Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng - Trần Quý Liên

v1.0015112230
BÀI 6:
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
CHU TRÌNH BÁN HÀNG
PGS.TS. Trần Quý Liên
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
1
v1.0015112230
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Quy trình nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp
Khách hàng Khủng Long đặt mua 1 lô đồ gỗ quý để lắp đặt nội thất với công ty Bảo Ngọc.
Giá trị hợp đồng lên tới 15 tỷ VND kèm theo 1 số điều kiện như:
• Hàng giao tại nhà khách hàng Khủng Long phải đảm bảo đúng số lượng, chất lượng,
mẫu mã,kích thước như đã ghi trong hợp đồng.
• Chi phí bảo quản, vận chuyển do công ty Bảo Ngọc chịu trách nhiệm.
• Khách hàng Khủng Long đặt trước 200 triệu VND và sẽ thanh toán hết tiền hàng cho
công ty Bảo Ngọc sau khi nhận đầy đủ hàng.
2
1. Hoạt động bán hàng nêu trên có liên quan tới những bộ phận, cá nhân nào?
2. Các hoạt động mà các bộ phận đó phải thực hiện là gì? Có mối liên hệ như
thế nào?
3. Các dữ liệu được xây dựng, xử lý, sử dụng và lưu trữ tại các bộ phận đó
như thế nào?
4. Các chứng từ có liên quan được lập và luân chuyển giữa các bộ phận có
liên quan như thế nào?
5. Các rủi ro có thể xảy ra có liên quan tới hoạt động nêu trên? Cách kiểm soát
các rủi ro đó?
v1.0015112230
MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, sinh viên có thể:
• Hiểu biết cơ bản về các chức năng nghiệp vụ đặc thù và cơ chế vận động của
các dòng dữ liệu nghiệp vụ của chu trình bán hàng.
• Có kĩ năng xây dựng các mô hình chức năng nghiệp vụ và mô hình luồng dữ
liệu trong chu trình bán hàng.
• Hiểu biết về những nguy cơ tiềm ẩn và cách kiểm soát hệ thống thông tin kế
toán trong chu trình bán hàng.
3
v1.0015112230
NỘI DUNG
4
Khái quát chung về chu trình bán hàng
Quy trình thông tin kế toán trong chu trình bán hàng
Các rủi ro tiềm ẩn và vấn đề kiểm soát thông tin trong chu trình bán hàng
v1.0015112230 5
1.2. Chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ
1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
1.1. Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng và các chu trình nghiệp vụ khác
1.3. Chu trình bán hàng dưới góc độ xử lý thông tin 
1.4. Chu trình bán hàng dưới góc độ tiến trình nghiệp vụ
v1.0015112230
1.1. MỐI QUAN HỆ GIỮA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ CÁC CHU TRÌNH NGHIỆP 
VỤ KHÁC
Các sự kiện kinh tế
Chu trình 
bán hàng
Chu trình 
báo cáo
tài chính
Chu trình 
tài chính
Chu trình 
sản xuất
Chu trình 
chi phí
Báo cáo tài chính
Các giao dịch
6
v1.0015112230 7
1.2. CHU TRÌNH BÁN HÀNG DƯỚI GÓC ĐỘ CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ
CHU TRÌNH 
BÁN HÀNG 
Xử lý 
đơn hàng
Kiểm 
tra 
hàng 
hóa
Kiểm 
tra 
khách 
hàng
Thông 
báo 
kết 
quả
Cung cấp 
hàng hóa và 
dịch vụ
Xuất 
kho
Giao 
hàng
Lập hóa đơn bán hàng và 
theo dõi công nợ
Đối 
chiếu 
xác 
nhận
Lập 
hóa 
đơn 
bán 
hàng 
Theo 
dõi 
công 
nợ
Thu tiền
Lựa 
chọn 
thanh 
toán
Lập 
chứng 
từ thu
Xác
nhận
thu
tiền
Báo cáo
bán hàng
Trích 
xuất 
dữ 
liệu
Tính 
