Bài giảng Kỹ năng điều hành hội thảo

1 
Kỹ năng Điều hành Hội thảo 
Tâm Việt Group 
Không thể giải quyết  VẤN ĐỀ MỚI  bằng  TƯ DUY CŨ 
2 
	 Không thể có được   
3 
bằng cáchcải tiến  
Bạn nghĩ 
bạn CÓ THỂ hay KHÔNG THỂ 
Bạn đều đúng! 
5 
Nội dung 
Khái niệm và nguyên tắc 
Chuẩn bị cho một cuộc họp 
Kỹ năng điều hành họp 
Phương pháp động não 
6 
Nội dung 
Khái niệm và nguyên tắc 
Chuẩn bị cho một cuộc họp 
Kỹ năng điều hành họp 
Phương pháp động não 
7 
Khái niệm và nguyên tắc 
Cuộc họp 
Nhiệm vụ cuộc họp 
Quy trình cuộc họp 
Người điều hành 
Nguyên tắc điều hành 
Nhiệm vụ điều hành 
8 
Cuộc họp là gì? 
Cuộc họp xảy ra khi hai hay nhiều người: 
trực tiếp gặp mặt nhau; 
thông qua phương tiện điện tử; 
thông qua điện thoại 
để: 
chia sẻ thông tin; 
ra quyết định, kế hoạch hay hành động. 
9 
Phân loại 
Các cuộc họp có thể được phân loại: 
Chia sẻ thông tin; 
Quyết định hành động 
Gồm cả hai. 
10 
Nhiệm vụ cuộc họp 
Cái mà ta cố gắng đạt được trong cuộc họp 
 Lý do cùng ngồi để ra quyết định cuối cùng 
11 
Quy trình cuộc họp 
Cách làm việc dể cùng hoàn thành nhiệm vụ. 
Các kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ đề ra. 
Cải tiến quy trình giải quyết 90% vấn đề 
12 
Người điều hành là người lãnh đạo/ quản lý một cuộc họp/ hội thảo/ cuộc thảo luận/ một diễn biến/ hay sự kiện tương tự. 
13 
Phân biệt 
Người tổ chức 
Nội dung sự kiện 
Mục tiêu cần đạt 
Mời người tham dự 
Người điều hành 
Quản lý diễn biến 
Phương pháp 
Kỹ thuật sử dụng 
14 
Các nguyên tắc điều hành 
Thực hiện đúng những phần việc của mình 
Tránh bị lợi dụng 
Làm sai chức năng 
Làm những việc đã hoàn tất 
Không cho phép dùng uy tín để lấn át 
Không giải quyết vấn đề một mình 
15 
Các nguyên tắc điều hành 
Tạo môi trường làm việc bình đẳng 
Không cho phép chỉ trích người vắng mặt 
Phải luôn luôn: 
Khách quan 
Tìm giải pháp và kết quả rõ ràng 
Làm cho mọi người hiểu và chấp nhận 
16 
Nhiệm vụ khi điều hành 
Khai mạc, tóm tắt cuộc họp 
Tuyên bố mục đích, mục tiêu cuộc họp 
Giải thích và cung cấp chương trình 
Nêu các quy tắc cơ bản 
Bám sát chương trình đã định 
17 
Nhiệm vụ khi điều hành 
Duy trì nguyên tắc, kỷ luật 
Điều khiển/ hướng cuộc họp đúng mục tiêu 
Văn bản hoá các kết quả 
Bàn giao tài liệu, kết quả, trách nhiệm 
Xem xét các sự kiện xảy ra và đánh giá 
18 
Nội dung 
Khái niệm và nguyên tắc 
Chuẩn bị cho một cuộc họp 
Kỹ năng điều hành họp 
Phương pháp động não 
19 
Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại 
20 
Chuẩn bị 
Mời người tham dự 
Chuẩn bị chương trình 
Chọn địa điểm 
Chuẩn bị các thiết bị 
21 
Mời người tham dự 
Chọn người tham dự 
Người tham dự sẽ làm việc như thế nào? 
Chi phí và thời gian cho việc đi lại? 
Có phải đổi lịch nếu họ không tham dự được? 
22 
Mời người tham dự 
Đánh giá mức độ đóng góp: 
Có thông tin gì để chia sẻ? 
Có thể đưa ra lời khuyên hay thông tin? 
Chuyên môn của họ có ích gì không? 
Có thể thực hiện được các hoạt động không? 
23 
Mời người tham dự 
Thông báo với những người tham dự về: 
Ngày, giờ, địa điểm, mục đích cuộc họp 
Phải tham gia xây dựng cuộc họp 
Chương trình cuộc họp 
Những phương tiện sẵn có (OHP, LCD,...) 
