữa cho
 quyết định đưa ra quyết định về
 chấm dứt đưa đến sự kết thúc của
 khảo sát, cứu xét thực hiện sự khảo sát, sự cứu xét
 giúp đỡ cung cấp sự trợ lực
 tăng gia cho thấy có sự tăng gia
 biết nhận thức được sự kiện là có ý thức về
 đặt hàng đưa đơn đặt hàng
 trả (tiền) thực hiện sự thanh toán về
 khuyên, khuyến nghị đưa ra khuyến nghịvề
 giảm thực hiện sự giảm thiểu
 thiên về, khuynh hướng tỏ ra có khuynh hướng
 cố gắng làm mọi nỗ lực để
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 79
 (tt)-Cách thức sử dụng
(4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động: 
 Động từ “thụ động” không có nghĩa là hành động 
 đang mô tả đã xảy ra trong quá khứ và ngược lại.
 “Thụ động” là trái nghĩa của “chủ động”. 
 Khi bạn dùng thể chủ động, chủ ngữ của câu 
 hành động: “Người kỹ sư đã sáng chế ra sản 
 phẩm.” Khi bạn dùng thể thụ động, chủ ngữ của 
 câu bị chi phối bởi hành động, nó “thụ động”: 
 “Sản phẩm này đã được người kỹ sư sáng chế.”
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 80
 (tt)-Cách thức sử dụng 
(4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động: 
Thể bị động thường có:
 Trợ động từ “được” “bị” 
 Một hành động thực hiện “bởi” một người
 hay vật nào đó. 
Ví dụ: “Ngăn tủ hồ sơ bị đóng sập lại bởi
 anh ta”
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 81
 (tt)-Cách thức sử dụng 
(4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động: sự 
 lạm dụng có thể dẫn đến:
 Thường thường, dùng thể thụ động phải viết dài 
 hơn
 Thể thụ động nhiều khi hoa mỹ mà rỗng tuếch và 
 nặng nề hơn thể chủ động
 Thể thụ động thường không rõ ràng
 Thể thụ động làm người đọc mất thì giờ để hiểu.
Chú ý: lựa chọn cách dùng thể của câu một cách có 
 ý thức và có chiến lược – để văn phong biến hóa
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 82
Tóm lược quy tắc 
Quy tắc Ngữ pháp
1. Tránh lạm dụng danh từ Thay động từ bằng danh từ
 Động từ giả do danh từ mà ra
 (gắn thêm chữ “hóa”)
2. Tránh lạm dụng động từ yếu Động từ “là”, “trở nên”, “dường
ớt như”, “có vẻ”, “tỏ ra”, “nghe
 như”
3. Tránh động từ dài dòng Động từ cộng danh từ (cộng
 giới từ)
4. Tránh lạm dụng động từ thể Trợ động từ “được”, “bị” cộng
thụ động hành động thực hiện “bởi” một
 người hay một vật.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 83
 Phần 4 
LỰA CHỌN TỪ NGỮ 
 TRONG THƯ TỪ
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 84
 Phần 4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ 
 TRONG THƯ TỪ
1- NGẮN GỌN
 Giới từ- sự trùng lặp
2- ĐƠN GIẢN
 Tránh khoa trương- tránh biệt ngữ 
 không cần thiết
3- CHÍNH XÁC
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 85
 CHỌN TỪ
 “Nền tảng điện tử mới của các tham số quản lý sẽ 
 ngày càng làm cho những phần nhân tố tưởng 
 thưởng cổ điển cho các nhà quản trị chủ chốt trở 
 nên lỗi thời.”, “Một nhà quản lý năng động có thể, 
 trong lãnh vực điện tử đang tiến triển, gia nhập 
 sự đột phá chiến lược của tổ chức mình và đồng 
 hóa với những mục tiêu thống nhất của nó, phần 
 thưởng có ý nghĩa chờ đợi.”
 Những câu này độ dài vừa phải; trật tự không rối 
 loạn; không có những động từ yếu. Thế mà vẫn 
 khó hiểu vì đầy những từ dùng sai, quá dài.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 86
 I-Ngắn gọn
 Cũng như một tài liệu không được có những 
 phân đoạn không cần thiết và một đoạn không 
 được có những câu không cần thiết thì một câu 
 văn cũng không được có những từ không cần 
 thiết.
 Theo Strunk và White, “Hãy gạt bỏ những từ 
 không cần thiết. Bài viết mạnh mẽ phải ngắn gọn. 
 Điều đó không đòi hỏi người viết phải viết câu 
 nào cũng ngắn, hay phải tránh tất cả chi tiết và 
 chỉ phác họa đề tài, mà đòi hỏi mỗi từ phải nói 
 lên một điều gì và đều phải có giá trị”.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 87
 (tt)1-Để ý các giới từ
 Giới từ là những từ ngắn, liên kết một từ với các 
 phần khác của câu. Ví dụ như: về, phía trên, qua 
 sau, sau khi, tựa, dọc theo, xung quanh, ở, trước, 
 đàng sau, ở dưới..
