Bài giảng Kỹ năng giao tiếp & tổ chức cuộc họp hiệu quả

KỸ NĂNG GIAO TIẾP & TỔ CHỨC CUỘC 
 HỌP HIỆU QUẢ 
 MỤC TIÊU 
• Giúp các thành viên nhóm quản lý và tổ viên 
 hiểu được vì sao thông tin trong giao tiếp và 
 truyền đạt có thể bị sai lệch 
• Tổ biết phải làm gì để giao tiếp và đặc biệt là 
 tổ chức cuộc họp trong tổ đạt hiệu quả 
 Giao tiếp là gì? 
• Sự chia sẻ những hiểu biết, ý tưởng, cảm nghĩ, 
 kinh nghiệm giữa người này với người khác 
• Nói chuyện giữa người này với người khác 
 bằng lời hoặc không lời 
 Có những kiểu giao tiếp nào? 
• Giao tiếp trực tiếp 
 – bằng ngôn ngữ, cử chỉ, ánh mắt, điện thoại 
• Giao tiếp gián tiếp 
 – bằng thư từ, văn bản, công văn, thông qua người 
 khác, email, điện tín 
• Chú ý: 
 – Trong khi nói chuyện thông tin dễ bị sai lệch. 
 Thông tin càng truyền qua nhiều người thì sai lệch 
 càng lớn 
 TẠI SAO? 
 Lý do gây sai lệch: Do người nói 
• Nói không rõ ràng, nói nhanh, nói không 
chính xác, nói khó hiểu 
• Câu nói quá dài 
• Nói không chịu để ý người nghe có hiểu hay 
không 
 Lý do gây sai lệch: Do người nghe 
• Không chú ý lắng nghe 
• Nghe rồi quên và tự suy diễn theo cách nghĩ 
của mình 
• Nghe xong không hiểu, nhưng không chịu 
nói ra mình đang hiểu như thế nào 
 Lý do gây sai lệch 
 Do môi trường xung quanh 
• Ồn ào quá nghe không được 
• Cách sắp xếp chỗ ngồi không thuận tiện 
• Mưa gió hoặc nóng nực 
 Tổ chức họp trong THT phải 
 lưu ý tới tất cả những lý do 
 này để có thể tổ chức một 
 cuộc họp hiệu quả 
 Một vài câu hỏi suy ngẫm 
 • Tại sao tổ hợp tác phải họp? Nếu không họp 
 thì có thể xảy ra chuyện gì? 
• Mỗi nhóm nhớ lại: 
 – Buổi họp gần đây nhất của nhóm là khi nào? 
 – Nhóm đã làm những gì để chuẩn bị và tiến hành 
 cuộc họp đó? 
Vậy làm thế nào để 
có thể tổ chức một 
cuộc họp hiệu quả? 
 Trả lời 
• Cần phải họp: 
 – Để đảm bảo sự tham gia 
 – Nhiều tổ viên nên cần cung cấp thông tin (giao tiếp) 
 một cách chính thức 
 Trả lời 
• Nếu không thường xuyên họp đầy đủ các tổ viên trong 
 nhóm sẽ có thể có các hậu quả: 
 – Quyết định đưa ra không công bằng 
 – Nhiệm vụ, công việc không được giao và không có 
 người thực hiện 
 – Các tổ viên không biết về những công việc của THT 
 – Kiến thức, kinh nghiệm và ý tưởng của các tổ viên 
 không được chia sẻ 
 – Mọi người không cảm thấy mình là một phần của tổ 
 hợp tác và sự hợp tác sẽ khó khăn hơn 
 Yếu tố cần có để tổ chức họp 
• Phải có lý do/mục tiêu rõ ràng 
 – VD- Họp thường kỳ, thảo luận về tiến độ 
 thực hiện các hoạt động; 
 – Họp để thông báo một kế hoạch mới 
 – Họp để giải quyết một vấn đề phát sinh đột 
 xuất 
 Để tổ chức cuộc họp hiệu quả- 
 Nhóm điều hành cần chuẩn bị gì? 