24 
Chuẩn bị chương trình 
Biên soạn chương trình 
Tránh thời gian có hiệu suất thấp 
Soạn ngắn gọn và đơn giản 
Báo cho người điều hành về mọi thay đổi 
25 
Chuẩn bị chương trình 
Khi sắp xếp cấu trúc chương trình cần nhớ: 
Chi tiết ngày, giờ, địa điểm 
Mục đích chính của cuộc họp phải cụ thể 
Để người tham dự biết mình phải làm gì 
Thời gian cho mỗi phần và thứ tự ưu tiên 
Thời gian phân bổ rộng rãi hơn cho mỗi phần 
26 
Chuẩn bị chương trình 
Phân bổ chương trình 
Xác định vấn đề gì cần đưa ra trong cuộc họp 
Gửi bản thảo chương trình để lấy ý kiến 
Điều chỉnh chương trình và gửi lại 
Yêu cầu sửa và thông qua chương trình 
27 
Chọn địa điểm 
Đánh giá yêu cầu thực tế 
Chọn địa điểm tại chỗ hay bên ngoài 
Đánh giá môi trường xung quanh 
Xác định kích thước, vị trí phòng họp 
Kiểm tra mức độ vọng của âm thanh 
Sự sẵn có của các thiết bị hỗ trợ 
28 
Chọn địa điểm 
Địa điểm xa: 
Đến trước để kiểm tra 
Hướng dẫn chi tiết cho người tham gia 
Bố trí các biển chỉ dẫn 
29 
Chuẩn bị các thiết bị 
Máy chiếu đa năng (LCD) 
Đèn chiếu (Overhead Projector) 
Phim đèn chiếu (Transparency) 
Bảng kẹp giấy (Flipchart) 
Bảng trắng, bảng mềm 
30 
Chuẩn bị các thiết bị 
Bàn ghế 
Hệ thống âm thanh 
Máy quay phim, Tivi, VCD, màn hình 
Dây dẫn, phích chuyển... 
Bút viết, giấy A0, A4, thẻ màu... 
31 
Nội dung 
Khái niệm và nguyên tắc 
Chuẩn bị cho một cuộc họp 
Kỹ năng điều hành họp 
Phương pháp động não 
32 
Họp hiệu quả 
Mỗi thành viên có trách nhiệm đảm bảo cho: 
việc chuẩn bị, 
tiến hành cuộc họp 
thực hiện kết quả 
một cách hiệu quả nhất. 
33 
Họp hiệu quả 
Các hành vi hướng nhiệm vụ: 
Biên bản - Ghi lại các ý kiến và dữ liệu 
Thời gian - Kiểm soát thời gian 
Ưu tiên - tập trung vào các vấn đề chính trước. 
Tóm tắt - tập hợp ý tưởng. 
34 
Họp hiệu quả 
Các hành vi hướng nhiệm vụ: 
Giải thích - giải thích nhầm lẫn và khẳng định lại 
Dữ liệu - tập trung vào sự kiện, dữ liệu, thông tin 
Quyết định - xác định sẵn sàng quyết định chưa 
35 
Họp hiệu quả 
Các hành vi hướng quy trình: 
Tạo điều kiện thực hiện chương trình nghị sự. 
Tập trung mục tiêu và bước tiếp theo. 
Điều phối giao tiếp giúp mọi người tham gia. 