 Dĩ nhiên là không phải lúc nào giới từ cũng dở; 
 giới từ có một chức năng cần thiết trong ngôn 
 ngữ. Ý nghĩa ẩn sau tính chất ngắn gọn không 
 phải là không dùng tất cả giới từ, mà đúng ra là 
 tránh những giới từ kép và những giới từ bị lạm 
 dụng.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 88
(tt)-Để ý các giới từ
Nên viết Nên tránh
về trong lãnh vực này, trong vấn đề, có liên quan tới,
 trong quan hệ với.
sau, sau khi theo kết luận về, do hậu quả của
mặc dầu bất chấp sự kiện là, không kể sự kiện là
vì, bởi vì. giải thích cho sự kiện là, như là kết quả của, có thể
 quy cho, vì sự kiện, xét theo sự kiện là, trên cơ sở là,
 do sự kiện là.
bằng cách với phương tiện, với tư ách, phù hợp với, trên cơ sở
vì, cho với mục đích, nhằm ủng hộ
nếu trong hoàn cảnh mà, trong trường hợp mà
về sau, sau này vào một ngày xa hơn
gần trong vùng phụ cận của
sớm trong tương lai rất gần
để với mục đích
cho tới khi cho tới lúc mà
khi, trong khi vào thời điểm, trong quá trình.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 89
 1-Để ý các giới từ
Chú ý: Quá lạm dụng giới từ. Ví dụ 
 “Điểm trung tâm trong sự hiểu biết của vấn đề của cơ cấu tổ 
 chức trong bộ phận sản xuất công cụ của công ty Pro MAX là 
 hệ thống chỉ huy bên dưới chức vụ của Phó Giám Đốc, chức 
 vụ này không được kết hợp chặt chẽ với những phân bộ trực 
 thuộc.
 Nếu được viết lại, câu này có thể đọc như sau:
 Vấn đề tổ chức ở bộ phận công cụ của Công ty ProMAX tập 
 trung ở sự kết hợp không rõ ràng giữa Phó Giám Đốc và các 
 phân bộ trực thuộc.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 90
 (tt)2-Sự trùng lặp
 Ngoài việc để ý các giới từ, hãy coi chừng những từ trùng 
 lặp. Nhiều người viết những câu trùng ý : sự đồng tâm 
 nhất trí của tập thể, tập hợp lại với nhau, quan trọng chủ 
 yếu
 Các từ trùng lặp:
 hoàn toàn tuyệt đối quan trọng chủ yếu
 sự thật chân chính thay đổi mới mẻ
 biến cải hay thay đổi linh tinh lặt vặt
 tập hợp chung lại lịch sử quá khứ
 đính kèm theo đây cơ hội tiềm năng
 quy tắc cơ bản gốc rễ hạ xuống
 nhân tố nguyên nhân quay lại sau
 ngừng nghỉ hẳn khủng hoảng trầm trọng
 sự nhất trí ý kiến thật và đúng
 kết quả cuối cùng duy nhất tuyệt đối
 nhất trí và trướcKhoanhất QTKD-Bộ môn QTNS cốt yếu sinh tử. 91
(tt)
Tránh lạm dụng Nên viết Thay vì
lãnh vực truyền thông lãnh vực truyền thông
căn bản, cơ sở thù lao phục vụ trên cơ sở tiền thù lao phục vụ
trường hợp thường trong nhiều trường hợp
đặc trưng kỹ xảo nghề nghiệp kỹ xảo đặc trưng nghề nghiệp.
phạm vi, bối cảnh trong doanh nghiệp trong bối cảnh doanh nghiệp
bản tính, tính thái độ bất hợp tác thái độ có (bản) tính bất hợp tác
tình huống, gặp khó khăn gặp tình huống khó khăn
môi trường trong phạm vi trong phạm vi của môi trường
 phân cục phân cục
người mà/cái mà Smith, luật sư Smith, (người mà) là luật sư
 của khách hàng của khách hàng
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 92
II-Đơn giản
 Viết đơn giản khác với vắn tắt.
 Viết đơn giản, không nhất thiết phải cắt bỏ 
 nhiều từ. Thay vì thế, có thể thay đổi những 
 từ cầu kỳ bằng những từ đơn giản, những 
 thành ngữ vòng vo bằng những từ nói 
 thẳng vào vấn đề.
 Như vậy, sự đơn giản là xa lánh những từ 
 khoa trưong, rỗng tuếch và những biệt ngữ 
 không cần thiết.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 93
(tt)-Tránh từ khoa trương
  : “Thể theo yêu cầu của ông, trong ngày hôm nay, 
 xin ông nhận những số liệu của hãng SH đính 
 kèm”. Chuyển sang ngôn ngữ giản dị: “Đây là 
 những số liệu của hãng SH mà ông đã hỏi sáng 
 nay”.
