Bài giảng Kĩ năng tiến hành cuộc họp

 Sự cần thiết của cuộc họp
 Phát huy sức mạnh tổng hợp của tập thể.
 Giải quyết các vấn đề
1. Tư tưởng, đường lối, nhận thức, chủ trương.
2. Giải pháp cho các hoạt động của tổ chức.
 Giải quyết những vấn đề mà 1 nhân không thể thực
 hiện được.
 Những cuộc họp thường gặp
 Phân loại theo quy mô cuộc họp.
 Cuộc họp lớn: Đại hôi, hội nghị, hội thảo có quy mô
 lớn
 Cuộc họp có quy mô nhỏ: Họp ban chỉ đạo, họp Ủy
 ban hội, họp Ban chấp hành, họp các Câu lạc bộ, các
 Tổ, Đội tuyên truyềnvv
 ( Nội dung chính được đề cập trong bài )
 Những cuộc họp thường gặp
 Phân loại theo hình thức họp:
• Họp bàn: Nội dung họp chưa được chuẩn bị trước
 nhưng chưa đầy đủ, hay thống nhất, thông qua.
• Họp triển khai: Nội dung cuộc họp đã được chuẩn bị
 trước đầy đủ, thường được họp ở những cuộc họp cấp
 dưới.
 Phân loại theo tính thường quy: 
• Cuộc họp chính thức
• Cuộc họp không chính thức
 Các bước tiến hành cuộc họp
1. Xác định và chuẩn bị cuộc họp.
2. Tiến hành chính thức cuộc họp.
3. Giám sát, kiểm tra và giải quyết các vấn đề phát
 sinh theo nghị quyết của cuộc họp.
 Xác định và chuẩn bị cuộc họp
1. Lựa chọn mục đích, nhiệm vụ của cuộc họp.
+ Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức
+ Mục tiêu, kế hoạch đề ra cho tổ chức, chủ trương, kế
 hoạch của cấp trên.
+ Tình hình thực tế: Khả năng về nhân sự, trang thiết
 bị và kinh phí, điều kiện ngoại cảnh.
+ Bài học kinh nghiệm đã có, dự đoán tương lại.
 Xác định và chuẩn bị cuộc họp
2. Lựa chọn thành phần tham dự họp.
– Là những cá nhân có thẩm quyền, có khả năng giải
 quyết vấn đề của cuộc họp.
– Những thành phần ngoài quy định có lý do chính
 đáng.
Thành phần của cuộc họp
  Chủ tọa cuộc họp.
  Thành phần tham dự chính thức.
  Thư ký cuộc họp
  Khách mới, các thành phần phục vụ cuộc họp ( có thể có hoặc
 không)
 Xác định và chuẩn bị cuộc họp
3. Lựa chọn tên cuộc họp:
+ Đặt tên theo thành phần cuộc họp.
 VD: Họp BCH chi hội, Họp BCH chi hội mở rộng
+ Đặt tên theo mục đích, nhiệm vụ của cuộc họp.
 VD: Họp bàn kế hoạch tổ chức...
+ Đặt tên theo tính chất thường quy, không thường
 quy của cuộc họp.
 VD: Họp BCH chi hội bất thường
+ Đặt tên theo cách phối hợp các hình thức trên
 Xác định và chuẩn bị cuộc họp
4. Lựa chọn thời gian địa điểm cuộc họp: Đảm bảo phù
 hợp điều kiện các thành phần tham dự và khả năng
 tổ chức.
 Xác định và chuẩn bị cuộc họp
5. Chuẩn bị về nội dung cuộc họp:
+ Xem xét tất cả các vấn đề liên quan tới cuộc họp: Các điều
 kiện khách quan, tình hình thực tế của tổ chức, các văn bản
 liên quan tới cuộc họpvv
+ Cần chuẩn bị đưa ra nhiều phương án giải quyết một vấn đề, 
 phân tích rõ ưu điểm và nhược điểm của từng phương án.
+ Trao đổi, xin ý kiến, hội ý với các cá nhân có trách nhiệm
 hoặc liên quan trực tiếp mang tính quyết định tới kết quả
 cuộc họp.
+ Dự kiến chương trình, diễn biến cuộc họp, cách lấy ý kiến
 phù hợp với điều kiện của cuộc họp và đặc điểm thành phần
 cá nhân từng thành phần tham dự ( Nếu có thể )
+ Dự đoán và đưa ra các biện pháp khắc phục những tình
 huống ngoài ý muốn.