36 
Họp hiệu quả 
Các hành vi hướng quy trình: 
Xây dựng đồng thuận 
Tìm kiếm lĩnh vực có thể đạt được thoả thuận 
Kiểm tra sự đồng thuận 
Khen ngợi - thừa nhận đóng góp 
37 
Có hai giai đoạn không thể thống nhất được: 
trước và sau cuộc họp 
38 
Nguyên tắc làm việc 
Chọn một người điều hành 
Chỉ định người theo dõi thời gian 
Cử một người trình bày kết quả 
Khuyến khích mọi người đưa ra ý kiến riêng 
39 
Nguyên tắc làm việc 
Giới hạn thời gian phát biểu của mỗi ý kiến 
Lắng nghe các ý kiến một cách cẩn thận 
Hỏi kỹ cho đến khi hiểu rõ ý kiến đóng góp 
Không phản đối ý kiến của người khác 
Không áp đảo tinh thần người khác 
40 
Người điều hành làm gì khi 
Người có quyền cố chỉ đạo/kiểm soát cuộc họp 
Rời vị trí và xuống ngồi cùng các thành viên 
Từ chối đề nghị của họ 
Hỏi xem liệu anh/ chị có muốn tiếp tục 
Hỏi ý kiến của nhóm (nếu nhóm ủng hộ mình) 
41 
Người điều hành làm gì khi 
Mâu thuẫn cá nhân nảy sinh 
Yêu cầu mọi người bình tĩnh và kiềm chế 
Để nhóm ra quyết định 
Tập trung vào vấn đề chứ không phải quan hệ 
42 
Người điều hành làm gì khi 
Đi qua sâu vào chi tiết và xa rời vấn đề chính 
Cắt ngang và lưu ý về nhiệm vụ và mục tiêu 
Yêu cầu viết ra ý tưởng/ ý kiến của họ 
Đưa vào danh sách vấn đề chưa giải quyết 
43 
Người điều hành làm gì khi 
Những thoả thuận được lặp đi lặp lại 
Lưu ý họ sự lặp lại đang xa rời mục đích 
Nêu vấn đề kế tiếp cần giải quyết 
Yêu cầu tập trung vào nhiệm vụ, mục tiêu 
44 
Người điều hành làm gì khi 
Nhóm thảo luận lạc khỏi chủ đề 
Can thiệp ngay lập tức 
Đưa vào phần chưa giải quyết (quan trọng) 
Yêu cầu sẽ thảo luận vào buổi khác 
45 
Người điều hành làm gì khi 
Không khí hỗn loạn đang hình thành 
Cho giải lao 
Chơi trò chơi nhóm 
Tạo điều kiện cho việc đổi chỗ ngồi 
46 
20 cách duy trì sự thích thú 
Sử dụng giọng nói hiệu quả 
Kể các giai thoại 
Di chuyển trong khi nói 
Thay đổi tốc độ (cách) thuyết trình 
Phân phát tài liệu 
47 
20 cách duy trì sự thích thú 
Kết hợp tên thành viên vào chủ đề thảo luận 
Sử dụng các công cụ trực quan 
Đặt câu hỏi đối với các thành viên 
Tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ 
Khác biệt hoá bài trình bày 
48 
20 cách duy trì sự thích thú 
Các ý nghĩ hài hước 
Sử dụng các cách giao tiếp phi ngôn từ 
Xen kẽ các phương pháp 
Sử dụng các cách tiếp cận theo nhóm 
Khuyến khích cạnh tranh giữa thành viên 
49 
20 cách duy trì sự thích thú 
Thử tiếp cận bằng một cách khác thường 
Đi lệch chủ đề của bạn 
Sử dụng âm nhạc 
Cho nghỉ giải lao một cách linh động 
Thể hiện sự nhiệt tình 
50 
Nội dung 
Khái niệm và nguyên tắc 
Chuẩn bị cho một cuộc họp 
Kỹ năng điều hành họp 
Phương pháp động não 
51 
Phương pháp động não 
Giúp các thành viên thảo luận bằng cách: 
Xây dựng ý kiến theo kinh nghiệm của họ 
Tìm cách khác nhau để giải quyết một vấn đề 
Dùng để khởi tạo ý tưởng 
52 
Mục đích 
Lập danh mục các giải pháp lựa chọn 
Thảo luận, phân tích điểm mạnh, điểm yếu 
Tìm giải pháp tối ưu 
53 
Nguyên tắc 
Khuyến khích càng nhiều ý tưởng càng tốt 
Khuyến khích sáng tạo ý tưởng mới lạ 
Không nhận xét hoặc phê bình các ý kiến 
54 
Các bước tiến hành 
Trình bày vấn đề 
Đề nghị đưa ra các giải pháp 
Nêu 3 nguyên tắc của PP động não 
Bài tập khởi động phương pháp động não 
55 
Các bước tiến hành 
Tiến hành động não, thu thập ý tưởng 
Phân tích: 
Các thành viên phân tích các dữ kiện đưa ra 
Phân loại ý kiến 
Loại bỏ các ý kiến thừa, không liên quan 
Kết thúc: Đưa ra các kết quả 
56 
Ưu điểm Nhược điểm 
Dựa trên kinh nghiệm 
Tự lựa chọn giải pháp 
Mức độ tham gia cao 
Vấn đề sinh động hơn 
Khích lệ các ý kiến 
Tốn nhiều thời gian 
Cần duy trì định hướng 
Sáng tạo sai mục đích 
Dễ sinh mâu thuẫn 
57 
Nội dung 
Khái niệm và nguyên tắc 
Chuẩn bị cho một cuộc họp 
Kỹ năng điều hành họp 
Phương pháp động não 
58 
Vấn đề cốt lõi của cuộc họp? 
Nghị quyết 
Kế hoạch triển khai