toán 
xử lý
Lên
báo
cáo
bán
hàng
v1.0015112230
1.3. CHU TRÌNH BÁN HÀNG DƯỚI GÓC ĐỘ XỬ LÝ THÔNG TIN
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Báo cáo bán hàng, báo cáo tài chínhChứng từ bán hàng
8
v1.0015112230
1.4. CHU TRÌNH BÁN HÀNG DƯỚI GÓC ĐỘ TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ
9
(Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh chu trình doanh thu)
Khách hàng
Các chu trình liên 
quan (sản xuất, 
tính lương, chi 
phí, tài chính)
Ngân hàng Bộ phận quản lý doanh thu
CHU TRÌNH 
DOANH 
THU
Đơn hàng, thanh toán
Trả lời
đơn hàng
Xác nhận 
nhận hàngHóa đơn bán hàng, 
phiếu giao hàng
Lệnh bán hàng, doanh
số bán hàng, tiền hàng
Yêu cầu
Báo cáo doanh thu
Giấy báo có
v1.0015112230
1.4. CHU TRÌNH BÁN HÀNG DƯỚI GÓC ĐỘ TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ (tiếp theo)
10
(Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 chu trình bán hàng)
Khách hàng Chu trình sản 
xuất, chi phí
Khách hàng
1.0 Xử lý 
đơn hàng
4.0 Thu tiền
3.0 Lập hóa 
đơn, bán 
hàng và theo 
dõi công nợ
5.0 Báo cáo 
thống kê
Lệnh bán hàng
Lệnh bán hàng
D1: Tồn kho hàng hóa
D2: Công nợ khách hàng
Chu trình 
tính lương
Hóa đơn 
bán hàng
Ngân hàng
Giấy báo có
Chu trình báo
cáo tài chính
Doanh số 
bán hàng
Tiền hàng
Yêu cầu
Trả lại 
đơn hàng
Đơn đặt hàng
Xác nhận 
nhận hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu giao hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu giao hàng
Doanh số 
lương
Báo cáo doanh thu
Thông tin 
thanh toán, 
thanh toán
2.0 Cung cấp
hàng hóa
dụng cụ
Bộ phận
quản lý
v1.0015112230 11
2.2. Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ
2. QUY TRÌNH THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG
2.1. Hoạt động xử lý đơn hàng
2.3. Hoạt động lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu
2.4. Hoạt động thu tiền bán hàng
2.5. Hoạt động báo cáo quản lý bán hàng
2.6. Các báo cáo trong chu trình bán hàng
v1.0015112230
(Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 tiến trình 1.0 Xử lý đơn hàng)
12
2.1. HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ ĐƠN HÀNG
Khách hàng
1.1 Kiểm tra 
hàng hóa
1.2 Kiểm tra 
khách hàng
1.3 Lập lệnh 
bán hàng
Chu trình sản 
xuất, chi phí
2.0 Cung cấp 
hàng hóa, dịch vụ
3.0 Lập hóa đơn
bán hàng và theo
dõi công nợ
Lệnh bán hàng
Lệnh bán hàng
Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng sau kiểm tra hàng hóa
Lệnh bán hàng
D1: Tồn kho hàng hóa D2: Công nợ khách hàng
Trả lời đơn hàng
Đơn đặt hàng sau kiểm tra
hàng hóa và khách hàng
v1.0015112230
(Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 tiến trình 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ)
13
2.2. HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP HÀNG HÓA, DỊCH VỤ
Khách hàng
2.1 Xuất kho 
hàng hóa
2.2 Giao 
hàng
1.0 Xử lý 
đơn hàng
3.0 Lập hóa đơn và 
theo dõi công nợ
D1: Tồn kho hàng hóa
Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng
Lệnh bán hàng
Xác nhận giao hàng
Phiếu giao hàng
Phiếu xuất kho
v1.0015112230
(Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 tiến trình 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu)
14
2.3. HOẠT ĐỘNG LẬP HÓA ĐƠN BÁN HÀNG VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU
2.0 Xuất kho Khách hàng
1.0 Xử lý đơn hàng
Chu trình 
tính lương
Chu trình 
tài chính
3.1 Đối chiếu 
xác nhận
3.2 Lập hóa 
đơn bán hàng
3.3 Theo 
dõi công nợ
Hóa đơn 
bán hàng
D2: Công nợ khách 
hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu giao hàng
Lệnh bán hàng
Hóa đơn
bán hàng
Xác nhận
hàng bán
Doanh số lương
Doanh số 
bán hàng
v1.0015112230
2.4. HOẠT ĐỘNG THU TIỀN BÁN HÀNG
(Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 tiến trình 4.0 Thu tiền)
15
4.1 Lựa chọn 
thanh toán
4.2 Lập 
chứng từ thu
Chu trình tài chínhNgân hàng
Ngân hàng
4.3 Xác nhận 
thu tiềnThanh toán
Phiếu thu
Giấy báo có
Thanh toán được
lựa chọn
Chứng từ thu
Thông tin
thanh toán
Tiền hàng
D2: Công nợ khách hàng
v1.0015112230
2.5. HOẠT ĐỘNG BÁO CÁO QUẢN LÝ BÁN HÀNG 
(Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 tiến trình 5.0 Báo cáo bán hàng)
16
Bộ phận quản lý
5.1 Trích 
hút dữ liệu 
doanh thu
Bộ phận quản lý
5.2 Tính 
toán, xử lý
Yêu cầu
Dữ liệu liên quan
Thông tin sau xử lý
Báo cáo doanh thu
5.3 Lên báo
cáo theo
yêu cầu
v1.0015112230
• Nhóm báo cáo bán hàng;
• Nhóm báo cáo công nợ phải thu;
• Nhóm báo cáo thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán ra.
17
2.6. CÁC BÁO CÁO TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG
v1.0015112230 18
3.2. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng
3. CÁC RỦI RO TIỀM ẨN VÀ VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT THÔNG TIN TRONG CHU 
TRÌNH BÁN HÀNG
3.1. Các rủi ro tiềm ẩn và vấn đề kiểm soát các hoạt động trong chu trình bán hàng
v1.0015112230
• Đối với hoạt động xử lý đơn hàng của khách hàng;
• Đối với hoạt động xử lý cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
• Đối với hoạt động xử lý ghi nhận bán hàng và theo dõi công nợ phải thu;
• Đối với hoạt động thu tiền.
3.1. CÁC RỦI RO TIỀM ẨN VÀ VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG 
CHU TRÌNH BÁN HÀNG
19
v1.0015112230
• Kiểm soát tổng thể.
• Kiểm soát ứng dụng:
 Kiểm soát đầu vào;
 Kiểm soát xử lí;
 Kiểm soát đầu ra.
3.2. KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH 
BÁN HÀNG
20
v1.0015112230
BÀI TẬP
21
Tại công ty Bảo Ngọc có quy trình xử lý nghiệp vụ bán hàng bằng thủ công như sau:
• Sau khi nhận phiếu xuất kho do thủ kho chuyển sang, bộ phận gửi hàng đóng gói hàng
và lập “Phiếu gửi hàng” ba liên: liên 1 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa, liên 2 gửi
cho bộ phận lập hóa đơn, liên 3 gửi cho kế toán, lưu phiếu xuất kho theo số thứ tự.
• Sau khi nhận được phiếu gửi hàng, bộ phận lập hóa đơn căn cứ vào các thông tin này
lập “Hóa đơn” hai liên và lưu phiếu gửi hàng theo số thứ tự tại bộ phận lập hóa đơn.
Liên 1 hóa đơn được gửi cho khách hàng, liên 2 gửi cho kế toán.
• Định kỳ, kế toán đối chiếu phiếu gửi hàng và hóa đơn, ghi sổ chi tiết phải thu khách
hàng và lưu các chứng từ trên theo tên khách hàng.