• Lựa chọn thời gian/thời điểm họp, mức độ 
 thường xuyên 
 – Thời gian phải phù hợp với nhu cầu của đa 
 số thành viên (vd không nên họp vào thời 
 điểm thu hoạch) 
 – Thời gian phải thuận tiên cho đa số thành 
 viên kể cả phụ nữ (vd: buổi tối) 
 – Để họp định kỳ thì nên họp hàng tháng hay 
 hàng quý 
 Để tổ chức cuộc họp hiệu quả- Nhóm 
 điều hành cần chuẩn bị gì? (tiếp) 
• Chuẩn bị chương trình họp 
 – Giúp người chủ trì (người nói) nhớ tất cả những vấn đề 
 cần đề cập đến 
 – Giúp cuộc họp được tổ chức tốt, có hiệu quả và đúng 
 thời gian dự định 
 – Giúp các tổ viên có thể chuẩn bị ý kiến và tham gia 
 thảo luận, và biết họ có thể mong đợi gì từ cuộc họp 
 – Giúp đảm bảo cuộc họp có mục tiêu rõ ràng và sau 
 cuộc họp có thể đạt được những kết quả gì, giải quyết 
 được những vấn đề gì 
 Gợi ý một chương trình họp 
1. Mở đầu cuộc họp 
2. Điểm danh đại biểu 
3. Đọc biên bản cuộc họp kỳ trước (nếu cần) 
4. Đọc chương trình và sau đó theo đúng chương 
 trình để tiến hành trình tự các bước trong cuộc 
 họp 
5. Công việc chung/thảo luận chung 
6. Đọc nhanh biên bản cuộc họp 
7. Kết thúc 
 Để tổ chức cuộc họp hiệu quả 
 Nhóm điều hành cần chuẩn bị gì? (tiếp) 
• Chuẩn bị địa điểm 
 – Lựa chọn địa điểm: Chọn nơi thoáng mát yên tĩnh 
 – Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý sao cho người nói và 
 người nghe rõ hơn 
 – Chuẩn bị các văn phòng phẩm, thiết bị nếu cần 
 thiết 
• Mời người tham dự 
• Phân công nhóm cán bộ điều hành, phát biểu tại cuộc 
 họp 
 Để tổ chức cuộc họp hiệu quả 
 Người nói cần chuẩn bị gì? 
• Nên có phân công rõ ràng: 
 – Người chủ trì 
 – Thư ký viết biên bản họp, tổng hợp ý kiến tổ viên 
 – Người phát biểu cho từng nội dung 
• Người nói nên nói rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, khi nói 
 xong cần hỏi lại và lắng nghe xem người nghe đã 
 hiểu đúng ý mình chưa 
• Người điều hành/chủ trì cuộc họp nên lưu ý tập trung 
 thảo luận vào vấn đề để tìm ra giải pháp 
 Để tổ chức cuộc họp hiệu quả- Người 
 nghe nên làm gì? 
• Người nghe sau khi nghe xong cũng nên hỏi lại theo 
 cách nói của mình xem đúng như ý người nói hay 
 không 
• Những việc gì khó nhớ hoặc các thông báo nên 
 hỏi đi hỏi lại nhiều lần hoặc ghi ra giấy 
• Việc cần nhớ lâu nên ghi vào biên bản để tránh tranh 
 cãi vô ích 
2 ví dụ về việc không ghi biên bản 
 Một số kỹ năng cần lưu ý 
• Kỹ năng ra quyết định cho vấn đề thảo luận 
 – Đề xuất/gợi ý giải pháp 
 – Thúc đẩy thảo luận để lấy các ý kiến đóng góp 
 – Biểu quyết nếu cần để đưa ra quyết định 
 • Biểu quyết bằng cách giơ tay chọn phương án đồng ý 
 • Biểu quyết bằng cách giơ tay chọn phương án không đồng 
 ý 
 • Biểu quyết bằng phiếu kín 
 – Nên kiểm tra lại/thông báo lại xem đề xuất có thực sự được đa 
 số nhất trí không 
• Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn 
 Xem các phần trình bày tiếp theo 
 Những kiểu họp cần tránh 
• Kiểu tạo luồng thông tin không chính thức: Là 
 có người thường ít phát biểu trong cuộc họp 
 nhưng lại đi nói bên ngoài cuộc họp làm cho 
 các thành viên trong tổ nghi kỵ lẫn nhau, 
 phòng thủ, né tránh và gây mâu thuẫn 
 Những kiểu tổ chức cuộc họp cần tránh 
• Kiểu một chiều: Chỉ có người tổ trưởng nói 
 quá nhiều, tổ viên ngồi nghe hoặc nói chuyện 
 riêng hoặc họ như khách mời và không có 
 trách nhiệm gì với tổ 
• Kiểu lấn lướt: Chỉ có một số người giành 
 quyền nói, nói sôi nổi và chiếm hơn phân nữa 
 thời gian cuộc họp, số còn lại im lặng 
Những kiểu điều hành cuộc họp cần tránh 
• Kiểu bề trên: Một số người có địa vị tuổi tác, 
 có trình độ học vấn thường vô tình lấn lướt 
 làm cho cuộc họp không nghe được ý kiến 
 người khác 
• Kiểu gây hấn: Một số người thường hay chỉ 
 trích, phản bát ý kiến của người khác (nhất là 
 lãnh đạo cuộc họp) nên làm cho những người 
 còn lại ngại phát biểu ý kiến 
 ÁP DỤNG THỰC TẾ 
• Xem lại cuôc họp tổ gần đây nhất vừa rồi được 
 tiến hành như thế nào? 
• Nêu 3 công việc cần thay đổi để cuộc họp lần 
 sau tốt hơn? 
• Để thay đổi như vậy có khó khăn gì không? 
 Tại sao?