  Nguyên nhân:
 (1)Thích vẻ hào hùng và có vẻ nhà nghề
 (2)Thói quen trong doanh nghiệp
 (3) Nghĩ rằng “ cấp trên muốn vậy”
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 94
(tt)-Tránh từ khoa trương
 Nên viết Nên tránh
 bằng đương lượng, tương đương
 đầu tiên khai tâm
 đi vi hành
 đoán giả định
 vội khẩn trương
 biết, tìm biết xác định
 tôi người ký dưới đây
 gặp đối đầu, đương đầu
 trả bồi hoàn
 người cá thể
 chỗ địa phương
 vui lòng cá nhã ý
 nói phát biểu, dự thị
 gởi chuyển tải, chuyển tiếp
 thiếu bất túc
 cho biết thông báo
 dùng sử dụng
 quanh ở vùng phụ cận
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 95
 (tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết
(1)Biệt ngữ nghề nghiệp
“Sự lựa chọn những biến số ngoại sinh trong tương quan 
 đa tuyến là một việc ngẫu nhiên tuỳ theo những sai lệch 
 của những hệ số phức tạp”.Nói cách khác là “Cung quyết 
 định cầu.”
 Hợp đồng này được áp dụng có xét đến đơn xin theo 
 đây, bản sao đơn đính kèm theo đây và làm thành một 
 bộ phận của hợp đồng ày, và số tiền trả cho việc bảo 
 hiểm trọn đời của người được bảo hiểm nêu tên trên 
 kia.
 thay vì “Đây là hợp đồng bảo hiểm trọn đời của bạn.”
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 96
 (tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết
(1)Biệt ngữ nghề nghiệp
(2)Nghĩa tương đương thay thế: “ Hối lộ”=> “Quà 
 biếu”, “Phí bôi trơn”
(3)Tránh khuôn sáo cũ: có những từ riêng lẽ bị lạm 
 dụng đến nỗi trở thành khuôn sáo: sự lựa chọn 
 loại trừ, khái niệm, sự ngẫu nhiên, củng cố, làm 
 cho chắc chắn, nhân tố, tính linh hoạt, (thuộc) 
 chức năng, tăng tiến, hợp nhất, sự tuỳ nghi, 
 (thuộc) tổ chức, sự hình thành kế hoạch, đáp 
 ứng, kịch bản, thế hệ thứ ba, khung thời gian, 
 pha thời gian và chuyển tiếp.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 97
 (tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết
(1)Biệt ngữ nghề nghiệp
“Sự lựa chọn những biến số ngoại sinh trong 
 tương quan đa tuyến là một việc ngẫu nhiên tuỳ 
 theo những sai lệch của những hệ số phức 
 tạp”.Nói cách khác là “Cung quyết định cầu.”
 Hợp đồng này được áp dụng có xét đến đơn xin 
 theo đây, bản sao đơn đính kèm theo đây và làm 
 thành một bộ phận của hợp đồng ày, và số tiền 
 trả cho việc bảo hiểm trọn đời của người được 
 bảo hiểm nêu tên trên kia.
 thay vì “Đây là hợp đồng bảo hiểm trọn đời của 
 bạn.” Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 98
(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết
 NHỮNG KHUÔN SÁO CÓ SẴN DÙNG NGAY
 Cột 1 Cột 2 Cột 3
 0. Hợp nhất 0. Quản lý 0. Lựa chọn theo ý
 1. Tổng cộng 1. Tổ chức 1. Linh hoạt
 2. Hệ thống hóa 2. Giám sát 2. Khả năng
 3. Song song 3. Hỗ tương 3. Linh động
 4. Chức năng 4. Bằng số 4. Chương trình hóa
 5. Đáp ứng 5. Hợp lý 5. Khái niệm
 6. Tuỳ nghi 6. Chuyển tiếp 6. Pha – thờigian
 7. Đồng bộ 7. Tăng tiến 7. Hình thành dự án
 8. Tương hợp 8. Thế hệ thứ ba 8. Phần cứng
 9. Cân bằng 9. Chính sách 9. Tính ngẫu nhiên
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 99
 III- Chính xác
1-Sự chọn từ: nghĩa là dùng từ đúng theo nghĩa 
 trong từ điển. Dùng sai từ, lẫn lộn từ này với từ 
 khác, dùng một từ mà viết sai chính tả, có thể 
 làm người đọc khó chịu.
2-Ngữ pháp: Những khía cạnh khác trong tính 
 chính xác là ngữ pháp, cách dùng từ thông 
 thường, các dấu phẩy, dấu chấm câu, các chữ 
 viết tắt và chữ viết hoa.
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 100
Ôn tập
 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 101