 Xác định và chuẩn bị cuộc họp
6. Chuẩn bị về các điều kiện vật chất cho cuộc họp.
7. In ấn, lập danh sách thành phần tham dự cuộc họp, 
 viết giấy mời ( Nếu có )
 Tiến hành chính thức cuộc họp
1. Mời hoặc gửi giấy mời.
+ Khi đã thực hiện đầy đủ nội dung bước 1
+ Nội dung ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần, 
 mục đích, nhiệm vụ cuộc họp.
+ Tránh thay đổi nội dung ghi trong giấy mời.
 Tiến hành chính thức cuộc họp
2. Đón tiếp đại biểu.
+ Người tổ chức hoặc chủ trì phải đến trước thời gian
 để đón tiếp đại biểu.
+ Có thể ủy thác cho người đủ thẩm quyền đón tiếp
 đại biểu.
3. Tuyên bố lý do, nêu yêu cầu, nhiệm vụ của cuộc họp, 
 giới thiệu thành phần tham dự ( Đã mời những ai, 
 vắng ai, có lý do, không có lý do), chương trình làm
 việc của cuộc họp.
 Tiến hành chính thức cuộc họp
4. Nêu và xin ý kiến về yêu cầu nhiệm vụ của mỗi thành phần
 tham dự cuộc họp.
 Trình bày các vấn đề để cuộc họp giải quyết: Có 2 cách
  Trình bày tổng thể các nội dung cần giải quyết
  Trình bày, bàn bạc, thống nhất từng phần việc của cuộc họp
 Rà soát lại các phần việc của cuộc họp, nếu đã hoàn thành thì
 có thể kết luận cuộc họp
  Kết luận từng phần việc.
  Kết luận toàn bộ.
  Nội dung thống nhất thuộc về đa số ý kiến tán thành.
  Phần việc chưa thống nhất, chưa bàn bạc cũng được thể hiện ở kết luận
 Xin ý kiến cuộc họp về kết luận
 Thư ký đọc công khai biên bản cuộc họp, biên bản được
 thông qua nếu 100% ý kiến tán thành.
 Giám sát kiểm tra giải quyết các vấn đề phát sinh
 theo nghị quyết của cuộc họp
 Tiến hành sau khi cuộc họp tiến hành chính thức.
 Thực hiện nghị quyết cuộc họp phải đảm bảo, trường
 hợp đặc biệt cần nghiên cứu, lấy ý kiến tập thể nếu
 không đúng với nghị quyết.
Đảm bảo 1 cá nhân trong tổ chức không được tùy tiện
 thực hiện, tùy tiện thay đổi những nội dung đã được
 thống nhất trong cuộc họp.
 Câu hỏi đánh giá
1. Cuộc họp nhằm giải quyết vấn đề gì? Vấn đề này hiện nay có
 thực sự cần thiết trong công tác không? Có cần phải họp
 không?
2. Những người nào sẽ tham gia cuộc họp? Tại sao lại là những
 người này? Có thể mở rộng thêm hoặc thu hẹp thành phần
 họp không?
3. Cuộc họp này ai là người chủ trì cuộc họp? Tại sao? Ai là thư
 kí cuộc họp? Tại sao?
4. Cuộc họp này được tiến hành ở đâu? Thời gian nào? Với thời
 gian và địa điểm đó có phù hợp với các thành phần tham gia
 cuộc họp và khả năng tổ chức không? Tại sao?
5. Bằng cách nào để cuộc họp là kết quả lao động trí tuệ cao
 nhất của tập thể gồm các thành phần tham gia cuộc họp?
 Câu hỏi đánh giá
6. Với thời gian của cuộc họp làm thế nào để cuộc họp hoàn
 thành được yêu cầu, nhiệm vụ đề ra?
7. Để cuộc họp đạt kết quả tốt cần xin trao đổi xin ý kiến trước
 với người nào không? Tại sao? Những văn bản, tài liệu nào
 cần cho cuộc họp?
8. Cuộc họp có thể xảy ra những tình huống ngoài ý muốn nào
 không? Biện pháp khắc phục?
9. Cuộc họp cần chuẩn bị gì về địa điểm như bàn ghế, âm thanh, 
 ánh sáng, trang trí, nước uống, hoa quả, kinh phí không?