Yêu cầu: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 và lưu đồ chứng từ cho hoạt động bán hàng
tại công ty Bảo Ngọc.
v1.0015112230
BÀI TẬP
22
• Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0
Phiếu xuất kho
Thủ kho Khách hàng
PGH (liên 3), Hóa đơn (liên 2), 
Sổ chi tiết phải thu KH PGH (liên 2)
Đối chiếu
Ghi sổ chi 
tiết 3.0
Lập hóa
đơn 2.0
Đóng gói
hàng và lập
PGH 1.0
Phiếu xuất kho PGH (liên 1) + HH
Hóa đơn (liên 2) 
PGH (liên 3) PGH (liên 2)
Hóa đơn (liên 1) 
v1.0015112230
BÀI TẬP
23
• Lưu đồ chứng từ
Bộ phận lập hóa đơn
2
PGH
Lập hóa 
đơn
C
2
1
Hóa đơn
A
2
PGH
N
Bộ phận gửi hàng
Thủ kho
PXK
Đóng gói, 
lập PGH
PXK
N
3
2
1
PGH A
B
Kế toán
2
PGH
Đối chiếu 
ghi sổ
chi tiết
A
CB
2
Hóa đơn
2
3
PGH
Hóa đơn
Sổ chi tiết 
khách hàngKhách hàng
v1.0015112230
GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG
• Xác định các bộ phận và các hoạt động tương ứng của các bộ phận đó trong chu
trình bán hàng nêu trên.
• Mô tả hệ thống hiện hành bằng các công cụ của hệ thống thông tin kế toán như: văn
bản, sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ chứng từ
• Đánh giá hoạt động của hệ thống hiện hành, từ đó phát hiện những rủi ro có thể xảy
ra và đề xuất các giải pháp nhằm hạn chế các rủi ro đó.
24
v1.0015112230
Hoạt động nào dưới đây KHÔNG thuộc chu trình bán hàng?
A. Xử lý đơn đặt hàng.
B. Cung cấp hàng hóa cho khách hàng.
C. Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu khách hàng.
D. Nhận hóa đơn và ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp.
Trả lời:
• Đáp án đúng: D. Nhận hóa đơn và ghi nhận công nợ phải trả.
• Vì: Nhận hóa đơn và theo dõi công nợ phải trả là hoạt động thuộc chu trình mua hàng.
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1
25
v1.0015112230
Để kiểm tra khả năng tín dụng của khách hàng, KHÔNG cần quan tâm đến thông tin về:
A. Số dư hiện tại của khách hàng.
B. Số ngày quá hạn theo từng lần bán hàng.
C. Số hàng có sẵn trong kho có đủ đáp ứng đơn đặt hàng hay không.
D. Hạn mức tín dụng dành cho khách hàng.
Trả lời:
• Đáp án đúng là: C. Số hàng có sẵn trong kho có đủ đáp ứng đơn đặt hàng hay không.
• Vì: Số hàng có sẵn trong kho không liên quan đến kiểm tra khả năng tín dụng của
khách hàng.
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2
26
v1.0015112230
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI
• Chu trình bán hàng bao gồm các hoạt động liên quan đến doanh thu và theo dõi công
nợ phải thu của khách.
• Chu trình bán hàng có mối liên hệ chặt chẽ với các đối tượng và chu trình khác trong hệ
thống thông tin kế toán của doanh nghiệp.
• Các hoạt động cụ thể của chu trình bán hàng bao gồm: nhận và xử lí đơn đặt hàng của
khách hàng, giao hàng cho khách, lập hoá đơn doanh thu và theo dõi công nợ phải thu.
• Cũng như tất cả các chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm soát chu trình bán hàng là hết
sức cần thiết. Mục tiêu của kiểm soát chu trình bán hàng là để đảm bảo rằng, tất cả các
nghiệp vụ liên quan đều được theo dõi một cách đầy đủ và chính xác.
27