10. Cuộc họp đã hoàn thành yêu cầu nhiệm vụ đặt ra chưa?
11. Kết quả cuộc họp có đem lại giá trị thiết thực nào cho hoạt
 động của tổ chức không? Nếu có ( hay không ) thì sao?
 Cuộc họp tồi dẫn đến
- Quyết định tồi
- Chính sách tồi
- Tạo nên sự hỗ độn và xáo trộn
- Gián đoạn công việc
- Gây chú ý tới những nhiệm vụ nhỏ hơn là những nhiệm
vụ lớn quan trọng
- Tinh thần thấp
- Giảm tiến trình làm việc và hoãn lại hành động
- Phí thời gian và tiền bạc  
 Vai trò người chủ tọa cuộc họp
 Chuẩn bị trước cuộc họp:
 Các mục để thảo luận, cụ thể ai sẽ dẫn.
 Thời gian chương trình, thời gian nghỉ.
 Các vấn đề hành chính, tài liệu
 Đảm bảo biên bản cuộc họp được phát đúng lúc.
 Bố trí cuộc họp, chỗ ngồi cho đại biểu.
 Chuẩn bị về cá nhân: 
  Trang phục
  Diện mạo
  Kiểm soát cảm xúc.
  ..
 Kiểm soát
 Diễn biến quá trình họp
 Chủ tọa là người thông báo hình thức và chương trình họp
 Biên bản cuộc họp
• Kiểm soát
 Thời gian
 Ứng xử và thời gian nói chuyện của mọi người
 Đặt câu hỏi tóm tắt
 Cách ứng xử của mọi người
 Đạt được quyết định rõ ràng
 Đóng góp cách nói
 Hình thức, ngôn ngữ, cử chỉ tỏ ra tự tin
 Tốc độ của cuộc họp
 Ấn tượng đầu tiên và ấn tượng cuối cùng
 Ấn tượng đầu tiên tạo ra:
 Tin tưởng
 Tin cậy
 Hưởng ứng
 Một ấn tượng lâu dài.
• Ấn tượng cuối cùng tạo ra:
 Một cơ hội khác
Quy luật 7:
7 giây đầu tiên và 7 giây cuối cùng là khoảnh khắc gây ấn
 tượng mạnh nhất. Cần chú ý.
 Chuẩn bị ngoại hình
 + Tóc
 + Khuôn mặt
 + Quần áo, kiểu quần áo và lý do sử dụng kiểu quần
 áo đó.
 + Giầy
 + Những thứ khác: cà vạt, thắt lưng, hoa tai, nước
 hoa.
 + Kết hợp mầu sắc
 Hiểu các cử chỉ
 Buồn giận: Thở ngắn, vặn tay, ghì chặt tay, chỉ ngón
 tayvv
 Lo lắng: Huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, lắc tiền hoặc chìa
 khóavv
 Hợp tác:Tựa người về phía trước, tay mở, ngồi ở mép ghế, 
 thiết lập các cử chỉ từ tay đến mặt
 Bảo thủ
 Tự tin:Có những cử chỉ thân thiện, ngồi thẳng, chống tay
 thành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay trong túi áo
 với ngón tay cái ra ngoài, cử chỉ niềm nở, quay lưng vào
 người khác, ngồi ở tư thế nghỉ ngơi và gần như nằm ra.
 vv
 Kết luận
 Cuộc họp là hoạt động cần thiết cho sự tồn tại và phát
 triển của một tổ chức, kết quả cuộc họp phụ thuộc rất lớn
 vào năng lực của người chủ trì cuộc họp. Năng lực chủ trì
 cuộc họp là năng lực quan trọng của người cán bộ, đòi
 hỏi mỗi cá nhân phải chịu khó học hỏi, rèn luyện và trải
 qua kinh nghiệm trong hoạt động thực tế. Mong rằng tài
 liệu này góp một phần nhỏ những kỹ năng cho người cán
 bộ chủ trì cuộc họp. Chúc bạn thành công! 
 Tài liệu sử dụng nguồn:
 1. BÀI GIẢNG VỀ KĨ N Ă N G TIẾN HÀNH CUỘC
 HỌP: N GÔ MẠNH QUÂN
 2. CÁC NGUỒN : INTERNET
TÀI LIỆU CÒN THIẾU SÓT NHIỀU , MONG ANH EM 
 CÓ THỂ GIÚP HOÀN THIỆN NÓ ĐỂ HỌP KO LÀ
 MỘT GÁNH NẶNG .